精益管理與提高行政管理辦公室的服務(wù)水平論文
近年來(lái)，社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制發(fā)生了很大變化，現代企業(yè)制度開(kāi)始逐步建立和完善，與此同時(shí)，企業(yè)行政管理也應該與時(shí)倶進(jìn)，加強和改進(jìn)企業(yè)行政管理，使之更加適應新時(shí)代的要求，如此不僅有利于企業(yè)更好地進(jìn)行內部管理，還能夠幫助企業(yè)更快地適應市場(chǎng)經(jīng)濟和企業(yè)轉機建制，對于提高企業(yè)活力和發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟而言意義重大�；诖�，引進(jìn)先進(jìn)的管理模式是至關(guān)重要的，良好的行政管理能夠為企業(yè)各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)建立一個(gè)管理服務(wù)平臺，確保企業(yè)每個(gè)人都能夠各司其職，充分發(fā)揮自身才干，良好的行政管理能夠大大提高企業(yè)的工作效率，同時(shí)行政管理還是企業(yè)文化的一個(gè)重要組成部分。
1.企業(yè)行政管理概述
企業(yè)行政作為企業(yè)的中樞神經(jīng)系統，在企業(yè)的管理工作中具有舉足輕重的地位，建立良好的行政管理體系，才能確保企業(yè)各部門(mén)之間各司其職，同時(shí)相互協(xié)作、相互幫助。依靠企業(yè)行政組織、按照行政渠道管理企業(yè)的一系列措施和方案就是企業(yè)行政管理。在企業(yè)發(fā)展中企業(yè)行政管理的三大功能分別是管理、服務(wù)、協(xié)調，其主要手段包括獎懲條件、規定、指示、行政命令等。在管理功能上，企業(yè)行政管理通過(guò)處理好公司各項日常事務(wù)，不僅能夠保證公司的正常運行，還能夠結合公司的各項情況，比如企業(yè)文化建設、企業(yè)精神、管理策略等，為高層決策提供有益建議；在服務(wù)上，能夠為公司提供完善的后勤保障；在協(xié)調上，能夠為企業(yè)各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)之間建立一個(gè)統一的管理服務(wù)平臺，該平臺的作用相當于在企業(yè)之間建立了一座溝通的橋梁，有利于企業(yè)各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)之間的良好溝通協(xié)調。企業(yè)行政管理學(xué)與其他學(xué)科之間存在很大差別，其中最大的差別在于企業(yè)行政管理學(xué)的研究對象是企業(yè)行政事務(wù)，企業(yè)行政管理的目的是通過(guò)探討企業(yè)行政管理的客觀(guān)規律，實(shí)現愜意行政管理的科學(xué)化，進(jìn)而提高企業(yè)行政效率。面對市場(chǎng)競爭越來(lái)越激烈的局面，企業(yè)行政管理的關(guān)注度越來(lái)越高。要想保證企業(yè)能夠順利正常的運行，必須成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的團隊，負責將企業(yè)各部門(mén)、各環(huán)節連接成一個(gè)完整的有機體。只有這樣才能保證企業(yè)的正常運行，確保企業(yè)達成各項生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標。而要想確保目標實(shí)現，提高企業(yè)競爭力，企業(yè)行政管理有效的組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是至關(guān)重要的，具體應做到以下方面：
1.1計劃工作
即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。要想實(shí)現行政管理科學(xué)化和行政管理成功的目的，必須使現代企業(yè)行政管理具有計劃性，只有做好各項準備工作，行政管理才能更加高效。
1.2組織工作
企業(yè)運作的基本框架就是企業(yè)的組織機構，企業(yè)的各級行政管理人員應自覺(jué)履行自身職責，同時(shí)明確規定企業(yè)各個(gè)人員的職責，明確每個(gè)人的任務(wù)是什么，誰(shuí)來(lái)做決策等。要求企業(yè)建立自上而下的責權關(guān)系，確保行政管理渠道的暢通無(wú)阻，只有這樣才能建立高效的企業(yè)行政管理機制。而要想建立完善的企業(yè)行政管理機制，必須首先選擇和設計科學(xué)合理的行政組織機構，因為行政組織機構是實(shí)現行政管理目標的重要基礎和必要條件，通過(guò)組建企業(yè)行政組織機構并加以良好的利用，能夠為企業(yè)行政管理工作增光異彩。
1.3指揮工作
即企業(yè)行政管理中采取的具體措施，明確企業(yè)各個(gè)員工的職、責、權，同時(shí)加強各個(gè)員工之間的合作，充分激發(fā)和調動(dòng)起每個(gè)員工的工作熱情和積極性，盡量避免員工之間的沖突，且能夠良好地解決員工之間已經(jīng)發(fā)生的沖突。要想良好地完成指揮工作，就要建立行政首長(cháng)廠(chǎng)長(cháng)或經(jīng)理）負責制為首的指揮系統，這是科學(xué)行政管理的基礎。
1.4控制工作
即對指揮工作的各項措施進(jìn)行監測、控制與調整，包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例并認真執行�？刂乒ぷ髂軌蚴蛊髽I(yè)了解和掌握自身的行政管理工作是否科學(xué)合理，從而發(fā)現并改進(jìn)行政管理中存在的問(wèn)題，更加完善企業(yè)的行政管理工作。
2.現代企業(yè)行政管理要求
隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，現代社會(huì )對企業(yè)行政管理的要求也發(fā)生了變化，更加側重于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和行政管理自身的要求，其中正常組織經(jīng)濟活動(dòng)是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)要求的行政管理的重中之重，主要包括財務(wù)和銷(xiāo)售管理、信息、溝通以及公關(guān)和勞資關(guān)系等。
實(shí)行和完善行政首長(cháng)負責制�？茖W(xué)行政管理的基礎是建立行政首長(cháng)負責制及以其為首的指揮系統，實(shí)行行政首長(cháng)負責制。這無(wú)疑對行政的負責人提出了更高的要求，行政負責人由于權力具有很大的權威性，應不斷提升其自身素質(zhì)和能力，盡量減少人為因素造成的行政措施不當，正確使用和利用自己的權力，明確自身的職責和權限。
合理選擇和設計行政組織機構。企業(yè)行政管理對于企業(yè)而言至關(guān)重要，行政組織機構作為企業(yè)行政管理的中堅力量，其重要性不言而喻，因此必須合理選擇和設計行政組織機構，而合理選擇和設計行政組織機構最重要的環(huán)節就是選拔優(yōu)秀的行政管理人才，具體要求如下：一要求人才能夠適應社會(huì )的發(fā)展，與時(shí)倶進(jìn)；二要求人才具有良好的個(gè)性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強烈的創(chuàng )新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)；三要求人才具有正確的價(jià)值觀(guān)、人生觀(guān)和世界觀(guān)等。
確立正確引導、準確評價(jià)與適當獎勵相結合的激勵機制。有人說(shuō)當今社會(huì )企業(yè)最重要的資源就是人力資源，為此企業(yè)應千方百計留住優(yōu)秀人才，確立正確引導、準確評價(jià)與適當獎勵相結合的激勵機制，做到獎罰分明。
3.我國企業(yè)行政管理改革思路
與世界發(fā)達國家相比，我國在企業(yè)行政管理中還存在很多問(wèn)題，為此我們應積極吸取國外的成功經(jīng)驗和失敗教訓，改革我國傳統的行政管理工作，使其更加適用于我國市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展，在改革過(guò)程中應注意以下問(wèn)題：
3.1按規范化要求，適當調整企業(yè)行政機構。雖然我國行政管理工作經(jīng)過(guò)多次調整已經(jīng)解決了多個(gè)問(wèn)題，但是依然存在一些待解決的問(wèn)題，不足之處依然存在，比如管理渠道冗余復雜、人員配置紊亂、企業(yè)行政機構臃腫等。為此，我國企業(yè)應按規范化要求，適當調整企業(yè)行政機構，明確各級行政機構的職能和作用，按實(shí)用性和科學(xué)性的原則合理建立行政機構系統。
3.2建立健全和認真執行行政部門(mén)的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門(mén)的法治秩序。更重要的是，要培養出一支高素質(zhì)、高效率的行政人員隊伍，同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權。只要建立了完善的各項規章制度，組建了高效率高質(zhì)量的團隊，整個(gè)行政管理體系就會(huì )高效的自動(dòng)運行，事半功倍。
3.3健全企業(yè)行政管理的領(lǐng)導體制。目前我國的企業(yè)領(lǐng)導體制幾乎都是黨政合一甚至以黨代政，在這種情況下，使得我國行政管理工作中存在一些問(wèn)題，比如行政首長(cháng)的權力無(wú)法得到充分良好的施展；尚未建立完善良好的企業(yè)領(lǐng)導體制；缺乏相應的輔助人員；監督機構和手段不足等�；诖�，我們應健全企業(yè)行政管理的領(lǐng)導體制，逐步提高和加強行政管理工作的效率和質(zhì)量。
3.4定期評價(jià)業(yè)績(jì)，擇優(yōu)使用行政管理人才。企業(yè)行政管理的一項重要工作內容就是對企業(yè)績(jì)效的評價(jià)，其結果直接關(guān)系到相關(guān)人員是否能夠獲得晉升，但長(cháng)久以來(lái)對企業(yè)績(jì)效的評價(jià)一直沒(méi)有建立統一的標準，評價(jià)的科學(xué)性和準確性一直飽受爭議，這其中既有人為因素的干擾，也有技術(shù)因素的干擾�？刹捎貌块T(mén)監督方法逐步消除人為因素造成的干擾，而要想消除技術(shù)因素方面的干擾需從人才學(xué)角度出發(fā)，綜合各項科學(xué)手段準確做出評價(jià)，定期評價(jià)業(yè)績(jì)，擇優(yōu)使用行政管理人才。
4.精益管理在行政行業(yè)應用現狀
精益管理方法是在豐田管理方式基礎上發(fā)展起來(lái)的，其最終目的是通過(guò)流程整體優(yōu)化、均衡物流、高效利用資源、消滅一切庫存和浪費，達到用最少的投入向管理人員提供最完美價(jià)值的目的。在過(guò)去的很長(cháng)一段時(shí)間內，企業(yè)之間的競爭都集中在行政管理計劃資源的爭奪上，導致企業(yè)行政管理存在很大問(wèn)題，比如資源配置水平不高、管理粗放等，因此行政行業(yè)的管理將從行政管理為主向行政管理與資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理并重轉變。隨著(zhù)行政行業(yè)管理水平的不斷提升，各行政管理系統紛紛導入精益管理的思想，但尚沒(méi)有形成成熟的理論體系用于指導行政管理系統的管理。如何有效的將精益管理理念應用到行政管理系統日常管理當中，整合現有資源，已成為當前行政管理工作的重要課題�，F代企業(yè)行政系統通過(guò)導入全面規范化管理、績(jì)效管理精益質(zhì)量管理，構建了基于現代企業(yè)行政系統特色的精益管理體系結構，旨在減少浪費，提高管理效率，加強企業(yè)競爭力。
5.精益管理的目標
精益管理方式是徹底消除無(wú)效勞動(dòng)和浪費的一種管理思想，根據這個(gè)基本原則，確定推行行政管理系統精益管理方式的總目標�，F代企業(yè)行政系統推進(jìn)精益管理的最終目標是通過(guò)降低成本產(chǎn)生效益，即提高有效率和降低消耗，減少管理過(guò)程中的浪費。精益管理方式的基本體系以持續改善為基礎，以拉動(dòng)式管理和準時(shí)化管理為兩大支柱，以全員規范化管理維護、績(jì)效管理等為輔助工具，從而實(shí)現高質(zhì)量、高收益的最終目標。
6.現代企業(yè)行政系統實(shí)施的精益管理策略
6.1拉動(dòng)式管理
現代企業(yè)行政系統管理計劃與控制設計的核心是用拉動(dòng)式管理系統替代傳統的推動(dòng)式管理系統。拉動(dòng)式管理即每一道程序的管理都是由其下道程序的需要來(lái)拉動(dòng)，這就是要堅持準時(shí)化管理和看板管理，由于環(huán)環(huán)相扣，因此準時(shí)化管理的管理效果良好。通過(guò)看板來(lái)向前道程序傳遞信息，并對管理過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。因此，拉動(dòng)式管理系統就是堅持一切以后道程序的需要為出發(fā)點(diǎn)，堅決杜絕超前和超量管理。
6.2準時(shí)化管理
準時(shí)化管理指企業(yè)管理系統的各個(gè)環(huán)節、程序只在需要的時(shí)候，按需要的量，管理出所需要的產(chǎn)品。準時(shí)化管理最重要的管理工具是看板，看板是用來(lái)控制管理現場(chǎng)的管理排程工具，在保證適時(shí)適量管理中起著(zhù)至關(guān)重要的連接作用。以管理線(xiàn)為例，用看板來(lái)組織行政管理的過(guò)程。
在行政管理程序中把管理成品看成是最后一道程序，按看板管理理論在必要的時(shí)間可以在上一個(gè)行政管理程序獲得必要的半成品數量，同時(shí)在必要的時(shí)間行政管理程序又可以向上獲得必要的信息，從而及時(shí)準確的拉動(dòng)物流，在必要的時(shí)間管理出必要的產(chǎn)品�？窗寮瓤捎涊d管理數量、管理時(shí)間、順序等信息，同時(shí)也可防止過(guò)量管理和誤管理，及時(shí)解決管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，消除無(wú)效工作和浪費。
6.3績(jì)效管理
績(jì)效管理是一種管理人員驅動(dòng)的追求卓越績(jì)效和持續改進(jìn)的管理哲學(xué)。良好的績(jì)效管理可以有效減少不良品，大大降低企業(yè)成本，提高企業(yè)盈利水平，具有良好的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益，能夠促進(jìn)企業(yè)綜合實(shí)力的提升。
績(jì)效管理側重于高級統計工具的應用，通常要求項目中有大量的分析工作�？�(jì)效管理方法擅長(cháng)解決復雜問(wèn)題，特別是一些找不到原因的問(wèn)題�？�(jì)效管理具有良好的應用性，被廣泛應用在產(chǎn)品各個(gè)流程當中，而精益管理方式則側重于行動(dòng)，不太能直接使用統計方法和管理流程。如果將精益管理與績(jì)效管理結合起來(lái)，就可以通過(guò)提高管理人員滿(mǎn)意度、降低成本、提高質(zhì)量、加快流程速度和改善資本投入來(lái)實(shí)現企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。因此，為了實(shí)現企業(yè)效益的最大化，需要將精益管理和績(jì)效管理合二為一，各施所長(cháng)。
現代企業(yè)行政系統在選擇績(jì)效管理推進(jìn)策略時(shí)，選擇了戰略改進(jìn)和解決問(wèn)題相結合的途徑，從具體的專(zhuān)案入手，建立了一批績(jì)效管理改進(jìn)項目，邊培訓邊改進(jìn)，并跟蹤實(shí)施，考察取得的經(jīng)濟效益，積累經(jīng)驗教訓，熟悉績(jì)效管理的運作，不斷在員工中樹(shù)立推行績(jì)效管理成功的信心。通過(guò)一個(gè)個(gè)績(jì)效管理改進(jìn)項目的成功實(shí)施，不斷豐富和完善績(jì)效管理的內涵，從而形成具有現代企業(yè)行政系統自身特點(diǎn)的卓越的質(zhì)量管理新模式。
6.4人才培養
精益管理方式認為人力資源是企業(yè)最重要的資源，將人當成了最重要的管理要素，該方式認為人為因素是具有最大柔性和最大潛力的因素，因此，應將在現代企業(yè)行政管理中應注重人才培養，并將人才培養放在企業(yè)行政管理的重要位置。
提案制度是精益管理的其中一項基礎工作，它要求每個(gè)企業(yè)員工都積極參與其中，發(fā)表自己的看法，聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，大大提高了企業(yè)運行的效率和質(zhì)量；而管理層應張開(kāi)耳朵聽(tīng)取員工的意見(jiàn)和建議，并對提出有益公司發(fā)展建議的員工進(jìn)行獎勵。通過(guò)建立完備的合理化建議反饋落實(shí)制度，所有的建議必須要有答復和落實(shí)，對于有價(jià)值的建議加大獎勵力度，并且將合理化建議與員工的績(jì)效考評結合起來(lái)，從而提高員工參與合理化建議活動(dòng)的積極性，避免了合理化建議制度流于形式。此外通過(guò)工作輪崗制，包括管理人員之間的輪崗、操作人員的輪崗等等，培養多能化的人才。輪崗制開(kāi)闊了大家的視野并加強了大家對安全、質(zhì)量、成本、產(chǎn)量等一切目標的責任感。
7.結語(yǔ)
企業(yè)行政管理是企業(yè)生存發(fā)展的重要影響因素之一。企業(yè)行政管理效率的高低將直接影響企業(yè)的各項工作的開(kāi)展�，F代企業(yè)行政系統通過(guò)引進(jìn)精益管理理論，并將之做了改進(jìn)，結合了自身的特點(diǎn)，將實(shí)施的精益管理方法即拉動(dòng)式管理、準時(shí)化管理、全員規范化管理維護、績(jì)效管理質(zhì)量管理、人才管理等五個(gè)先進(jìn)管理工具和方法有機結合起來(lái)，使企業(yè)行政系統的精益管理體系更加完善。通過(guò)精益管理方式的引入，現代企業(yè)行政系統的管理取得了較大的進(jìn)步，可達到行業(yè)領(lǐng)先水平，各種消耗指標大幅降低，直接的效果是帶來(lái)了企業(yè)浪費的減少，效益的增加，企業(yè)競爭力不斷加強。
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