七句HR主管不能和CFO或CEO說(shuō)的話(huà)，除非他們甘愿冒很大的風(fēng)險。下面就是這七句不能夠對企業(yè)領(lǐng)導說(shuō)的話(huà)，以及為什么不能夠說(shuō)的原因。
1“這個(gè)項目并不能夠帶來(lái)可觀(guān)的投資回報，但是我還是想進(jìn)行它。”
在今天充滿(mǎn)不確定的經(jīng)濟環(huán)境里，公司很難籌集到資金。沒(méi)有人想聽(tīng)到這樣的話(huà)：這個(gè)計劃不能夠帶來(lái)很好的投資回報。當一個(gè)項目小組開(kāi)始制定項目計劃時(shí)，最讓人關(guān)心的問(wèn)題總是該項目能否在未來(lái)兩到三年內帶來(lái)積極的效果。
不幸的是，項目小組經(jīng)常對于投資回報率，以及它對于HR部門(mén)為項目區分優(yōu)先次序工作的重要性缺乏透徹的理解。在決定哪些項目應該被推進(jìn)，而哪些項目應該被重新考慮的時(shí)候，諸如折扣現金流和收入流等因素必須被考慮在內。一旦清楚了這個(gè)概念，并找到了很好的投資回報，確定項目?jì)?yōu)先次序的工作就變得順利而且有效率了。
所以不管理搞培訓項目還是流程改進(jìn)項目，盡可能量化以便讓領(lǐng)導看到回報。
2“我已經(jīng)超出預算了，而財年才剛剛開(kāi)始。”
預算管理是HR們需要完成的最重要也是最緊迫的任務(wù)之一。但是，預算經(jīng)常是顛倒過(guò)來(lái)制定的，到進(jìn)行削減之前，很少有CFO或預算委員會(huì )的消息。因為固有的信息隔閡，這些削減可能會(huì )無(wú)意中影響到項目的進(jìn)行。
在這種情況下，HR必須把得到的預算重新分配給這些項目。不幸的是，有時(shí)候就是沒(méi)有錢(qián)。因為預算制定過(guò)程需要數月才能完成，被原來(lái)預算批準的項目有可能后來(lái)被終止，哪怕這些項目已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行了——即使是這樣，也得不到支持這些項目應有的經(jīng)費。
避免這種風(fēng)險的一個(gè)辦法就是把新項目的啟動(dòng)延期到財年的第二季度再開(kāi)始。這種延遲讓HR部門(mén)有時(shí)間把正在進(jìn)行的項目結束，并給了組織適應新技術(shù)的機會(huì )。而且，這樣的做法保證了預算已經(jīng)定案，預算的任何變動(dòng)都不會(huì )影響項目進(jìn)程。
3“我們的節省費用的努力不如我們想象的那么成功。”
通常估計節省的費用是不容易的，但即便如此，它們對于決策還是非常重要的，HR專(zhuān)家們很少經(jīng)過(guò)這方面的必要培訓。而且，由于有些商業(yè)部門(mén)既沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有動(dòng)力來(lái)參加HR部門(mén)發(fā)起的節省費用的行動(dòng)，就經(jīng)常會(huì )產(chǎn)生額外的費用。由于這些原因，減少開(kāi)支的理想很容易變成泡影。
有一個(gè)可靠的項目方法，包括一個(gè)獲得節省經(jīng)費的結構，對于解決這一問(wèn)題非常重要�，F在就應該用新的技術(shù)或解決方案來(lái)開(kāi)發(fā)能夠獲得費用節省或增加收入的方法、流程和程序。也許這種動(dòng)機能夠影響商業(yè)單元和HR部門(mén)的行為，并加強這兩部分之間的協(xié)作。
4“我們又需要更多的員工了。”
保持適當員工人數是滿(mǎn)足企業(yè)運營(yíng)的需求是一個(gè)永遠沒(méi)有盡頭的令人沮喪的循環(huán)。建議就是預先花些時(shí)間來(lái)對公司未來(lái)的組織架構需求做一個(gè)預測。設計一個(gè)組織系統的時(shí)候，就讓它具備能力能夠在面對調整時(shí)不需要再花費可觀(guān)的時(shí)間或費用進(jìn)行修改。
5“因為我們沒(méi)有應用KPI和BSC，因此我們績(jì)效考核做得不好”
過(guò)于專(zhuān)業(yè)的說(shuō)法只會(huì )把用戶(hù)搞糊涂。記住，當HR需要的不僅是技術(shù)能力，還需要良好的溝通技巧。
作為一個(gè)商業(yè)伙伴，你必須象了解你的技術(shù)問(wèn)題一樣，盡可能多地了解收入是如何產(chǎn)生的，組織是如何運作管理的。讀一個(gè)MBA學(xué)位或者定期參加商業(yè)會(huì )議可以豐富這些知識。
同時(shí)，非HR管理人員了解一些HR的技術(shù)知識也是非常重要的，這使他們能夠明白需求，利害關(guān)系，以及某個(gè)特定項目的潛在問(wèn)題。你可以和管理人員一起工作來(lái)了解他們想知道多少技術(shù)細節。很多管理人員可能希望你越專(zhuān)業(yè)越好，而其他人只選擇概要式的了解。在做了這樣的決定以后，你需要相應地調整你的溝通風(fēng)格。
6“那些員工不知道我們正在如何努力地幫助他們。”
HR在采用新管理方式的時(shí)候常常處境尷尬，因為他/她必須讓最終用戶(hù)相信這些工具能夠給他們帶來(lái)好處。能夠帶來(lái)生產(chǎn)力提高的技術(shù)，可能被懷疑會(huì )讓有人丟掉工作。而且，權利、聲望和控制的利害關(guān)系都可能影響對于新技術(shù)需求的正確判斷。由于這些原因，你可能會(huì )感到很沮喪。雖然你付出了很多努力，用戶(hù)們對于你花了很大力氣開(kāi)發(fā)的工具仍然會(huì )很抵觸。
避免這種情況的最好的辦法是多花點(diǎn)時(shí)間和員工在一起，向他們解釋新方法帶來(lái)的種種好處。很多大型的組織有正式的用戶(hù)委員會(huì )或者用戶(hù)理事會(huì )來(lái)處理這些問(wèn)題。在很多情況下，如果是用戶(hù)自己來(lái)領(lǐng)導這個(gè)委員會(huì )的話(huà)，成功率會(huì )大大提高，因為你能夠直接聽(tīng)到來(lái)自用戶(hù)的聲音，這使你能夠得到更多更有意義的建議，并能夠幫助你和個(gè)人用戶(hù)建立更好的伙伴關(guān)系。
7“我們的文件被黑了，保密的數據被泄露到了網(wǎng)上。”
雖然技術(shù)已經(jīng)滲透到我們生活里的所有的方面，很多組織還是沒(méi)有意識到數據、基礎架構和互聯(lián)網(wǎng)的安全性對于他們有多重要。很多時(shí)候，安全性被認為是一張保險單，如果預算緊張，就可以被削減甚至被忽略。當危機產(chǎn)生，安全性成了優(yōu)先級最高的任務(wù)——但是危害已經(jīng)造成了。安全策略不僅在HR部門(mén)內應該人人重視，在整個(gè)公司內也應該如此。安全小組，尤其對于大型組織，是非常必要的。備份、災難恢復和商業(yè)連貫性計劃應該定期進(jìn)行，以降低潛在的危險。事后做出反應和完全不知道應該做什么會(huì )在清除一個(gè)災難，或者防止災難發(fā)生方面有很大的不同。
語(yǔ)言的藝術(shù)
上面七句話(huà)中的任何一句，或者與此相關(guān)的潛在問(wèn)題，都可以通過(guò)預先計劃并采取防范措施來(lái)避免。技術(shù)管理者應該有這樣的意識，把潛在不利的情況轉變成商業(yè)發(fā)展的機遇。