人事檔案管理信息化技術(shù)影響分析論文

　　摘要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，信息化技術(shù)成為影響人事檔案管理的重要因素。本文審視信息化技術(shù)為人事檔案管理帶來(lái)的各種影響，推進(jìn)信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用，促進(jìn)人事檔案管理效率與質(zhì)量的不斷提高與加強。

　　關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；人事檔案管理；影響；應用；探究；

　　隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展與社會(huì )的進(jìn)步，人事檔案作為個(gè)人成長(cháng)的歷史記錄逐漸成為一種重要的戰略資源。為適應社會(huì )發(fā)展的需要，人事檔案管理隨著(zhù)信息化技術(shù)的發(fā)展逐步實(shí)現信息化管理的過(guò)程，通過(guò)信息技術(shù)的應用來(lái)提高人事檔案管理的效率，加強人事檔案管理的質(zhì)量。

　　1信息化技術(shù)對人事檔案管理的影響

　　1.1改變傳統人事檔案管理模式

　　在信息化社會(huì )中，信息資源逐漸成為社會(huì )經(jīng)濟活動(dòng)中必不可少的戰略資源，人事檔案是個(gè)人成長(cháng)的重要信息資源，它是人力資源管理的重要組成部分，實(shí)現人事檔案管理的信息化使時(shí)代發(fā)展的應然取向[1]。傳統的人事檔案管理主要采用紙質(zhì)方法來(lái)承載重要的信息，導致大量信息丟失的現象，如高校的人事檔案管理中，由于高校崗位的類(lèi)型較多，工作人員的數量就相應增多，繁雜的工作量就會(huì )增加了人事檔案管理的難度，降低人事檔案管理的效率。信息化技術(shù)利用計算機與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的優(yōu)勢，通過(guò)電子文件來(lái)保存人事檔案信息，如使用MicrosoftOffice辦公軟件可以對人事檔案的人員進(jìn)行計算與匯總，通過(guò)表格的形式來(lái)呈現人事檔案管理的相關(guān)內容，可以對人事信息一目了然。

　　1.2提高人事檔案管理工作效率

　　傳統的人事檔案管理工作中，由于受到紙質(zhì)信息管理的影響，使得人事檔案管理的工作非常繁瑣。信息化技術(shù)的到來(lái)為人事檔案管理提供了資源共享的平臺，擴展了人事檔案管理的范圍與領(lǐng)域，如信息化技術(shù)中網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用可以使人事檔案的相關(guān)內容在網(wǎng)絡(luò )平臺中共享，不需要對人事信息進(jìn)行重復的記錄，實(shí)現了人事數據信息的實(shí)時(shí)更新，同時(shí)，工作人員都可以通過(guò)信息化技術(shù)的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)共享來(lái)獲知自己的人事檔案信息，及時(shí)發(fā)現檔案信息中的問(wèn)題與錯誤，并采取有效地措施解決檔案問(wèn)題，消除不必要的矛盾。人事檔案管理的信息化能夠降低管理人員的工作量，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，有利于提高資源利用的有效性，提高人事檔案管理的效率與水平，真正的實(shí)現人事檔案管理的辦公自動(dòng)化及信息化。

　　1.3增強人事檔案管理服務(wù)水平

　　人事檔案管理的重要功能在于檔案的查詢(xún)、編輯、修改及更新等服務(wù)方面，在傳統的人事檔案管理中，查詢(xún)的方法主要采取的是人工查詢(xún)，這種查詢(xún)方式大大降低了查詢(xún)的效率；在編輯、修改與更新過(guò)程中，也會(huì )出現對原始人事檔案的破壞，造成人事檔案的客觀(guān)性受到嚴重影響，導致人事檔案的其權威性受到質(zhì)疑。信息化技術(shù)的出現則為人事檔案的管理帶來(lái)新的思路與方法，計算機技術(shù)的處理功能與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的共享功能，使得人事檔案管理的服務(wù)水平得以提高，如人事管理人員可以在電腦上迅速的調出需要查詢(xún)人員的姓名、職稱(chēng)等相關(guān)信息，還可以及時(shí)的修改相關(guān)信息，并更新辭職或離職人員的信息資源，這樣可以保證人事檔案的準確性與真實(shí)性，促進(jìn)人事檔案的高效、高質(zhì)管理。

　　2信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用

　　2.1加強人事檔案管理應用信息技術(shù)的思想

　　社會(huì )的信息化發(fā)展促使人們越來(lái)越重視信息的重要作用，信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用實(shí)質(zhì)就是要實(shí)現信息管理自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)與應用，這種自動(dòng)化的人事檔案管理系統具有即時(shí)性、快捷性及動(dòng)態(tài)性等方面的特點(diǎn)，它能夠實(shí)現傳統人事檔案管理無(wú)法實(shí)現的功能，如快速的查詢(xún)功能、及時(shí)的更新功能等，這就要求人事檔案的管理人員必須端正態(tài)度、擺正心態(tài)，愿意接受改變、接受新的技術(shù)，如有些人事檔案管理人員由于工作年限較長(cháng)，不愿意改變已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，這些都不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用與推廣，因此，必須要加強人事檔案管理應用信息化技術(shù)的意識，促進(jìn)人事檔案管理人員從實(shí)際出發(fā)，立足現代信息技術(shù)的發(fā)展，綜合考慮人事檔案信息化管理的過(guò)程與內容，實(shí)時(shí)監控檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)尋找針對性的解決措施，增強信息化技術(shù)對于人事檔案管理的積極影響。

　　2.2推動(dòng)人事檔案信息化管理的一體化進(jìn)程

　　人事檔案管理的內容包括人事檔案的建檔、歸檔、轉檔、查詢(xún)、借閱、借出、盤(pán)點(diǎn)及處理等方面，這些內容既相互獨立，又相互影響，它們形成一體化的流程，如檔案的查詢(xún)是建立在建檔與歸檔基礎之上的，沒(méi)有建檔與歸檔也就無(wú)法查詢(xún)相關(guān)的人事檔案，同樣檔案的處理需要原有的檔案信息作為處理的對象與基礎，因此，每一個(gè)流程與環(huán)節都是相輔相成，相互促進(jìn)的關(guān)系。信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用使得檔案的每一個(gè)內容與環(huán)節都實(shí)現了管理的信息化過(guò)程，管理人員可以在計算機或其他網(wǎng)絡(luò )設備上快速的實(shí)現檔案的查詢(xún)、盤(pán)點(diǎn)、轉檔等方面的功能，加強人事檔案信息資源安全、快捷的共享，通過(guò)計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用促進(jìn)人事檔案管理中所有業(yè)務(wù)的一體化運作，如人事檔案信息的接收、存儲、提取、使用、管理等方面，實(shí)現人事檔案管理服務(wù)一體化的職能[2]。

　　2.3促進(jìn)人事檔案管理中信息技術(shù)的軟件開(kāi)發(fā)力度

　　人事檔案管理中信息化技術(shù)的應用需要信息化操作平臺的支持，沒(méi)有信息化操作平臺的支持，實(shí)現人事檔案管理的信息化是不可能的，這就要求人事檔案的管理人員大力研發(fā)人事檔案管理的信息化軟件或技術(shù)，對各類(lèi)操作不斷進(jìn)行更新與升級，從而建立起整體的人事檔案管理信息系統。在人事檔案管理信息系統的建立過(guò)程中，要全面考慮檔案工作的實(shí)際情況，如管理系統需要具有查詢(xún)、傳輸、維護、處理等方面的功能，這些功能能夠實(shí)現人事檔案管理的安全性、實(shí)用性及科學(xué)性。

　　2.4提高人事檔案管理應用信息化技術(shù)的信息溝通

　　人事檔案管理部門(mén)是整個(gè)企業(yè)或高校的重要組成部分，它不是獨立存在的個(gè)體，而是關(guān)系到企業(yè)或高校整體部門(mén)的生存與發(fā)展，因此，人事檔案管理應用信息化技術(shù)需要促進(jìn)不同部門(mén)之間的溝通與交流，建立各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調機制，確保人事檔案信息的完整性與規范性，實(shí)現人事檔案信息資源的安全可靠，促進(jìn)人事檔案管理信息化速度的提高。

　　3結論

　　信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用是現代化科技發(fā)展的必然趨勢，要不斷的加強人事檔案管理中信息化技術(shù)的應用，促進(jìn)人事檔案管理的安全性、可靠性，提高人事檔案管理的更新速度及利用效率。

　　參考文獻

　　[1]張雨薇，李鋒．人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J]．科協(xié)論壇，2013（3）：98.

　　[2]張彬．人事檔案管理的困境與出路[J]．吉林大學(xué)學(xué)報（社會(huì )科學(xué)版），2011（5）：23.

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