關(guān)于高校辦公室行政管理的分析論文
【摘要】高校辦公室行政管理工作是學(xué)校工作的主要環(huán)節，其在學(xué)校發(fā)展中起著(zhù)重要的作用，當前形勢下，如何更好的服務(wù)于學(xué)校教研、教學(xué)等工作，是發(fā)揮高校辦公室作用的重要任務(wù)。本文首先對高校辦公室行政管理工作進(jìn)行概述，然后針對當前高校辦公室行政管理的現狀提出了相應的解決策略，促進(jìn)高校辦公室行政管理工作順利進(jìn)行。
【關(guān)鍵詞】高校;辦公室;行政管理
在高校行政管理中，辦公室起著(zhù)中介聯(lián)絡(luò )、上傳下達的作用，是連接學(xué)校、學(xué)院、學(xué)生三者關(guān)系的樞紐，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生利益。學(xué)校制定的方針政策通過(guò)辦公室行政工作才能迅速傳達到學(xué)院，學(xué)院再傳達到每位學(xué)生耳中，但當前我國高校辦公室行政管理工作仍存在諸多問(wèn)題，隨著(zhù)國家教育政策的不斷改革，對高校行政管理工作有了新的要求，本文從以下幾個(gè)方面探討如何提高高校辦公室的行政管理水平，為高校辦公行政工作提供借鑒。
一、高校辦公室行政管理工作的概述
行政管理是指運用國家權力對社會(huì )事務(wù)的一種管理活動(dòng)，是指國家各級政府部門(mén)在執行法定職能及其具體運作的過(guò)程中，對所經(jīng)歷的程序、環(huán)節，以及所處理的事項和解決問(wèn)題等一系列的管理活動(dòng)。我國高等學(xué)校教育改革最緊迫的任務(wù)是提高質(zhì)量，隨著(zhù)高校的不斷擴招，辦公室行政管理工作越來(lái)越多，高校辦公室是行政管理工作開(kāi)展的運行體系，是高校的主要管理部門(mén)，決定著(zhù)高校管理水平的高低，高校辦公室為全校師生服務(wù)，傳達學(xué)校最新信息，負責學(xué)校信息的發(fā)布與匯總，組織、協(xié)調各部門(mén)的職能和工作，將學(xué)校各部門(mén)按不同比例進(jìn)行劃分，每個(gè)部門(mén)設置自己的目標與任務(wù)，在辦公室協(xié)調下各部門(mén)發(fā)揮各自的作用，為了適應當前教育改革的需要，提升高校辦公室管理水平十分必要，為高校實(shí)現辦學(xué)的目標奠定堅實(shí)基礎。
二、高校辦公室行政管理工作現狀
目前，高校辦公室處于改革階段，雖然行政管理工作開(kāi)展得較為順利，但由于各方面的原因，仍然存在著(zhù)一些問(wèn)題。
1、缺乏科學(xué)的管理方法
高校辦公室行政管理工作事情較多，操作較為繁瑣，比如學(xué)生的檔案管理、教學(xué)管理、學(xué)籍管理等，需要辦公室人員耐心細致的去完成，但由于在日常工作中，工作人員注重于對系統的管理，分不清主次，職責不明，使得辦公室各個(gè)方面無(wú)據可循，以至行政工作不能適應新時(shí)期的發(fā)展要求；工作人員忽視人本管理，不能樹(shù)立大局意識，認清當前學(xué)校的發(fā)展趨勢；不能從全局思考，定位辦公室的行政管理工作，缺乏科學(xué)的管理方法，導致高校辦公室行政管理工作質(zhì)量有待提高。
2、對高校辦公室行政管理工作認識不足
高校辦公室行政管理工作是否到位對高校各項活動(dòng)能否有序進(jìn)行有直接影響，然而個(gè)別辦公室工作人員對自己所負責的辦公室工作卻認識不足，錯誤的認為高校的目的就是培養更多的優(yōu)秀人才，只有提升教學(xué)質(zhì)量才是高校唯一該關(guān)注的問(wèn)題。長(cháng)期以來(lái)，高校辦公室工作人員對行政管理工作認識缺乏，在行政管理工作中懼怕協(xié)調各方面的關(guān)系，阻礙了學(xué)校各方面工作的順利開(kāi)展，導致辦公室行政管理工作的重要性不能充分發(fā)揮，也喪失了高校辦公室行政管理工作的真正意義。
3、辦公室工作人員業(yè)務(wù)水平偏低，主動(dòng)性不足
高校辦公室行政管理工作需要協(xié)調多方面的關(guān)系，涉及到的部門(mén)較多，具有靈活性、隨機性、偶然性等特點(diǎn)。因此，尚未形成固定的方法與模式，需要花費更多的精力與時(shí)間，再加上很多辦公室行政管理人員都是從其他部門(mén)抽調的，還停留在“經(jīng)驗型”，不具備專(zhuān)業(yè)的行政管理業(yè)務(wù)水平。在處理辦公室工作時(shí)常常會(huì )感覺(jué)到千頭萬(wàn)緒、難以勝任，長(cháng)此下去，工作人員失去了對辦公室工作的主動(dòng)性�？傮w來(lái)講，辦公室行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不能井井有條地處理繁瑣的辦公室工作，這是造成高校辦公室行政管理工作停滯不前的重要原因之一。
4、高校辦公室制度規范欠缺
高校辦公室的工作不但要及時(shí)更新和購置硬件設備以便提高工作效率，還需要完善相關(guān)的制度規范，正所謂無(wú)規矩不成方圓。在日常的辦公室工作中，辦公室主要負責接待、傳遞、會(huì )議、通知、宣傳等工作，由于工作人員職責不明、職能相互交叉，一旦出現問(wèn)題，工作人員就相互推脫，以至不能快速解決問(wèn)題，降低了高校辦公行政管理的工作效率。
5、領(lǐng)導忽視辦公室行政管理工作的重要性
辦公室行政管理工作需要完成領(lǐng)導臨時(shí)交辦的任務(wù)。領(lǐng)導在布置工作時(shí)，一般不能為辦公室行政管理工作提供便利條件，往往根據事情臨時(shí)指派，沒(méi)有考慮知識管理的涵義，即是否增加了辦公室管理工作的負擔或是否屬于其職責范圍。這種現象普遍存在一些高校的管理中，導致辦公室行政管理工作開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常面臨尷尬的境地，究其根本原因就是領(lǐng)導對辦公室行政管理工作的不重視，臨時(shí)交辦任務(wù)隨意性強，導致很多辦公室行政管理工作得不到落實(shí)。
三、改善高校辦公室行政管理工作的措施
1、創(chuàng )新辦公室管理方法
當今時(shí)代是信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)辦公已成為辦公室工作模式，傳輸信息量大，傳播速度快。辦公室工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，激發(fā)自身的創(chuàng )造能力，多研究問(wèn)題、思考問(wèn)題；總結行政管理工作的規律，轉變管理觀(guān)念，發(fā)揮創(chuàng )造性，充分利用新科技時(shí)代的產(chǎn)物；總結出科學(xué)有效的管理方法，結合辦公室功能，開(kāi)發(fā)出相適應的軟件；節約工作時(shí)間，實(shí)現辦公自動(dòng)化和智能化，提高工作效率，適應新時(shí)代的要求。
2、建設高素質(zhì)辦公室隊伍
提高辦公室行政管理的工作效率，關(guān)鍵在于提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。高校辦公室工作人員扮演著(zhù)領(lǐng)導參謀的角色，完成了許多政策的制定和執行，傳達的信息也涉及到教師自身的利益，只有掌握學(xué)校的政策制度，了解了黨的方針政策和教育的法律法規，才能根據這些情況及時(shí)調整方案，把握師生的思想動(dòng)態(tài)。掌握計算機、公共關(guān)系、經(jīng)濟法律知識不僅可以提高辦公室工作的日常事務(wù)，還能進(jìn)一步了解所負責分支的專(zhuān)業(yè)知識，為領(lǐng)導的決策提供所需信息，扮演好助手的角色，以達到合理計劃，思路清晰，分清主次，公平公正的處理問(wèn)題。對此應該建設一支具有敏銳觀(guān)察能力的辦公室工作人員隊伍，總結出辦公室工作的基本規律，摸索出相應的科學(xué)方法，處理好各種關(guān)系，不斷提高辦公室工作人員的協(xié)調能力，避免各部門(mén)沖突，化解雙方矛盾。
3、加強辦公室工作人員綜合素質(zhì)
3.1加強政治理論的學(xué)習
高校辦公室是學(xué)校的黨政核心部門(mén)，負責向全校宣傳黨中央文件內容。辦公室人員務(wù)必保證其思想上、政治上、行動(dòng)上與學(xué)校發(fā)展要求一致，與黨中央教育觀(guān)念一致；不斷學(xué)習鄧小平理論和三個(gè)代表等重要思想，認真學(xué)習黨的理論、政策；提高自身的政治覺(jué)悟水平，自覺(jué)維護學(xué)校權威，為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的力量。
3.2定期培訓辦公室工作人員
高校辦公室人員一般是由輔導員、機關(guān)干部、教師或者留校的畢業(yè)生組成，缺乏專(zhuān)業(yè)的訓練。要想充分發(fā)揮辦公室的作用，需要投入人力、物力和精力有計劃的培養工作人員的專(zhuān)業(yè)知識、職業(yè)素養及管理水平，以達做好辦公行政工作，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。此外，可以實(shí)行定期考核制，采取定性和定量相結合的方式，來(lái)衡量辦公室人員的工作質(zhì)量；組織工作人員分批外出學(xué)習、開(kāi)闊視野，促進(jìn)工作人員的工作、學(xué)習熱情，提高行政管理工作水平。
3.3強化全局思考的觀(guān)念
高校辦公室常常協(xié)助領(lǐng)導參與決策，這就必須要求高校辦公室工作人員站在以大局為重的角度上分析每一件事，提高對突發(fā)事件的反應能力，從全局的觀(guān)念出發(fā)，提高工作人員的政治敏感度，提升政治理論水平，保證辦公室行政管理工作的正常進(jìn)行。
4、健全高校辦公室規章制度
目前高校辦公室行政管理制度并不規范，為了促進(jìn)高校行政管理工作的進(jìn)行，必須健全各項規章制度。建立一套科學(xué)、詳細、完善、明確的崗位職責和規章制度，將辦公流程以規章制度的形式確定下來(lái)，做到萬(wàn)事有理可循，統一各項工作的要求。細分職責到每個(gè)工作崗位，明確辦公事務(wù)的先后次序、具體執行步驟等；確定崗位工作規范，避免出現重復雜亂的現象，針對辦公室工作人員的工作表現，獎罰分明；對做事認真負責嚴謹的人員進(jìn)行獎勵，對工作態(tài)度消極、工作散漫的員工進(jìn)行處罰。高校行政管理制度應秉著(zhù)公開(kāi)、公平、公正的原則，從全局出發(fā)，保證多方利益，爭取做到制度齊全、職責明確、紀律嚴明、無(wú)差別對待，保證辦公室行政工作人員堅守崗位、努力工作，促進(jìn)辦公室行政管理人員提高工作水平。
5、培養團隊意識
高校辦公室工作人員可以通過(guò)不定期的組織集體活動(dòng)增進(jìn)同事之間的情感，培養團隊意識，辦公室日常工作雖然簡(jiǎn)單，但不能單純依靠一個(gè)人的力量，需要工作人員同心協(xié)力。因此，工作人員在完成自身工作任務(wù)的前提下，經(jīng)常與同事進(jìn)行溝通，克服所面臨的困難，不斷探索，學(xué)習他人的長(cháng)處，建立良好的工作關(guān)系，提高工作效率。
綜上所述，辦公室工作人員只有不斷努力營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，提高自身素質(zhì)，保持良好的工作心態(tài)，才能充分發(fā)揮辦公室的工作職能，更好的服務(wù)于師生，保證學(xué)校工作順利進(jìn)行。
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