凡事就怕具體，一旦要求具體地說(shuō)明一個(gè)事情，很多人就猶豫起來(lái)，甚至開(kāi)始左顧右盼了。很多時(shí)候，經(jīng)理在反饋時(shí)并沒(méi)有做好準備，就直接把話(huà)說(shuō)出去了，這種做法會(huì )降低反饋的效果。比如：
籠統的反饋：“小王表現不錯，非常敬業(yè)，最近連續加班，工作很賣(mài)力，辛苦了，接下來(lái)好好休息一下，調整調整”。
具體的反饋：“小王，你最近工作很投入，為了編寫(xiě)市場(chǎng)分析報告，連續加了一周的班，現在你的報告在開(kāi)會(huì )之前完成了，而且質(zhì)量相當高，整個(gè)報告思路清楚，框架清晰，結構完整，特別市場(chǎng)分析和市場(chǎng)展望部分，緊密聯(lián)系公司的實(shí)際，提出了相當棒的分析思路和解決辦法，而且使用了幾個(gè)比較實(shí)用有效的分析工具，這對我們下一步的市場(chǎng)會(huì )議起到了很大的幫助作用，我想這個(gè)工作對你個(gè)人的發(fā)展也是相當有幫助的，最近兩天，別閑著(zhù)，寫(xiě)個(gè)總結，提高一下自己。”
第一種說(shuō)法，會(huì )有一些效果，小王會(huì )感激領(lǐng)導對他的關(guān)心，覺(jué)得領(lǐng)導不錯，但這種感覺(jué)不會(huì )持久，過(guò)后就忘記了。
第二種說(shuō)法，才是小王期待的，對工作本身的反饋才是員工愿意聽(tīng)到的，也是對員工最有幫助的。員工愿意聽(tīng)到概括性的表?yè)P，更愿意了解經(jīng)理對自己工作上的看法，當經(jīng)理對工作的具體內容提出了針對性的看法時(shí)，員工才會(huì )真正受到激勵。畢竟貢獻不能停留在表面，所以正面反饋的時(shí)候，“具體”是一個(gè)關(guān)鍵詞。
總結一下，正面反饋的步驟：
具體地說(shuō)明下屬在表現上的細節;反映了下屬哪方面的品質(zhì);這些表現所帶來(lái)的結果和影響。
績(jì)效面談中如何提問(wèn)的一些技巧
績(jì)效面談中，如何提問(wèn)也是很重要的，高效的經(jīng)理通過(guò)提問(wèn)題，幫助員工思考，讓員工自己找答案。下面是一些提問(wèn)的技巧：
當你沒(méi)有準備好聽(tīng)取回答的時(shí)候，不要提問(wèn)。有時(shí)候，人們在提出問(wèn)題時(shí)只愿意聽(tīng)到他們心目中的理想答案。比如，如果你確實(shí)不愿意聽(tīng)到別人說(shuō)你是個(gè)不好的經(jīng)理，那么就不要問(wèn)：“你認為我是個(gè)好經(jīng)理還是個(gè)不好的經(jīng)理?”當你問(wèn)一個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，必須要愿意尊重所得到的任何問(wèn)答，并且不要有過(guò)激反應。
以“為什么”開(kāi)頭的問(wèn)題容易讓人們產(chǎn)生防御心理。這只是語(yǔ)言中的一個(gè)怪異的現象而已。你可以用不容易引起防御心理的說(shuō)法來(lái)代替“為什么”這個(gè)詞。比如，與其說(shuō)“為什么你經(jīng)常遲到?”倒不如試試“是不是在來(lái)上班的路上發(fā)生了什么特別事情，使你不能準時(shí)到達?”你注意到感覺(jué)上的不同了嗎?
不要用問(wèn)題來(lái)間接表達你的意思。這是父母對孩子經(jīng)常用的一種技巧，因此被認為帶有操縱性，還給人屈尊的感覺(jué)。比如，“你不覺(jué)得自己應該更加勤奮地完成工作嗎?”這是反問(wèn)句——貌似問(wèn)句，而實(shí)際上起到了陳述句的作用。聽(tīng)話(huà)人對這句話(huà)的理解是“我想要你更加勤奮地工作。”用來(lái)起到陳述或要求作用的問(wèn)句會(huì )引起員工的不信任感。
避免復合問(wèn)句。復合問(wèn)句包含幾個(gè)部分，實(shí)際上是幾個(gè)問(wèn)句合在一個(gè)句子里。復合問(wèn)句很讓人迷惑，并且容易得到低質(zhì)量的回答。例如：“你為什么周五經(jīng)常遲到，而周三經(jīng)常早退呢?”這就是兩個(gè)問(wèn)題，而且你不可能兩個(gè)問(wèn)題都得到很好的答案。把幾件事情分開(kāi)，讓問(wèn)題變得簡(jiǎn)單詳細。
對方在回答問(wèn)題時(shí)，不要打斷他。這是一個(gè)總的原則，但也有一些例外。如果對方的回答過(guò)火了，完全離題了，或者帶有侮辱和污蔑性質(zhì)的時(shí)候，你就可以打斷他，并重新調整談話(huà)的重心。打斷對方的時(shí)候態(tài)度要友善，調整談話(huà)重心的時(shí)候不要表現出失望情緒。