試論高職院校檔案管理與信息化建設論文

　　摘要:高職院校檔案管理對于促進(jìn)高職院校教育和管理具有極為重要的作用,是建設先進(jìn)性高職院校的一項基礎性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學(xué)化、規范化,更好地為各項工作服務(wù),必須加強高職院校檔案管理與信息化建設。

　　關(guān)鍵詞:高職;檔案管理;信息;措施

　　高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動(dòng)中直接形成的,對學(xué)校和社會(huì )具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設先進(jìn)性高職院校的一項基礎工作,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫(xiě)照,是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節,也是衡量高職院校教育教學(xué)質(zhì)量、人才培養水平和管理水平的一個(gè)重要標志。

　　檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò )、計算機、信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導,按照信息社會(huì )和國家檔案行政管理部門(mén)的要求、開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現代化管理過(guò)程。

　　一、高職院校檔案的重要性

　　1.高職院校檔案凝結了高職院校的良好校風(fēng),是進(jìn)行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內容是長(cháng)期辦學(xué)實(shí)踐中形成的,是大家共同遵守、自我約束、自覺(jué)追求的準則。各個(gè)高職院校的檔案無(wú)論是教學(xué)檔案、科研檔案還是管理類(lèi)檔案無(wú)不滲透著(zhù)表現出各個(gè)學(xué)校的良好校風(fēng)。

　　2.高職院校檔案匯集了高職院校教學(xué)、科研的最新成果,是師生學(xué)習知識的鮮活教材。高職院校是知識傳播地,是教學(xué)和科研的主要陣地。廣大教學(xué)、科研人員在實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)研究成果,這些成果每年隨時(shí)進(jìn)入高職院校檔案之中,成為高職院校檔案管理中數量最大、內容最豐富的門(mén)類(lèi)。

　　3.高職院校檔案是促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務(wù)功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。完整的檔案資料在教學(xué)科研、黨政管理、文化建設及基本建設等方面發(fā)揮著(zhù)重要的無(wú)可替代的作用。通過(guò)對學(xué)校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況,看到在各個(gè)時(shí)期所取得的成績(jì)和榮譽(yù);同時(shí),也可以從中發(fā)現不足,以便總結經(jīng)驗教訓,更好地做好工作。

　　二、加強高職院校檔案管理工作及信息化建設的措施

　　1.明確管理責任、建立高職院校檔案管理領(lǐng)導體制。高職院校領(lǐng)導首先應該認識到檔案工作的重要性,加強對檔案工作的領(lǐng)導力度,將其納入學(xué)校整體發(fā)展的計劃中來(lái),促進(jìn)檔案工作建設與學(xué)校其他工作協(xié)調發(fā)展,根據檔案工作的主要特點(diǎn)建立科學(xué)管理的層次體系和檔案工作網(wǎng)絡(luò )體系。完善檔案管理規章制度,依法治檔。高職院校應按照教育部和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求,建立與學(xué)校辦學(xué)規模相對應的、專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén),統一、集中管理學(xué)校的各類(lèi)檔案。

　　2.實(shí)現高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設的基本原則,是辦公自動(dòng)化對檔案管理提出的必然要求。計算機電子技術(shù)是檔案信息化建設的硬件保障�，F在已經(jīng)到了計算機普及的時(shí)代,高職院校都已開(kāi)始使用計算機管理檔案,還沒(méi)有使用計算機管理檔案的高職院校,要創(chuàng )造條件,逐步到位,使檔案信息化工作與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展,以實(shí)現文檔一體化管理。

　　3.編制出適合高職院校改革和發(fā)展的檔案編研資料,以加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

　　一要建設數字化檔案室,首先要用現代信息處理技術(shù)對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像(視頻)檔案等各種載體的檔案和現行文件進(jìn)行數字化處理和存儲。

　　二是信息資源庫的建設。充分運用計算機電子技術(shù),加快檔案目錄數據庫建設,提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。

　　三是積極推進(jìn)檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。

　　對各種類(lèi)型檔案進(jìn)行數字化管理,積極建設相關(guān)的全文數字庫和多媒體數據庫,盡快實(shí)現檔案全文信息查詢(xún),不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。四是加強電子文件歸檔管理。檔案室要根據檔案管理的要求,加強對電子文件積累、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各部門(mén)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制訂電子檔案管理辦法。實(shí)現檔案信息處理電子化,信息存儲數字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò )化。

　　參考文獻:

　　[1]李琳.高校檔案管理信息化建設策略研究[J].文教資料,2008,(23).

　　[2]秦東.高校檔案管理的現代化發(fā)展[J].上海檔案,2002,(3).

　　[3]呂靜.高校改革形勢下檔案工作的新思路[J].四川檔案,2005,(4).

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