檔案數字化管理理論及應用論文

　　摘要：檔案數字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是實(shí)現檔案管理的科學(xué)化、現代化、規范化的必由之路。本文擬對檔案數字化管理的理論和應用進(jìn)行論述，作為對檔案數字化管理知識的科普宣傳，希望能為早日全面實(shí)現檔案數字化管理作出微薄貢獻。

　　關(guān)鍵詞：檔案數字化管理；理論；應用

　　隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，數字技術(shù)已廣泛應用于社會(huì )生活的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)。檔案管理現代化已成為發(fā)展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會(huì )效益和經(jīng)濟效益有著(zhù)極其重要的意義，是實(shí)現檔案管理的科學(xué)化、現代化、規范化的必由之路。

　　一、檔案數字化管理概念和意義

　　1.概念：數字化,是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號,或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉變?yōu)閿底志幋a，再以微型計算機對數字編碼進(jìn)行壓縮、調制與解調的信息處理技術(shù),通常稱(chēng)為數字化技術(shù)。檔案數字化管理就是將數字技術(shù)應用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開(kāi)發(fā)利用各個(gè)環(huán)節，改變傳統紙質(zhì)、影像、實(shí)物檔案管理手段，實(shí)現檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò )化，開(kāi)發(fā)利用共享化，管理現代化。2.實(shí)現檔案數字化管理的意義：一是使傳統的檔案管理搭上電子科技發(fā)展現代化快車(chē)，實(shí)現了檔案管理的科學(xué)化和現代化。二是增大檔案信息存儲量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò )化，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用共享和極大的提高檔案行業(yè)的社會(huì )效益創(chuàng )造了條件。

　　二、檔案數字化管理內容

　　1.檔案信息數字化。所謂檔案資源信息數字化，就是將傳統紙質(zhì)、文字、圖像、電子文件、非數碼影像等檔案信息資源轉化為數字信號和數字編碼，生成數字化檔案。這是檔案數字化管理的基礎。檔案資源信息數字化一般分兩個(gè)大的方面：一是對館藏傳統的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數字化；運用計算機、掃描儀、數碼照相機、語(yǔ)音輸入等技術(shù)將檔案原件等多媒體技術(shù)對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示，從而實(shí)現檔案的數字化。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉化，而是進(jìn)行科學(xué)性選擇，體現系統性和特色性原則。二是對現實(shí)中新生成的紙質(zhì)、電子、非數碼圖像，依靠以上技術(shù)直接轉化為數字檔案。兩者形成完整的數字化檔案數據庫。2.數字化檔案存儲、傳輸安全防護技術(shù)。檔案存儲、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實(shí)行檔案數字化管理首先解決好存儲和傳輸安全問(wèn)題，克服數字化存儲和網(wǎng)絡(luò )傳輸中的泄密現象。在檔案數字化管理中采取加密技術(shù)確保檔案的非公開(kāi)性或分等級公開(kāi)；身份驗證技術(shù)確保用戶(hù)為網(wǎng)上合法用戶(hù)；簽署技術(shù)是證實(shí)該文確實(shí)出自作者，且內容未被他人改動(dòng)；防寫(xiě)技術(shù)確保用戶(hù)只能讀取信息，而不能做任何改動(dòng)；防火墻技術(shù)使本機構網(wǎng)絡(luò )與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪(fǎng)問(wèn)，某種程度上減少了法律糾紛。通過(guò)以上技術(shù)措施，設置檔案信息存儲和網(wǎng)絡(luò )傳輸安全保護屏障，實(shí)現檔案數字化管理安全化。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò )化傳輸和信息資源的共享。檔案數字化管理為提升檔案信息社會(huì )化服務(wù)的效率和效益創(chuàng )造了條件，檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，實(shí)現多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數字化管理的重要內容。通過(guò)創(chuàng )建檔案自身網(wǎng)絡(luò )平臺，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò )化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶(hù)服務(wù)。并極大的提高信息轉播速度，擴大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達的網(wǎng)絡(luò )上只是一個(gè)節點(diǎn)，單獨的數據庫，不能滿(mǎn)足全社會(huì )用戶(hù)的信息需求，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò )升級就能實(shí)現各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

　　三、實(shí)現檔案數字化管理的必備條件

　　目前，我國國家級和省級專(zhuān)業(yè)檔案館或知名高校實(shí)現或部分實(shí)現了檔案數字化管理，多數地方專(zhuān)業(yè)檔案館和基層企事業(yè)單位檔案室還沒(méi)有實(shí)現數字化管理，還不具備應有的條件。但檔案數字化管理是方向是發(fā)展趨勢，全國檔案部門(mén)都要積極努力，創(chuàng )造條件，早日實(shí)現檔案數字化管理。推動(dòng)我國檔案事業(yè)的現代化發(fā)展進(jìn)程。就目前而言，實(shí)現檔案數字化管理應該具備以下三個(gè)主要條件。1.具備系列數字模擬整合、數字編碼、存儲、傳播設備。具體設備包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語(yǔ)音輸入器、多媒體傳輸設備等。這就要求檔案管理部門(mén)領(lǐng)導要對于實(shí)現檔案數字化管理給予重視，增加投入，升級現有設備，改善現有工作條件，以符合檔案數字化管理要求。2.國家統一制定并嚴格執行檔案信息化管理標準，包括運行管理性標準、業(yè)務(wù)性標準和技術(shù)性標準，規定統一使用的硬、軟件系統、電子文件格式。以消除檔案信息網(wǎng)絡(luò )傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術(shù)障礙和區域壁壘。實(shí)現檔案信息網(wǎng)絡(luò )快速準確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數字化管理的復合型檔案管理人員。檔案數字化管理需要新型管理人員隊伍，由于檔案數字化管理應用涉及多個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，包含：檔案學(xué)、計算機科學(xué)、電子網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、文學(xué)、堅定的政治立場(chǎng)和原則等。因此，檔案管理人員應是具備以上知識專(zhuān)業(yè)和政治要求的復合型人才。配備復合型管理人員要通過(guò)對現有檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓提高和引進(jìn)人才等多種方式逐步配備到位。對于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟待遇，增強其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng )造性。

　　參考文獻：

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