高校行政實(shí)施知識管理的策略分析教育論文
摘要：概述了高等院校行政組織實(shí)施知識管理的必要性，分析了阻礙實(shí)施知識管理的因素，闡述了高校行政有效實(shí)施知識管理的策略。
關(guān)鍵詞：高校行政管理；知識管理；知識共享
知識管理是知識經(jīng)濟時(shí)代的一場(chǎng)管理革命，知識管理是近幾年來(lái)信息學(xué)、情報學(xué)界的研究熱點(diǎn)。知識管理是以知識為核心的管理，是對知識和運用知識進(jìn)行管理，是通過(guò)影響組織員工的工作態(tài)度和行為，建立起開(kāi)放和信任的組織內部環(huán)境，通過(guò)知識共享和運用集體的智慧提高應變和創(chuàng )新能力。
知識管理已經(jīng)深入各社會(huì )組織，包括高校。作為知識的生產(chǎn)源和集散地的高校需要實(shí)施知識管理，而保障和服務(wù)高校各項正�；顒�(dòng)的高校行政管理也必須面向知識管理。
1、高校行政實(shí)施知識管理的必要性
高校的行政管理，是高等學(xué)校為了實(shí)現學(xué)校教育工作的目標，依靠一定的機構和制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)和引導師生、員工，充分利用各種資源，有效地完成學(xué)校工作任務(wù)，實(shí)現預定目標的組織活動(dòng)。而知識管理就是一種人對資源的動(dòng)態(tài)管理，是以人為中心，以信息為基礎，以知識創(chuàng )新為目標，將知識看作是一種可開(kāi)發(fā)資源的管理思想。因而，實(shí)施知識管理是高校行政提高管理效率和效果的必然選擇。
1．1 環(huán)境的變化要求高校行政面向知識管理’
當今是知識經(jīng)濟的時(shí)代，能否善于利用各種知識資源和創(chuàng )新知識成為能否取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。在這種情況下，高校行政管理要研究如何提高管理效率，保證學(xué)�？蒲薪虒W(xué)工作，增強知識持續創(chuàng )新的能力，為知識經(jīng)濟的發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。而且，今天高校的競爭并非是靠單一的規模和數量，也不是看學(xué)校有多少師生，開(kāi)多少專(zhuān)業(yè)，而是看高校能培養多少高質(zhì)量的人才，靠?jì)群唾|(zhì)量。為此，高校的行政管理必須圍繞如何培養創(chuàng )新型人才、提高科研水平這一中心任務(wù)，面向知識管理，提高管理效率。
1．2 辦公自動(dòng)化系統的推廣是高校實(shí)施知識管理的技術(shù)平臺
高校校同網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統（OA系統）在高校教育中所承擔的作用愈來(lái)愈明顯，它已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可缺少的支撐環(huán)境。辦公自動(dòng)化是高校自身建設、改革和發(fā)展的必然要求，實(shí)現和推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統是高校管理信息化、網(wǎng)絡(luò )化的必然趨勢。利用辦公自動(dòng)化系統實(shí)施知識管理是高校行政管理發(fā)展的趨勢。
1．3 行政管理隊伍素質(zhì)的提高是實(shí)施知識管理的主觀(guān)條件
目前高校的行政管理隊伍已普遍年輕化，絕大部分人員都受過(guò)高等教育，已經(jīng)意識到要應對信息化、網(wǎng)絡(luò )化時(shí)代繁重的工作任務(wù)，就必須通過(guò)學(xué)習提高工作效率。通過(guò)知識管理的實(shí)施、強化管理隊伍信息素質(zhì)教育、加強信息素質(zhì)修養才能更好地應對信息社會(huì )的各種挑戰以及工作巾出現的問(wèn)題，更好地為高校教育現代化服務(wù)。
2、阻礙高校行政知識管理的因素分析
國內外企業(yè)或其他組織實(shí)施知識管理失敗的例子很多，因為實(shí)施過(guò)程需要人員配合，涉及人的組織行為等不可量化控制的因素，存在一定的不確定性。高校作為非營(yíng)利性的事業(yè)單位，行政管理工作有其獨特的特點(diǎn)。結合高校行政管理的現實(shí)狀況，分析阻礙知識管理實(shí)施的因素，主要有以下幾點(diǎn)。
2．1 等級制度森嚴和官本位思想嚴重
高校的行政組織與政府部門(mén)相同，是高聳的組織結構，多層的管理等級，有一套操作程序來(lái)決定報告渠道、權力層次、部門(mén)特權。這種傳統的組織結構，工作中出現矛盾，可以把問(wèn)題上交領(lǐng)導，由上級來(lái)協(xié)調。等級制度的突出缺點(diǎn)是隊伍缺乏創(chuàng )造性，工作思維較為偶化，不利于營(yíng)造學(xué)習型組織。
另外，高校的行政組織仍然享受著(zhù)國家干部的級別待遇，晉升職務(wù)成為權力和地位的象征，也成為事業(yè)成功的重要標志。金字塔式的管理結構，不利于提高行政隊伍的工作積極性。不利于改革和創(chuàng )新。這種官本位思想，也是高校行政實(shí)施知識管理的消極因素。
2．2 缺乏溝通和共享
高校行政管理部門(mén)一般都是根據工作設置崗位配備人員，定崗定責。各個(gè)行政管理部門(mén)有著(zhù)自己獨立的職權范圍，有著(zhù)自己的工作職責，各個(gè)部門(mén)之間互不影響，互不干涉。人員分工較為明確，既能優(yōu)化人力資源的配置，又有利于管理隊伍提高工作效率。但是，這樣往往也容易使部門(mén)之間相對獨立，甚至部門(mén)內部人員之間的工作獨立，缺乏溝通和資源共享，已不適應信息社會(huì )的發(fā)展。
2．3 缺少規范性和制度性
高校行政管理組織的職責范嗣、工作程序都是由上級部門(mén)決定的，如何進(jìn)行管理，主要依靠多年的工作經(jīng)驗，這種工作經(jīng)驗主要是上一任傳下一任，但如果人員變動(dòng)，有些優(yōu)秀的工作經(jīng)驗就會(huì )流失，新到崗位的人員就必須自己從頭摸索經(jīng)驗。同時(shí)各個(gè)管理單位優(yōu)秀的管理經(jīng)驗很少共享，人們在工作巾很難借鑒別人的經(jīng)驗以防止自己工作的失誤。
另有一些管理部門(mén)缺少必要的工作規范和相關(guān)制度，這樣容易造成兇人員變換而工作流程不順暢，工作效率降低。
3、推動(dòng)高校行政實(shí)施知識管理的策略
高校行政實(shí)施知識管理的工作變革，需要配備必要的硬件設施和營(yíng)造適官的軟環(huán)境，雙管齊下。知識管理的成功關(guān)鍵在于軟環(huán)境和組織文化的營(yíng)造，在工作中形成一個(gè)有效利用知識、創(chuàng )新知識的學(xué)習型組織。
3．1 完善實(shí)施知識管理的硬件設施
建立知識庫和知識交流平臺等，完善實(shí)施知識管理的硬件設施。行政管理工作往往出現這樣的問(wèn)題：人員調離后，新員工卻要化很長(cháng)時(shí)間重新摸索和熟悉本崗位的工作，而不能充分借鑒前人的經(jīng)驗和智慧，造成不必要的重復，降低工作效牢；行政人員在丁作決策時(shí)，總感覺(jué)所掌握的信息不很全面，不能在最短的時(shí)間內迅速檢索到需要的知識。對知識資源進(jìn)行管理，是解決以上問(wèn)題的有效方法。而建立知識庫和知識交流平臺等這些硬件設施是實(shí)施知識管理的基礎。
建立知識庫。知識庫是進(jìn)行知識管理的基礎，建立一個(gè)完整的知識庫，應該包括顯性知識和隱性知識兩大部分，性知識易于進(jìn)行編碼、序化、存儲和提供，而存在于員丁頭腦或組織的結構與文化巾的隱性知識，不易被編碼或描述，正是這些隱性知識才是知識創(chuàng )新的源泉，所以對隱性知識的管理成為知識管理的難點(diǎn)問(wèn)題。 建立知識檢索系統。知識庫就是為了方便行政管理人員的學(xué)習與運用，方便、快捷的檢索系統及運行網(wǎng)絡(luò )必須能與之相配套。
建立知識交流平臺，包括電子公告板、個(gè)人留言板、內部E—mail系統、內部BBS等。內部知識的交流和共享，是知識管理最普通的應用。建立知識交流平臺，就是為了使隱性知識轉化為顯性知識。要建立內部信息網(wǎng)以便于管理人員進(jìn)行知識交流，利用各種知識數據庫、專(zhuān)利數據庫存放和積累信息，從而在行政組織內部營(yíng)造有利于職員生成、交流和驗證知識的寬松環(huán)境。
配置知識管理專(zhuān)員，負責知識庫的管理，協(xié)調各部門(mén)向知識庫提供知識，幫助用戶(hù)用各種方式檢索知識，檢查向知識庫提供的知識的精確性，以保證知識不受污染，還要保證知識庫的安全性。
3．2 培育適宜知識管理的軟文化
知識管理的實(shí)施關(guān)鍵在于軟環(huán)境和組織文化，從管理層到底層辦事員，自上而下地營(yíng)造適宜知識管理實(shí)施的組織環(huán)境。實(shí)施知識管理，提升管理理念，使管理模式從封閉式管理向開(kāi)放式管理轉變，通過(guò)改進(jìn)知識流程提高行政管理的效率和競爭力，而不是靠行政命令或權力來(lái)達到這一目的，解決依靠經(jīng)驗管理的問(wèn)題。
首先，需要由高層領(lǐng)導對知識管理有系統的了解，自上而下地推動(dòng)高校行政實(shí)施知識管理，領(lǐng)導方法應從一把手決策向民主決策過(guò)渡，強調工作人員人人參與，集體領(lǐng)導。其次，要對行政辦公室員工進(jìn)行教育培訓，強調知識管理的重要性和必要性。聘請知識管理學(xué)科的專(zhuān)業(yè)教師有針對性地培訓，認真解決員工對實(shí)施知識管理的疑惑、不安、抵觸情緒，深化對知識管理的認識。最終要求行政管理人員從被動(dòng)培訓向主動(dòng)學(xué)習轉變，把自己置于學(xué)習的中心地位，不斷地獲取知識；注重創(chuàng )造知識和應塒知識，而不僅僅是積累知識，發(fā)揮知識團隊的整合效應。
3.3 激勵知識共享
組織文化在組織內部形成一種A然而然的共享知識的行為環(huán)境，是開(kāi)展知識管理的基本條件。通過(guò)加強部門(mén)內外的交流、教育和培訓，使每位成員都能找到對自己有用的知識，從而逐漸認識到貢獻知識和與人共享是一種對自己和他人都互利的行為．而且共享的知識越多，挖掘越深，創(chuàng )造的新知識也就越多，獲得的增值就越高，也就更有利于自身和學(xué)校的發(fā)展。
建立知識共享激勵制度，從制度的完善來(lái)保證知識管理的有效開(kāi)展。存激勵方式上，學(xué)校應強調個(gè)人激勵、隊激勵和組織激勵的有機結合，這樣才可以充分調動(dòng)各方面的積極性。在激勵內容上，可以將為知識共享行為與年終考核、績(jì)效]二資結合，激勵組織員T共享知識的行為，也需要重視對員丁成就感、組織的認可、聲望、歸屬感、T作挑戰性等內在精神激勵。
3.4 努力營(yíng)造學(xué)習型組織
學(xué)習型組織是指培養彌漫整個(gè)組織的學(xué)習氛圍，充分發(fā)揮員工的創(chuàng )造力而建立起來(lái)的、高度柔性的、扁平的、可持續發(fā)展的組織。這種組織是善于獲取、創(chuàng )造、轉移知識．并以新知識、新見(jiàn)解為指導，勇于修正自己行為的一種組織。
知識獲取、共享、創(chuàng )新和應用處處都與學(xué)習聯(lián)系存一起，可以說(shuō)知識管理的過(guò)程就是對知識不斷學(xué)習的過(guò)程。從知識管理體系的角度看，組織學(xué)習是促使高校行政部門(mén)形成學(xué)習型文化的重要手段，而學(xué)習型義化是知識管理體系構建的必要環(huán)境因素和保障。
4、結語(yǔ)
伴隨著(zhù)高等教育的大眾化、國際化及教育需求的多樣化，高校之問(wèn)的競爭Et益激烈。高校是典型的知識密集型組織，知識是核心資源，高校核心競爭力的根基在于知識。知識管理的實(shí)施正是為了增強組織績(jì)效而創(chuàng )造、獲取和使用知識的過(guò)程，引入知識管理是提升高校核心競爭力的有效戰略。
國際化的趨勢，激烈的高校競爭，要求高校提高管理水平、管理規范性、服務(wù)質(zhì)量和T作效率。行政管理巾的知識管理，其目標就是應用知識來(lái)提高辦公室管理的應變和創(chuàng )新能力，更好地為學(xué)校領(lǐng)導的管理決策服務(wù)，促進(jìn)教學(xué)、科研、社會(huì )服務(wù)等方面的發(fā)展。
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