建筑工程檔案資料管理的問(wèn)題解決措施論文
摘要:建筑工程中的檔案資料具有重要意義，是建筑活動(dòng)開(kāi)展的體現，又能為后期工作提供一定依據，但是目前工程資料管理還存在許多問(wèn)題需要改進(jìn)。文章分析了建筑工程檔案管理的重要性，總結了檔案管理的主要內容，并就其中存在的問(wèn)題提出了相應的管理策略，旨在提高我國建筑工程檔案資料的管理水平，促進(jìn)后期的工作發(fā)展。
關(guān)鍵詞:建筑工程；檔案資料管理；問(wèn)題措施
對于建筑工程而言，質(zhì)量管理是非常重要的工作，是企業(yè)管理水平與競爭力的體現，質(zhì)量管理可以分解到不同階段與不同方面，將信息收集起來(lái)，就能形成工程檔案資料。工程檔案是建筑活動(dòng)開(kāi)展的總結，是企業(yè)建筑經(jīng)驗的積累。工程檔案管理工作的有效開(kāi)展，有助于提升工程質(zhì)量、企業(yè)效益�，F階段，我國建筑行業(yè)處于快速發(fā)展階段，在發(fā)展過(guò)程中，注重對利益追求，檔案管理工作還存在諸多不足，需要在后期工作中予以重視，并科學(xué)管理，發(fā)揮檔案資料應有的作用。
1建筑工程檔案管理工作的重要性
建筑工程涉及到的環(huán)節多、領(lǐng)域廣、施工程序復雜，如果未能對其活動(dòng)進(jìn)行詳細的資料保存記錄，工作開(kāi)展就會(huì )混亂無(wú)序。建筑工程施工會(huì )產(chǎn)生大量資料，這些資料既是活動(dòng)開(kāi)展的體現，又能為質(zhì)量與管理水平提升提供幫助，企業(yè)需要建立科學(xué)的管理制度，落實(shí)建筑工程檔案管理，體現企業(yè)內控管理水平。從宏觀(guān)層面來(lái)看，國家對于建筑施工檔案管理有相應規定，工程建設必須嚴格管理檔案資料，如果資料不符合要求，則可以認定為工程不合格，規范的實(shí)施從一定程度上增強了企業(yè)檔案管理工作科學(xué)性、嚴謹性。從質(zhì)量控制工作來(lái)看，質(zhì)量控制需要達成相關(guān)標準，而標準達成則需要項目施工過(guò)程規范化、科學(xué)化、標準化、合理化，通過(guò)資料對作業(yè)過(guò)程進(jìn)行記錄，可以為質(zhì)量控制工作開(kāi)展奠定基礎，同時(shí)也可以提升項目質(zhì)量水平。項目施工過(guò)程中，工程資料是最原始的資料，包含項目全部信息，既是施工的依據，也是后期檢修工作的依據。
2建筑工程檔案資料主要內容
建筑工程檔案包括的資料十分豐富，其原因就在于建筑工程是一項系統而復雜的工作，涉及到的環(huán)節多、工藝多、人員多、材料多、施工環(huán)節多。資料包括安裝土建等文件資料、項目竣工圖和綜合性資料。其中文件資料包括圖紙設計、技術(shù)交底、設計變更、開(kāi)工報告、竣工報告、項目監理規劃、例會(huì )記錄、工程組織設計、建筑材料、質(zhì)量文件、相關(guān)實(shí)驗資料、實(shí)驗報告、工程驗收資料、工程監測資料、質(zhì)量評估文件、質(zhì)量檢測資料、事故處理與記錄資料技術(shù)總結等。項目竣工圖，該部分主要包括了建筑、通風(fēng)管線(xiàn)、平面布置、電路、以及其他相關(guān)方面的工程圖。綜合性資料，包括了工程報批相關(guān)文件、施工區域環(huán)境資料，如地質(zhì)水文氣象、項目任務(wù)書(shū)、拆遷安置、工程設計與變更、項目規劃安全管理環(huán)境管理、消防文件、中標與監理施工文件、項目合同、與施工相關(guān)協(xié)議、施工竣工驗收、工程審計結算資料等。從資料的形式來(lái)分，又可以分為紙質(zhì)資料，電子資料，音頻視頻資料等。
3工程建設檔案管理工作存在的問(wèn)題
3.1管理意識問(wèn)題
建筑行業(yè)經(jīng)歷了高速發(fā)展階段，部分企業(yè)忙于搶占市場(chǎng)，擴大規模，未能意識到建筑工程檔案管理的重要性，缺乏管理意識，認為檔案管理工作無(wú)需重視，對建筑工作開(kāi)展意義不大。部分企業(yè)雖然對檔案進(jìn)行了管理，但是在方法上缺乏合理性、科學(xué)性，管理工作質(zhì)量效率不高，而投入了大量的財力、物力、人力，檔案資料并未能為工程建設提供有效的支撐。
3.2管理機制不夠健全
由于思想上缺乏重視，導致實(shí)際工作中效率低下，檔案資料輕管理而重建設，工作人員沒(méi)有認識到工程檔案所蘊含的巨大價(jià)值，沒(méi)有對檔案管理工作有效投入，工作開(kāi)展得不到相應的保障。管理者沒(méi)有認識到工程質(zhì)量與檔案資料二者間的密切聯(lián)系，管理工作長(cháng)期存在不規范不科學(xué)問(wèn)題，檔案管理工作沒(méi)有注重對質(zhì)量的追求，工作開(kāi)展未能進(jìn)行有效監督，施工監理工作不到位，管理環(huán)節存在缺失。
3.3人員問(wèn)題
雖然檔案管理工作在發(fā)展過(guò)程中不斷創(chuàng )新，但是檔案管理人才無(wú)法跟上發(fā)展需要，由于許多人思想上存在誤區，導致專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏。并且企業(yè)對管理工作的不重視，檔案資料管理人員多是由非專(zhuān)業(yè)人員擔任，非專(zhuān)業(yè)人員缺乏對工作的必要認識、專(zhuān)業(yè)知識儲備和支撐工作開(kāi)展的必備技能。而隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)發(fā)展，對管理工作的要求標準逐漸提升，現代化管理技術(shù)對管理人員提出了更高要求與標準，部分現代化設施因為技術(shù)，工作人員不能很好的操作與應用，導致管理工作無(wú)法提升效率與質(zhì)量。
3.4檔案管理工作投入不足
隨著(zhù)以計算機為代表的信息技術(shù)發(fā)展，信息資料已經(jīng)成為了十分重要的資源,對于企業(yè)而言，檔案資料管理對于提升競爭力、促進(jìn)行業(yè)發(fā)展有十分重要的作用。檔案管理技術(shù)在發(fā)展過(guò)程中，無(wú)論是硬件要求，還是管理技術(shù)水準都在提升，檔案管理工作，由于未能得到重視，導致資源投入不足，管理工作水平低下，無(wú)法與企業(yè)發(fā)展相適應。工作效果得不到體現，就無(wú)法引起管理者重視，進(jìn)而又導致無(wú)法得到充足的資源，形成了惡性循環(huán)。
4建筑工程檔案資料管理策略
4.1強化意識
檔案資料管理工作質(zhì)量不佳的原因就在于工作得不到重視，企業(yè)管理人員首先要認識到，檔案資料是在項目建設過(guò)程中形成的，與項目有密切聯(lián)系，能為項目建設提供支撐與幫助，強化人員工作意識，可以通過(guò)營(yíng)造良好的工作氛圍，建立健全制度機制，提升人員技能等方面入手。
4.2完善檔案管理機制
許多企業(yè)未能建立完善的檔案管理機制，檔案管理工作顯得很隨意。領(lǐng)導要重視資料管理工作，并將其納入到日常管理工作中。檔案管理工作有專(zhuān)人負責，并隨著(zhù)項目的逐步實(shí)施而完善，檔案管理工作要有規劃、有步驟實(shí)施，建立檔案管理制度，并符合國家相關(guān)規定要求。將檔案管理目標落實(shí)細化到施工不同環(huán)節，嚴格控制檔案資料質(zhì)量，加強對各環(huán)節資料收集整理的監督，協(xié)調各部門(mén)配合檔案管理工作開(kāi)展，依據社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展以及市場(chǎng)條件需求，完善管理機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域。
4.3加強技術(shù)審核
資料審核時(shí),各部門(mén)要嚴格依據技術(shù)要求進(jìn)行，落實(shí)責任制度，對不符合要求的資料，返回重新制作。資料管理人員要落實(shí)自身責任，有良好的職業(yè)道德，不受到相關(guān)因素影響和利益誘惑。
4.4完善檔案管理制度建設
相關(guān)管理部門(mén)應該完成檔案管理法律法規建設，細化流程，推動(dòng)企業(yè)遵守規范制度，提升檔案管理工作水平。健全并完善已有的檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化、流程化、科學(xué)化、合理化，將檔案管理工作融入到施工環(huán)節的不同階段。管理人員需要深入現場(chǎng)了解情況，收集資料，本著(zhù)真實(shí)負責、合理科學(xué)的態(tài)度，整理收集資料并妥善保管。檔案管理工作應該與其他管理制度相結合，激勵或約束工作人員，如與薪酬績(jì)效等制度掛鉤。
4.5提升人員素質(zhì)
工作人員基本素質(zhì)直接關(guān)系到檔案資料管理工作質(zhì)量與水平，需要定期對管理人員進(jìn)行培訓教育，不斷強化思想認識，拓寬知識視野，完善技能結構，了解管理工作的最新知識，提升管理技能與水平。管理人員應該具備相應資質(zhì)，培訓工作內容則包括文件標準規范、檔案管理工作流程、相關(guān)法律法規、相關(guān)技術(shù)設備應用，尤其是信息化管理水平的提升，對企業(yè)整體水平提升有巨大作用。員工自己要不斷學(xué)習，增強自身知識儲備，提升工作能力。
4.6加強質(zhì)量控制
檔案資料管理工作質(zhì)量控制貫于檔案管理工作的整個(gè)環(huán)節，并涉及到多個(gè)方面，比如在工程準備環(huán)節，結合到工程特點(diǎn)，制定相應管理工作標準，制定資料文件表單的。統一標準，利于后期管理工作，在施工進(jìn)行過(guò)程中，做好資料收集與整理。很多因素會(huì )對資料收集與整理造成影響，因此，管理人員需要了解作業(yè)施工相關(guān)知識，深入一線(xiàn)，確保資料有效、真實(shí)。技術(shù)資料，需要確保其完整性，只有技術(shù)資料完整，才能充分反映工程的真實(shí)情況。在技術(shù)資料收集時(shí)，工作人員需要和技術(shù)人員保持溝通，檔案管理人員組成，應該結構合理，如其中至少應該有相關(guān)技術(shù)人員。
5結語(yǔ)
隨著(zhù)經(jīng)濟發(fā)展，建筑行業(yè)發(fā)展速度增快，管理理念與經(jīng)營(yíng)方式也在不斷創(chuàng )新，資料管理的重要性日益凸顯。而現階段建筑企業(yè)資料管理工作存有較大缺失，需要在后期工作中持續完善，以提升企業(yè)競爭力，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。
參考文獻:
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