在批評他人時(shí)，管理者需要考慮批評的內容、表達的方式、時(shí)機和地點(diǎn)，以及由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行批評。
對許多人來(lái)說(shuō)，批評別人是最叫他們畏懼的一種溝通活動(dòng)。不管是批評人還是被人批評，我們都極少會(huì )享受這種互動(dòng)。特別是如今，人們高度關(guān)注敏感、寬容和對他人的禮貌態(tài)度，這種感覺(jué)就尤其明顯。在這種氛圍下，該怎么進(jìn)行有幫助意義的批評?
盡管人們都不喜歡被別人糾正，但我們大多數人內心深處還是知道有時(shí)候我們確實(shí)需要有人這么做。員工大多想要知道自己什么時(shí)候做得好，什么時(shí)候做得不好。高效的管理者都明白一個(gè)道理，如果不讓員工得到這種反饋，就不能指望他們會(huì )有所改進(jìn)。作為管理者，你要明白提供反饋(不論是積極還是負面的)是幫助員工個(gè)人及整個(gè)團隊獲取成功的必要因素。
為了讓我們給出的批評能被對方接受，你要選擇有效果的批評方式，你傳達的內容也要對批評對象有幫助。因此這就需要技巧!努力培養出這種技能會(huì )讓你一輩子都受用，而接受你批評的對象也能因此受益。但首先，你在提出批評時(shí)必須避開(kāi)幾個(gè)常見(jiàn)的誤區。
1、看見(jiàn)什么就立刻批評什么
那些提出批評時(shí)嘴動(dòng)得比腦子快的人通常稱(chēng)自己是“看到了就批評”。他們忽視了給出批評的地點(diǎn)和時(shí)間。其做法基于情緒上的反應，基本不考慮后果。那些喜歡迅速提出批評的人經(jīng)常在他們發(fā)現自己弄錯了、被誤導或不合禮節時(shí)陷入尷尬。
這樣的人往往低估了批評中的情緒力量，而當批評對象不覺(jué)得這次批評是以幫助為目的，或看不出批評內容中的價(jià)值時(shí)尤其如此。人們往往認為這樣的領(lǐng)導者容易反應過(guò)度或挑剔，很少有人認為他們是好老板、好老師或是好教練。他們更容易讓員工產(chǎn)生疏離感而非倍受鼓舞。他們忽視了一個(gè)事實(shí)：批評一旦說(shuō)出口，控制權就轉到了接收者一方，批評的內容是由接收者來(lái)解讀的。
因此，在給出批評時(shí)要避免這種做法。要認識到你的控制權源于充足的事前準備，你需要考慮批評的內容、表達的方式、時(shí)機和地點(diǎn)以及由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行批評。這也需要人們養成先思考后開(kāi)口的習慣。
2、選擇自己感到自在的場(chǎng)合、時(shí)機和方式提出批評
在提出批評的時(shí)候覺(jué)得不自在是很自然的，但許多人認為這種不自在的感覺(jué)會(huì )對成功進(jìn)行批評構成限制。因此，不管是否有這種自我意識，人們都會(huì )設法恢復自在的感覺(jué)。通常，他們會(huì )基于他們愿意接受批評的方式來(lái)提出批評。這些人會(huì )更注重“自我”，而不是考慮到接受批評的對象的偏好和需求。
你一定不會(huì )希望被認定為“過(guò)于自我的批評者”。那么首先，你的目標就不是在提出批評的時(shí)候感到自在;相反，目標是要讓批評達到效果。提出有幫助的批評是一種技能，很像是學(xué)習如何進(jìn)行有效的商品宣傳。正如銷(xiāo)售人員需要對銷(xiāo)售對象的怪癖和認知十分敏感，你也需要爭取對批評對象的認同。所以你需要擺脫自我的局限，考慮批評對象的偏好和需求。
3、批評中傳遞的信息是針對個(gè)人的
在提出批評時(shí)針對個(gè)人，不斷地在批評中提到“你”這個(gè)詞，犯的就是標題中提到的這種錯誤。這些批評者沒(méi)能認識到，許多人在聽(tīng)到批評的時(shí)候會(huì )心生戒備，因為他們傾向于將批評視為對其個(gè)人的攻擊。這些被批評的人為了保護自己會(huì )留意一些特定的詞或短語(yǔ)，例如“你本該知道”、“我支付給你的薪酬太高了”、“你的經(jīng)驗不足”或者“我對你很失望”。隱含在這類(lèi)批評背后的是責備的信息和基調，而批評對象接收到的隱含信息是“這一切就是你的錯”。正因為如此，批評對象會(huì )非常懷疑提出批評的人并不在乎他的最佳利益。
在給出批評時(shí)，你應該去掉信息中的個(gè)人特征，以第三人稱(chēng)或被動(dòng)語(yǔ)氣來(lái)進(jìn)行。例如，說(shuō)“這份報告交晚了”，而不是“你給我的報告交晚了”。你可以說(shuō)“為了更貼近受眾，可以先提收益，然后開(kāi)始提出這個(gè)創(chuàng )意”，這種說(shuō)法要比“你提出創(chuàng )意的方式不太好，因為你沒(méi)有提到收益，因此你沒(méi)能更好地貼近受眾”。
以第三人稱(chēng)或被動(dòng)語(yǔ)氣傳遞出你的消息會(huì )讓談話(huà)的重點(diǎn)集中在當前討論的問(wèn)題上。問(wèn)題的關(guān)鍵不是“你”，也不是“我對你有意見(jiàn)”，而如果批評的信息針對個(gè)人就會(huì )導致這種誤解。
4、讓批評對象自己猜測如何糾正問(wèn)題
如果批評者錯誤地讓批評對象自行猜測需要采取什么措施，就會(huì )在指出對方的錯誤時(shí)表現得非常禮貌。禮貌和善意是很重要，但如果批評的內容不具體就達不到效果。達不到效果你又何苦去當這個(gè)“壞人”呢?
假設有人說(shuō)：“你需要加強組織能力”，“你需要更加主動(dòng)”，或者“你需要給我更多信息”，除了讓你覺(jué)得這種指責挺針對你個(gè)人之外，通常在進(jìn)行了這種交流之后你還是不確定自己該怎么做才能糾正之前的問(wèn)題。接受批評的人可能會(huì )進(jìn)行多次不成功的嘗試，以試圖糾正問(wèn)題并讓批評者滿(mǎn)意。
批評對象對他們試圖進(jìn)行的改變并沒(méi)有什么良好的感覺(jué)，反而只會(huì )感到困惑或沮喪，因為他們開(kāi)始認為不管自己怎么做，都無(wú)法讓批評者滿(mǎn)意。這種批評者總是讓他們自己去胡亂猜測。為了讓批評能起到幫助的作用，重要的是花時(shí)間跟批評對象具體討論你希望他達到什么樣的目標。假設你(批評者)在與更高的管理層進(jìn)行會(huì )面時(shí)被問(wèn)得措手不及，你回去后告訴你的員工，你希望他們提供給你更多信息，從而避免在下次會(huì )面時(shí)不知所措。這是個(gè)開(kāi)始，但這個(gè)信息仍然是在讓批評對象自行揣測。你是希望他每天定期來(lái)你的辦公室向你快速匯報最新情況，還是希望自己每周或每月收到一份書(shū)面報告?你需要澄清自己希望員工在什么時(shí)候，以何種方式讓你得到信息，你需要與他們討論自己希望在報告中包含什么內容。
5、未能指出任何的好處
犯這種錯誤的批評者會(huì )假設批評本身就已經(jīng)暗含所建議的行為改變將帶來(lái)的好處。這種批評者被稱(chēng)為“照做就好”型。
想象這樣一個(gè)情景，老板批評她的直接下屬沒(méi)能不斷向她報告自己的工作進(jìn)展。如果批評本身與價(jià)值掛鉤，該直接下屬就不會(huì )認為她的老板是個(gè)控制狂，或者不信任她(通常是這種情況)，而是會(huì )有不一樣的反應。為了讓這個(gè)過(guò)程更加清晰，所有的老板都應該說(shuō)：“在我跟我的老板或其他高管會(huì )面時(shí)，他們提到了某個(gè)具體的話(huà)題，尷尬的是，我不得不承認自己不清楚情況。那感覺(jué)就好像他們串通好了一樣。如果有人能告知我你們現在的進(jìn)展情況，那能幫上大忙。”這樣的指示便非常明確了。
如果清楚地解釋了批評背后的價(jià)值，所需采取的行動(dòng)也變得有意義了，批評對象也能理解批評的目的是為了幫助他們，而不是為了取笑或是羞辱他們。這樣的認知對雙方都有利。
為了讓對方接受批評，你必須以能給對方帶來(lái)幫助的方式提出批評。事實(shí)上，由于除此之外的任何原因而進(jìn)行批評都被視為無(wú)效。你必須明白這個(gè)道理。
6、不考慮改變批評的強度
對有些管理者來(lái)說(shuō)，所有的批評都別無(wú)二致，根本不考慮它們的重要性或緊迫性分級。而這樣的管理者往往會(huì )在批評中夸大其詞以強調對方的錯誤所造成的影響。他們會(huì )在發(fā)現某個(gè)錯誤時(shí)說(shuō)“你的報告簡(jiǎn)直是一場(chǎng)災難”。而在聽(tīng)了你的銷(xiāo)售演示后，他們可能會(huì )說(shuō)：“聽(tīng)了這么可怕的推銷(xiāo)之后，沒(méi)人會(huì )買(mǎi)這個(gè)產(chǎn)品的。”
人們進(jìn)行這種夸張的批評，就好像希望震動(dòng)聽(tīng)者。隨著(zhù)時(shí)間的推移，批評對象很快會(huì )否定他所犯錯誤的緊迫性和嚴重程度。在這里，重要的是記住錯誤的重要性各有不同。并不是所有的錯誤都該用同樣的強度給予批評。
如果你能停下來(lái)對某次批評進(jìn)行反思，你就應當考慮自己指出的錯誤的重要性，并據此對你要傳遞的信息進(jìn)行定制化處理。這種調整會(huì )讓批評對象更易于看到批評的目的是為了幫助他/她。而且，當信息傳達出去之后，控制權就轉移到了批評對象的手里!如果人們因為某事而遭到嚴厲批評，但這件事在他們看來(lái)是微不足道的或相對不那么重要，那他們肯定會(huì )說(shuō)“那么，這里面真正的問(wèn)題是什么?”這就相當于你批評了一通，對方依然是一頭霧水。
7、選擇的時(shí)機不對
人們往往會(huì )延后提出批評，而推遲的時(shí)間越久，批評者在重提這一話(huà)題上面臨的壓力和難度也就越大。這類(lèi)批評者往往相信，只要他們等待的時(shí)間夠長(cháng)，局勢會(huì )自動(dòng)轉好，或者問(wèn)題會(huì )神奇地消失。但如果問(wèn)題沒(méi)消失怎么辦?事實(shí)上，大多數問(wèn)題會(huì )繼續存在。正如伊利諾伊大學(xué)的心理學(xué)家拉爾森博士(J.R.Larson)所述，“員工在工作中表現出的大多數問(wèn)題并非偶然出現，它們都是逐漸形成的。”因此，盡管這類(lèi)批評者不愿說(shuō)什么，但他個(gè)人的沮喪情緒以及壓力卻會(huì )在背后累積。
由于此前領(lǐng)導對此不置一詞，批評對象會(huì )受到誤導，認為一切都令人滿(mǎn)意，至少目前為止是這樣。不過(guò)，當你最終開(kāi)始批評他時(shí)，對方會(huì )感到困惑，或許會(huì )開(kāi)始詢(xún)問(wèn)各種問(wèn)題，因為他們迅速進(jìn)入了防御態(tài)勢。此時(shí)，就算批評對象徹底拒絕批評也不出奇。一旦出現這種情況，雙方的對話(huà)就會(huì )相當難看。
你不該推遲提出批評的時(shí)機，但你也不該滑向另一個(gè)極端，看到每一個(gè)錯誤都立刻指出來(lái)。知道何時(shí)該指出某個(gè)錯誤，并讓對方關(guān)注這一點(diǎn)是提出批評的相關(guān)技能之一。你需要判斷對方是偶然犯錯，還是會(huì )持續犯錯直到有人進(jìn)行干預。