民營(yíng)養老院會(huì )計電算化檔案研究管理論文

　　摘要：基于互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì )計電算化已經(jīng)成為企事業(yè)單位財務(wù)信息管理的重要載體，完善會(huì )計電算化檔案管理不僅為企事業(yè)管理者提供準確的會(huì )計信息，而且還大大促進(jìn)了會(huì )計工作模式的創(chuàng )新，提高了我國財務(wù)工作水平。然而基于多方面因素的限制我國會(huì )計電算化檔案管理工作還存在不少問(wèn)題，本文以某民營(yíng)養老院為例，分析會(huì )計電算化檔案管理與利用所存在的問(wèn)題，最后提出相應的解決對策。

　　關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化 檔案 財務(wù)信息

　　基于“互聯(lián)網(wǎng)+”及我國會(huì )計理論的不斷發(fā)展，會(huì )計電算化已經(jīng)成為會(huì )計工作的發(fā)展方向，成為規范基礎會(huì )計工作的主要手段。會(huì )計電算化檔案除了包括傳統概念上的電子會(huì )計檔案之外，其還包括會(huì )計電算化過(guò)程中形成的各種紙質(zhì)財務(wù)文件等。在資本市場(chǎng)日益完善，養老院間競爭日益激烈的環(huán)境下，加強會(huì )計電算化檔案管理與利用對提高養老院發(fā)展戰略的科學(xué)性、規范養老院財務(wù)信息具有重要的現實(shí)意義。

　　一、會(huì )計電算化檔案管理的特點(diǎn)

　　會(huì )計電算化檔案的產(chǎn)生是基于經(jīng)濟發(fā)展管理的需要，會(huì )計信息的記錄與保存無(wú)論對養老院的未來(lái)發(fā)展還是對反映養老院的歷史都具有重要的信息支持依據，傳統的會(huì )計檔案管理存在丟失、信息記錄不完善，保存過(guò)程容易被人為篡改的風(fēng)險，而會(huì )計電算化依托計算機技術(shù)有效的解決了上述問(wèn)題。通過(guò)對遼寧省某養老院會(huì )計電算化檔案管理工作的研究，總結出會(huì )計電算化檔案具有一下特點(diǎn)：

　�。ㄒ唬�會(huì )計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛。相比紙質(zhì)的會(huì )計檔案而言，會(huì )計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛，其不僅包括傳統的會(huì )計信息內容，而且還包括會(huì )計電算化過(guò)程中形成的各種會(huì )計信息文件等。例如通過(guò)會(huì )計電算化檔案可以快速的查閱到具有一定年限的會(huì )計信息，大大提高了會(huì )計信息的應用效率，為養老院的發(fā)展戰略制定提供了科學(xué)、快捷的財務(wù)信息依據。

　�。ǘ�）會(huì )計電算化檔案需要依賴(lài)于一定的環(huán)境支持。相比傳統的會(huì )計檔案管理模式，會(huì )計電算化檔案需要依賴(lài)于一定的環(huán)境支持：一方面需要社會(huì )環(huán)境。從社會(huì )生產(chǎn)力角度分析，只有在社會(huì )發(fā)展到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)代，才能促進(jìn)會(huì )計電算化模式的發(fā)展，如果當前社會(huì )氛圍不支持會(huì )計電算化發(fā)展，那么無(wú)論采什么樣的措施都不能將計電算化廣泛應用到財務(wù)管理中；另一方面會(huì )計電算化檔案需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托。網(wǎng)絡(luò )化是會(huì )計財務(wù)檔案管理的必然趨勢，在財務(wù)信息化背景下，會(huì )計電算化的應用必須要實(shí)現共享，為此需要在相應的軟件環(huán)境和硬件配套設施中運行。

　�。ㄈ�）會(huì )計電算化檔案對安全性、完整性的要求更高。提供準確、真實(shí)的財務(wù)信息是會(huì )計檔案存在的基礎，雖然會(huì )計電算化大大提高了財務(wù)工作效益，但是在會(huì )計電算化條件下，存在不法分子利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)修改記錄在磁盤(pán)或者光盤(pán)上所存在的會(huì )計信息的行為，一旦磁盤(pán)信息被修改，很難辨別其“原貌”，因此需要對會(huì )計電算化檔案進(jìn)行嚴格管理。另外因為環(huán)境問(wèn)題容易導致會(huì )計信息磁盤(pán)的損壞等，因此也需要對會(huì )計檔案磁性介質(zhì)進(jìn)行管理。

　　二、某養老院會(huì )計電算化管理與應用所存在的問(wèn)題

　　該養老院位于沈陽(yáng)和平區，屬于私營(yíng)養老機構，該養老院有200多名入住老人，截止到目前為止，養老院的財務(wù)管理基本實(shí)現會(huì )計電算化工作模式，尤其是在國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰略之后，養老院加強了對會(huì )計電算化應用力度，無(wú)論是在會(huì )計人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還是在硬件設備投入上都有了很大的提升，但是我們也清晰的認識到該養老院在會(huì )計電算化檔案管理與應用所存在的問(wèn)題：

　�。ㄒ唬�養老院管理者對會(huì )計電算化檔案管理缺乏客觀(guān)認識

　　為了真實(shí)的反饋該養老院會(huì )計電算化檔案管理工作的現狀，筆者對養老院?jiǎn)T工關(guān)于會(huì )計電算化檔案的認知進(jìn)行問(wèn)卷調查，通過(guò)對問(wèn)卷調查結果統計，存在以下問(wèn)題：一是養老院管理者對會(huì )計電算化檔案的認識存在偏差。在經(jīng)濟新常態(tài)下，尤其是在東北重工業(yè)產(chǎn)業(yè)結構調整的關(guān)鍵時(shí)期，養老院管理者將工作重點(diǎn)放在養老院戰略轉型上，認為會(huì )計電算化檔案屬于對養老院過(guò)去財務(wù)信息的記錄，其作用就是為外部審計以及相關(guān)部門(mén)的行政檢查提供相關(guān)信息的，而不會(huì )為養老院的經(jīng)濟效益帶來(lái)任何的好處，為此養老院沒(méi)有建立系統的會(huì )計電算化檔案管理體系；二是過(guò)分強調電算化會(huì )計檔案的保密性，忽視了電算化會(huì )計檔案功能的發(fā)揮。實(shí)施會(huì )計電算化之后要求養老院加強對會(huì )計信息的安全管理，避免被非法用戶(hù)修改與竊取財務(wù)信息，但是該養老院在會(huì )計電算化檔案管理中存在過(guò)度追求保密，而導致一些會(huì )計檔案需求者被拒之門(mén)外。

　�。ǘ�）會(huì )計電算化檔案管理制度缺失

　　制度建設是規范會(huì )計電算化檔案管理的重要依據，但是該養老院關(guān)于會(huì )計電算化檔案管理的制度存在較多的問(wèn)題：首先是養老院的會(huì )計電算化檔案制度不健全。通過(guò)對養老院現有制度的分析，該養老院的檔案管理制度幾乎完全是照搬其它養老院會(huì )計電算化檔案管理的條款，而忽視與本養老院實(shí)際工作的結合。例如養老院對檔案管理人員的職責沒(méi)有明確規定。養老院基于節省成本的考慮沒(méi)有設置專(zhuān)門(mén)的電算化財務(wù)檔案管理人員，沒(méi)有建立工作崗位責任制；其次缺乏有效的激勵機制。由于缺乏完善的激勵機制導致工作人員在具體的工作中存在懶惰、推卸責任的現象，例如該養老院對損壞會(huì )計電算化檔案的人員沒(méi)有實(shí)施懲罰，同時(shí)對于在工作中表現積極的人員進(jìn)行獎勵，結果影響會(huì )計電算化檔案管理工作的發(fā)展。

　�。ㄈ�）電算化會(huì )計檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高

　　該養老院屬于中型資源生產(chǎn)型養老院，目前該養老院財務(wù)管理部門(mén)一共有5名工作人員，通過(guò)對養老院財務(wù)部門(mén)工作人員結構調查，3名工作人員具有大專(zhuān)學(xué)歷（其中2名屬于自考途徑獲得大專(zhuān)學(xué)歷），另外兩名具有大學(xué)本科學(xué)歷。他們的年齡集中在40歲到55歲之間�？傮w看養老院財務(wù)人員的綜合素質(zhì)存在以下問(wèn)題：一是工作人員的業(yè)務(wù)能力不強。通過(guò)調查該養老院的財務(wù)管理人員的年齡偏高，因此他們在計算機應用方面存在一定的缺陷，這樣導致他們操作計算機的能力偏差，因此他們在進(jìn)行電算化檔案管理時(shí)存在技術(shù)不熟練的問(wèn)題；二是會(huì )計電算化檔案管理人員的責任意、安全意識不高。會(huì )計電算化檔案依托于計算機設備，因此其存在被篡改或者因為設備故障而導致信息丟失的可能性，因此需要檔案管理人員做好數據的備份和對相關(guān)資料的整理，而在這方面卻是財務(wù)人員缺失的。

　　三、加強養老院電算化會(huì )計檔案管理的對策

　　基于養老院戰略發(fā)展的需要，該養老院逐漸意識到會(huì )計電算化檔案管理與利用的重要性，并且也在積極的采取對策改善養老院會(huì )計電算化檔案所存在的種種問(wèn)題，因此本文結合相關(guān)理論知識與實(shí)踐研究，提出加強養老院會(huì )計電算化檔案管理的具體對策：

　�。ㄒ唬┻M(jìn)一步完善電算化會(huì )計檔案管理的相關(guān)法律法規

　　在日益復雜的資本市場(chǎng)環(huán)境下，養老院財務(wù)管理工作的形勢日益嚴峻，尤其是當

　　前高發(fā)的財務(wù)舞弊事件背景下，我國要基于會(huì )計電算化檔案管理的現狀，進(jìn)一步豐富與完善我國的相關(guān)法律法規：一是國家要盡快出臺關(guān)于促進(jìn)會(huì )計電算化檔案管理的立法。以便更好的服務(wù)于養老院會(huì )計電算化檔案管理工作的需要；二是要保證立法的可操性。針對當前法律所存在的缺乏可操作性的問(wèn)題，我國在立法的時(shí)候一定要保證各項立法體系具有較強的可操作性；三是建立嚴格的法律責任追查機制。針對當前互聯(lián)網(wǎng)惡意入侵而導致的會(huì )計信息丟失。損壞的問(wèn)題，我國要及時(shí)針對互聯(lián)網(wǎng)犯罪的特點(diǎn)，明確法律責任，并且將法律懲治規定明確化，以此形成震懾力。

　�。ǘ�）提高養老院管理者的會(huì )計電算化檔案意識

　　養老院管理者尤其是私營(yíng)養老院管理者對于養老院的發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用，養

　　老院管理者的思維決定了養老院各項工作的成效，結合該養老院管理者對會(huì )計電算化檔案管理所存在的認識偏差問(wèn)題，需要采取以下措施給予改正：一是養老院管理者要樹(shù)立正確的會(huì )計檔案管理價(jià)值觀(guān)，認識到強化會(huì )計電算化檔案管理對養老院效益的重要意義。會(huì )計電算化檔案不僅是記錄養老院過(guò)去財務(wù)信息的載體，而且還能為養老院的戰略發(fā)展提供科學(xué)、準確的信息，能夠為養老院的利潤增長(cháng)保駕護航；二是養老院管理者在強化保密意識的同時(shí)也要建立權限管理的思維。電算化會(huì )計檔案對于養老院的發(fā)展尤為關(guān)鍵，尤其是一些關(guān)鍵性的財務(wù)信息具有保密性質(zhì)，因此養老院管理者在強化會(huì )計電算化檔案保密措施的同時(shí)，也要建立相應的權限應用機制，以此讓具有權限的人員使用相應的財務(wù)信息，為養老院的發(fā)展提供科學(xué)的財務(wù)信息。

　�。ㄈ�）完善養老院會(huì )計電算化檔案管理制度

　　建立完善的制度是保證會(huì )計電算化檔案管理工作的基礎，結合該養老院當前的制

　　度建設現狀，應該從養老院會(huì )計電算化基礎工作入手：首先建立電算化財務(wù)檔案歸檔制度。養老院要明確電算化財務(wù)檔案的歸檔范圍。由于該養老院屬于資源型養老院，因此除了一般性的財務(wù)檔案之外，還需要將各種會(huì )計憑證等信息納入到檔案管理范疇中。另外養老院也要對電算化財務(wù)檔案進(jìn)行嚴格的保管，尤其是對電算化方式生成的憑證等文件進(jìn)行保存，同時(shí)對于各種數據保存的載體進(jìn)行保管，做到防壓、防潮以及防消磁的工作；其次建立電算化財務(wù)檔案的借用手續制度。在養老院的戰略制定中需要依賴(lài)于科學(xué)的會(huì )計信息，而會(huì )計電算化檔案承載著(zhù)養老院所有的財務(wù)信息，因此在實(shí)際管理中存在財務(wù)檔案借用的現象，為提高財務(wù)信息的安全性，需要建立借用手續制度，例如對于本單位內部人員借閱財務(wù)檔案時(shí)必須要經(jīng)過(guò)養老院管理者的授權，并且經(jīng)過(guò)財務(wù)管理人員的認可之后才可以進(jìn)行查閱相關(guān)的財務(wù)信息；再次建立備份制度。為避免因為設備損壞或者人為因素而而知會(huì )計電算化檔案信息丟失的問(wèn)題，需要建立備份制度，定期對現有的財務(wù)信息進(jìn)行備份儲存；最后建立基于不同用戶(hù)的授權制度。養老院需要根據不同管理崗位設定不同的授權權限制度。例如養老院管理者可以進(jìn)入養老院會(huì )計電算化系統中，觀(guān)看養老院核心財務(wù)信息，但是其卻不能享有修改財務(wù)信息的權限。

　�。ㄋ模┨岣唣B老院電算化會(huì )計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　養老院電算化會(huì )計檔案管理人員的素質(zhì)決定著(zhù)電算化會(huì )計的發(fā)展水平，因此在互

　　聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境背景下，養老院財務(wù)人員要不斷的提高自身的專(zhuān)業(yè)素養和職業(yè)道德：一是提高業(yè)務(wù)能力，關(guān)注前沿理論知識發(fā)展動(dòng)態(tài)。相比傳統的會(huì )計工作模式，會(huì )計電算化不僅要求工作人員要具有較高的專(zhuān)業(yè)知識，而且還要具有較強的計算機應用能力，因此要求工作人員要懂得熟練的計算機應用能力。針對當前養老院財務(wù)工作人員年齡偏大的問(wèn)題，養老院要從計算機應用能力的基礎培訓入手，逐步提高他們的計算機應用能力。同時(shí)養老院也要加大人才招聘力度，向高校招聘具有較高綜合素質(zhì)的會(huì )計專(zhuān)業(yè)人才，形成相互幫助、相互依托的工作氛圍；二是加強對會(huì )計電算化檔案人員的職業(yè)道德教育。在會(huì )計電算化工作模式下，會(huì )計信息的準確性較高，但是工作人員尤其是一線(xiàn)工作人員對財務(wù)信息的影響也是比較大的，因為財務(wù)工作人員對系統享有一定的修改權，因此如果他們的職業(yè)道德不高，那么很容易在錄入財務(wù)信息時(shí)存在私心，導致財務(wù)數據缺乏準確性。

　�。ㄎ澹┘訌妼�會(huì )計電算化檔案管理工作的投入力度

　　基于會(huì )計電算化檔案管理工作的需要，養老院要在現有的基礎上進(jìn)一步加強對會(huì )

　　計電算化檔案管理工作的支持力度：首先要做好軟硬件基礎設施的建設。在硬件設施建設上養老院要結合財務(wù)管理工作購置高配置的計算機設備，并且要建設硬件設施達標的財務(wù)工作室，保證不能因為設備老化等問(wèn)題而導致設備出現人為因素的故障；其次要做好軟件系統的安全措施，做好數據抽取技術(shù)、數據挖掘技術(shù)以及數據倉庫技術(shù)。在養老院會(huì )計電算化檔案管理中一定要做好軟件系統的安全維護，例如為了保證財務(wù)數據儲存形式的連續性，需要定期對軟件進(jìn)行升級，然而在升級的過(guò)程中需要做好安全防護工作，應用病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)；最后選擇適合性強的應用軟件。當前財務(wù)軟件的種類(lèi)比較多，因此養老院需要結合自身的特點(diǎn)選擇適用性較強的軟件。結合本養老院的實(shí)際情況選擇SAP電算化財務(wù)管理信息系統。

　　電算化會(huì )計檔案代表著(zhù)未來(lái)會(huì )計現代化、規范化的發(fā)展方向，和傳統意義上的會(huì )計檔案相比它擁有無(wú)法比擬的優(yōu)勢，經(jīng)過(guò)合理的整理和利用將使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟規律的前提條件下，制定出適合自身發(fā)展的行為規范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟效益。但是，隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還會(huì )涌現很多新問(wèn)題，需要認真研究新情況，解決新問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的技術(shù)設備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入到檔案管理實(shí)踐中，方可滿(mǎn)足信息時(shí)代電算化會(huì )計檔案管理的新要求。

　　參考文獻：

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