會(huì )計電算化檔案管理論文
引言：
會(huì )計檔案是真實(shí)記錄一個(gè)單位經(jīng)濟方面業(yè)務(wù)往來(lái)和數據信息的歷史資料，是切實(shí)反映此單位經(jīng)濟狀況的重要歷史憑證和依據。電算化會(huì )計檔案作為會(huì )計基礎工作的重要組成部分，與過(guò)去紙質(zhì)作為載體的會(huì )計檔案比較，具有其獨特的優(yōu)勢和基本管理要求。電算化會(huì )計檔案主要指通過(guò)磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的形式存儲于電腦系統中的會(huì )計數據，以及通過(guò)電腦打印形成的書(shū)面形式的會(huì )計數據。近些年來(lái)，我國各領(lǐng)域和各行業(yè)已經(jīng)廣泛應用會(huì )計軟件進(jìn)行經(jīng)濟數據信息處理，會(huì )計電算化極大提高了工作效率，為會(huì )計基礎管理工作奠定了堅實(shí)的基礎。
一、電算化會(huì )計檔案的基本內容
1.1紙質(zhì)會(huì )計檔案
主要指通過(guò)計算機系統打印形成的書(shū)面形式的會(huì )計數據檔案，包括會(huì )計賬簿、會(huì )計憑證、財務(wù)報表、財務(wù)分析報告等，以及依據法律界定要求的會(huì )計檔案保管、移交以及銷(xiāo)毀等不同類(lèi)別檔案。
1.2非紙質(zhì)會(huì )計檔案
主要指依靠計算機硬盤(pán)和軟盤(pán)系統作為磁性介質(zhì)，以電子數據的形式進(jìn)行介質(zhì)存儲的會(huì )計數據資料，包括會(huì )計賬簿、會(huì )計憑證、會(huì )計報表等數據信息和會(huì )計資料數據庫。
1.3計算機系統檔案
主要指計算機本身硬件系統類(lèi)型、存儲空間、設備類(lèi)型等具體情況；計算機操作系統和網(wǎng)絡(luò )操作系統的具體型號；財務(wù)軟件的數據庫系統名稱(chēng)、版本號、磁盤(pán)、配套光盤(pán)以及用戶(hù)手冊等一系列資料；財務(wù)軟件的數據庫系統類(lèi)型、編程語(yǔ)言及操作程序等。
二、電算化會(huì )計檔案管理的基本特征
2.1與傳統會(huì )計檔案管理形式不同，基于電算化會(huì )計檔案存儲于硬盤(pán)、磁盤(pán)和光盤(pán)等磁性媒介中，需要嚴格確保內外環(huán)境因素，必須確保會(huì )計檔案信息不被惡意篡改，全面考慮會(huì )計數據信息的安全問(wèn)題，因此必須建立完備的軟硬件系統。此外，需要檔案管理人員做好本職工作，加強數據庫的防護工作，并做好病毒庫的設置和升級工作，以有效避免會(huì )計數據信息被刪除或無(wú)法恢復。
2.2采用‘‘雙套制”歸檔的形式，將計算機會(huì )計系統產(chǎn)生的會(huì )計資料實(shí)施雙備份管理，同時(shí)將雙備份檔案分別存放在不同的區域，以及將相配套的電算化會(huì )計軟件安裝版本共同做好保存，以避免發(fā)生意外情況而引起資料丟失或系統破壞。此外，電算化會(huì )計檔案數據信息進(jìn)行及時(shí)備份，做好報表數據和賬務(wù)數據的備份工作。定期或不定期對電算化軟硬件系統和存儲裝置進(jìn)行嚴格檢查，備份后的磁性媒介由檔案管理員嚴格穩妥保管。
2.3會(huì )計電算化需要通過(guò)計算機軟硬件系統進(jìn)行會(huì )計基礎工作，應首先明確會(huì )計人員作為電算化系統的實(shí)施者，必須精心設計和輸入各種會(huì )計數據信息以被計算機系統識別，這些數據信息有效決定了電算化系統的順利實(shí)施。同時(shí)，對于維護電算化會(huì )計系統運行的數據查詢(xún)資料，嚴格確保了電算化會(huì )計檔案管理系統的安全可靠性，以保證整個(gè)會(huì )計電算化核算正常運行和開(kāi)展。此外，將會(huì )計軟件版本和整個(gè)軟件系統一并進(jìn)行歸檔管理，有效實(shí)現了會(huì )計檔案數據信息的完整性，并保證所保存數據適時(shí)或及時(shí)調出。
2.4從數據信息輸入開(kāi)始就不斷更新數據資料，有效存儲和利用檔案信息，實(shí)現會(huì )計檔案管理的動(dòng)態(tài)化、信息化管理。通過(guò)建立會(huì )計圖表真實(shí)反映過(guò)去和預測未來(lái)，并建立相應的電算化會(huì )計檔案管理的法規和制度，為科學(xué)決策提供全面服務(wù)，這樣一定程度上提高了工作效率，并利于會(huì )計檔案管理質(zhì)量水平的提升。
三、加強電算化會(huì )計檔案管理的具體要點(diǎn)
3.1提高電算化會(huì )計檔案管理觀(guān)念和意識
(1)應樹(shù)立和強化會(huì )計電算化檔案管理的思想和觀(guān)念。應樹(shù)立符合現代化發(fā)展要求的信息化管理觀(guān)念和意識，深刻認識會(huì )計電算化規范管理的重要性，并在具體工作實(shí)施中，順應內外環(huán)境的需要，逐步培養信息化管理意識和綜合素養，并適時(shí)進(jìn)行調整和創(chuàng )新。（2)加強領(lǐng)導和管理者的大力支持。做好輿論宣傳和全方面努力，強化領(lǐng)導對于電算化會(huì )計檔案信息化、科學(xué)化管理的重要性和現實(shí)作用的認可，以給予大力的重視和充足的經(jīng)費投入，促進(jìn)計算機軟硬件系統的逐步完善和升級，以確保電算化會(huì )計檔案管理工作健康、有序運行。
3.2建立和完善崗位責任制
依據責、權、利有效結合的原則，科學(xué)明確規定各崗位不同的權限范疇，做好不相容職責相應工作內容的分離管理，嚴格執行崗位責任制。應設置專(zhuān)門(mén)的會(huì )計電算化檔案管理人員，主要負責會(huì )計數據檔案的歸檔管理工作，嚴格禁止由會(huì )計人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責內容如下：在一定期限內，向各類(lèi)相關(guān)人員收集會(huì )計數據存檔及備份資料，同時(shí)準確填寫(xiě)存儲清單；按照相關(guān)規定妥善保管各種會(huì )計數據信息檔案；做好會(huì )計數據檔案的安全和保密工作，不能隨意借出和擅自外泄；經(jīng)單位領(lǐng)導和電算化主管批準允許借閱或復制的檔案資料必須辦理登記手續；定期對磁介質(zhì)的信息化檔案資料進(jìn)行升級和殺毒工作。
3.3實(shí)施科學(xué)化、系統化管理
(1)加大力度完善硬件設施建設。有效保證計算機運行系統功能、會(huì )計檔案存儲的環(huán)境均符合規定要求的標準。（2)不斷加強軟件系統建設。選擇基本功能符合實(shí)際經(jīng)濟業(yè)務(wù)需求的電算化軟件，建立完善的會(huì )計檔案管理信息化系統，對全部數據信息資料實(shí)施信息化、數字化的有效管理，合理運用數據信息使電算化會(huì )計檔案管理工作滿(mǎn)足實(shí)際經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。（3)做好會(huì )計檔案的移交管理工作。進(jìn)行檔案移交時(shí)，認真準確做好移交清冊，列明所移交檔案的名稱(chēng)、數量、編號等基本內容，同時(shí)嚴格各相關(guān)責任人的簽字手續。（4)做好保管到期檔案的銷(xiāo)毀工作。若會(huì )計檔案資料保管期限已滿(mǎn)，保管人員須向負責人提出銷(xiāo)毀建議，同時(shí)要求負責人簽署具體意見(jiàn)。
3.4全面提高會(huì )計檔案管理人員的綜合素養
會(huì )計檔案管理是集專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性和科學(xué)性于一體的綜合性工作，這就要求會(huì )計檔案管理人員具備較高的綜合素養。針對當前各企事業(yè)單位缺乏既懂財會(huì )知識、又精通檔案管理及計算機技術(shù)水平過(guò)硬的復合型人才，已經(jīng)明顯不能滿(mǎn)足新形勢下會(huì )計檔案管理工作的實(shí)際需要，因此，必須加大力度進(jìn)行會(huì )計檔案管理人才的培養，其綜合素質(zhì)的高低是決定會(huì )計檔案管理質(zhì)量?jì)?yōu)劣的關(guān)鍵因素，應進(jìn)一步強化會(huì )計檔案管理人員素質(zhì)建設，逐步加強其財會(huì )知識水平、檔案管理水平以及綜合素質(zhì)的提高，定期或不定期組織學(xué)習和培訓工作，以進(jìn)一步提高會(huì )計檔案管理水平。
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