淺談高校電子圖片檔案管理及其應用論文
檔案管理可分為檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等8個(gè)方面的工作，這8項工作彼此間相對穩定「‘」。隨著(zhù)檔案管理現代化的發(fā)展，電子圖片檔案管理系統被逐漸應用于各大高校，為實(shí)現檔案管理系統整體功能而發(fā)揮各自作用，仍需不斷完善。
一、我校電子圖片檔案管理現狀
隨著(zhù)經(jīng)濟發(fā)展和教育普及，高校學(xué)生的人數逐年增多，面對龐大的學(xué)生人數和教職工人數，各高校檔案管理系統存在一定問(wèn)題。目前，我國高校檔案管理系統存在以下問(wèn)題，具體情況如下:①工作量大:高校檔案管理所處環(huán)境較為特殊，每年都會(huì )面臨著(zhù)大量學(xué)生進(jìn)校和畢業(yè)，這就意味著(zhù)學(xué)生數據需隨時(shí)進(jìn)行變動(dòng)，因此高校檔案管理系統會(huì )存在數量大，變動(dòng)頻繁目_復雜等難點(diǎn)，加上檔案管理系統應用時(shí)需配用大量專(zhuān)業(yè)人員對系統進(jìn)行維護和應用，這對學(xué)校都是來(lái)說(shuō)必不可少的巨額開(kāi)支;②電子信息化應用程度及范圍較低:目前，各大高校仍以紙質(zhì)檔案為儲備學(xué)生數據的主要方式，電子管理系統僅被簡(jiǎn)單應用于學(xué)生信息檢索、交換、備份等低級功能上，電子檔案管理應用仍處于初級階段，未達到充分使用的層次;③檔案管理操作無(wú)一定標準綱領(lǐng):因各個(gè)高校的實(shí)際情況不同，其管理系統也各不相同，因此各高校所設定的制度和規范也存在一定差異，因此各檔案管理系統大不相同，急需規定范圍，形成統一規范;④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學(xué)校的地位普遍較低，在學(xué)校機構改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務(wù)功能，而忽視了其行政協(xié)調、監督指導的職能。
二、我校電子圖片檔案管理系統分析
電子圖檔管理系統能夠自動(dòng)、實(shí)時(shí)、完整、準確的收集歸檔CAD電子文件，對收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制，實(shí)現CAD電子文件從設計、打印、收集歸檔、統計、在線(xiàn)瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過(guò)程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統中，圖片在歸檔的過(guò)程中應包含管理信息、內容信息、屬性信息和歸檔信息4個(gè)方面的內容。管理信息應當包括存放地點(diǎn)、保管期限等等;內容信息包括文字說(shuō)明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應當包括圖片類(lèi)型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。
三、高校電子圖片管理系統的應用
1、電子圖片檔案具有的優(yōu)點(diǎn)
�、俨僮鬟^(guò)程簡(jiǎn)便，能夠極方便的對其進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，且進(jìn)行修改后并不會(huì )留下修改痕跡，有效保證整個(gè)檔案頁(yè)面完整、整潔;
�、谫Y源傳輸方便快捷，能夠實(shí)現資源的共享。在現實(shí)的閱讀過(guò)程中，若是紙質(zhì)檔案就只能提供給能夠接觸該紙質(zhì)檔案的人進(jìn)行閱讀，而針對電子圖片的管理檔案，由于此類(lèi)電子檔案是由計算機以及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質(zhì)檔案在時(shí)間以及空間上存在的制約;
�、鄄粫�(huì )占用較大的存儲空間，紙質(zhì)文件數量會(huì )不斷增長(cháng)，但實(shí)際的存儲空間確實(shí)有限的，兩者之間一直以來(lái)都存在著(zhù)激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進(jìn)行管理，電子檔案不會(huì )占用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;
�、芪募M(jìn)行復制的過(guò)程中，電子文件能夠有效避免信息和數據的丟失。由于在實(shí)際操作中，紙質(zhì)文件進(jìn)行復制或是縮微品進(jìn)行拷貝時(shí)，經(jīng)常會(huì )導致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問(wèn)題，與電子圖片檔案進(jìn)行比較，紙質(zhì)文件具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進(jìn)行復制時(shí)，由于信息處理過(guò)程是信息化的，極少出現該類(lèi)問(wèn)題，因此電子檔案在文件進(jìn)行復制和拷貝的過(guò)程中，更能避免文件信息、內容、數據等的丟失和缺損。
2、電子圖片檔案缺點(diǎn)
首先是其儲存的安全性，安全性對于系統的正常運行和內部資料的保密極為重要，電子檔案采用的錄入方法完全相同，各文件之間差異性較小，特征性較差，因此文件一旦受到侵害則不易被發(fā)現;其次技術(shù)支持不全面，電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性，需重視解決;最后高校的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關(guān)工作，為其應用帶來(lái)極大影響。
3、解決措施
針對以上系統在我校應用時(shí)存在的問(wèn)題進(jìn)行總結并采取相應措施，具體如下:
�、僖幏痘瓌t:是電子圖檔應用中的重要原則，我校要制定規范、嚴格、科學(xué)、合理的管理制度，以便系統正常運行，同時(shí)我校的原有檔案的數據化工作應按特定規格進(jìn)行，確保其真實(shí)性;
�、诖_保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進(jìn)行相互轉換，雖能保證圖片的真實(shí)性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應詳細了解計算機功能以便對檔案系統進(jìn)行全面維護;
�、奂訌娍刂坪凸芾砉ぷ�:首先要對權限關(guān)系進(jìn)行劃分，分級管理，避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性，使用者在使用權限后，系統要對使用者得到的信息進(jìn)行及時(shí)拷貝，以便查詢(xún)，最后是加強安全措施，保證系統的使用安全;
�、芗訌娙瞬抨犖榻ㄔO:我�，F存系統技術(shù)人員較少，目_水平較低，大多只會(huì )使用電子圖片檔案的簡(jiǎn)單功能，我校要加強對相關(guān)人員的技術(shù)培養，定期學(xué)習，以便更好地使用系統，為我校學(xué)生及教職工服務(wù)。
四、結語(yǔ)
我們己經(jīng)步入了信息時(shí)代，隨著(zhù)計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，信息電子化、各類(lèi)檔案的信息化管理己經(jīng)成為了大流。而作為信息存儲量巨大的各個(gè)高等院校，進(jìn)行電子檔案的管理是很有必要的�，F如今，電子圖片檔案管理系統己在各高校廣泛使用，然而，電子圖片檔案管理作為新興技術(shù)，必然是存在不足和缺陷的，要根據各個(gè)高校具有的實(shí)際情況進(jìn)行分析管理，逐步的完善管理系統，加強硬件和軟件的同步修繕，以便更好地為廣大師生和社會(huì )服務(wù)。
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