這種會(huì )議不但不會(huì )讓你的團隊更有效率，相反它會(huì )讓你們更難把事情做完。
許多工作場(chǎng)所都會(huì )舉行頻繁的會(huì )議，一個(gè)團隊的所有人聚在一起(實(shí)際地聚在一起或者是虛擬地聚在一起)對他們各自的項目狀態(tài)做口頭匯報。
這些“更新會(huì )議”(又名“員工會(huì )議”)據稱(chēng)會(huì )有用，因為他們鼓勵“更好的溝通”。但是我不敢茍同。
在我看來(lái)，只有在團隊成員之間有必要協(xié)調活動(dòng)的時(shí)候才要進(jìn)行溝通。如果這種需求不存在，那么“更好的溝通”只會(huì )造成干擾。
例如，從事商業(yè)程序研究工作的程序員不需要知道市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的狀態(tài)。同樣，市場(chǎng)部門(mén)的人也不需要知道技術(shù)里程碑的細節。
作為一般的規則，商業(yè)溝通應該建立在“需要知道”的基礎上，并非要保密，而是因為如果你不需要了解某種東西，你再去考慮這種東西就是在浪費時(shí)間和精力。
然而，為了便于討論，讓我們假設你的團隊確實(shí)需要更好的溝通。如果是這樣，讓每個(gè)團隊成員書(shū)寫(xiě)并且分發(fā)一份總結會(huì )更加有效，而不是舉行更新會(huì )議。
計算一下
我們想象你在一個(gè)擁有10個(gè)人的團隊中。如果一次更新會(huì )議中每個(gè)人需要15分鐘，那么你消耗掉每個(gè)人的時(shí)間是150分鐘，所有人的時(shí)間加起來(lái)是1500分鐘(即，一次10個(gè)人參加的2個(gè)半小時(shí)的會(huì )議)。
相比之下，如果每個(gè)人都花15分鐘的時(shí)間寫(xiě)一篇總結，你消耗掉的書(shū)寫(xiě)時(shí)間是150分鐘，因為大多數人閱讀(或者略讀)的速度要比他們聽(tīng)的速度快上10倍，所以每個(gè)人只需要再用15分鐘就可以看完(也就是1.5 X 10)，所有人閱讀的總時(shí)間為150分鐘，因此所有人用的時(shí)間總計為300分鐘。
因此，寫(xiě)總結的效率比更新會(huì )議的效率要高出5倍。
但是，讓我們假設團隊中的每個(gè)人寫(xiě)東西都很慢，每個(gè)人需要30分鐘的時(shí)間寫(xiě)狀態(tài)總結。那么花費在寫(xiě)總結上的總時(shí)間就是300分鐘。
同樣，我們也假設團隊的每個(gè)成員都有點(diǎn)愚鈍，需要三分鐘去瀏覽每一份總結。在閱讀上花費的時(shí)間就是300分鐘，人們用的總時(shí)間加起來(lái)就是600分鐘。
這樣做仍然比在會(huì )議上給出最新?tīng)顟B(tài)的效率高出2.5倍。
迫使關(guān)注
總結與會(huì )議相比還有其它優(yōu)勢。寫(xiě)總結迫使你專(zhuān)注于真正重要的事情。它也允許團隊成員在閱讀的時(shí)候略過(guò)與他們無(wú)關(guān)的信息。
此外，想要進(jìn)行一次更新會(huì )議，你必須要協(xié)調每個(gè)人的時(shí)間表，這就意味著(zhù)要有路上的時(shí)間、啟動(dòng)時(shí)間、連接設備等等的時(shí)間。相比之下，寫(xiě)總結和看總結都是在作者和讀者方便的時(shí)候進(jìn)行。
更新會(huì )議還有轉變?yōu)殚e扯的傾向，每個(gè)人都必須要通過(guò)評論或者反對其他人說(shuō)的所有事情來(lái)證明他或她重要。如果你曾經(jīng)在某個(gè)地方工作過(guò)，你會(huì )知道我在此說(shuō)的是什么意思。這樣的活動(dòng)不僅僅是徒勞的，而且還會(huì )適得其反。
此外，根據我的個(gè)人經(jīng)驗，更新會(huì )議比其它類(lèi)型的會(huì )議更容易陷入鼠洞。
有些人可能沒(méi)有聽(tīng)過(guò)鼠洞這個(gè)術(shù)語(yǔ)，它的意思是對你不能采取任何行動(dòng)的事情(例如經(jīng)濟)或者某些本質(zhì)上很愚蠢的東西進(jìn)行討論(就像“我們的產(chǎn)品真的符合Web 3.0嗎?”)。
更新會(huì )議的與會(huì )者能否浮出鼠洞并非是未知數，因為他們的狀態(tài)報告包含不好的消息，所以他們想要拖延時(shí)間。然而，這個(gè)策略對于寫(xiě)總結來(lái)說(shuō)并不適用。
簡(jiǎn)而言之，雖然舉行啟動(dòng)會(huì )議和討論接下來(lái)做什么的會(huì )議可能會(huì )有用，但是僅僅為了獲得每個(gè)人最新?tīng)顟B(tài)的會(huì )議是在浪費時(shí)間(因此是在浪費金錢(qián))。