想把一個(gè)企業(yè)管好，首當其沖的，是把崗位管理好。崗位管理是一個(gè)復雜的體系，其中最基礎的手段，就是對崗位進(jìn)行文字性的界定和說(shuō)明。正如世界上沒(méi)有兩片完全相同的樹(shù)葉，不同的企業(yè)中，其崗位職責、崗位要求也可能因為企業(yè)規模不同而出現較大差異。很多企業(yè)為了節約成本，盲目照搬其他公司的崗位說(shuō)明書(shū)，結果照著(zhù)崗位說(shuō)明書(shū)招聘來(lái)的人，跟本公司并不合拍。

　　原則

　　崗位設置的數目應符合最低數量原則

　　對崗位的設置不要太多，崗位數量要盡可能的少，這樣做的目的是使所有的工作盡可能的集中，不要特別分散。從經(jīng)濟角度來(lái)說(shuō)，不必花很多人工費。每一個(gè)人、每一個(gè)崗位的工作人員都應該承擔很多責任。

　　所有崗位要求實(shí)現最有效的配合

　　崗位設置的時(shí)候，對承擔的責任進(jìn)行劃分。一般區分為主責、部分和支持三類(lèi)，這樣來(lái)確定配合關(guān)系。主責是指某一個(gè)人所負的主要責任;部分指只負一部分責任;支持是指責任很輕，只協(xié)助他人。每個(gè)人的主責、部分和支持一定要劃清楚。

　　每個(gè)崗位能否在企業(yè)組織中發(fā)揮最積極的作用

　　每個(gè)崗位是不是在整個(gè)企業(yè)組織中能夠發(fā)揮最積極的作用。崗位在組織設置里面，應該使它發(fā)揮最大作用。每一個(gè)崗位都要有相應的主責，然后有部分或者支持性工作。

　　每個(gè)崗位與其他崗位的關(guān)系是否協(xié)調

　　“是否協(xié)調”是指崗位之間的責任不交叉、沒(méi)有空白。避免某一個(gè)責任張同志是主責，李同志也是主責，兩個(gè)人分不清到底誰(shuí)是主責，出了事誰(shuí)負主要責任，在工作中誰(shuí)主動(dòng)。一項職能沒(méi)有人負主責，就是崗位職責出現了空白。

　　崗位設置是否符合經(jīng)濟、科學(xué)和系統化的原則

　　如果崗位設置得特別多，參與這項工作的人就多，企業(yè)支付的費用就多，這不符合經(jīng)濟化原則。如果崗位設置過(guò)少，可能某一個(gè)事情沒(méi)有人管，或者某一個(gè)崗位的員工負擔特別重而產(chǎn)生怨氣，這項工作就做不好。所以要體現經(jīng)濟化原則，也要符合科學(xué)原理。

　　編制

　　崗位設置表是崗位設置工作的書(shū)面成果，是企業(yè)規范化管理的一個(gè)正式的、重要的文件。崗位設置表通常有部門(mén)職位設置表和公司崗位設置總表兩種形式。

　　部門(mén)職位設置表

　　按照各個(gè)部門(mén)、各個(gè)單位的職位分別做的表稱(chēng)為部門(mén)職位設置表。這種表主要是介紹部門(mén)內有幾個(gè)崗位、工作職責等，每個(gè)部門(mén)一張表。企業(yè)下屬單位，例如中心或者實(shí)驗室也要單獨一張表。如果是地區公司或者分公司，可能跟總公司一樣要有兩個(gè)層次：一個(gè)層次就是分公司的領(lǐng)導要有一張表;另外分公司各個(gè)部門(mén)要有一張表。

　　公司崗位設置總表

　　總表包括三個(gè)欄目：

　　崗位編號

　　規范化管理中，文件前面都有一個(gè)英文字母。例如崗位設置用G，G后面的數字表示一個(gè)部門(mén)，假如公司有11個(gè)部門(mén)，分別用G—1、G—2等表示，分別表示企管部、生產(chǎn)部等。如果是第一個(gè)部門(mén)的第一個(gè)崗位就叫1001，第二個(gè)是1002等。這樣編的好處是：實(shí)現計算機化、信息化管理的時(shí)候比較方便。

　　崗位部門(mén)

　　每家企業(yè)都由若干個(gè)部門(mén)組成，不同的崗位也分別隸屬于各個(gè)部門(mén)。例如生產(chǎn)管理員這個(gè)崗位就隸屬于生產(chǎn)部。

　　崗位名稱(chēng)

　　首先確定稱(chēng)呼方法，例如公司的最高領(lǐng)導有的叫總裁，有的則叫總經(jīng)理等等。各部門(mén)的領(lǐng)導有的叫部長(cháng)，有的叫經(jīng)理。部長(cháng)或者經(jīng)理之下有的單位叫主管，有的單位叫專(zhuān)員�？茊T里面能承擔一定責任的、級別相對高一點(diǎn)的叫主任科員，承擔一般責任的可能叫做員工管理員、培訓員等。這樣就把公司的所有崗位的名稱(chēng)統一起來(lái)，列在崗位設置表里。

　　內容

　　一般來(lái)說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)至少應當涵蓋以下幾方面的內容：在這個(gè)崗位上的員工，需要完成哪些任務(wù)(What)、工作任務(wù)應該在什么時(shí)候完成(When)、工作任務(wù)應該在什么地點(diǎn)完成(Where)、員工可以通過(guò)什么途徑、運用何種方法完成任務(wù)(How)、為什么這項工作會(huì )提出這些要求(Why)、能夠勝任該崗位的員工應該具備哪些資質(zhì)(What)。

　　崗位說(shuō)明書(shū)至少可以發(fā)揮四個(gè)方面的作用：首先，崗位說(shuō)明書(shū)清晰地列出了員工的職責范圍，在年初的時(shí)候，看看自己的崗位說(shuō)明書(shū)，就可以大致了解一年的工作目標;第二，崗位說(shuō)明書(shū)囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高;第三，崗位說(shuō)明書(shū)令上下級關(guān)系一目了然：誰(shuí)向你匯報，你又向誰(shuí)匯報?第四，崗位說(shuō)明書(shū)還有利于上級主管對員工進(jìn)行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現，都可以參考崗位說(shuō)明書(shū)的要求。一般來(lái)說(shuō)，員工及其上級主管都必須在員工的崗位說(shuō)明書(shū)上簽字，表明雙方都認可說(shuō)明書(shū)的各項條款，這其實(shí)就是上下級的溝通過(guò)程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。

　　流程

　　一份科學(xué)的崗位說(shuō)明書(shū)出爐，通常遵循著(zhù)這樣的流程：

　　1、在開(kāi)展編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理應和相關(guān)高層領(lǐng)導進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導率先樹(shù)立崗位責任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。

　　2、編寫(xiě)過(guò)程中，各部門(mén)的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓、指導和審核。

　　3、人力資源部可靈活選用問(wèn)卷調查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀(guān)察法等方法，進(jìn)行認真的工作分析和調查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標、工作條件、上下級關(guān)系、對內對外的聯(lián)系、任職資格等要素。

　　4、崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì )給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫(xiě)出規范的崗位說(shuō)明書(shū)后，還應建立起崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。

　　說(shuō)明

　　職務(wù)說(shuō)明：陳述工作任務(wù)和職責的文件。應切題而準確，簡(jiǎn)要說(shuō)明期望員工做什么、應該做什么，應怎么做和在什么情況下履行職責。

　　1. 工作識別：包括工作名稱(chēng)、部門(mén)、匯報關(guān)系和工作編號;一個(gè)好的工作名稱(chēng)將很接近工作內容的性質(zhì)，并能把一項工作與另一項工作區別開(kāi)來(lái);不好的工作名稱(chēng)常使人產(chǎn)生誤解，例如行政秘書(shū)、經(jīng)理助理，其職責因組織的不同而不同;