電力企業(yè)檔案管理現代化研究論文
1引言
在社會(huì )經(jīng)濟迅猛發(fā)展的背景下，電力企業(yè)對文書(shū)檔案管理提出了更為嚴格的要求，在現代化信息服務(wù)的基礎上，不斷完善企業(yè)文書(shū)檔案管理的模式，提高文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)工作的水平和質(zhì)量，以推進(jìn)電力企業(yè)檔案管理信息化的建設，使之更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。
2新時(shí)期電力企業(yè)文書(shū)檔案管理的要求
目前，信息化建設主要目的在于通過(guò)對現有信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，將信息的帶動(dòng)服務(wù)作用充分發(fā)揮出來(lái)。電力行業(yè)是一個(gè)涉及知識和技術(shù)的高密集單位，其直接關(guān)系到我國國民經(jīng)濟的發(fā)展，而電力企業(yè)文檔是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的，其記錄了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的主要活動(dòng)，能夠為企業(yè)發(fā)展規劃提供最為直接的依據。因此，電力企業(yè)應將文書(shū)檔案管理和信息化建設緊密結合起來(lái)，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理的實(shí)時(shí)服務(wù)功能，并利用現有的信息技術(shù)手段來(lái)提高文書(shū)檔案管理的現代化水平，以確保電力企業(yè)能有效提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，同時(shí)這也是電力企業(yè)文書(shū)檔案管理在新時(shí)期需要滿(mǎn)足的新要求。
3電力企業(yè)文書(shū)檔案管理存在的主要問(wèn)題
3.1忽視了文書(shū)檔案管理的重要性
目前，諸多電力企業(yè)僅認為文書(shū)檔案管理工作是文字性工作，只需要一些簡(jiǎn)單的文字說(shuō)明，未意識到文書(shū)檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中的重要作用，不清楚文書(shū)檔案對電力市場(chǎng)的影響。由于文書(shū)檔案管理得不到企業(yè)高層應有的重視，導致這些電力企業(yè)在文書(shū)檔案管理方面的投入不足，出現檔案室設施不全、保管條件和保管手段落后等現象，從而無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。
3.2文書(shū)工作與檔案管理缺乏銜接性
在實(shí)際工作中，諸多電力企業(yè)并沒(méi)有將文書(shū)工作與檔案管理工作很好的聯(lián)系到一起，在一定時(shí)間內，針對同一件事情文書(shū)工作和檔案管理工作若不能有效的整合在一起，極易產(chǎn)生差距，且在出現問(wèn)題后的處理方式也不相同，這對文件的統一性與完整性造成一定影響，不利于促進(jìn)電力企業(yè)的持續發(fā)展。
3.3文書(shū)檔案利用率低
由于部分電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作流走于表面形式，導致很多檔案資源不能有效利用到電力企業(yè)的管理工作中，再加上現階段的文書(shū)檔案管理工作未能充分運用到科學(xué)信息技術(shù)，很多數據資料無(wú)法實(shí)現數字化管理，很多工作需要以傳統的人工方式完成，極易在實(shí)際工作中出現誤差。若電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作到位，數據資料完整，可為電力企業(yè)的持續發(fā)展提供可靠的資料資源，提高電力企業(yè)的工作效率，從而為電力企業(yè)的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎。
3.4文書(shū)檔案數字化管理水平低
結合當前社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展的主要特點(diǎn)，數字化管理是適合當前電力企業(yè)文書(shū)檔案管理的最佳形式，提高文書(shū)檔案管理的科學(xué)性與有效性，可有效滿(mǎn)足現代社會(huì )發(fā)展的趨勢。但電力企業(yè)對數字化建設不重視，缺乏對數字化管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識，缺少詳細的標準和制度來(lái)實(shí)行數字化管理，未能將電力文書(shū)檔案資源的效用充分發(fā)展出來(lái)，嚴重制約了電力企業(yè)發(fā)展的腳步。
4電力企業(yè)加強文書(shū)檔案管理的措施
4.1加強檔案專(zhuān)題管理，提高檔案利用率
專(zhuān)題檔案是指電力企業(yè)及個(gè)人在某項重大活動(dòng)或專(zhuān)題工作中直接形成的載體檔案，可為電力企業(yè)制定科學(xué)決策提供可靠的材料依據。專(zhuān)題檔案的領(lǐng)域相對廣泛、檔案形成時(shí)間具有偶然性，因此，電力企業(yè)在收集專(zhuān)題檔案時(shí)需采用專(zhuān)門(mén)的收集方法，結合電力企業(yè)專(zhuān)題檔案的管理特點(diǎn)及原則等，針對性的采取不同方法對文件材料進(jìn)行調整，比如針對企業(yè)各項重大主體活動(dòng)的專(zhuān)題檔案可構成一個(gè)獨立的全宗，再由檔案管理部門(mén)按照整理檔案的規則對專(zhuān)題檔案進(jìn)行編目和鑒定。企業(yè)重大活動(dòng)文件檔案應組卷，按照重大活動(dòng)中形成文件的規律及原則，依據問(wèn)題的特征實(shí)施檔案分類(lèi)分卷工作，盡量為電力企業(yè)提供文書(shū)檔案實(shí)時(shí)服務(wù)，充分發(fā)揮專(zhuān)題檔案的重要價(jià)值，提高檔案的利用率。
4.2加強文書(shū)檔案數字化管理，提高數字化水平
所謂的文書(shū)檔案數字化管理主要是指利用數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等將企業(yè)的文書(shū)檔案系統組織成一個(gè)合理有序的檔案信息庫。①電力企業(yè)文書(shū)檔案數字化建設的目的在于針對文書(shū)檔案建立目錄數據庫，從而為電力企業(yè)實(shí)現企業(yè)信息活動(dòng)的全面掌控奠定基礎。②電力企業(yè)文書(shū)檔案信息的數字化即是在目錄數據庫的基礎上運用高速掃描技術(shù)，通過(guò)掃描錄入的方式將文書(shū)檔案中所涉及的內容按照原貌圖像進(jìn)行存儲，并編制相應的目錄索引，以為電力企業(yè)文書(shū)檔案的數字化建設提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
4.3加強人才隊伍建設，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平
�、偻晟迫瞬诺娜斡弥贫�。通過(guò)多種有效措施吸引專(zhuān)業(yè)能力強，且具備現代管理意識的人才，并根據崗位及人才的實(shí)際情況進(jìn)行編制；②根據現代社會(huì )對電力企業(yè)發(fā)展的需求，加強對檔案管理人才的培訓，不斷優(yōu)化管理人員的知識結構；③利用講座、交流會(huì )等形式，加強電力企業(yè)內外人才之間的信息交流，實(shí)現信息資源的共享；④企業(yè)應為檔案管理人員的未來(lái)發(fā)展提供更多的機會(huì )，幫助其做好職業(yè)生涯規劃，以實(shí)現其自身價(jià)值，提高人員對崗位及企業(yè)的責任意識。
4.4提高文書(shū)工作與檔案管理的銜接性
加強文書(shū)工作和檔案管理工作的相互融合，相關(guān)工作人員應加強研究自身所處崗位的特點(diǎn)和性質(zhì)，在兩者存在差異化的基礎上，實(shí)行統一管理。電力企業(yè)檔案管理人員需嚴格執行相關(guān)的管理制度，及時(shí)準確的接收文件、核對文件，整合資源，若發(fā)現與實(shí)際不符或出現錯誤，應及時(shí)向文書(shū)工作人員反饋，確保文書(shū)檔案的質(zhì)量。另外，電力企業(yè)檔案管理部門(mén)應對借閱制度進(jìn)行完善，做好文書(shū)檔案的保護工作，避免丟失遺漏。
5案例分析
A是從事電力企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的人員，在剛開(kāi)始從事文書(shū)檔案管理工作時(shí)，所有的文件檔案均是在記錄本上登記后，將其送至檔案室，若企業(yè)內部員工需要進(jìn)行查詢(xún)或借閱的話(huà)，需從記錄本上逐一查找，且記錄好借閱人的借閱時(shí)間和歸還時(shí)間，一旦工作處于繁忙狀態(tài)，極易出現登記錯誤。近兩年，該企業(yè)越來(lái)越重視文書(shū)檔案管理工作，加強文書(shū)檔案管理的數字化建設，將傳統手工模式與現代先進(jìn)技術(shù)相結合。該企業(yè)每年三月份均會(huì )開(kāi)展“電力設施保護宣傳月”的活動(dòng)，2016年2月份，企業(yè)領(lǐng)導要求A將2015年3月“電力設施保護宣傳月”活動(dòng)的相關(guān)檔案調出來(lái)，以借鑒相關(guān)數據來(lái)擬定今年的活動(dòng)計劃。A通過(guò)數字化檔案管理信息系統在檢索的地方輸入“2015年電力設施保護宣傳月”，系統會(huì )立即檢索出2015年電力設施保護宣傳月的相關(guān)內容，如表1所示，大大提高檔案的查詢(xún)速度和效率。
6結語(yǔ)
綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，對電力企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并根據新時(shí)代發(fā)展對檔案管理的要求，不斷創(chuàng )新改革，建立與現代文書(shū)檔案管理相適應的制度規范，并積極探索與當前電力企業(yè)發(fā)展相適應的運行模式，以將文書(shū)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的推動(dòng)作用充分發(fā)揮出來(lái)。
參考文獻：
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