強化工商檔案管理 服務(wù)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展論文
隨著(zhù)經(jīng)濟的不斷進(jìn)步，如何規范好工商檔案管理， 以最大程度合理利用好工商檔案的信息資源，對我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展起著(zhù)重要的作用。然而從改革開(kāi)放以來(lái)，我國雖然采用了社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的模式，但是我國還現在還處于摸索階段，制度并不是很完善。 如何完善規范工商檔案管理，使之能夠滿(mǎn)足我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的要求，服務(wù)我國的社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展還是目前有待探究的重要課題。
1. 工商檔案涵義
工商檔案是一種專(zhuān)門(mén)的獨立的檔案， 它是工商管理機關(guān)對市場(chǎng)經(jīng)濟活動(dòng)依法進(jìn)行計劃經(jīng)濟管理的重要依據和憑證。
2. 工商檔案的特點(diǎn)
2.1工商檔案主要種類(lèi)
工商檔案主要的種類(lèi)有：企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶(hù)登記檔案、商標檔案、經(jīng)濟合同檔案和經(jīng)濟案件檢查檔案五個(gè)門(mén)類(lèi)。工商檔案的類(lèi)型有很多，并且每個(gè)類(lèi)別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。
2.2工商檔案特點(diǎn)
2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性
靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟糾紛案件檔案和經(jīng)濟合同檔案。經(jīng)濟案件檢查檔案是工商管理部門(mén)對各種違法違章經(jīng)濟活動(dòng)進(jìn)行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調查取證材料、筆錄材料、結案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調查的主要是原始的材料。這類(lèi)檔案的用處主要是便于調查原有的資料。
2.2.2工商檔案的動(dòng)態(tài)性
這是指檔案材料形成以后， 材料的數字和內容帶要經(jīng)常變更， 呈現一種動(dòng)態(tài)的變換。這類(lèi)檔案包括企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶(hù)登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動(dòng)態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個(gè)企業(yè)從開(kāi)業(yè)到結束需要的材料有企業(yè)籌建、開(kāi)業(yè)、資質(zhì)驗證、年檢換照、名稱(chēng)變更、經(jīng)營(yíng)機制轉變等方面的材料。在營(yíng)業(yè)期間， 無(wú)論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)地址的變更等等， 職能部門(mén)都必須依據原有的檔案隨時(shí)辦理和記載其變更情況， 離開(kāi)了這些檔案， 職能部門(mén)就無(wú)法正常開(kāi)展工作[2]。這類(lèi)檔案的利用體現為現行機關(guān)從事本職工作提供必備的依據上。
3.對工商檔案管理形式的探討
因為工商檔案具有靜態(tài)性和動(dòng)態(tài)性?xún)蓚�(gè)特征，所以管理的時(shí)候不能搞一般化，而應該具體問(wèn)題具體分析，采取“ 統分結合， 以統為主” 的綜合化管理形式。
對于第一種類(lèi)型的檔案， 因其相同于一般專(zhuān)門(mén)檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門(mén)整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據全宗內全部檔案的情況， 統一分類(lèi)、排列、編號、統計、編目、提供利用等綜合管理。
對于第二種類(lèi)型的檔案， 因其是職能部門(mén)日常工作必備的依據， 則應由職能部門(mén)設專(zhuān)人專(zhuān)柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門(mén)進(jìn)行， 綜合檔案室對其進(jìn)行目錄管理，并負責檔案統計及其它業(yè)務(wù)的監督指導。如企業(yè)登記檔案， 按誰(shuí)發(fā)照誰(shuí)立卷的原則， 由企業(yè)登記部門(mén)分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無(wú)企業(yè)法人的營(yíng)業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類(lèi)型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類(lèi)型， 建立企業(yè)分類(lèi)卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)登記檔案呈動(dòng)態(tài)， 應由企業(yè)登記部門(mén)設專(zhuān)人專(zhuān)柜延續保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進(jìn)行監督管理。
企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動(dòng)態(tài)轉化為靜態(tài)， 其保管形式應按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時(shí)間先后。
對兩種管理形式的思考由于主管部門(mén)對工商檔案管理形式尚沒(méi)有統一的規范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調集中統一管理， 搞一刀切， 要求把機關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結果， 因有些材料變動(dòng)頻繁， 給檔案的管理和機關(guān)的日常工作造成不便;有的強調使用方便，將檔案材料分散到各個(gè)職能部門(mén)保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。
4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用
4.1 完善制度，強化管理
制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個(gè)檔案的管理機，分類(lèi)建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進(jìn)工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數據庫，完善工商信息。
4.2 提高工商行政管理系統監管執法和消費維權整體水平
提升服務(wù)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展效能通過(guò)企業(yè)信用分類(lèi)監管檔案、個(gè)體工商戶(hù)分層類(lèi)監管檔案、商品交易市場(chǎng)分類(lèi)監管檔案的綜合利用，完善12315信息系統、打擊傳銷(xiāo)規范直銷(xiāo)系統、公平交易執法辦案系統，建立上下聯(lián)動(dòng)、快速反應的綜合指揮調度平臺，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)的市場(chǎng)主體監管機制，提升監管執法、消費維權的整體水平和服務(wù)效能[3]。
4.3 轉變管理觀(guān)念和方式，將檔案進(jìn)行系統化分類(lèi)
轉變我國對于工商檔案管理的管理觀(guān)念。經(jīng)濟的發(fā)展帶來(lái)了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據，引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，建立一個(gè)強大的完善的電子數據庫供于查閱，建立市場(chǎng)主體現狀、市場(chǎng)發(fā)展預測、市場(chǎng)監管趨勢等分析模型，建設工商行政管理數據分析輔助決策系統， 為各級領(lǐng)導提供輔助決策依據， 為社會(huì )公眾提供市場(chǎng)預測和消費預測服務(wù)。
4.4 完善電子系統及其信息資源，提高服務(wù)效率
加強對于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會(huì )的經(jīng)濟發(fā)展�？梢酝ㄟ^(guò)檔案的掃描、排序、系統用戶(hù)認證等功能，完善電子檔案查詢(xún)系統，提高查詢(xún)服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統信息資源。
5. 結語(yǔ)
工商檔案的管理是否做好，對我國社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展起著(zhù)一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節約時(shí)間成本，為企業(yè)提供便利。因此，我認為需順應互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，將檔案進(jìn)行電子化，并建立一個(gè)強大的健全的電子信息系統，提供便捷的服務(wù)，促進(jìn)我國經(jīng)濟的發(fā)展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)
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