商務(wù)英語(yǔ)銷(xiāo)售信函寫(xiě)作技巧
商務(wù)英語(yǔ)銷(xiāo)售信函寫(xiě)作技巧【1】
摘 要： 商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的銷(xiāo)售信函的寫(xiě)作非常重要，這類(lèi)信函的寫(xiě)作能力直接影響公司的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)、與潛在買(mǎi)方的業(yè)務(wù)關(guān)系、公司的整體形象和聲譽(yù)等。
本文主要討論銷(xiāo)售信函寫(xiě)作時(shí)需要遵守的原則、寫(xiě)作的四個(gè)步驟和關(guān)鍵短語(yǔ)等，以期讓讀者認識到銷(xiāo)售信函寫(xiě)作的重要性，并能快速掌握這類(lèi)商務(wù)信函的寫(xiě)作技巧。
關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語(yǔ) 銷(xiāo)售信函 寫(xiě)作技巧
一、引言
整個(gè)商務(wù)交往過(guò)程可以劃分為建立商務(wù)關(guān)系―銷(xiāo)售―詢(xún)盤(pán)―回盤(pán)―還盤(pán)―索樣―訂貨―付款―生產(chǎn)―包裝―出貨―保險―押匯等環(huán)節，銷(xiāo)售是整個(gè)過(guò)程的第二步，作用舉足輕重。
書(shū)寫(xiě)銷(xiāo)售信函能力至關(guān)重要，因為好的銷(xiāo)售信會(huì )幫助公司獲得利潤、擴大市場(chǎng)份額、提高商業(yè)形象和名譽(yù)，而水平低劣的銷(xiāo)售信則會(huì )讓公司損失很多訂單和機會(huì )。
從中，我們不難發(fā)現銷(xiāo)售信函書(shū)寫(xiě)的重要性。
因此，筆者主要探討商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中銷(xiāo)售信函的寫(xiě)作技巧。
二、銷(xiāo)售信函的寫(xiě)作技巧
究其本質(zhì)，銷(xiāo)售信函是一種特殊的商務(wù)信函，其目的主要是擴大業(yè)務(wù)、說(shuō)服消費者購買(mǎi)產(chǎn)品。
這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”(雪碧)、“成功之路，從頭開(kāi)始”(飄柔)、“汾酒必喝，喝酒必汾”(汾酒)、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”(伊萊克斯冰箱)、“人類(lèi)失去聯(lián)想，世界將會(huì )怎樣”(聯(lián)想)、“我們的光彩來(lái)自你的風(fēng)采”(沙宣洗發(fā)水)、“放低偏見(jiàn)，你會(huì )有出色發(fā)現”(柯尼卡)等。
兩者都是要盡力推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品，讓消費者對產(chǎn)品有全面詳細的了解、有購買(mǎi)的欲望，并進(jìn)一步付諸實(shí)踐。
一般來(lái)說(shuō)，在寫(xiě)作銷(xiāo)售信函時(shí)，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱(chēng)“愛(ài)達”公式。
它是國際推銷(xiāo)專(zhuān)家海英茲・姆・戈得曼總結的推銷(xiāo)模式，是西方推銷(xiāo)學(xué)中的重要公式，具體指一封成功的銷(xiāo)售信函必須把買(mǎi)方的注意力吸引或轉變到產(chǎn)品上，使買(mǎi)方對銷(xiāo)售信函推銷(xiāo)的產(chǎn)品產(chǎn)生興趣，這樣買(mǎi)方的欲望隨之產(chǎn)生，爾后再促使其采取購買(mǎi)行為，達成交易。
AIDA實(shí)際上是四個(gè)英文單詞的首字母。
A為Attention，即吸引客戶(hù)的注意;I為Interest，即引發(fā)客戶(hù)的興趣;D為Desire，即激發(fā)客戶(hù)的欲望;最后一個(gè)字母A為Action，即鼓勵客戶(hù)采取購買(mǎi)行動(dòng)。
銷(xiāo)售信函的寫(xiě)作一般分為四個(gè)步驟。
1.介紹促銷(xiāo)商品，使買(mǎi)方產(chǎn)生興趣。
這時(shí)，賣(mài)方需要對自己的產(chǎn)品進(jìn)行詳盡的介紹，包括銷(xiāo)量、性能等方面。
例如，本公司的產(chǎn)品深受廣大消費者的歡迎、銷(xiāo)量非常好、品質(zhì)優(yōu)良、價(jià)格公道、設計精美、顏色匹配、規格齊全、溫暖舒適等。
2.比較商品，體現本商品的優(yōu)勢。
在這個(gè)步驟中，賣(mài)方通過(guò)將產(chǎn)品和其他廠(chǎng)商同類(lèi)產(chǎn)品的比較，凸顯出自己產(chǎn)品在質(zhì)量、工藝、價(jià)格、式樣等方面的優(yōu)勢，讓買(mǎi)方先心動(dòng)，繼而行動(dòng)。
3.提出優(yōu)惠條件。
在進(jìn)行商務(wù)合作時(shí)，當交易量達到一定數量時(shí)，如5000件或10000件，可以給予買(mǎi)方一定程度的優(yōu)惠。
因此，在第三個(gè)步驟中，賣(mài)方可以提出相應的優(yōu)惠條件，進(jìn)一步激發(fā)客戶(hù)對產(chǎn)品的興趣。
4.勸導客戶(hù)最終行動(dòng)。
銷(xiāo)售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說(shuō)服買(mǎi)方下訂單，購買(mǎi)其產(chǎn)品。
因此，最后這個(gè)步驟不可或缺。
在信尾，賣(mài)方要力勸買(mǎi)方采取相關(guān)行動(dòng)，如邀請買(mǎi)方代表訪(fǎng)問(wèn)賣(mài)方的公司，并參觀(guān)其廠(chǎng)房，對賣(mài)方有更多實(shí)質(zhì)性的了解，或下試銷(xiāo)性訂單，促成雙方之間的合作。
另外，筆者在此分享一些銷(xiāo)售信函中常用的短語(yǔ)。
首先，在介紹產(chǎn)品銷(xiāo)量時(shí)，可以采用以下短語(yǔ)：have a good market(暢銷(xiāo))，sell fast/ well和enjoy good sales(銷(xiāo)路好)，meet with warm reception(很受歡迎)，等等。
此類(lèi)短語(yǔ)較多，寫(xiě)作時(shí)只需掌握其中一種即可。
其次，在介紹產(chǎn)品性能時(shí)，可以使用以下七個(gè)短語(yǔ)：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification(質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、工藝精湛、式樣美觀(guān)、顏色匹配、設計新穎、規格齊全)。
總體來(lái)說(shuō)，以上七個(gè)短語(yǔ)放之四海皆準，適用所有產(chǎn)品。
最后，在向買(mǎi)方提出優(yōu)惠條件，即提供折扣時(shí)，可以借鑒以下表達：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount(給某人打折)。
此處需注意，中文及英文的表達在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說(shuō)give sb.a 40% discount，其漢語(yǔ)意思并非是打四折，而是打六折。
因此，在學(xué)習英語(yǔ)時(shí)，讀者一定要對此類(lèi)中英文表達及文化上的差異細加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。
三、結語(yǔ)
不難看出銷(xiāo)售信函在商務(wù)應用文寫(xiě)作中的地位，以及對于賣(mài)方的重要性。
因此，在銷(xiāo)售信函寫(xiě)作的過(guò)程中，一定要仔細斟酌、多加思量、注意措辭。
另外，在書(shū)寫(xiě)銷(xiāo)售信函時(shí)，我們還應注意一切從買(mǎi)方角度出發(fā)。
這是商務(wù)寫(xiě)作7C原則中一個(gè)非常重要的原則：體貼原則。
即盡量站在買(mǎi)方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱(chēng)“您”而非第一人稱(chēng)“我”或“我們”。
如“祝賀您!您所訂的產(chǎn)品已經(jīng)開(kāi)始生產(chǎn)了”和“我們非常高興地通知您我們已經(jīng)開(kāi)始生產(chǎn)您所訂的產(chǎn)品了”。
買(mǎi)方肯定樂(lè )于看到第一種表達，因為第一句話(huà)重點(diǎn)突出買(mǎi)方，這會(huì )讓他們感到自己很受關(guān)注。
另外，信函正文要簡(jiǎn)潔全面，每段最好包含一個(gè)主題，在首段就要吸引客戶(hù)的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶(hù)閱讀。
參考文獻：
[1]勞斯.商務(wù)寫(xiě)作技巧.北京：人民郵電出版社，2008.
英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作技巧【2】
摘 要：伴隨著(zhù)經(jīng)濟的全球化，我國與國際間的交流變得越來(lái)越頻繁和重要。
商務(wù)場(chǎng)合中英語(yǔ)作為最常用的溝通媒介使用頻繁。
據統計，在全球60多億人口中，約有10億人使用英語(yǔ)交談。
面對客戶(hù)，領(lǐng)導，商務(wù)信函的使用也變得尤為重要。
傳統的信件雖然由于傳遞速度慢已經(jīng)淡出人們視野，但新的信函方式如電子郵件，傳真等仍然是貿易往來(lái)中重要的溝通方式。
商務(wù)信函中清晰明確的溝通讓你不僅及時(shí)了解最新的商務(wù)信息，促成訂單，還會(huì )給客戶(hù)及領(lǐng)導留下好的印象，促成新的生意和更好的發(fā)展機會(huì )。
下面就是我對商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的幾點(diǎn)感悟。
關(guān)鍵詞：英語(yǔ)商務(wù)信函;禮貌;簡(jiǎn)潔;具體
首先應注意禮貌用語(yǔ)的使用，并且盡量使用較正規的商務(wù)格式。
為了建立友好的貿易伙伴關(guān)系，禮貌是非常重要的。
商務(wù)信函中應多使用禮貌用語(yǔ)，和請求句式，少用命令句式。
如Will you ?Please等。
字里行間更應體現我國的外交禮節，做到不卑不亢，得體大方。
對待客戶(hù)要一視同仁，即使是面對非常小的公司，在交流時(shí)也要做到以禮相待。
拒絕對方要盡量使用委婉的方式。
由于不同的文化差異，語(yǔ)言的表達方式有很多不同。
盡量避免中國式表達，注意英美的差異表達。
例如英語(yǔ)的表達多用物做主語(yǔ)，而漢語(yǔ)的表達多用人做主語(yǔ)。
除了文字表達的方式不同，還要注意到對方的風(fēng)俗習慣，宗教信仰等。
例如穆斯林人不吃豬肉、狗肉、骨頭等，我們應避免在信函中提及相關(guān)詞匯。
在發(fā)送商業(yè)信函時(shí)，最好使用正規的公司的信紙，帶有公司抬頭地址等便于讀者在最快時(shí)間了解信件的來(lái)源并且有助于在客戶(hù)中形成對公司的印象。
另，在信件的末尾要署名或者印公司公章。
及時(shí)回信也是對對方的一種尊重。
信件的整體結構要清晰，整潔。
文章應使用統一字號，字號的大小也要有所選擇，以易于閱讀為準即可，如果信件內包含表格，應盡量安排在一頁(yè)這內便于對方閱讀和比較。
商務(wù)信函一般不使用過(guò)多斜體，彩色字體，文章的標題或重要內容可加粗或加下劃線(xiàn)來(lái)標注，標點(diǎn)要使用正確以免引起歧義。
文章最好在標題上就可以了解信件的主要內容，在結構上就可以看出信件包含幾層意思。
如果發(fā)電子郵件附件時(shí)，文件題目應注明時(shí)間，并且應和文章內標注時(shí)間一致。
其次內容清晰，文字簡(jiǎn)潔也是商務(wù)信函的一大特點(diǎn)。
“時(shí)間就是金錢(qián)”，我想這句話(huà)應該也是很多商業(yè)人士的深深感悟。
大多數商務(wù)人士每天有很多的商務(wù)信函要閱讀處理，有很多事情需要解決。
簡(jiǎn)單明了的信函對于他們繁忙的頭腦猶如一陣清風(fēng)吹過(guò)，而�唆繁瑣的信件必定讓讀者費勁頭腦，并有可能喪失閱讀的興趣，而延誤時(shí)間。
因此英語(yǔ)商務(wù)信函務(wù)必追求內容清晰明了，切中要點(diǎn)，最好只有簡(jiǎn)單的寒暄然后直入主題，讓客戶(hù)在最短時(shí)間就可以明白你所要闡述的意思并快速做出反應。
如果信函開(kāi)頭過(guò)多寒暄，會(huì )讓對方失去閱讀的興趣。
內容清晰應該包含兩個(gè)方面，第一在擬文前知道自己要寫(xiě)什么，第二在讀者看到之后知道你寫(xiě)了什么。
如果一封信件中想要表達多個(gè)內容，最好每一個(gè)單獨的意思用單獨的段落來(lái)表達，這樣更便于讀者快速了解信件內容。
文字的表達中還要注意不同文化的差異，以免發(fā)生誤解。
盡量表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
英語(yǔ)作為一百多個(gè)非英語(yǔ)國家的商務(wù)人員在商務(wù)書(shū)信中使用，而這些商務(wù)人員也不是每個(gè)人都精通英語(yǔ)，因此在選詞上應該盡量選擇常規的表達方式和簡(jiǎn)單易懂的詞匯，避免使用復雜句式和晦澀難懂的詞語(yǔ)。
最好可以用最少的語(yǔ)言表達最為完整的意思。
但不可一味追求簡(jiǎn)潔，書(shū)信內容也要具體詳實(shí)，完整。
如果本可以用60個(gè)字便可以講清一件事情，卻用了上百個(gè)字來(lái)反復說(shuō)明，讀者定會(huì )厭煩，商務(wù)信函應避免使用陳舊的客套和沒(méi)有多余的詞語(yǔ)，不要反復強調一件事情，避免�唆。
減少沒(méi)有實(shí)際意義詞語(yǔ)的使用，不僅可以提高文章的清晰度，反而還可以突出重點(diǎn)，從另一個(gè)方面起到強調所要傳遞信息的作用。
并且在對方看到簡(jiǎn)潔的段落時(shí)也更容易閱讀，從而提高了效率。
在最近幾年里，商務(wù)信函的格式也發(fā)生一些變化，不必過(guò)于正式，但務(wù)須簡(jiǎn)潔，也可以使用一些約定俗成的英文縮寫(xiě)。
縮略語(yǔ)的使用也可使文章看上去更加簡(jiǎn)潔，但對于商務(wù)英語(yǔ)縮寫(xiě)的掌握一定要準確，以免引起麻煩。
一些涉及時(shí)間和數字的表達不妨直接用阿拉伯數字表達，這樣不僅一目了然，并且可以引起重視。
要注意在英語(yǔ)句子以數字開(kāi)頭的，應使用單詞而不是數字。
涉及金額的表述一定要明確易懂，沒(méi)有歧義。
并注意在表述金額時(shí)加上金額的單位如RMB USD等。
再次完成一封成功的商業(yè)書(shū)信，不僅要求寫(xiě)信人精通英語(yǔ)，和外貿知識，還應該通曉人的心理。
貿易往來(lái)中，追求利益是無(wú)可厚非的，在進(jìn)行商務(wù)信函磋商過(guò)程中遵循互利互惠的原則的同事應多從客戶(hù)的角度行文，突出積極的因素。
在句式的使用上多加揣摩，可以將對方所得利益放在句首，這樣讀者對自己所得利益一目了然并且印象深刻。
把積極因素放在句首更能激發(fā)對方的興趣并得到認同，當然對于其他事實(shí)情況不可避而不談，但可以弱化一些。
商務(wù)信函是否能起到信息溝通的有效性很重要，在發(fā)信后得到應有的反應信函才能體現其價(jià)值。
在起草商務(wù)信函時(shí)只有站在對方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能達到更有效的溝通。
少使用否定的句子而多從正面強調積極的因素，弱化消極的信息，有利于更好的信息傳達。
商務(wù)信函的信息要具體詳實(shí)，有頭有尾，講清每件事情的起因結果。
在表達一些時(shí)間，數量時(shí)盡量使用具體數字，避免使用含混不清、籠統的詞匯。
例如: “I will sent you the B/L soon.” 不如改為: “I will sent you the B/L in one week.” Or “I will sent you the B/L before Sunday.” 在后兩種表達中時(shí)間變的明確，信息就更有效。
當然一定要在確保時(shí)間之后才可以這樣說(shuō)。
在使用代詞的時(shí)候，更要指代明確，以免產(chǎn)生麻煩。
最后在信函發(fā)給客戶(hù)之前一定要反復檢查是否有錯，因為商務(wù)信函往往涉及貿易雙方的義務(wù)責任，以及企業(yè)和個(gè)人的利益。
一些不準確和錯誤的信息可能帶來(lái)無(wú)法預料的麻煩和損失，如果在寫(xiě)信函時(shí)遇到不確定的信息一定要積極核實(shí)。
商務(wù)信函的質(zhì)量好壞會(huì )直接影響到企業(yè)的形象，信函寫(xiě)得好可能贏(yíng)得新的業(yè)務(wù)，有助于促進(jìn)和發(fā)展與外貿伙伴的友好關(guān)系，也可以及時(shí)消除誤會(huì )解決問(wèn)題。
反之，可能引發(fā)矛盾，引起經(jīng)濟糾紛，失去客戶(hù)。
參考文獻：
[1]湯軍，商務(wù)英語(yǔ)典型禮貌語(yǔ)言機制初探[J]，外語(yǔ)教學(xué), 2007。
[2]黃偉新，從商務(wù)英語(yǔ)到英語(yǔ)商務(wù),國際經(jīng)貿探索，2005。
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