高校電子檔案管理對策論文

　　摘要：文章首先分析了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關(guān)制度；做好電子檔案管理的需求分析；規范檔案管理體系；增加人員的內部培訓。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校；電子檔案管理

　　自動(dòng)化辦公系統（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術(shù)手段提高工作辦公效率，以實(shí)現辦公自動(dòng)化處理的系統[1]。該系統能全方位迅速采集、處理信息，對高校的科研、教學(xué)和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統一的制度規定，導致電子和紙質(zhì)公文的管理工作效率較低，錯誤率較高。因此，科學(xué)設定自動(dòng)化系統，合理使用電子檔案管理系統是高校需要解決的問(wèn)題。

　　一、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

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　　部分高校辦公自動(dòng)化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導致各學(xué)院和各級管理部門(mén)的工作人員工作職責不明確，出現問(wèn)題時(shí)各部門(mén)互相推諉，從而使電子文件和紙質(zhì)文檔處于無(wú)序的管理狀態(tài)，大大增加了工作人員的工作內容和工作難度。高校在辦公自動(dòng)化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導致檔案管理過(guò)程中歸檔方式、要求、程序不統一，致使后期的整理保管和編目工作難以開(kāi)展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能，使用磁盤(pán)或光盤(pán)進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導致歸檔的電子文件無(wú)法保證其真實(shí)性。

　�。ǘ�）信息收集難度大

　　高校學(xué)院眾多，各部門(mén)獨立性較強，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門(mén)，難度較大。對于學(xué)校下發(fā)的通知，各學(xué)院自行在校園網(wǎng)上下載、打印、填寫(xiě)，未能及時(shí)完成提交工作；各部門(mén)的文件歸檔職責不明確；一些學(xué)院存儲容量小，不能完全保留舊文件，導致若干有價(jià)值的文件被覆蓋。

　�。ㄈ�）電子檔案管理不科學(xué)

　　在電子檔案管理工作中，很多高校已經(jīng)形成了硬件存儲檔案和云文件存儲檔案兩種方式，利用這兩種儲存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風(fēng)險。只需要做好相應的防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進(jìn)行該方式的管理中始終存在著(zhù)工作人員將檔案進(jìn)行更改之后沒(méi)有對原文檔進(jìn)行管理的問(wèn)題，使檔案庫中出現很多內容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。

　�。ㄋ模┤狈�專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員

　　在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著(zhù)較高職稱(chēng)的教師，其中很多都是學(xué)校某個(gè)方面的學(xué)科帶頭人，平常有著(zhù)較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)。為此，很多人員對于自動(dòng)化的電子檔案管理技術(shù)不夠熟練，使用這一技術(shù)時(shí)難以達到提高工作效率的目的。如果高校進(jìn)一步引入新的技術(shù)型人才，就可能出現一些級別較低的工作人員接觸過(guò)多學(xué)校的核心資料，對于學(xué)校內部資料的安全性造成不利的影響。

　　二、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理對策

　�。ㄒ唬┙∪�電子文檔管理的相關(guān)制度

　　只有完善相關(guān)的電子文檔管理制度，高校各學(xué)院和各部門(mén)才能在收集、歸類(lèi)和整理電子檔案和紙質(zhì)文檔過(guò)程中遵循統一的標準和要求，按照時(shí)間和范圍規定，及時(shí)完成信息的錄入和保存，為后期信息應用節省時(shí)間和精力。另外，相應的工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的操作技能和較高的綜合素質(zhì)，以保證信息的安全性和系統的可靠性[2]。

　�。ǘ�）做好電子檔案管理的需求分析

　　高校引入電子檔案管理系統需要針對學(xué)校自身的情況和需要制定系統，要對系統中的各項功能進(jìn)行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學(xué)院和部門(mén)要積極配合，建立數字化校園，使自動(dòng)化信息處理成為管理師生信息的專(zhuān)業(yè)化平臺。

　�。ㄈ�）規范檔案管理體系

　　在進(jìn)行電子檔案的修改工作時(shí)，需要工作人員根據實(shí)際情況進(jìn)行審查。在確定能夠實(shí)現電子檔案更改之后，還需要對源文件進(jìn)行標記。在保證更改內容的正確性之后，將源文件刪除，將改動(dòng)的文件上傳并保存。

　�。ㄋ模┰黾尤藛T的內部培訓

　　為了保證工作人員在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)能夠享受快捷的文件管理方式，可以對管理文件的工作人員進(jìn)行集中培訓，促進(jìn)其在這方面操作能力的提升。同時(shí)，可以尋找一些品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生協(xié)助教師進(jìn)行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。

　　三、結語(yǔ)

　　高校辦公引入自動(dòng)化系統能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統能夠切實(shí)為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據自身的特點(diǎn)有針對性地進(jìn)行系統應用和技術(shù)更新，避免電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理出現重復、無(wú)效管理等問(wèn)題。

　　參考文獻：

　　[1]王甜.淺析高校辦公自動(dòng)化下的電子檔案管理[J].人才資源開(kāi)發(fā),2017(2):155.

　　[2]許佳.高校辦公自動(dòng)化條件下的電子檔案管理探討[J].科技信息,2010(20):481,483.

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