2017淺析學(xué)生電子檔案系統的建設論文
淺析學(xué)生電子檔案系統的建設
摘要:在社會(huì )信息化的影響和帶動(dòng)下,隨著(zhù)辦學(xué)規模不斷擴大和辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高, 信息化管理與建設也與時(shí)俱進(jìn),但學(xué)生 電子 檔案系統的建設還亟待加強。
關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案 電子檔案系統
一、學(xué)生電子檔案系統建設的重要作用
現階段, 學(xué)校的信息化建設已經(jīng)得到了長(cháng)足的 發(fā)展 , 大多數學(xué)校已經(jīng)建立校園網(wǎng), 很多學(xué)校也擁有了自己的內部辦公網(wǎng)、教務(wù)管理系統, 這些信息建設的經(jīng)驗為學(xué)生信息庫建設提供了借鑒。將 現代 信息技術(shù)運用到學(xué)生工作中去, 不僅可以通過(guò)電子檔案系統自動(dòng)處理各種信息, 把結果置于 網(wǎng)絡(luò ) 上, 方便師生查詢(xún)和處理,提高學(xué)生管理的工作效率和管理水平;而且可以為學(xué)生工作人員及時(shí)、靈活地與學(xué)生溝通提供條件,進(jìn)而更加貼近學(xué)生的學(xué)習、生活, 更好地為學(xué)生服務(wù)。
二、學(xué)生電子檔案系統的內容
學(xué)生電子檔案系統應該將學(xué)生的基本信息和在校信息、畢業(yè)離校就業(yè)信息等內容全部包含在內,具體來(lái)說(shuō)應該分成以下幾個(gè)組成部分。
1.學(xué)籍、學(xué)分管理分系統:學(xué)生學(xué)籍、學(xué)分信息是一個(gè)在校生最重要的電子信息記錄。因此要在電子檔案系統中設立學(xué)籍、學(xué)分管理分系統,方便對學(xué)生選課、學(xué)分管理、成績(jì)統計以及學(xué)生的留降級、休復學(xué)、專(zhuān)業(yè)變動(dòng)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)位審核等進(jìn)行管理。
2.學(xué)生基本信息及就業(yè)去向電子數據分系統:設置學(xué)生注冊的基本信息,包括學(xué)生電子照片、指紋、姓名、性別、學(xué)號、班級、民族、身份證號碼、 政治 面貌、家庭住址、籍貫、寢室號、寢室電話(huà)、手機號碼、愛(ài)好特長(cháng)以及父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式等基本信息,同時(shí)對離校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)基本意向、就業(yè)去向、就業(yè)單位等信息進(jìn)行登記。此部分信息的管理由招生就業(yè)指導中心負責。
3.學(xué)生在校期間活動(dòng)與獎懲信息分系統:由學(xué)生工作處負責管 理學(xué) 生在校期間參加各類(lèi)活動(dòng)及獎懲信息記錄,主要是關(guān)于高校學(xué)生參加勤工助學(xué)、學(xué)生社團活動(dòng),接受社會(huì )資助,參加心理健康輔導以及取得榮譽(yù)和獎勵或受到處分等情況的信息記錄。
4.學(xué)生學(xué)費等財務(wù)信息分系統:由財務(wù)處為學(xué)生提供該學(xué)生的學(xué)費、住宿費、書(shū)費的清繳信息。
5.各院系(部)學(xué)生信息更新分系統:負責學(xué)生的團建、黨建工作信息情況以及學(xué)生家庭信息、聯(lián)系方法的更新管理。
三、 電子 檔案系統建設應注意的問(wèn)題
1.電子檔案系統建設的聯(lián)動(dòng)性與及時(shí)更新
電子檔案系統建設不是一朝一夕的事情,更不是哪一個(gè)部門(mén)的事情。為此要高度重視,要成立電子檔案建設管理小組,聯(lián)合管理和及時(shí)更新相關(guān)信息。
2.電子檔案系統建設的保密性
網(wǎng)絡(luò ) 的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱,導致檔案信息網(wǎng)絡(luò )化管理存在疏漏。為此相關(guān)工作人員要樹(shù)立高度的保密意識,同時(shí)在電子檔案系統中設置保密程序,防止學(xué)生信息外泄事件的發(fā)生。
3.確保電子檔案信息的權威性
電子檔案系統中的信息是正常教學(xué)管理的重要數據,直接關(guān)系到學(xué)校管理層面出臺的決策,同時(shí)也是學(xué)生獲得各類(lèi)社會(huì ) 考試 資格和證書(shū)的有效信息。所以從學(xué)生到各個(gè)分系統的管理人員要確保每項記錄的準確性,樹(shù)立學(xué)生信息庫的權威性。
參考 文獻 : 2.祝智庭. 教育 信息化: 教育技術(shù)的新高地. 中國 電化教育,2001,(2):5- 8.
3.宮凱,武洋.高校學(xué)生信息平臺建設探析.中國電力教育,2007,(4):324-325.
4.樊潤華.對建立高校學(xué)生電子檔案系統的思考.濮陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)報,2006(2):137.
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