淺談電算化會(huì )計檔案的管理的論文

　�。壅�要］ 隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國相當多機構已經(jīng)開(kāi)始使用會(huì )計軟件進(jìn)行賬務(wù)處理，會(huì )計電算化提高了工作效率，為整個(gè)管理工作現代化奠定了基礎。會(huì )計實(shí)行電算化后，會(huì )計檔案的管理呈現出新的特點(diǎn)。本文就電算化后會(huì )計檔案的形成、保管、應用進(jìn)行較全面的論述，并提出了管理的具體措施。

　�。坳P(guān)鍵詞］會(huì )計電算化；會(huì )計檔案；管理

　　隨著(zhù)會(huì )計電算化的普及，計算機處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的比重越來(lái)越大，會(huì )計電算化使會(huì )計人員從繁重的手工核算中解脫出來(lái)，減輕了財會(huì )人員的工作強度，提高了工作效率，為實(shí)現管理工作現代化奠定了基礎。會(huì )計電算化后，會(huì )計檔案的內容、生成、傳輸、保管呈現出新的特點(diǎn)，也對會(huì )計檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深入研究與總結，以提高電算化會(huì )計檔案的管理水平。

　　一、電算化會(huì )計檔案的內容

　�。ǎ保┘堎|(zhì)會(huì )計檔案。指從會(huì )計電算化系統打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì )計檔案，包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報表，財務(wù)分析報告等，也包括應當依法保存的會(huì )計檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊等其他類(lèi)檔案。

　�。�2）非紙質(zhì)會(huì )計檔案。指包括計算機硬盤(pán)、軟盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數據狀態(tài)保存的會(huì )計數據，包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等數據和會(huì )計數據庫。

　�。�3）計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類(lèi)型及其增減變化；計算機操作系統及網(wǎng)絡(luò )操作系統型號；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號，與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶(hù)服務(wù)卡以及用戶(hù)手冊等全套文檔資料。

　　二、電算化會(huì )計檔案的生成與管理

　�。ㄒ唬┘堉茣�(huì )計檔案生成與管理

　�。保畷�(huì )計憑證的生成方式

　�。ǎ保┯稍�始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的會(huì )計憑證，按《會(huì )計人員工作規則》、《會(huì )計檔案管理辦法》的有關(guān)規定立卷歸檔保管。

　�。ǎ玻┦止な孪茸骱脮�(huì )計憑證，計算機錄入會(huì )計憑證，然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工會(huì )計憑證與紙質(zhì)憑證皆可。

　　無(wú)論采用哪種方法，會(huì )計電算化操作員向會(huì )計電算化系統輸入記賬憑證前，應先經(jīng)過(guò)檢查和預處理，審核原始憑證的合法性、正確性。憑證輸入計算機后要進(jìn)行復核，復核輸入內容與原件是否一致，防止有意無(wú)意的錯誤。復核人員與輸入人員不允許同為一人。對于復核后發(fā)現有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次復核。復核人員的姓名必須在機內隨憑證永久記錄，以明確責任。系統內審核后的記賬憑證方可用來(lái)登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管（兼任會(huì )計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì )計檔案保管。記賬憑證的編號應由計算機自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續�，F金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

　　打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì )計電算化工作規范》和《會(huì )計檔案管理辦法》有關(guān)規定立卷歸檔保管。

　�。玻畷�(huì )計賬簿和報表的生成與管理

　　對電算化后的會(huì )計賬簿和報表的打印和保管，《會(huì )計電算化工作規范》有明文規定，即應當打印出書(shū)面形式，其保存期限按《會(huì )計檔案管理辦法》的規定辦理。

　�。ǎ保┈F金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結�，F金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無(wú)誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁(yè)碼并裝訂成冊，以防賬頁(yè)的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

　�。ǎ玻┛傎~、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據單位的實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應全部完成此項工作。

　�。ǎ常﹩挝坏臅�(huì )計報表和部分財務(wù)分析結果由會(huì )計電算化系統產(chǎn)生，通常每月月末進(jìn)行。單位在向有關(guān)各方同時(shí)提供書(shū)面形式以及電子數據的財務(wù)會(huì )計報告時(shí)，兩者數據應當完全一致。此外，由會(huì )計電算化系統打印輸出的會(huì )計資料發(fā)生缺損時(shí)，應補充打印，并同樣要由有關(guān)會(huì )計人員簽章。

　�。ǘ�）非紙質(zhì)會(huì )計檔案生成與管理

　　存儲計算機中的會(huì )計數據（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據），是在會(huì )計電算化情況下新的會(huì )計檔案形式。這種會(huì )計檔案只能以電子數據狀態(tài)保存，而通過(guò)會(huì )計數據備份的方式生成。目前，大多數會(huì )計電算化軟件均支持計算機硬盤(pán)、軟盤(pán)及移動(dòng)存儲設備（移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶機）備份。備份次數應視單位的會(huì )計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應少于兩次。數據資料備份要有專(zhuān)人負責，建立相應的責任制。數據資料備份包括對計算機內的會(huì )計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內的憑證及總分類(lèi)賬、明細分類(lèi)賬、報表等重要數據最好采用ａｂ備份法進(jìn)行數據備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災等意外情況而造成計算機故障和存儲設備損壞而丟失數據。各種備份光盤(pán)設備均要標明類(lèi)型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。

　　對于歸檔保存的會(huì )計數據備份時(shí)最好以只讀形式保存，這樣可以防止無(wú)意或人為的改動(dòng)，保證會(huì )計檔案的真實(shí)性以及日后會(huì )計數據恢復時(shí)會(huì )計信息的正確性。

　�。ㄈ�）計算機系統檔案的管理

　　會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管。保管期限截止至該系統停止使用或有重大更改之后的５年。

　　三、電算化會(huì )計檔案保管的幾點(diǎn)措施

　�。ǎ保┩晟浦贫�，規范管理。建立健全法規和制度是管理電算化會(huì )計檔案的保障。在《會(huì )計檔案管理辦法》的基礎上，不斷完善本單位會(huì )計電算化檔案管理制度，如制定細化的《電算化會(huì )計檔案崗位責任制》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等，在實(shí)際工作中以制度約束行為，以制度規范管理。

　�。ǎ玻┙�立授權操作制度，實(shí)行崗位專(zhuān)人專(zhuān)職制度。實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計崗位的設置也要發(fā)生相應的改變，根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應設置會(huì )計電算化檔案管理員，專(zhuān)門(mén)負責會(huì )計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規定期限，向會(huì )計電算化系統各類(lèi)有關(guān)人員催收會(huì )計數據備份及存檔資料，并填寫(xiě)存檔清單；按規定保管存檔的各種會(huì )計電算化檔案；負責會(huì )計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會(huì )計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復制的會(huì )計檔案應辦理登記手續；定期對磁或光介質(zhì)的會(huì )計檔案進(jìn)行檢查、殺毒工作。

　�。ǎ常┘訌姺婪�，確保檔案安全。單位的會(huì )計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀(guān)看。因此應用會(huì )計系統的計算機不應直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實(shí)行會(huì )計網(wǎng)絡(luò )化管理，一定做好內部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會(huì )計數據不受外部的影響，保證會(huì )計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內部設置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設計授權和身份認證系統；進(jìn)行信息加密；加強安全監測預警系統的實(shí)時(shí)監控等。

　�。ǎ矗┨岣邥�(huì )計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。會(huì )計檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會(huì )計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會(huì )計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì )計檔案的關(guān)鍵，針對目前各單位檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會(huì )知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會(huì )計檔案管理工作需要的情況，因此單位領(lǐng)導應重視會(huì )計檔案管理人才培養，進(jìn)一步加強會(huì )計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì )計檔案管理水平。

　�。郏保葜腥A人民共和國財政部會(huì )計司.會(huì )計基礎工作規范培訓教材[m].北京：經(jīng)濟科學(xué)出版社，2002.

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