國家重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理論文

　　摘要：隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展，國家重點(diǎn)工程建設項目逐年增多，因而重點(diǎn)工程檔案管理也就顯的尤為重要。加強重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理，可以更好的為經(jīng)濟建設服務(wù)。文中針對重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)，結合檔案管理工作普遍存在的一些問(wèn)題，提出了相應的對策和方法。

　　關(guān)鍵詞：工程建設；工程檔案；科學(xué)管理

　　一、重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)重點(diǎn)工程是指對國家或本行政區域國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展有重大影響的骨干工程。

　　重點(diǎn)工程投資大，工期長(cháng)，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設全過(guò)程中形成的與建設工程各項活動(dòng)有關(guān)的、對國家、社會(huì )和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度長(cháng)。國家重點(diǎn)工程建設時(shí)間跨度比一般要長(cháng)，而重點(diǎn)工程檔案管理的時(shí)間跨度比工程建設周期還要長(cháng)。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設周期為2003~2010年，而國家重點(diǎn)工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內是17年（1993~2010年）。

　　二是所涉及的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的門(mén)類(lèi)廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設備制造、安裝調試、超高壓電器設備等。三是檔案種類(lèi)多，數量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設檔案包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì )計檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等種類(lèi)，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點(diǎn)工程項目，分為若干個(gè)合同標段由多個(gè)不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監理單位、質(zhì)量監督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設的主要參建單位，包括設備供應商和調試單位就達20多個(gè)。

　　正是因為重點(diǎn)工程檔案具有專(zhuān)業(yè)性、成套性、現實(shí)性強的特點(diǎn)，檔案管理工作宏觀(guān)歸檔控制和微觀(guān)實(shí)體管理都有很大難度。

　　二、重點(diǎn)工程檔案宏觀(guān)管理存在的問(wèn)題

　　重點(diǎn)工程檔案宏觀(guān)管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門(mén)，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、立卷和歸檔等工作，顯然，對數十個(gè)沒(méi)有行政隸屬關(guān)系的有關(guān)單位的檔案管控，僅靠一個(gè)不是獨立職能部門(mén)的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門(mén)成了安排老弱病殘的“消閑部門(mén)”；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化管理手段[1]。

　　三、重點(diǎn)工程檔案實(shí)體管理存在問(wèn)題

　　檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴；檔案內容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數據改變引起的圖實(shí)不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續不完備等無(wú)效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內容，片面追求裝訂形式。

　　四、解決工程檔案管理不善問(wèn)題的對策

　　1．建設單位，全面負責，同時(shí)充分發(fā)揮監理的作用建設單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統一領(lǐng)導，統籌安排，執行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò )和協(xié)調機制，檔案部門(mén)要牽頭總抓，負責組織、協(xié)調、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時(shí)充分發(fā)揮監理作用，要求監理對施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，統一各施工單位表單，按照監理規程要求，在控制節點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)令其整改。

　　2．建立健全管理制度

　　建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環(huán)節的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類(lèi)方案，確保檔案工作協(xié)調及時(shí)有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規范：分類(lèi)編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門(mén)職責與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。

　　3．納入合同管理

　　充分發(fā)揮合同的作用，與設計、施工、監理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應當設立專(zhuān)門(mén)條款，明確規定各方應承擔的責任，包括套數、質(zhì)量、費用、完成時(shí)間等內容，監理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門(mén)參與合同支付控制。

　　4．文件檔案一體化管理

　　強化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項目所有文件材料統一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統一的文件、檔案編碼體系，統一模版，將文件管理與檔案管理統一起來(lái)，對文件材料實(shí)施全方位的一體化管理。

　　5．信息化管理

　　實(shí)現檔案管理系統與工程項目管理信息系統對接，或文件與檔案管理融入項目管理系統。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料收集的完整、準確、系統、及時(shí)性進(jìn)行有效監控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進(jìn)行有效管理，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字化處理。

　　6．前端控制、同步管理

　　掌握文件材料形成規律，提前采取措施，提出要求，避免被動(dòng)�？舍槍�具體工程項目制定專(zhuān)門(mén)的檔案實(shí)施方案，加強培訓指導，深入現場(chǎng)，掌握工程進(jìn)展，制定歸檔計劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節點(diǎn)控制。

　　五、重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理思路

　　1．加強宣傳教育，提高全員檔案意識建設單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開(kāi)展檔案知識講座，深入學(xué)習《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》等法律法規。通過(guò)開(kāi)展檔案知識答卷、印發(fā)檔案知識手冊等活動(dòng)，逐步提工程技術(shù)人員的檔案意識，使工程技術(shù)人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個(gè)工程技術(shù)人員的作用，共同做好檔案工作。

　　2．注重協(xié)調，強化制約

　　建立協(xié)調機制，例如檔案工作例會(huì )、協(xié)調會(huì )，對內與單位領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行進(jìn)行溝通，對外與參建單位進(jìn)行全過(guò)程溝通，還要與外部監管部門(mén)比如地方檔案行政管理機關(guān)或者上級檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行溝通。要善于抓住關(guān)鍵部門(mén)，主動(dòng)溝通，協(xié)同工作，找準關(guān)鍵程序和節點(diǎn)，爭取權重。

　　3．采用全過(guò)程管理模式

　　全過(guò)程管理模式以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為重要手段，在檔案行政管理部門(mén)、工程主管部門(mén)監督指導，及工程建設、設計、施工、監理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關(guān)的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設的全過(guò)程，并與之同步實(shí)施。

　　4．整合資源，借助外力

　　整合本系統的檔案管理專(zhuān)家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門(mén)、地方檔案局推動(dòng)工作。另外可合理利用社會(huì )中介提供的專(zhuān)業(yè)化服務(wù)。

　　5．宏觀(guān)管理要與實(shí)體整理齊頭并進(jìn)宏觀(guān)管理上要強化監督指導、歸檔控制，不能被動(dòng)接收、埋頭整理。同時(shí)對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。

　　6．堅持原則，適度靈活

　　檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護原貌，保持文件有機聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學(xué)習掌握檔案業(yè)務(wù)標準的實(shí)質(zhì)，結合實(shí)際靈活處理，避免教條。務(wù)實(shí)而不求外在形式。

　　7．積極探索，善于借鑒

　　在重點(diǎn)工程檔案管理過(guò)程中，一方面積極探索，不斷創(chuàng )新工作方法，另一方面要善于學(xué)習借鑒其他工程項目的經(jīng)驗，加大交流學(xué)習力度，請進(jìn)來(lái)、走出去，避免走彎路。

　　參考文獻

　　[1]郭興華.論國家重點(diǎn)工程檔案的管理[J].水力發(fā)電，2001，（12）：65-66.

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