建設工程檔案管理探討論文

　　一、加強建設工程檔案管理質(zhì)量的意義

　　建設工程檔案受關(guān)注程度小，不表明它不重要，恰恰相反，建設工程需要投入巨大資源，缺少技術(shù)因素不能成形，沒(méi)有技術(shù)因素的保障也難以反映工程質(zhì)量。在工程項目實(shí)施以前，立項文件就成為落實(shí)項目經(jīng)費和實(shí)施項目的關(guān)鍵依據，其后的項目設計、招投標又要以立項文件作為依據。開(kāi)工以后，材料檢驗文件、施工圖紙、工藝文件、作業(yè)指導書(shū)、工程記錄、設計變更、現場(chǎng)簽證等文件是保證施工進(jìn)程的重要依據。工程竣工驗收，評定工程質(zhì)量除了要有外觀(guān)依據，還需上述這些資料依據。例如，混凝土強度是否符合設計要求，必須通過(guò)強度試驗才能驗證，沒(méi)有試驗報告就不能說(shuō)明問(wèn)題；再如，建設工程中存在許多隱蔽工程，如果沒(méi)有覆蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場(chǎng)記錄，也就無(wú)法對隱蔽工程的施工質(zhì)量進(jìn)行恰當的評價(jià)。建設工程的使用壽命通常在幾年到數十年之間，重要工程的壽命還要超過(guò)100年，使用期間需要維護、修理，所取得的經(jīng)驗教訓還要為其他工程所借鑒，如果沒(méi)有完整、準確的檔案資料作為依據，這些事情都會(huì )落空�？梢�(jiàn)，工程檔案不僅是建設工程的有機組成部分，同時(shí)也是建設工程質(zhì)量的直接反映，其重要性是不言而喻的。建設工程檔案本身只是一個(gè)靜態(tài)概念，但檔案管理卻是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，它既是檔案管理部門(mén)的份內事，更與工程項目參建各方關(guān)系密切，而且工程建設周期長(cháng)，檔案種類(lèi)多、數量巨大，并且專(zhuān)業(yè)性與綜合性都很強，管好工程檔案并不是一件容易的事情，由于現狀種種原因，建設工程檔案質(zhì)量并不理想。因此，提高工程檔案管理質(zhì)量具有重要的現實(shí)意義。

　　二、建設工程檔案管理現狀分析

　　(一)工程檔案成套性差，缺漏不準確欠真實(shí)

　　建設工程檔案來(lái)自于各個(gè)參建單位，雖然各單位的材料有所區別，但其內在聯(lián)系經(jīng)整理后應當配套，并成為有機整體。然而，現實(shí)中的檔案往往成套性很差，缺東少西，完整性不足。例如，質(zhì)量保證材料不全，缺少質(zhì)檢報告，沒(méi)有出廠(chǎng)合格證，未履行簽字手續等。此外，材料記錄不準確、不真實(shí)。例如，試驗報告前后日期無(wú)法對應，資料歸類(lèi)不準確，隱蔽工程驗收記錄不真實(shí)等。

　　(二)重建輕管根深蒂固，資源配置難以到位

　　與工程項目的投資、工期、質(zhì)量和安全相比，檔案所發(fā)揮的作用比較間接、滯后和抽象。因而，無(wú)論政府、投資方還是項目管理人員都會(huì )更看重前面幾項，而容易忽視檔案管理，在資源配置方面也必然會(huì )向前面幾項傾斜。例如，檔案管理人員的配置數量與項目投資規模嚴重失調，人手不足很難管好檔案。

　　(三)參建單位各有不足，監督不到位是主因

　　建設工程檔案管理中的問(wèn)題是綜合性的，參建各方都存在不足。建設單位在項目前期不做好檔案管理規劃，對施工單位的培訓指導不充分，造成文件資料缺失和檔案管理效果不佳。設計單位水平參差，管理無(wú)序，導致竣工圖編制和準確性審核遇到麻煩。監理單位對施工材料審核不嚴，材料真實(shí)性存疑。施工單位資料記錄不規范、不準確，很多記錄源于資料員事后補錄、造檔，使檔案資料不能真實(shí)反映施工狀況。出現這個(gè)問(wèn)題的根本原因是執行與監督不到位，事后監督方式難以避免檔案管理中的漏洞。

　　三、提高建設工程檔案管理質(zhì)量的方法

　　(一)注重管理制度建設，增強檔案責任意識

　　建設工程檔案管理質(zhì)量的提高，離不開(kāi)完善的檔案管理制度作為保障。因此，在工程項目啟動(dòng)之初，就應建立一套符合建設工程特點(diǎn)的檔案管理制度，理順檔案管理與工程建設的關(guān)系，明確檔案管理責任和檔案工作方法。檔案管理必須落實(shí)領(lǐng)導負責制，明確參建各單位的主要領(lǐng)導對本單位的檔案工作承擔主要責任，只有領(lǐng)導重視檔案工作，檔案管理才能從一開(kāi)始就步入正軌。為了確保檔案工作與工程建設同步，各單位必須指定專(zhuān)人負責本單位的檔案工作，并通過(guò)落實(shí)崗位責任制增強檔案意識，提高檔案管理成效。

　　(二)依法督導檔案管理，強化履約評價(jià)監管

　　檔案管理制度的貫徹實(shí)施，重在監督到位。作為工程建設質(zhì)量監督管理部門(mén)，應按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的要求，依法督導工程建設單位的檔案管理工作，在推動(dòng)工程建設、保證工程質(zhì)量的同時(shí)，全程跟蹤、監督、檢查建設工程的檔案管理，切實(shí)保證建設工程檔案管理在法制軌道上健康有序地發(fā)展。為了保證建設工程各參建單位做好本單位的檔案工作，在項目前期應通過(guò)招投標文件以及合同協(xié)議方式設立專(zhuān)門(mén)的檔案管理條款，明確檔案資料整理、歸檔要求和應承擔的責任，再通過(guò)強化履約評價(jià)監管，落實(shí)和管控各單位的檔案工作。一般可在每季度、項目竣工后進(jìn)行。

　　(三)完善檔案工作程序，加大檔案考核力度

　　建設工程檔案管理應依據一定的標準，統一檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節的操作流程，明確分類(lèi)方法和保管期限，并根據文件材料產(chǎn)生與流轉規律，理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，使檔案工作與工程建設同步有序進(jìn)行，確保檔案管理全過(guò)程受到控制。由于建設工程檔案管理工作面寬、時(shí)間跨度大、文檔數量巨大，所以既要加強各參建單位的協(xié)同與配合，同時(shí)也要加大檔案工作的考核力度。通過(guò)對檔案工作流程、成果的考核，促其嚴格按照合同約定履行檔案管理各階段的目標任務(wù)。

　　(四)加強檔案技能培訓，提升檔案服務(wù)能力

　　建設工程參建單位多，不是所有單位都配置專(zhuān)職檔案人員，不少單位是由技術(shù)人員兼職檔案人員，甚至還有個(gè)別單位臨時(shí)聘用檔案人員，這樣很難保證檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。因此，必須由建設單位在建設初期組織所有參建單位的檔案人員進(jìn)行集中培訓，以提高他們的專(zhuān)業(yè)知識水平。但是，建設單位組織的培訓效果往往不明顯，其中就與思想上還沒(méi)有真正認識到檔案管理的重要性有關(guān)。所以，檔案人員培訓應立足于服務(wù)意識的提高，樹(shù)立檔案參與國家建設、惠及民生的服務(wù)理念，堅定平凡崗位可以創(chuàng )造不平凡業(yè)績(jì)的信念，通過(guò)提升檔案服務(wù)能力來(lái)保障檔案管理質(zhì)量。

　　(五)推動(dòng)檔案信息化建設，實(shí)現文檔一體化管理

　　針對建設工程檔案管理牽涉單位多、范圍廣、周期長(cháng)、數量多的特點(diǎn)，最有效的辦法還是通過(guò)信息化管理手段，通過(guò)文件與檔案一體化管理模式，在檔案管理部門(mén)之間、各參建單位之間建立統一收發(fā)端口以及創(chuàng )立文件與檔案統一編碼系統，實(shí)現文件產(chǎn)生與檔案收集的無(wú)縫對接。目前，云計算平臺、業(yè)務(wù)規則技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)都已成熟，只要量化標準、固化業(yè)務(wù)流程，并開(kāi)發(fā)出一套完整的文件信息管理在線(xiàn)云平臺，就有望實(shí)現文件檔案一體化管理及全過(guò)程監控。隨著(zhù)城市建設規模不斷擴大，建設工程檔案管理任務(wù)日益繁重，在這種形勢下提高檔案管理質(zhì)量面臨諸多挑戰。上文通過(guò)工程檔案管理現狀，從多個(gè)方面探討了提高檔案管理質(zhì)量的方法，希望通過(guò)此拋磚引玉之舉，引來(lái)更多真知灼見(jiàn)，共同推動(dòng)建設工程檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。

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