離職面談指的是在員工離開(kāi)公司前與他進(jìn)行的面談。從雇主的角度而言，離職面談的主要目的是了解員工離職的原因，以促進(jìn)公司不斷改進(jìn)。離職面談也是企業(yè)將離職人員的知識和經(jīng)驗轉移給其接任者的一次機會(huì )。企業(yè)甚至可以通過(guò)離職面談，來(lái)邀請離職人員為現有團隊就如何完成當前項目，解決現有問(wèn)題，以及如何進(jìn)行相互合作提供建議。
企業(yè)可以在有效的離職面談中獲得對自身有用的信息，以便對工作環(huán)境、企業(yè)文化、流程和系統、管理方式和發(fā)展模式等各個(gè)方面進(jìn)行評估和改進(jìn)。許多雇主之所以忽視離職面談這一大好機會(huì )，主要是因為這幾點(diǎn)：
由于擔心離職面談結果的潛在主觀(guān)性，公司過(guò)去沒(méi)有進(jìn)行這方面的嘗試，現在要開(kāi)始這樣做就比較困難;認為離職面談要花費不少時(shí)間;出于盡量讓公司避免受到指責的考慮。
然而，離職面談是發(fā)現和分析離職人員意見(jiàn)的絕好機會(huì )。因為通常離職人員比在職人員更加坦率、客觀(guān)，他們的意見(jiàn)也更富有建設性。離職人員沒(méi)有顧慮，因此，在面對一般的員工態(tài)度調查時(shí)，他們能比在職人員提供更多客觀(guān)的反饋。
首先是離職面談前準備工作，分析員工的性格特點(diǎn)，把握其可能的態(tài)度;了解員工近來(lái)的表現及變化;了解直接上級、同事對其的評價(jià);梳理可(將)給予員工提供的機會(huì )與福利;了解員工享有的權利及應承擔的責任等;
其次，面談所持有的態(tài)度。設法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�(xiàn);面談的目的明確;在不損害企業(yè)利益的前提下，從員工利益來(lái)分析問(wèn)題，但不輕下承諾。對所談內容，特別是離職意愿不進(jìn)行傳播。
第三，進(jìn)行有效溝通。話(huà)題的選擇：感興趣、認同的、圍繞對方利益的;提問(wèn)方式：多用為何、為什么，少用是否，敏感的話(huà)題用第三者提問(wèn);建議：以求教、征求對方意見(jiàn)的方式;肢體行為：目光對接交換、加入適中的身體語(yǔ)言而非夸張，適當模仿對方的肢體語(yǔ)言;語(yǔ)調：語(yǔ)調平和，落音有力，避免輕視性語(yǔ)調，可適當模仿對方的口頭禪。
第四，離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調查問(wèn)卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。
理想狀況下，企業(yè)應有成文的政策來(lái)闡述離職面談的方式、時(shí)機和組織者。一些企業(yè)將這個(gè)責任交給人力資源部經(jīng)驗豐富的人員。其實(shí)，也可由直線(xiàn)經(jīng)理甚至主管組織離職面談。代表企業(yè)與離職者面談的人員需要接受過(guò)一般的工作面談培訓。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面，這就要求代表公司的一方能夠成熟地管理面談，尤其是當被約談?wù)呷菀捉箲]或激動(dòng)時(shí)。
此外還要根據離職面談反饋分析的結果采取行動(dòng)是至關(guān)重要的。將離職面談反饋轉化為行動(dòng)，是驗證和維護流程的重要性及實(shí)施效果的重要因素。通常，人力資源主管有責任將這些問(wèn)題提交給公司董事會(huì )或CEO。