電子檔案與傳統檔案管理的對比論文（精選13篇）
現如今，說(shuō)到論文，大家肯定都不陌生吧，論文是描述學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的一種工具。相信寫(xiě)論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問(wèn)題，下面是小編精心整理的電子檔案與傳統檔案管理的對比論文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇1
【摘要】在當今信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，電子檔案管理逐漸成為時(shí)下潮流的信息管理發(fā)展趨勢。在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中為了加強對電子檔案的有效管理和歸檔工作，找出電子檔案與傳統檔案管理過(guò)程中相同點(diǎn)和異同點(diǎn)進(jìn)行分析比較，更好的幫助今后電子檔案和傳統檔案管理工作。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統檔案；相同點(diǎn)；異同點(diǎn)
近年以來(lái)，我們在電子信息技術(shù)方面已經(jīng)擁有重大的突破，一些相應的技術(shù)也在不斷地發(fā)展和完善。隨著(zhù)計算機的發(fā)明和計算機技術(shù)的延伸，已經(jīng)從本質(zhì)上改變了傳統的檔案管理辦法。本次主要針對當前電子檔案管理與傳統檔案管理辦法之間的相同點(diǎn)和異同點(diǎn)進(jìn)行分析對比，通過(guò)對兩者之間的相互比較，為更好的幫助完善檔案之間的管理，找出提高檔案管理的辦法和存儲途徑。
一、電子檔案與傳統的檔案管理之間的共同點(diǎn)
�。ㄒ唬╇娮訖n案與傳統檔案管理基礎相同。電子檔案管理過(guò)程中首先依靠的是傳統的檔案管理辦法，將傳統檔案管理過(guò)程中需要用到的信息轉換為電子檔案管理的辦法，傳統的檔案管理是電子檔案完善的基礎。在當前的電子檔案管理過(guò)程中，一般需要依靠外部力量將信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò )電子形式進(jìn)行收集和傳輸，然后進(jìn)行分類(lèi)存儲歸檔，但是，在這過(guò)程中，信息資源并不會(huì )自動(dòng)地進(jìn)行分類(lèi)存儲歸檔，需要依靠傳統的檔案管理辦法先進(jìn)行分類(lèi)存儲歸檔，然后轉換成電子檔案形式進(jìn)行儲存。另外，對于電子檔案管理和傳統檔案管理都離不開(kāi)科學(xué)有效的管理辦法，都需要人為的進(jìn)行分類(lèi)和存儲，管理工作對于這兩者之間的正常運行有著(zhù)非常重要的作用，如果出現交叉或者錯誤，必然都會(huì )對電子檔案管理和傳統檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩。
�。ǘ╇娮訖n案延伸了傳統檔案的信息資源。電子檔案最大的'優(yōu)勢之一就是能夠儲存非常大的信息資源，而且在儲存大量信息資源的同時(shí)占有非常小的體積。在電子檔案儲存大量的信息資源過(guò)程中，我們可以非常容易地找到相關(guān)的信息，更好地進(jìn)行使用，達到最佳的使用效果。在利用電子檔案信息搜索過(guò)程中，可以通過(guò)電子檔案整理出來(lái)的框架篇目進(jìn)行查找，讓后利用電子檔案查找出來(lái)的信息對應的在實(shí)際檔案歸納所在的位置進(jìn)行使用。使用電子檔案管理對比傳統檔案管理減去了不必要的麻煩，擴展和延伸了傳統檔案管理辦法，尋找檔案內容更加便捷。對于使用電子檔案管理和傳統檔案管理來(lái)說(shuō)更是現代與傳統方法的結合。
�。ㄈ╇娮訖n案管理和傳統檔案管理基本原則相同。檔案的管理方式一般都是依靠傳統的檔案管理原則，而對于電子檔案管理和傳統的檔案管理都是遵循這種原則。電子檔案管理和傳統檔案管理都是采用相應的技術(shù)條件進(jìn)行整合，然后再不斷的進(jìn)行改革創(chuàng )新，尋找滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理辦法，但是總體上來(lái)說(shuō)都是為了尋找更加方便的檔案管理辦法。電子檔案管理和傳統檔案管理相互之間各有優(yōu)勢和不同，但是兩者的相互管理辦法和原則都是基本一致，而電子檔案管理的出現一方面更是適應時(shí)代潮流的新產(chǎn)物，方便滿(mǎn)足人民對檔案管理的需求，另一方面也是幫助傳統檔案管理進(jìn)一步延伸和拓展了社會(huì )功能。
二、電子檔案與傳統的檔案管理之間的不同點(diǎn)
�。ㄒ唬╇娮訖n案和傳統檔案歸檔的方式上有所不同。電子檔案管理一般采用的是電子編碼技術(shù)，在這種技術(shù)產(chǎn)生的文件可以對里面的內容進(jìn)行修改編輯，操作簡(jiǎn)單方便，而且還不會(huì )留下操作痕跡。電子檔案歸檔可以?xún)Υ嬖诓煌挠嬎銠C上，另外，只要有電子儲存設備都可以對電子檔案進(jìn)行而存儲。而對比傳統檔案存儲一般是采用紙質(zhì)版的文字進(jìn)行分類(lèi)歸納儲存在檔案館或者圖書(shū)館等檔案管理中心，傳統檔案管理過(guò)程比較復雜和困難，所需要的人力勞動(dòng)資源比較大，容易出現錯誤。另外，傳統的檔案修改不同于電子檔案，其中修改過(guò)程比較麻煩，需要耗費更多的人力資源。（二）電子檔案和傳統檔案管理方式和保管方式不同。電子檔案管理與傳統檔案管理有著(zhù)本質(zhì)上的區別，一般電子檔案管理可以編輯不同的文件進(jìn)行一級管理，并且對于不同的文件采用不同的文件編制名稱(chēng)，然后再進(jìn)行分類(lèi)歸納。這種管理方式更加嚴格具有條理性，減少了檔案管理過(guò)程中出現的錯誤和檔案管理人員的勞動(dòng)強度，更加人性化。另外，對于電子檔案管理和傳統檔案管理上兩者的保管方式也不一樣，電子檔案管理一般是保存在電子文件載體上，而傳統檔案管理一般是保存在紙質(zhì)版的文件上。對于兩者的檔案內容相互交流上，電子檔案更具有靈活性，可以相互進(jìn)行交流，而傳統檔案管理卻比較單一，信息之間的交流比較麻煩。（三）電子檔案和傳統檔案兩者的查詢(xún)方式不同。對于電子檔案和傳統的檔案兩者的查詢(xún)方式上有著(zhù)非常大差別，電子檔案查詢(xún)一方面需要依靠的是一定的計算機技術(shù)管理，例如，對于電子檔案查詢(xún)上一般需要在一些檔案管理中心注冊、登記或者繳費成為會(huì )員，然后才有權限進(jìn)行相應的檔案查詢(xún)。而傳統的檔案查詢(xún)方式并不同于電子檔案的查詢(xún)，一般可以去檔案管理中心進(jìn)行查找，尋找到用戶(hù)需要的檔案文件內容。
三、結語(yǔ)
當前隨著(zhù)信息技術(shù)和時(shí)代革新的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要逐漸改革，并且采用更加高效的管理技術(shù)和方法，幫助檔案管理工作更加順利地進(jìn)行，為時(shí)代的發(fā)展做出一定的貢獻。在這過(guò)程必須認真對電子檔案管理和傳統檔案管理上共同點(diǎn)和差異進(jìn)行分析，找出兩者之間不同的優(yōu)勢和劣勢，采取有效的管理辦法，更好地完善電子檔案管理工作。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇2
[摘 要] 隨著(zhù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標準化、網(wǎng)絡(luò )化日趨完善，產(chǎn)生了幾何倍數的電子文件，電子文件檔案管理勢在必行，這是現代化發(fā)展的要求。本文依據電子文件特點(diǎn)，就電子文件檔案化管理過(guò)程進(jìn)行了相關(guān)探討。
[關(guān)鍵詞] 電子文件 檔案化 管理
實(shí)踐中，由于對電子文件產(chǎn)生的環(huán)境、特點(diǎn)的認識不足，檔案管理人員采用傳統的檔案管理方式和方法對其進(jìn)行管理，這顯然難以適應電子文件的管理需要。因此，對電子文件實(shí)行檔案化管理成為一種必然的選擇。
1.電子文件及其特點(diǎn)
按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標準》，電子文件是指在數字設備及環(huán)境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)于計數機等數字設備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳輸的文件。具體表現為：電子文書(shū)、電子郵件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有下列特點(diǎn)：(1)依耐性。電子文件是以電子字節形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過(guò)程都是依靠計算機設備和網(wǎng)絡(luò )完成的，在閱讀使用時(shí)必須要借助計算機硬件、相關(guān)系統軟件等數字設備。而紙質(zhì)文件，通過(guò)肉眼就可以識別利用。(2)虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設備中，是一種數字化形式存在，在計算機內部，無(wú)論是運算、存儲還是傳輸等過(guò)程，都是以數字編碼形式存在。(3)共享性。電子文件儲存到計算機網(wǎng)絡(luò )上之后，用戶(hù)可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，同一個(gè)電子文件均可以通過(guò)終端網(wǎng)絡(luò )傳輸給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò )終端，可以使若干用戶(hù)在不同的空間調用。(4)不安全性。網(wǎng)絡(luò )是一個(gè)開(kāi)放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時(shí)，電腦設備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。(5)不穩定性。電子文件形成后，其識讀應用一般為磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等載體，而這些載體對環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質(zhì)處于不斷更新發(fā)展中，當這些介質(zhì)受到破壞后，會(huì )造成電子文件的不穩定性。
2.電子文件檔案化管理
電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統檔案管理經(jīng)驗和形式，根據電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的設備及網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)，運用文件中心、虛擬立卷等數字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質(zhì)、穩定、安全的存儲環(huán)境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實(shí)行文件級(自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化)保存和管理，為部門(mén)及相關(guān)用戶(hù)提供真實(shí)、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。
1.制訂電子文件的歸檔管理制度
一是根據國家、地方相關(guān)電子文件歸檔管理標準，結合部門(mén)電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專(zhuān)利維護等各項歸檔管理標準，使之有的.放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續、立卷、傳輸、使用等技術(shù)措施，嚴格各環(huán)節的管理權限，以確保信息的原始性、真實(shí)性和完整性。
2.明確電子文件的歸檔內容
根據電子文件的重要性和實(shí)用性進(jìn)行排列分類(lèi)，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應的電子文件進(jìn)行編目后分門(mén)別類(lèi)地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件中，便于查詢(xún)使用。二是可根據歸檔環(huán)境、存儲載體技術(shù)及使用壽命等具體情況確定歸檔時(shí)間。三是一般電子文件實(shí)行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸的文件也要實(shí)行保存兩套，其中一套實(shí)行異地保存。四是嚴格遵守歸檔要求，準確說(shuō)明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò )下采用備份系統歸檔, 將要歸檔的電子文件存放在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上。
3.做好電子文件檔案化保管。
(1)電子檔案載體保護。電子檔案載體應采用防磁性能好的專(zhuān)用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃ -24℃，濕度保持在45%-60%。同時(shí)做好“七防”工作(即防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防光、防鼠)，以保證存儲介質(zhì)的穩定性。(2)加強數據備份。一是對電子文件建立多套備份，分開(kāi)保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時(shí)間(一年一次)對電子檔案進(jìn)行一次保護性復制;三是對一些重要的電子文件，應采取相應的紙質(zhì)文件備份，實(shí)現電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理。(3)網(wǎng)絡(luò )安全保密。一是在現有保密基礎上，借鑒國內外的先進(jìn)經(jīng)驗，采取除使用磁卡身份證嚴格識別訪(fǎng)問(wèn)者身份外，加設電子密鑰等，實(shí)行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進(jìn)的電子文件電腦網(wǎng)絡(luò )系統逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時(shí)，及時(shí)查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴格遵守電子文件管理使用規定，完善計算機殺毒防毒軟件安全系統，嚴密防止計算機感染病毒。
4.電子檔案的開(kāi)發(fā)利用
電子文件檔案化的最終目的是方便用戶(hù)使用，電子文件開(kāi)發(fā)使用常見(jiàn)的有拷貝、通信傳輸等多種利用方式。在使用過(guò)程中需要加強電子檔案的有效利用管理：一是根據使用者工作職責和性質(zhì)進(jìn)行相關(guān)權限設置，杜絕那種無(wú)原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據電子檔案內容的密級層次，進(jìn)行有效的監控，使用內容不適于完全開(kāi)放的，禁止提供拷貝。三是在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統全程跟蹤監控和容錯能力，提供相關(guān)使用登記記錄，防止由于操作不當造成的損失。
5.加強從業(yè)人員知識技能培訓
當前，自動(dòng)化辦公已成為時(shí)代主流，相關(guān)存儲設備和技術(shù)也隨之發(fā)展，具有一定的專(zhuān)業(yè)性和難度需要加大對從業(yè)人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，跟上時(shí)代步伐。
結 語(yǔ)
總之，實(shí)行電子文件檔案化管理是一項長(cháng)期的任務(wù)，需要我們根據其特點(diǎn)，采用適宜的辦法，做細做強。
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電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇3
1電子檔案信息的特點(diǎn)及存在的風(fēng)險
1.1對軟硬件系統的依賴(lài)性
電子文件是按照確定的某種標準規則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無(wú)法看到電子文件的存在和記錄的信息內容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規則及軟硬件系統環(huán)境有極強的依賴(lài)性。隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無(wú)法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統的過(guò)度依賴(lài)性給今后的安全問(wèn)題帶來(lái)了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著(zhù)記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來(lái)的磁帶、磁盤(pán)再到現在的光盤(pán)等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤(pán)容量已達數個(gè)TB，一張藍光光盤(pán)通過(guò)納米級波長(cháng)的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應用，可以記錄數百GB數據。光盤(pán)上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤(pán)可存數百萬(wàn)張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來(lái)有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個(gè)小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱(chēng)之為檔案實(shí)體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴(lài)于軟硬環(huán)境，但按一定的規則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實(shí)體不受破壞，同時(shí)也要保護信息內容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術(shù)隨著(zhù)整個(gè)計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長(cháng)期或永久保存并被查詢(xún)利用。因此，如何確保電子檔案的長(cháng)期可用性是保護電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時(shí)，電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統安全
電子檔案系統安全，一般是由硬件系統和軟件系統構成。硬件系統本身的安全稱(chēng)為物理安全，軟件系統的安全主要有操作系統的安全、網(wǎng)絡(luò )系統的安全、數據庫系統安全及各種功能的應用軟件系統安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類(lèi)：
1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過(guò)采用物理防范，解決機房場(chǎng)地的防災保護，電源的穩定與凈化，重要服務(wù)設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤(pán)保存等，同時(shí)制定完整物理層面的管理規范和措施提供安全技術(shù)方案，使設備免受外來(lái)攻擊造成意外損失。
2）網(wǎng)絡(luò )層的安全管理。網(wǎng)絡(luò )層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、嘿客的攻擊，防止檔案數據被非法訪(fǎng)問(wèn)。最有效的辦法就是運行檔案信息系統的網(wǎng)絡(luò )與外界實(shí)行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò )上，資源雖可以得到充分利用，但安全問(wèn)題又成為難題。近年來(lái)，隨著(zhù)政務(wù)信息的公開(kāi)發(fā)布，檔案資源的逐步開(kāi)放，公共網(wǎng)上出現了越來(lái)越多的應用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的.問(wèn)題，目前可以通過(guò)使用路由器及交換技術(shù)設置、防火墻、入侵防御系統等網(wǎng)絡(luò )安全策略的制定提供相對安全的解決方案。
3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò )監控與恢復技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò )安全進(jìn)行掃描、實(shí)時(shí)監控、權限控制、自動(dòng)報警，并對計算機信息網(wǎng)絡(luò )系統的使用情況建立日志記錄，及時(shí)發(fā)現系統中的異常情況。
3.2電子檔案信息內容安全
確保電子檔案真實(shí)性、完整性、長(cháng)期可讀性，是檔案信息內容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴(lài)于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤(pán)的壽命可達百年，但實(shí)際上誰(shuí)也不能保證該光盤(pán)數據10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進(jìn)行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過(guò)程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續電子檔案保存期限，確保檔案內容的安全。另外，應用軟件系統中針對用戶(hù)權限的管理；檔案數據密級劃分，目錄和文件的讀寫(xiě)權限，開(kāi)放范圍的劃控等，是對在線(xiàn)檔案信息內容安全管理的必要手段，是任何一個(gè)檔案信息管理系統重點(diǎn)思考解決的問(wèn)題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術(shù)信息系統災難恢復規范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術(shù)風(fēng)險、設備故障等原因，造成信息系統運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數據的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數據的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒(méi)有安全可靠的存儲、備份，無(wú)從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個(gè)系統中相關(guān)軟件、數據全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過(guò)的數據；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過(guò)的數據。全備份所需時(shí)間最長(cháng)，占用的空間最大，但恢復操作最簡(jiǎn)單，當系統中數據量不大時(shí)，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來(lái)比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統資源占用最少；差分備份相對節省存儲空間，恢復較方便，但備份時(shí)較麻煩。因此，在備份時(shí)要根據他們各自的特點(diǎn)靈活使用。在實(shí)際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。
4.3災難恢復采用的技術(shù)
針對檔案信息系統的災難恢復，主要考慮數據的安全。服務(wù)器硬件設備、網(wǎng)絡(luò )設備和通訊的災后恢復可在組網(wǎng)設計中作冗余考慮。采用磁盤(pán)陣列，如RAID5技術(shù)是預防硬盤(pán)故障而保護檔案信息安全最簡(jiǎn)單有效的方式，相比磁盤(pán)鏡像和雙機熱備，具有運行成本低，安全系數高等優(yōu)點(diǎn)。其次可利用大型數據庫系統自身的災備功能作檔案數據的備份與恢復，如：Oracle數據庫具備這些功能，再就是采用專(zhuān)業(yè)的災難恢復系統，如SymantecBackupExec進(jìn)行完整的系統備份與規劃。重要的檔案信息數據，務(wù)必要做到異地的備份，異地備份成為現在災難恢復的重要、可靠的技術(shù)手段。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇4
一、電子文件與電子檔案
由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴展和深化，特別是電子計算機和通訊技術(shù)相結合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業(yè)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息等等，都可用電子計算機完成，由此而產(chǎn)生了電子文件。通過(guò)電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤(pán)上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無(wú)國際標準化定義，我國也僅對電子文件作出了解釋?zhuān)础澳鼙挥嬎銠C系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò )上傳送的數字代碼系列�！逼渲饕卣魇菙底值�、網(wǎng)絡(luò )的、計算機能識別并處理的介質(zhì)文件。對于企業(yè)而言，電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對企業(yè)和社會(huì )具有保存價(jià)值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術(shù)和設備將具有長(cháng)期保存價(jià)值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開(kāi)這種技術(shù)和設備。對于現代企業(yè)管理而言，網(wǎng)絡(luò )化、集成化是企業(yè)提高科研、生產(chǎn)和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業(yè)推行現代化管理技術(shù)的產(chǎn)物，也是企業(yè)推行現代化管理技術(shù)的手段。企業(yè)的檔案工作，面臨著(zhù)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)一系列變化所帶來(lái)的問(wèn)題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協(xié)調需求不斷增加，計算機輔助設計、制造、管理日益普遍，電子文件越來(lái)越多，檔案管理由封閉型轉向開(kāi)放型;另一方面，信息處理技術(shù)的日益進(jìn)步，特別是現代化管理手段的采用，各種實(shí)體和虛擬系統的建立，電子檔案管理深入到企業(yè)各部門(mén)、各系統工作內部并成為它們的一個(gè)部分或一個(gè)環(huán)節。因此，應以開(kāi)放的觀(guān)點(diǎn)制定檔案工作在企業(yè)內部的運行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業(yè)網(wǎng)絡(luò )運行，切實(shí)參與企業(yè)活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的應用
電子檔案產(chǎn)生于數字技術(shù)環(huán)境中。數字技術(shù)的關(guān)鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉換成數字，以便電子計算機處理、保存和利用，并能解決紙質(zhì)檔案所不能解決的一些信息記錄問(wèn)題，如活動(dòng)的圖像、聲音、精確的過(guò)程、海量存儲信息等等。在現代企業(yè)管理中，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著(zhù)更加廣闊的發(fā)展前景，必將越來(lái)越廣泛地被企業(yè)認識和利用，既能更加充分地開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案信息資源為企業(yè)、為社會(huì )服務(wù)，又使檔案事業(yè)自身在電子、信息時(shí)代繼續得到光大發(fā)展。
1.簡(jiǎn)化工作環(huán)節。將復雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門(mén)、環(huán)節過(guò)多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業(yè)的統籌安排下，減少不必要的環(huán)節，歸并一些職能，以實(shí)現電子文件的`收集和共享利用。
2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現代企業(yè)管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點(diǎn)。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò )健全以后，電子文件的收發(fā)完全按工作秩序自動(dòng)完成，提高電子檔案的工作效率、準確執行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內容在載體上是以二進(jìn)制代碼化及數字化的光、磁信號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環(huán)境和條件。
3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現更加促使局部環(huán)節的協(xié)調向全面實(shí)質(zhì)性的一體化方向發(fā)展，即從檔案文件的保管基地轉變?yōu)闄n案信息的控制中心。隨著(zhù)企業(yè)競爭的加劇，信息的流動(dòng)變化加快，依靠紙張等實(shí)物的大量物流來(lái)傳遞信息己無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的要求，動(dòng)態(tài)的檔案信息只有集中統一管理，才能保證每個(gè)工作單元得到所需要的全部實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息。而電子檔案的計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)為企業(yè)信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點(diǎn)，就控制了全局，最終實(shí)現系統集成、資源共享。
4.優(yōu)化管理環(huán)境。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上，信息數字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計算機軟、硬件平臺上對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀(guān)理解和習慣閱讀的格式進(jìn)行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環(huán)境。
5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統的紙質(zhì)檔案文件傳輸、通信傳輸等信息傳遞方式相比，減少了大量的管理環(huán)節，尤其在我們建筑施工企業(yè)，面對工點(diǎn)分散、點(diǎn)多線(xiàn)長(cháng)等無(wú)法改變的事實(shí)，利用計算機平臺和終端處理技術(shù)，建立內部虛擬信息傳遞網(wǎng)絡(luò )，必將大大提高工作效率，減少管理環(huán)節和費用。
6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過(guò)與計算機進(jìn)行對話(huà)來(lái)互相傳遞信息，從而主動(dòng)地控制計算機進(jìn)行工作而不是被動(dòng)地接受，為利用者提供技術(shù)支援，便于對文件檔案進(jìn)行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文檔，通過(guò)系統對這些申請進(jìn)行處理，及時(shí)將相關(guān)的電子檔案加載到檔案利用系統或網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)系統中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。
三、電子檔案管理中存在的問(wèn)題
電子檔案嶄新的記錄和存儲方式為人們帶來(lái)了極大的方便，但也存在著(zhù)一些暫時(shí)無(wú)法解決的缺陷和問(wèn)題，有待于我們在不斷創(chuàng )新中尋求解決的方法和途徑。
原始性問(wèn)題。
一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。
二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統文件材料歸檔的保真意義。
三是電子文件的精確復制件可以代替原件。
四是電子檔案載體上原始內容信息完整準確地再現，與是否是最初的物理載體無(wú)關(guān)，而是與文件形成時(shí)計算機的軟硬件相關(guān)聯(lián)。
由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。
2.真實(shí)性和完整性問(wèn)題。
一是收集電子文件時(shí)往往忽略了采集背景信息和源頭數據。
二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。
三是部分文件已實(shí)現無(wú)紙化，只對其進(jìn)行了邏輯歸檔。
四是電子文件目前所選用的載體不耐久。
五是電子文件復制起來(lái)真假難辨，其處理過(guò)程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著(zhù)修改、盜竊、丟失、銷(xiāo)毀的危險。
六是電子檔案無(wú)法象傳統檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對信息的固化，文件與其存儲的載體已不如傳統文件那樣存在永恒的依附關(guān)系，因而使其真實(shí)性大打折扣。
3.安全性問(wèn)題。
一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。
二是電子文件存儲的材料介質(zhì)十分易損，對環(huán)境條件要求很高。
三是人為的錯誤。
四是計算機病毒對電子文件的破壞。
電子檔案的處理環(huán)境是計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，如果不采取特別措施和嚴格的閱讀、修改權限控制，就很有可能發(fā)生在網(wǎng)絡(luò )的任何終端上讀取網(wǎng)絡(luò )設備上電子文件的現象，因此，網(wǎng)絡(luò )的不安全性將是限制電子檔案發(fā)展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統的紙質(zhì)檔案，在目前企業(yè)管理中仍存在一定的缺陷，但作為現代企業(yè)的發(fā)展方向，電子檔案必將成為勢不可擋的潮流，在現代企業(yè)管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉變傳統觀(guān)念，不斷優(yōu)化自己的知識結構，提高計算機應用技術(shù)、信息處理技術(shù)在電子檔案管理中的應用程度，并輔之以相應的配套管理模式、方法和手段來(lái)規范電子檔案管理，采取有效的技術(shù)措施和管理措施，以科學(xué)的方法解決存在的問(wèn)題，信心百倍地迎接電子檔案時(shí)代的到來(lái)。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇5
摘要：電子檔案是隨著(zhù)時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案形式，在大部分高校處于起步階段，發(fā)展尚不成熟。本文闡述了高校電子檔案管理的重要性，分析了管理工作中存在的問(wèn)題，并提出加強管理的若干舉措，以期對我國高校電子檔案管理工作提供有益參考。
關(guān)鍵詞：高校；電子檔案；管理；問(wèn)題；舉措
隨著(zhù)高等學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統的紙質(zhì)檔案管理越來(lái)越不適應時(shí)代發(fā)展要求，也在一定程度上影響了高校各項工作的開(kāi)展。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會(huì )大大促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也會(huì )給高校其他管理工作帶來(lái)極大的便利。
一、高校電子檔案
高校電子檔案是指高校在開(kāi)展教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各類(lèi)工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價(jià)值和再利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)的電子軟件，如電子公文、電子報刊、電子音像等等。與傳統紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具備以下幾個(gè)特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內容不變的情況下被復制、修改或刪除。二是對設備的高度依從性，電子檔案依附于計算機等設備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場(chǎng)、濕度、溫度等物理條件影響。
二、高校電子檔案管理的意義
電子檔案是順應時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案種類(lèi)，高等學(xué)校啟動(dòng)并逐步推行電子檔案管理工作，勢在必行。1.有利于提高檔案管理效率。隨著(zhù)高校辦學(xué)規模不斷擴大，各項事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校各級各類(lèi)檔案數量逐步增加，傳統紙質(zhì)檔案管理工作耗費越來(lái)越多的勞動(dòng)量，檔案的歸檔和查詢(xún)利用等各環(huán)節都不能適應時(shí)代的發(fā)展。電子檔案的出現，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學(xué)校發(fā)展保駕護航。2.有利于實(shí)現檔案快捷利用。傳統紙質(zhì)檔案依附于紙質(zhì)載體，存儲需要實(shí)地空間，對其分類(lèi)歸檔不能達到理想化狀態(tài)，查詢(xún)利用也過(guò)多依靠人工。電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，實(shí)現了對檔案更加精密化的分類(lèi)，查詢(xún)利用環(huán)節也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。3.有利于提高檔案管理的穩定性。與傳統紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計算機的硬盤(pán)、u盤(pán)、內存卡等設備儲存和傳遞信息，外界對其干擾性較小，使得電子檔案存儲的穩定性大為增強。
三、高校電子檔案管理存在的問(wèn)題
1.缺乏管理意識高校電子檔案作為新生事物，對管理模式、管理隊伍及技術(shù)條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區的高校在短時(shí)間內還不能接受，對其重要性的認識還欠缺，重視程度遠遠不夠。2.服務(wù)對象受限很多高校雖開(kāi)始推行電子檔案管理工作，但多局限于個(gè)別部門(mén)，如黨委辦公室、校長(cháng)辦公室等核心行政部門(mén)，而對業(yè)務(wù)量大的師生業(yè)務(wù)口卻難以啟動(dòng)。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內難以上線(xiàn)，二是對師生的宣傳力度也不夠，沒(méi)有形成迫切需求。3.技術(shù)水平落后由于高校對電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對電子檔案管理缺乏清晰的認識，也沒(méi)有接受過(guò)系統的相關(guān)技能培訓。而有的高校還未引進(jìn)設備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進(jìn)的設備不夠先進(jìn)，不能滿(mǎn)足實(shí)際需求。4.歸檔工作不科學(xué)大部分高校雖已開(kāi)始著(zhù)手進(jìn)行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學(xué)性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲到既有設備中，期間不進(jìn)行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒(méi)有價(jià)值的檔案予以歸檔，造成資源浪費，也會(huì )給查詢(xún)利用帶來(lái)諸多不便。5.安全性有待提高由于載體的特殊性，電子檔案存在被復制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統紙質(zhì)檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會(huì )更高�？梢�(jiàn)，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節應采取必要措施予以防范。
四、加強高校電子檔案管理的舉措
1.提高管理意識工作推行，意識先行。高校的.領(lǐng)導及檔案管理部門(mén)應大加強對電子檔案管理的重視程度，出臺電子檔案管理相關(guān)制度及配套實(shí)施辦法，實(shí)現對電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時(shí)要配齊電子檔案管理相關(guān)設施設備，成立專(zhuān)門(mén)的管理隊伍進(jìn)行運作，從人力、物力、財力諸方面有力保障電子檔案管理。2.提高服務(wù)效能服務(wù)效能是檢驗服務(wù)工作的重要標尺。提高電子檔案管理服務(wù)效能，一是從服務(wù)主體入手，檔案管理人員應主動(dòng)創(chuàng )新服務(wù)理念，提高服務(wù)意識，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務(wù)內容著(zhù)手，管理人員要對服務(wù)對象的需求進(jìn)行全面的調查了解，并不斷創(chuàng )新服務(wù)類(lèi)型，通過(guò)多樣化的服務(wù)滿(mǎn)足多樣化的需求，著(zhù)力提升電子檔案管理服務(wù)的實(shí)效性。3.提高隊伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)加強管理隊伍建設是加強電子檔案管理的關(guān)鍵。管理人員不僅要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，同時(shí)還要具備良好的業(yè)務(wù)能力，包括計算機知識、檔案業(yè)務(wù)知識及創(chuàng )新能力。一是管理人員要主動(dòng)學(xué)習相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識和技能，不斷拓展知識領(lǐng)域，提高綜合素質(zhì)。二是高校也應對管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓或提供進(jìn)修機會(huì )。4.提高歸檔科學(xué)性歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關(guān)口，把好這一關(guān)，可以大大提高電子檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。在歸檔過(guò)程中，應避免“眉毛胡子一把抓”，要對檔案內容進(jìn)行有效鑒定和甄別，真正提取有價(jià)值的檔案，再對備選文檔根據其使用價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)，以利于更好地查詢(xún)利用。5.提高管理安全性安全性是檔案工作的生命線(xiàn)。提高電子檔案管理安全性的首要任務(wù)就是保證存儲設備的安全，為此，一是存檔計算機要做到專(zhuān)機專(zhuān)用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對檔案進(jìn)行備份，以備丟失后替代。三是要對網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行高級加密，防止檔案在傳輸過(guò)程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對電子檔案的管理系統進(jìn)行安全防護。電子檔案的出現是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。電子檔案管理，是一項系統工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開(kāi)展。
參考文獻：
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電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇6
淺析學(xué)生電子檔案系統的建設
摘要:在社會(huì )信息化的影響和帶動(dòng)下,隨著(zhù)辦學(xué)規模不斷擴大和辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高, 信息化管理與建設也與時(shí)俱進(jìn),但學(xué)生 電子 檔案系統的建設還亟待加強。
關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案 電子檔案系統
一、學(xué)生電子檔案系統建設的重要作用
現階段, 學(xué)校的信息化建設已經(jīng)得到了長(cháng)足的 發(fā)展 , 大多數學(xué)校已經(jīng)建立校園網(wǎng), 很多學(xué)校也擁有了自己的內部辦公網(wǎng)、教務(wù)管理系統, 這些信息建設的經(jīng)驗為學(xué)生信息庫建設提供了借鑒。將 現代 信息技術(shù)運用到學(xué)生工作中去, 不僅可以通過(guò)電子檔案系統自動(dòng)處理各種信息, 把結果置于 網(wǎng)絡(luò ) 上, 方便師生查詢(xún)和處理,提高學(xué)生管理的工作效率和管理水平;而且可以為學(xué)生工作人員及時(shí)、靈活地與學(xué)生溝通提供條件,進(jìn)而更加貼近學(xué)生的學(xué)習、生活, 更好地為學(xué)生服務(wù)。
二、學(xué)生電子檔案系統的內容
學(xué)生電子檔案系統應該將學(xué)生的基本信息和在校信息、畢業(yè)離校就業(yè)信息等內容全部包含在內,具體來(lái)說(shuō)應該分成以下幾個(gè)組成部分。
1.學(xué)籍、學(xué)分管理分系統:學(xué)生學(xué)籍、學(xué)分信息是一個(gè)在校生最重要的電子信息記錄。因此要在電子檔案系統中設立學(xué)籍、學(xué)分管理分系統,方便對學(xué)生選課、學(xué)分管理、成績(jì)統計以及學(xué)生的留降級、休復學(xué)、專(zhuān)業(yè)變動(dòng)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)位審核等進(jìn)行管理。
2.學(xué)生基本信息及就業(yè)去向電子數據分系統:設置學(xué)生注冊的基本信息,包括學(xué)生電子照片、指紋、姓名、性別、學(xué)號、班級、民族、身份證號碼、 政治 面貌、家庭住址、籍貫、寢室號、寢室電話(huà)、手機號碼、愛(ài)好特長(cháng)以及父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式等基本信息,同時(shí)對離校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)基本意向、就業(yè)去向、就業(yè)單位等信息進(jìn)行登記。此部分信息的管理由招生就業(yè)指導中心負責。
3.學(xué)生在校期間活動(dòng)與獎懲信息分系統:由學(xué)生工作處負責管 理學(xué) 生在校期間參加各類(lèi)活動(dòng)及獎懲信息記錄,主要是關(guān)于高校學(xué)生參加勤工助學(xué)、學(xué)生社團活動(dòng),接受社會(huì )資助,參加心理健康輔導以及取得榮譽(yù)和獎勵或受到處分等情況的`信息記錄。
4.學(xué)生學(xué)費等財務(wù)信息分系統:由財務(wù)處為學(xué)生提供該學(xué)生的學(xué)費、住宿費、書(shū)費的清繳信息。
5.各院系(部)學(xué)生信息更新分系統:負責學(xué)生的團建、黨建工作信息情況以及學(xué)生家庭信息、聯(lián)系方法的更新管理。
三、 電子 檔案系統建設應注意的問(wèn)題
1.電子檔案系統建設的聯(lián)動(dòng)性與及時(shí)更新
電子檔案系統建設不是一朝一夕的事情,更不是哪一個(gè)部門(mén)的事情。為此要高度重視,要成立電子檔案建設管理小組,聯(lián)合管理和及時(shí)更新相關(guān)信息。
2.電子檔案系統建設的保密性
網(wǎng)絡(luò ) 的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱,導致檔案信息網(wǎng)絡(luò )化管理存在疏漏。為此相關(guān)工作人員要樹(shù)立高度的保密意識,同時(shí)在電子檔案系統中設置保密程序,防止學(xué)生信息外泄事件的發(fā)生。
3.確保電子檔案信息的權威性
電子檔案系統中的信息是正常教學(xué)管理的重要數據,直接關(guān)系到學(xué)校管理層面出臺的決策,同時(shí)也是學(xué)生獲得各類(lèi)社會(huì ) 考試 資格和證書(shū)的有效信息。所以從學(xué)生到各個(gè)分系統的管理人員要確保每項記錄的準確性,樹(shù)立學(xué)生信息庫的權威性。
參考 文獻 : 2.祝智庭. 教育 信息化: 教育技術(shù)的新高地. 中國 電化教育,2001,(2):5- 8.
3.宮凱,武洋.高校學(xué)生信息平臺建設探析.中國電力教育,2007,(4):324-325.
4.樊潤華.對建立高校學(xué)生電子檔案系統的思考.濮陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)報,2006(2):137.
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇7
一、做好數據的備份和恢復工作
還應定期進(jìn)行脫機備份。這樣即使信息出現丟失和失真的情形，只要使用備份對原來(lái)信息進(jìn)行恢復，丟失和失真的信息就會(huì )重新還回原貌。
二、加強信息加密工作
凡是需要在網(wǎng)絡(luò )上傳輸的不宜公開(kāi)的數據。在多數情況下。信息加密過(guò)程是由多種多樣的加密算法來(lái)實(shí)現的，通常將其分為常規密碼算法和公鑰密碼算法兩大類(lèi)。在實(shí)際應用中，人們常常將常規密碼和公鑰密碼結合在一起使用，檔案信息的加密技術(shù)就是將兩者結合使用的，即發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于機密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。
三、提高訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)水平
訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)是網(wǎng)絡(luò )安全防范和保護的主要策略。訪(fǎng)問(wèn)控制可以說(shuō)是保證網(wǎng)絡(luò )安全最重要的核心策略之一。（1）入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制。它控制那些用戶(hù)能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò )資源，控制準許用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間和準許他們在哪個(gè)網(wǎng)站入網(wǎng)。有了這道關(guān)卡，即使網(wǎng)絡(luò )合法用戶(hù)，如果連網(wǎng)站都進(jìn)不去，就談不上獲取相關(guān)的文檔信息。（2）權限控制。它控制用戶(hù)允許訪(fǎng)問(wèn)哪些目錄、子目錄、文件和其他資源；指定用戶(hù)對這些文件、目錄、設備能夠執行哪些操作，如只讀、修改、創(chuàng )建、刪除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止檔案信息的拷貝、篡改和打印。（3）防火墻控制。它是在檔案館的網(wǎng)絡(luò )和外界網(wǎng)絡(luò )之間設置障礙，對數據系統的進(jìn)、出兩個(gè)方向的通信進(jìn)行監控、甄別，阻止對檔案信息資源的非法訪(fǎng)問(wèn)。
四、強化病毒防治工作
網(wǎng)絡(luò )信息安全主要的敵人就是計算機病毒。病毒的泛濫對計算機網(wǎng)絡(luò )系統構成了嚴重威脅，它以各種方式有選擇地破壞檔案信息的有效性和完整性。應對措施是采用國家有關(guān)部門(mén)批準的查毒、殺毒軟件，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò )病毒動(dòng)態(tài)，適時(shí)對服務(wù)器和客戶(hù)端查毒、殺毒，并制定嚴格的防毒制度。
五、建立并完善應急響應機制
當檔案館遇到突發(fā)災難性事件，可以利用預先建立的'應急響應機制，在較短時(shí)間內迅速有效地處理，相互配合協(xié)調，最大程度地發(fā)揮有限人力、物力搶救突發(fā)現場(chǎng)，使檔案信息系統被及時(shí)隔離，重要檔案轉移，最大限度地降低損失程度。然后總結經(jīng)驗教訓，盡快恢復正常工作，完善應急響應機制。
六、重視人才培養工作
人是檔案信息安全的最大護衛者，也是檔案信息安全問(wèn)題的制造者。檔案信息安全管理人員的配備、調離要有嚴格的管理制度，有完整的電子檔案信息安全培訓計劃和培訓制度，各類(lèi)人員的安全職責明確，能勝任電子檔案信息安全管理工作。我們應樹(shù)立起現代的人才觀(guān)念，堅持依法治教，開(kāi)展檔案信息安全人才的培養和教育。信息時(shí)代檔案管理工作人員不但要有過(guò)硬的政治素質(zhì)，還要有較高的文化素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。既要熟悉所保管的檔案內容、熟悉檔案法規，又要學(xué)習現代科技知識，對計算機操作、數據庫、網(wǎng)絡(luò )知識都要十分熟悉。檔案管理工作者既是專(zhuān)業(yè)型人才，又是管理型人才，必須結合檔案管理的各個(gè)環(huán)節，努力學(xué)習新技術(shù)，提高駕馭現代技術(shù)的能力，加強電子文件方面的研究，特別是計算機網(wǎng)絡(luò )安全知識水平，管理好、利用好電子文件。構建以檔案基礎知識為根基，相關(guān)知識為補充的知識結構，向復合型人才轉化。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇8
摘要：文章首先分析了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關(guān)制度；做好電子檔案管理的需求分析；規范檔案管理體系；增加人員的內部培訓。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；高校；電子檔案管理
自動(dòng)化辦公系統（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術(shù)手段提高工作辦公效率，以實(shí)現辦公自動(dòng)化處理的系統[1]。該系統能全方位迅速采集、處理信息，對高校的科研、教學(xué)和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統一的制度規定，導致電子和紙質(zhì)公文的管理工作效率較低，錯誤率較高。因此，科學(xué)設定自動(dòng)化系統，合理使用電子檔案管理系統是高校需要解決的問(wèn)題。
一、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題
�。ㄒ唬┕芾碇贫炔唤∪�
部分高校辦公自動(dòng)化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導致各學(xué)院和各級管理部門(mén)的工作人員工作職責不明確，出現問(wèn)題時(shí)各部門(mén)互相推諉，從而使電子文件和紙質(zhì)文檔處于無(wú)序的管理狀態(tài)，大大增加了工作人員的工作內容和工作難度。高校在辦公自動(dòng)化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導致檔案管理過(guò)程中歸檔方式、要求、程序不統一，致使后期的整理保管和編目工作難以開(kāi)展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能，使用磁盤(pán)或光盤(pán)進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導致歸檔的電子文件無(wú)法保證其真實(shí)性。
�。ǘ┬畔⑹占y度大
高校學(xué)院眾多，各部門(mén)獨立性較強，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門(mén)，難度較大。對于學(xué)校下發(fā)的通知，各學(xué)院自行在校園網(wǎng)上下載、打印、填寫(xiě)，未能及時(shí)完成提交工作；各部門(mén)的文件歸檔職責不明確；一些學(xué)院存儲容量小，不能完全保留舊文件，導致若干有價(jià)值的文件被覆蓋。
�。ㄈ╇娮訖n案管理不科學(xué)
在電子檔案管理工作中，很多高校已經(jīng)形成了硬件存儲檔案和云文件存儲檔案兩種方式，利用這兩種儲存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風(fēng)險。只需要做好相應的防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進(jìn)行該方式的管理中始終存在著(zhù)工作人員將檔案進(jìn)行更改之后沒(méi)有對原文檔進(jìn)行管理的問(wèn)題，使檔案庫中出現很多內容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。
�。ㄋ模┤狈�(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員
在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著(zhù)較高職稱(chēng)的教師，其中很多都是學(xué)校某個(gè)方面的學(xué)科帶頭人，平常有著(zhù)較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)。為此，很多人員對于自動(dòng)化的電子檔案管理技術(shù)不夠熟練，使用這一技術(shù)時(shí)難以達到提高工作效率的目的。如果高校進(jìn)一步引入新的技術(shù)型人才，就可能出現一些級別較低的工作人員接觸過(guò)多學(xué)校的核心資料，對于學(xué)校內部資料的安全性造成不利的影響。
二、辦公自動(dòng)化背景下高校電子檔案的管理對策
�。ㄒ唬┙∪娮游臋n管理的相關(guān)制度
只有完善相關(guān)的電子文檔管理制度，高校各學(xué)院和各部門(mén)才能在收集、歸類(lèi)和整理電子檔案和紙質(zhì)文檔過(guò)程中遵循統一的標準和要求，按照時(shí)間和范圍規定，及時(shí)完成信息的錄入和保存，為后期信息應用節省時(shí)間和精力。另外，相應的工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的操作技能和較高的`綜合素質(zhì)，以保證信息的安全性和系統的可靠性[2]。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案管理的需求分析
高校引入電子檔案管理系統需要針對學(xué)校自身的情況和需要制定系統，要對系統中的各項功能進(jìn)行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學(xué)院和部門(mén)要積極配合，建立數字化校園，使自動(dòng)化信息處理成為管理師生信息的專(zhuān)業(yè)化平臺。
�。ㄈ┮幏稒n案管理體系
在進(jìn)行電子檔案的修改工作時(shí)，需要工作人員根據實(shí)際情況進(jìn)行審查。在確定能夠實(shí)現電子檔案更改之后，還需要對源文件進(jìn)行標記。在保證更改內容的正確性之后，將源文件刪除，將改動(dòng)的文件上傳并保存。
�。ㄋ模┰黾尤藛T的內部培訓
為了保證工作人員在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)能夠享受快捷的文件管理方式，可以對管理文件的工作人員進(jìn)行集中培訓，促進(jìn)其在這方面操作能力的提升。同時(shí)，可以尋找一些品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生協(xié)助教師進(jìn)行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。
三、結語(yǔ)
高校辦公引入自動(dòng)化系統能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統能夠切實(shí)為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據自身的特點(diǎn)有針對性地進(jìn)行系統應用和技術(shù)更新，避免電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理出現重復、無(wú)效管理等問(wèn)題。
參考文獻：
[1]王甜.淺析高校辦公自動(dòng)化下的電子檔案管理[J].人才資源開(kāi)發(fā),2017(2):155.
[2]許佳.高校辦公自動(dòng)化條件下的電子檔案管理探討[J].科技信息,2010(20):481,483.
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇9
一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義
1.在企業(yè)各個(gè)部門(mén)中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統，領(lǐng)導者在查閱電子檔案時(shí)，直接可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行查詢(xún)。企業(yè)的各個(gè)技術(shù)人員在查詢(xún)企業(yè)檔案資料時(shí)，也可以通過(guò)電腦終端利用授權文件進(jìn)行電子檔案的查詢(xún)，方便對相關(guān)資料的查詢(xún)。
2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時(shí)，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進(jìn)行保密管理，設置一定的進(jìn)入和查詢(xún)權限，利用密鑰進(jìn)行相應的管理。為了保證電子文件和數據不會(huì )被任何一個(gè)人查閱，可以設置相關(guān)的身份驗證系統，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗證。當用戶(hù)在輸入身份驗證等信息時(shí)，計算機可以對用戶(hù)所輸入的數據信息進(jìn)行核對，如果驗證合格后，用戶(hù)就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢(xún)，以此保證企業(yè)檔案的安全性。
3.建立完善的電子檔案系統和服務(wù)系統。在建立完善的電子檔案系統和服務(wù)系統時(shí)，首先要加強專(zhuān)業(yè)人才的培養工作。電子檔案系統需要工作人員具備著(zhù)較高專(zhuān)業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒(méi)有具備較高的現代化技術(shù)，并且管理人員也沒(méi)有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導致了電子計算機技術(shù)無(wú)法發(fā)揮其本身的巨大作用。
4.電子檔案實(shí)現了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過(guò)程，都可以利用計算機和通訊線(xiàn)路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過(guò)程中實(shí)現了無(wú)紙化和辦公自動(dòng)化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，并可以將檔案信息數據綜合系統的提供出來(lái)。
5.提高現代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計算機信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時(shí)，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲或者是起草檔案時(shí)進(jìn)行打字起草，沒(méi)有深度開(kāi)發(fā)計算機功能。沒(méi)有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的人力、物力和財力，同時(shí)也浪費了大量的時(shí)間。
6.在利用電子檔案時(shí)，能夠在很大程度上擴大社會(huì )影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門(mén)的地位。
7.在利用電子檔案時(shí)，可以與現代社會(huì )先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現代化水平，確保企業(yè)能夠及時(shí)的跟上時(shí)代發(fā)展潮流。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應用時(shí)，首先要保證工作人員具備著(zhù)較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導人員要對電子檔案的基本運作進(jìn)行熟悉的了解，同時(shí)要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識和技術(shù)水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時(shí)，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎。在應用電子檔案時(shí)，通常需要經(jīng)過(guò)一個(gè)復雜的過(guò)程，在電子檔案應用的過(guò)程中，若是沒(méi)有進(jìn)行合理的處理，很容易導致電子檔案出現遺失或者是修改的現象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過(guò)程中進(jìn)行嚴格和全過(guò)程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有著(zhù)傳輸快捷和方便復制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸的過(guò)程中不會(huì )泄露和改動(dòng)文件，確保企業(yè)利益不會(huì )受到損害，可以對文件添加相應的密鑰等方法。同時(shí)在歸檔文件時(shí)，要對電子檔案的'價(jià)值進(jìn)行準確的鑒定，將具有價(jià)值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著(zhù)完整性和準確性。
4.歸檔管理電子檔案。在應用電子檔案時(shí)，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時(shí)，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡(luò )上對電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時(shí)，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過(guò)關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，同時(shí)要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定；其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔；最后就是歸檔的電子檔案具備著(zhù)統一標準，要詳細的說(shuō)明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。
5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數目非常龐大，有著(zhù)復雜的種類(lèi)，并且載體也存在著(zhù)一定的不穩定性。因此，在存儲電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì )由于各種原因，會(huì )對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護電子檔案時(shí)也較為困難，從而需要對電子檔案進(jìn)行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時(shí)，可以通過(guò)拷貝、網(wǎng)絡(luò )傳輸和直接利用這三個(gè)方法進(jìn)行利用。在利用網(wǎng)絡(luò )傳輸方法時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向企業(yè)進(jìn)行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢(xún)企業(yè)檔案。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇10
中專(zhuān)學(xué)校的持續發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過(guò)去部分學(xué)校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現今電子檔案管理的應用越來(lái)越引起中專(zhuān)學(xué)校的重視。
一、電子檔案管理的意義
檔案是人們生活活動(dòng)的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著(zhù)人類(lèi)進(jìn)步的腳步不斷變更。部分中專(zhuān)學(xué)校采用的仍舊是傳統的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術(shù)的廣泛運用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專(zhuān)學(xué)校的檔案管理應擺脫傳統的方式，采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行代替，擴大檔案的保存領(lǐng)域。電子檔案管理實(shí)現資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實(shí)際應用將使得中專(zhuān)院校內的檔案保存工作上升到新的`水準。
二、保障中專(zhuān)檔案管理中實(shí)行電子檔案管理的安全性
中專(zhuān)學(xué)校應提升相關(guān)設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專(zhuān)一性，對于該系統要進(jìn)行有規劃性的科學(xué)升級，對電子檔案進(jìn)行專(zhuān)項化的維護整理，控制設施設備的良好穩定運行。對于重要的檔案信息進(jìn)行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時(shí)造成嚴重的損失。系統內部可以進(jìn)行防火墻工作模式，通過(guò)系統殺毒、網(wǎng)絡(luò )體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取�？刂齐娮訖n案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專(zhuān)學(xué)校檔案管理中的重要基礎和前提。
三、建立完善的規定細則，促進(jìn)中專(zhuān)電子檔案管理的規范化
中專(zhuān)學(xué)校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規章，讓檔案管理工作逐漸向系統化規范化的方向不斷發(fā)展。首先對于該部門(mén)的工作人員要保證其能力水平。聘用專(zhuān)業(yè)化的技術(shù)工作人員進(jìn)行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業(yè)道德水準，熟悉地操作相關(guān)電子系統運行流程，實(shí)行靈活的管理，最大化地體現電子系統的便捷性和先進(jìn)性。
四、提高學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導對電子檔案管理的認識
檔案信息的性質(zhì)是保持歷史信息，不能直接為學(xué)校創(chuàng )造明顯的利益價(jià)值，管理要求迫切且程度較低，許多學(xué)校領(lǐng)導無(wú)法認識到檔案管理的重要程度。部分中專(zhuān)學(xué)校的檔案管理數字化設備條件不足，部門(mén)內部缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才。面對如此狀況，學(xué)校領(lǐng)導首先要改變傳統的思想，部門(mén)檔案管理人員首先應進(jìn)行電子管理相關(guān)方面的學(xué)習，提高自身素質(zhì)，明白檔案數字化管理的先進(jìn)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導提出建議和想法，主動(dòng)將現代化科技與檔案管理相結合，進(jìn)行反饋并提出可行的解決辦法，學(xué)校領(lǐng)導應積極聽(tīng)取相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對于學(xué)校的文化發(fā)展和學(xué)生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領(lǐng)導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統的檔案管理部門(mén)的地位。
五、提升中專(zhuān)學(xué)校的硬件軟件設備管理水平
電子檔案管理工作由于實(shí)現了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現代化電子技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。在實(shí)行電子檔案管理工作中不斷實(shí)行技術(shù)的研究工作，提高學(xué)校內部的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據學(xué)校內部的實(shí)際情況對相關(guān)技術(shù)人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實(shí)施方案。詳細規定包括其具體需要的硬件設備需求，相關(guān)設備的購買(mǎi)要依據經(jīng)濟情況量力而行，確保所購買(mǎi)東西的實(shí)際應用性和完整性，保證設備的整體實(shí)用性�？偠灾�，中專(zhuān)學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門(mén)專(zhuān)業(yè)化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)規劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數字化管理的總體方向，提升中專(zhuān)學(xué)校的綜合文化競爭力。
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇11
摘要：如何在推進(jìn)“數字化”校園建設過(guò)程中做好電子檔案管理是所有中職院校檔案人員所面臨并亟待解決的一個(gè)問(wèn)題，本文就中職校在電子檔案歸檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了諸如建章立制，規范管理、勤練內功，提升檔案管理技能等對策。
關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化；安全；管理；時(shí)效；權威
1、中職學(xué)校電子檔案管理的現狀分析
為加強管理信息化，提高工作效率，很多中職學(xué)校已使用OA辦公系統。以我校為例，現使用的OA辦公系統是集行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財務(wù)、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺，通過(guò)該平臺的應用很大程度上提高學(xué)校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實(shí)現檔案信息化過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題。
1.1電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統多依附在OA學(xué)校辦公管理系統之中，隨著(zhù)技術(shù)的不斷進(jìn)步更新，則OA學(xué)校辦公管理系統也將不斷升級、改版。一旦系統維護人員操作不當，很有可能出現電子檔案遺失的情況；其次，用戶(hù)安全意識不高。例如個(gè)別老師短時(shí)間離開(kāi)座位，登錄的OA賬號沒(méi)有及時(shí)注銷(xiāo)，一旦電腦被他人使用，則有泄密風(fēng)險；再次，依托于計算機網(wǎng)絡(luò )的電子文檔管理系統有很大的不穩定因素，例如計算機硬盤(pán)損壞，計算機遭受嘿客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計算機出現任何一項問(wèn)題，將帶來(lái)不可挽回的損失。
1.2現有檔案管理系統功能比較薄弱。首先，各門(mén)類(lèi)電子檔案得不到有效管理。在中職學(xué)校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類(lèi)不同介質(zhì)的檔案材料，這些不同種類(lèi)的.檔案在實(shí)現信息化過(guò)程中管理和存儲方面往往會(huì )形成雜亂無(wú)章的局面，既不便于整合也不便于查詢(xún)，如何將不同介質(zhì)不同種類(lèi)的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺中，這是當前中職學(xué)校電子檔案管理面臨的一個(gè)問(wèn)題；其次，電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題。文件在閱辦處理過(guò)程中，由于實(shí)行“誰(shuí)負責，誰(shuí)接收”原則，收文部門(mén)將電子文檔發(fā)送到各個(gè)責任部門(mén)的負責人后，承辦人在處理文件中，經(jīng)常出現一份文件延緩閱知或處理后忘記及時(shí)轉交檔案管理人員，導致文件掛在某處無(wú)法及時(shí)歸檔，而檔案管理人員對正在進(jìn)行中的文件情況又無(wú)從知曉，在編號、整理查閱時(shí)造成不便。
1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升�，F有檔案管理人員對黨務(wù)行政類(lèi)比較熟悉，對其他門(mén)類(lèi)檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無(wú)所了解，無(wú)法有效的對其他門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行規范管理。
1.4電子檔案的權威性遭遇挑戰�，F階段無(wú)紙化辦已被廣泛應用于各類(lèi)企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公的應用，形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案比，這類(lèi)電子檔案雖然在使用過(guò)程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達到“一文一章”，即很多單位的電子來(lái)文在落款處都未見(jiàn)公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學(xué)校相關(guān)人員參與培訓的事務(wù)性電子來(lái)文，在文中提及培訓的的費用本應作為學(xué)校報銷(xiāo)的憑證，而因其文末并未見(jiàn)簽章，在報銷(xiāo)過(guò)程中難以作為有力憑證。只能后續聯(lián)系來(lái)文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。
2、中職學(xué)校電子檔案管理發(fā)展對策
為了有效解決電子檔案在管理中存在的問(wèn)題，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規范、并能有效的提供利用，結合檔案管理工作實(shí)際，筆者認為可以通過(guò)采取以下方法解決：
2.1建章立制，規范管理
2.1.1建立健全現有的檔案管理歸檔制度。中職校應參照國家有關(guān)文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據該辦法提請信息集成系統的編制人員在對系統的設計和運行過(guò)程中加入一整套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理程序。
2.1.2加強對電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學(xué)化、規范化軌道。首先，從每一個(gè)環(huán)節填補電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺中設定重要文件在生成后進(jìn)行自動(dòng)備份到專(zhuān)門(mén)加密的獨立文檔中的功能，并且在系統升級改版時(shí)要保證與各類(lèi)形式的電子檔案能夠兼容；其次，設置OA學(xué)校辦公管理系統在使用過(guò)程中若原頁(yè)面或鼠標在規定時(shí)間內沒(méi)有變化或移動(dòng)，則自動(dòng)注銷(xiāo)賬號的功能，防止因用戶(hù)離開(kāi)時(shí)文檔信息被他人看到；再次，全面實(shí)施信息安全等級保護制度，制定方案，建立多層次網(wǎng)絡(luò )與信息安全技術(shù)防護體系，構建可信、可控、可查的網(wǎng)絡(luò )與信息安全技術(shù)防護環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò )與信息安全應急處置能力。[2]最大限度的減少嘿客和病毒侵入計算機從而破壞電子文件的風(fēng)險。
2.2勤練內功，提升檔案管理技能
現有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識理論并且要懂得運用現代信息技術(shù)，具備較高的計算機和網(wǎng)絡(luò )應用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學(xué)和參加專(zhuān)業(yè)培訓，提升自身的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)；其次，要在全校范圍內進(jìn)行教職工信息技術(shù)的培訓，聘請具有檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)知識的人才到學(xué)校中進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓，讓所有的教職工都能對相關(guān)的電子文檔進(jìn)行處理并能夠清晰的認識到檔案工作的重要性，提高其檔案意識，加強其信息化知識水平。
2.3順應時(shí)勢，推進(jìn)檔案管理系統的升級換代
為了能更好的解決電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題，首先，檔案管理人員要對不同種類(lèi)的檔案進(jìn)行分類(lèi)標引和有效管理，根據學(xué)校的自身情況構建不同種類(lèi)的存儲模塊，并聯(lián)系程序開(kāi)發(fā)人員能夠根據自己的設定進(jìn)行檔案管理系統的升級，使得不同種類(lèi)的檔案能夠有條理的管理起來(lái)，方便查找利用；其次，增設電子檔案管理系統中“監督提醒”功能，開(kāi)放檔案工作人員對文檔流程的實(shí)時(shí)監控權限，如果文件沒(méi)有及時(shí)閱辦或者已閱辦的文件在固定時(shí)間內沒(méi)有轉交下一步，則系統不斷發(fā)出提醒信號，避免文檔被遺忘長(cháng)期掛起影響歸檔。
2.4創(chuàng )設條件，樹(shù)立電子檔案的法律地位
為了能更好解決電子檔案的權威性問(wèn)題，首先，根據《中華人民共和國電子簽章條例》第二章第六條規定，滿(mǎn)足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認使用人身份；二是能夠證實(shí)該電子簽章由使用人獨有；三是簽署后的電子簽章和數據電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢下，首先各部門(mén)要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質(zhì)檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權威性。因此檔案管理人員應堅持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質(zhì)存檔一套，電子檔存檔一套，各上級來(lái)文單位尤其是沒(méi)有使用電子簽章的單位，一定要同時(shí)將紙質(zhì)文檔下發(fā)到各個(gè)執行單位，以便保障其文檔的權威性，方便下發(fā)部門(mén)的使用。中職學(xué)校檔案管理信息化建設是中職院校實(shí)現“數字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，創(chuàng )新檔案管理方式，充實(shí)檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿(mǎn)足廣大師生的日益增長(cháng)的精神文化生活需要和學(xué)校創(chuàng )先爭優(yōu)的需要！
參考文獻
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電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇12
摘要：電子檔案是一種具備保存、歸檔價(jià)值的電子文件，是紙質(zhì)檔案的升級處理�？h級財政電子檔案中記載著(zhù)縣級財政部門(mén)所收集的各類(lèi)財政信息，是縣級財政工作的重要依據，只有做好縣級財政電子檔案管理與維護工作，才能夠保證縣級財政工作的高效開(kāi)展。本文先介紹了縣級財政檔案工作的特點(diǎn)，然后分析了應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢及其管理與維護問(wèn)題，最后提出了加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施，希望有助于促進(jìn)我國縣級財政電子檔案管理與維護工作的進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：縣級財政電子檔案；檔案管理；檔案維護
在信息時(shí)代下，各個(gè)領(lǐng)域的工作都較以往發(fā)生了巨大的變化，包括在檔案工作中，現在都紛紛由原來(lái)的紙質(zhì)檔案而改為應用電子檔案。同樣，縣級財政檔案如今也已經(jīng)轉變?yōu)榱穗娮訖n案，這極大地減小了檔案工作難度，提高了檔案工作水平，更節省了很多人工勞動(dòng)力。但同時(shí)，也應當更加重視縣級財政電子檔案管理與維護工作，提高管理與維護效率，以切實(shí)保障縣級財政電子檔案信息的完整性與安全性。以下筆者就聯(lián)系實(shí)際來(lái)談?wù)効h級財政電子檔案管理與維護問(wèn)題，僅供參考。
一、縣級財政檔案工作的特點(diǎn)
縣級財政檔案工作是縣級財政部門(mén)的重要工作內容之一，其主要具有以下四項特點(diǎn)：（1）“真”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級財政檔案資料的真實(shí)性，確保檔案中記錄的信息，都是真實(shí)客觀(guān)的信息，換言之，就是要求在記錄縣級財政檔案時(shí)必須要實(shí)事求是、存真求實(shí)，嚴禁捏造事實(shí)、弄虛作假；（2）“全”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級財政檔案資料的完整性與全面性，確保完整地收集各類(lèi)縣級財政信息，并將之全部詳細記錄在案，并按照時(shí)間、部門(mén)、用途等進(jìn)行有序排列，最大化地避免檔案資料的缺漏和遺失，同時(shí)當有了新的資料時(shí)，還要及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)補充；（3）“活”：即在縣級財政檔案工作中，所采用的工作方式必須要靈活，充分運用動(dòng)態(tài)化管理措施，一旦縣級財政信息發(fā)生了變更，則要及時(shí)進(jìn)行更新補充；（4）“密”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級財政檔案資料的機密性與安全性，因為我國相關(guān)法律中明確規定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。
二、應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢
�。ㄒ唬┕ぷ鞲哔|(zhì)高效
傳統的縣級財政檔案多為紙質(zhì)檔案，這意味著(zhù)所有檔案工作都需要由人工來(lái)完成。但是，隨著(zhù)近年來(lái)我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內容也變得越來(lái)越多，在此背景下，僅依靠傳統的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足縣級財政檔案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在著(zhù)效率低、失誤率高等缺點(diǎn)，其的淘汰乃是必然趨勢。而在如今信息時(shí)代下，電子檔案正逐漸取代原本的紙質(zhì)檔案，成了主要檔案處理方式。所謂電子檔案，就是指將所有需要保存、歸檔的檔案資料，都以電子數據信息的形式錄入到計算機信息數據庫當中，這一工作與傳統的紙質(zhì)檔案錄入工作相比，工作量無(wú)疑大大降低，工作效率更是顯著(zhù)提升，同時(shí)還可以有效減少錯誤和疏漏，從而提高工作質(zhì)量。
�。ǘ┬畔⒋鎯α看�
如上文所述，隨著(zhù)近年來(lái)我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內容也變得越來(lái)越多，這意味著(zhù)在縣級財政檔案中需要錄入存儲的信息量亦在不斷增多。而面對這大量的檔案信息，僅采用傳統的紙質(zhì)檔案存儲方式難免會(huì )存在很多遺漏，從而導致檔案信息不完整。但電子檔案的應用則有效解決了這一問(wèn)題。有了電子檔案，無(wú)論文字信息抑或影像信息，都可以有效存儲到電子檔案數據庫中，并且所有相關(guān)操作均可在一臺計算機和一個(gè)數據庫軟件上完成，從而既確保了縣級財政檔案的完整性，又節省了資源。
�。ㄈ┎僮黛`活便捷
電子檔案的處理是應用一臺計算機和一個(gè)數據庫軟件來(lái)完成的，這兩者本身都可以提供十分全面的功能，無(wú)論是需要對縣級財政檔案信息進(jìn)行增減、修改、加工，還是尋找、查閱、復制，均能夠利用計算機和數據庫軟件中自帶的各項功能而靈活、便捷地完成操作，這既提高了檔案工作效率，又節約了寶貴的時(shí)間。
�。ㄋ模┩貙挿⻊�(wù)領(lǐng)域
縣級財政電子檔案中記載著(zhù)縣級財政部門(mén)所收集的各類(lèi)財政信息，是縣級財政工作的重要依據。當前隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，檔案工作也應當順應時(shí)代發(fā)展潮流，不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域。而電子檔案的應用，正是拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域的最佳手段。因為通過(guò)電子檔案，檔案人員可以更加及時(shí)快速地收集各類(lèi)縣級財政資料，并在需要時(shí)方便地對資料進(jìn)行歸檔、共享及查詢(xún)，從而促使縣級財政檔案工作從原來(lái)的單一、被動(dòng)的服務(wù)層次朝向開(kāi)放、主動(dòng)的服務(wù)層次發(fā)展。
三、縣級財政電子檔案管理與維護問(wèn)題
�。ㄒ唬⿲﹄娮訖n案管理與維護重視不足
雖然隨著(zhù)現代科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在實(shí)際縣級財政檔案工作中也已經(jīng)引進(jìn)了許多先進(jìn)的管理理論和思想，但是受以往傳統觀(guān)念的影響，很多縣級財政部門(mén)對檔案管理與維護并不重視，而在應用了電子檔案后，也依舊沒(méi)有充分認識到電子檔案管理與維護工作的重要性。具體來(lái)說(shuō)，首先縣級財政部門(mén)只是安置了一些基層設備，而沒(méi)有進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的硬件設備設施，從而限制了電子檔案管理與維護工作的有效開(kāi)展；其次電子檔案管理人才不足，原本的檔案管理人員并不具備熟練的計算機和軟件操作技術(shù)，從而影響了工作效率。
�。ǘ╇娮訖n案的真實(shí)性與完整性難以保障
縣級財政電子檔案的生成需要基于實(shí)際而進(jìn)行虛擬化，這點(diǎn)與傳統紙質(zhì)檔案具有較大的區別。在縣級財政電子檔案生成的過(guò)程中，檔案的原始狀態(tài)可能會(huì )發(fā)生一些改變，從而極易因生成過(guò)程過(guò)于煩瑣而出現一些缺失，最終導致檔案信息復制失真，難以保障電子檔案的真實(shí)性與完整性。
�。ㄈ╇娮訖n案管理與維護技術(shù)要求較高
電子檔案管理與維護工作需要依托于計算機和軟件知識技術(shù)，但是就現狀來(lái)看，縣級財政部門(mén)中很多原本的`檔案管理人員只懂得檔案管理的相關(guān)知識，但并不具備高超且熟練的計算機和軟件知識技術(shù)，因此無(wú)法滿(mǎn)足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實(shí)際需求。（四）電子檔案的機密性與安全性缺失如前文所言，我國相關(guān)法律中明確規定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。但是，隨著(zhù)電子檔案的應用，雖然大大提高了縣級財政檔案工作效率，但也隨之出現了一些檔案的機密性與安全性方面的問(wèn)題。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及大數據的高速發(fā)展，如今網(wǎng)絡(luò )上的不安全因素越來(lái)越多，病毒、等大量存在，這些都極大地威脅到了電子檔案的機密性與安全性。
四、加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施
�。ㄒ唬┩晟茩n案管理與維護體制
當前，縣級財政部門(mén)應當充分重視電子檔案管理與維護工作，盡快按照國家相關(guān)法律法規來(lái)制定完善的檔案管理與維護體制，從而使縣級財政電子檔案管理與維護工作有法可依。其次，要進(jìn)一步明確縣級財政電子檔案管理與維護工作的職責，做到明確分工、細化責任，以確保當發(fā)生檔案管理失職問(wèn)題時(shí)，能夠準確追責到人。
�。ǘ┨岣邫n案管理人員素質(zhì)水平
雖然自從應用了電子檔案后，以往因紙質(zhì)檔案處理方式而帶來(lái)的繁重勞動(dòng)力得以大大減輕，但這并不意味著(zhù)檔案管理人員的作用完全失去了，反而對檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。因此，縣級財政部門(mén)應當要重視檔案管理人才培養，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)水平，尤其是要引進(jìn)同時(shí)具備檔案管理能力和計算機軟件操作能力的全能技術(shù)人才，以滿(mǎn)足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實(shí)際需求。
�。ㄈ⿵娀娮訖n案的安全保障管理
在縣級財政電子檔案管理與維護工作中，必須要重視電子檔案的安全保障管理問(wèn)題。對此，首先應當在負責收錄電子檔案信息的計算機中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，其次要定期對機器設備進(jìn)行保養、定期對電子檔案信息進(jìn)行備份，再者要加強對檔案管理人員的責任意識教育，并使之簽訂相關(guān)責任書(shū)，以提高其工作積極性與主動(dòng)性。五、結語(yǔ)綜上所述，應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢在于工作高質(zhì)高效、信息存儲量大、操作靈活便捷以及拓寬服務(wù)領(lǐng)域。但是目前在縣級財政電子檔案管理與維護中仍舊存在著(zhù)許多問(wèn)題，只有不斷完善檔案管理與維護體制、提高檔案管理人員素質(zhì)水平、強化電子檔案的安全保障管理，才能夠提高縣級財政電子檔案工作質(zhì)量。
參考文獻
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作者：張志生 單位：吉林省伊通滿(mǎn)族自治縣財政監督檢查室
電子檔案與傳統檔案管理的對比論文 篇13
【摘要】本文從電子檔案具有憑證價(jià)值的理論出發(fā)，從觀(guān)念、檔案學(xué)理論、技術(shù)等幾個(gè)方面探討企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值，并以此為依據探索優(yōu)化企業(yè)電子檔案管理內容、流程、安全保障等方面內容，以期建立有效的企業(yè)電子檔案管理體系，實(shí)現企業(yè)電子檔案效用的最大化。
【關(guān)鍵詞】憑證價(jià)值；企業(yè)電子檔案管理；流程；安全保障
關(guān)于檔案的憑證價(jià)值研究，國內外檔案界學(xué)者早有論述。但以憑證價(jià)值為依托，具體研究先進(jìn)企業(yè)電子檔案管理研究卻少人問(wèn)津。為此，首先要分析學(xué)術(shù)界對企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值爭論點(diǎn)，進(jìn)而深入研究憑證價(jià)值與企業(yè)電子檔案管理之間的深層次關(guān)系。
一、企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值概述
信息時(shí)代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現。隨著(zhù)信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價(jià)值受到質(zhì)疑。部分學(xué)者認為，企業(yè)電子檔案是由原始檔案轉化而成，二次生成過(guò)程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價(jià)值也值得商榷。另一部分學(xué)者認為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價(jià)值的只是其中的信息內容，內容而非形式才是引為證據的實(shí)質(zhì)，只不過(guò)信息內容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內涵外延，使得企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值具有理論依據。對于以上觀(guān)點(diǎn)，筆者認為，一是隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為必然。理論研究需適應社會(huì )現實(shí)發(fā)展需要，如果仍拘泥于檔案紙質(zhì)載體概念必然會(huì )阻礙人們對電子檔案憑證價(jià)值的深入認識和探討，企業(yè)電子檔案作為實(shí)現“社會(huì )記憶”的功能將會(huì )弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結構信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據的真實(shí)可靠，因而它們便能呈現出不可替代的法律意義上的憑證價(jià)值�！奔措娮訖n案與傳統檔案一樣具有了憑證價(jià)值。三是企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值的認定對于企業(yè)檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。
二、憑證價(jià)值視角下，企業(yè)電子檔案管理面臨的問(wèn)題
�。ㄒ唬┢髽I(yè)電子檔案自身特點(diǎn)衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價(jià)值獲得了學(xué)術(shù)界的認可。但由于企業(yè)電子檔案自身特點(diǎn)，要想真正實(shí)現憑借價(jià)值還面臨諸多困境。一是儲存介質(zhì)的可更改性。電子技術(shù)最大便利為隨時(shí)性，這其中包括隨時(shí)隨地的可重復擦寫(xiě)更改。企業(yè)電子檔案系統很容易受到攻擊，對內容原始性可進(jìn)行不留痕跡的篡改、破壞，使其對其文本內容的原生性存有疑慮。二是生存環(huán)境的不確定性。企業(yè)電子檔案處于存檔保存或客戶(hù)需要，常需要以不同的字體、字號輸出或是不同儲存格式的轉變，每一次載體形式的轉變實(shí)際上都是對檔案的再處理過(guò)程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。
�。ǘ┢髽I(yè)自動(dòng)化辦公環(huán)境下，電子檔案憑借價(jià)值面臨的問(wèn)題。辦公自動(dòng)化將企業(yè)各部門(mén)高度整合成一個(gè)有機體，有效地提升了企業(yè)辦公效率。同為信息時(shí)代的產(chǎn)物，辦公自動(dòng)化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動(dòng)化搭建的`管理應用體系又對電子檔案憑借價(jià)值產(chǎn)生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質(zhì)疑性。目前，我國企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平還比較低，主要是建立于計算機及互聯(lián)網(wǎng)基礎性推廣應用上，企業(yè)各部門(mén)憑借內部自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò )將檔案數據信息向檔案部門(mén)傳遞。企業(yè)檔案種類(lèi)繁多，且部分涉及企業(yè)重要數據和商業(yè)數據，辦公自動(dòng)化使企業(yè)各類(lèi)數據相互流動(dòng)，并進(jìn)入不同主體手中，數據信息經(jīng)過(guò)幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數據傳遞前身的基礎屬性存在疑慮。二是高度自動(dòng)化帶來(lái)的挑戰。企業(yè)自動(dòng)化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動(dòng)化系統基于網(wǎng)絡(luò )的系統，使得病毒直接嵌入服務(wù)終端，實(shí)現對原始檔案的破壞�；诖�，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無(wú)法確認文件的真實(shí)性，憑證價(jià)值隨之消失。
三、憑證價(jià)值視角下，優(yōu)化企業(yè)科學(xué)電子檔案管理建議一是設定企業(yè)電子檔案權限，規范工作程序流程。
數字化檔案權限劃分的基礎是對用戶(hù)角色的劃分，即構建起用戶(hù)、角色、權限三級體系。每一個(gè)用戶(hù)都有一個(gè)或幾個(gè)角色，每個(gè)角色又對應固定權限。目前，我國企業(yè)多采用部分加等級的權限控制方式，即“每角色均具備部門(mén)和等級兩個(gè)屬性，每一角色只能對自己所屬部門(mén)的不高于自己等級所對應層級的檔案進(jìn)行管理和使用�！贝送�，建立適合企業(yè)工作發(fā)展的企業(yè)電子檔案管理工作標準規范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用、信息服務(wù)等各個(gè)環(huán)節在安全控制和標準規范之上，有效運轉，整體提升企業(yè)電子檔案管理水平。
二是嘗試使用統一的數據格式標準軟件。統一的數據格式可準確反映電子檔案信息內容的原始性、真實(shí)性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見(jiàn)。例如可以搭建企業(yè)電子檔案管理系統，對檔案管理、人庫管理、流動(dòng)管理、租賃管理、設備點(diǎn)檢、維修管理等部分，設定全動(dòng)態(tài)追蹤管理，有效把控企業(yè)檔案信息數據全流程。
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