商務(wù)交際中英文書(shū)信的寫(xiě)法
商務(wù)交際中英文書(shū)信的寫(xiě)法
[摘要] 在商務(wù)交際中英語(yǔ)書(shū)信的格式、結構和寫(xiě)作原則都是有固定的原則可循的,不能任意變更。
熟練掌握商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式與結構是從事對外貿易工作的高職生必備的技能之一。
[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信 格式 結構
隨著(zhù)各國之間貿易交流的加深, 尤其是在我國加入WTO后,國際貿易活動(dòng)日益頻繁，作為對外貿易中的一種基本的交際方式,商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信也得到廣泛應用。
然而，有些信件冗長(cháng)而結構不嚴謹;有些措辭粗略無(wú)禮，空洞無(wú)物;有些累贅而模棱兩可，充滿(mǎn)著(zhù)陳詞濫調，晦澀的行話(huà)和難懂的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ);有的甚至還有拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯誤,這都會(huì )阻礙有效的交流。
對于國貿專(zhuān)業(yè)的學(xué)生,以及從事對外貿易的工作者來(lái)說(shuō),熟練掌握商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式與結構并加以應用,是不可或缺的一項技能。
一、商務(wù)英文書(shū)信的格式
一般來(lái)說(shuō),現在使用的商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式主要有兩種:傳統的縮頭式和現代的齊頭式。
根據英國傳統做法,縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間,有時(shí)可能會(huì )縮進(jìn)更多。
現在,齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中使用得非常普遍。
它的突出特點(diǎn)就是所有信的內容都從信紙的左邊開(kāi)始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區分。
這種格式被稱(chēng)作齊頭式。
但是,有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì )給查找帶來(lái)不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式,即把日期放在右邊,而把其他內容放在左邊。
一般來(lái)說(shuō),我們通常使用單行距來(lái)布局一封信,這會(huì )使信函有一種緊湊感。
根據個(gè)人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。
二、商務(wù)英文書(shū)信的結構
不論傳統的縮頭式,還是現代的齊頭式,一般商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的結構都包括十三部分內容,前七部分是每一封商務(wù)英語(yǔ)信件所必需包含的內容。
在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中,每一部分內容都有自己固定的位置,包含自己獨特的內容,是不能隨意互換的。
1.信頭。
信頭所包含的是寫(xiě)信人的基本情況,包括姓名、地址、電話(huà)號碼、電傳號碼，以及傳真號碼甚至E-mail 地址。
信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。
質(zhì)量?jì)?yōu)良的信紙,以及一個(gè)整潔、勻稱(chēng)的信頭,可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采,增強公司的信譽(yù)。
2.案號和日期。
案號是寫(xiě)信時(shí)所給的、以便查詢(xún)的字母或數字。
經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來(lái)區分。
它的位置一般是在信頭的右邊。
而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。
在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中,日期一定要寫(xiě)全,不能用數字的形式,因為美國和英國的日期標示法是不同的。
月、日的后面用逗號,年份后面不用標點(diǎn)。
3.封內名稱(chēng)和地址和開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)。
封內名稱(chēng)和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會(huì )使信看上去整齊。
開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)是寫(xiě)信人開(kāi)始信文的禮貌用語(yǔ),在英文書(shū)信中要使用敬語(yǔ),在稱(chēng)呼方面,商業(yè)上最普遍的有Gentlemen(美國式)與Dear Sirs(英國式)二種,相當于我國的“敬啟者”或“謹啟者”。
如果信是寫(xiě)給某個(gè)公司單位的,美語(yǔ)用Gentlemen(復數形式),英語(yǔ)用Dear Sirs。
稱(chēng)呼后一般要使用標點(diǎn)符號,英國式采用逗號,美國式用分號。
4.信文。
信文是實(shí)質(zhì)性的內容,信文的書(shū)寫(xiě)要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌;語(yǔ)法正確,切中要點(diǎn);段落劃分明確,每段集中于一個(gè)話(huà)題;打印準確,布局要有藝術(shù)性,使信件看上去賞心悅目。
尤其注意頁(yè)邊空欄,它是信文的框架。
信文多用單行距,有些短信可用雙行距。
5.結尾敬語(yǔ)。
結尾敬語(yǔ)是信件結束時(shí)的一種禮貌用語(yǔ)。
最為典型的美國式寫(xiě)法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely(熟人或知道對方姓名)，Best wishes,kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。
結尾敬語(yǔ)必須和信文緊連一起,不能分開(kāi),更不能把它單獨放到另一頁(yè)。
如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。
6.寫(xiě)信人簽名或簽署。
簽署是寫(xiě)信人或其所代表公司的名稱(chēng)或標記。
公司名稱(chēng)可以打印,而主管人簽名則必須是手寫(xiě),兩者都不可用印章代替。
這部分在結尾敬語(yǔ)以下三行,大約留出五行或更多的空間。
7.注意事項。
注意事項的習慣用語(yǔ)是:For the attention of或簡(jiǎn)單的Attention,下面一般要加上橫線(xiàn)。
當信件是寫(xiě)給特定的人或主辦部門(mén)時(shí),則用此用語(yǔ)。
它在開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)以上兩行。
除齊頭式外,可放在信文以上中間。
8.事由、標題。
事由或標題在開(kāi)頭稱(chēng)呼語(yǔ)以下兩行,下加橫線(xiàn),除齊頭式外,一般放在信文以上中間。
經(jīng)常是用一詞或簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞來(lái)表示信文的主題,讓收信人先對所談內容有所了解。
9.經(jīng)辦人代號和附件。
經(jīng)辦人代號在簽署以下兩行。
是打字員名字的首字母縮寫(xiě),可用小寫(xiě),也可用大寫(xiě)。
附件在經(jīng)辦人代號以下兩行。
寫(xiě)信人可標示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。
經(jīng)常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。
10.抄送。
抄送在附件以下兩行。
抄送有明、暗兩種方式。
明示的標記為cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復印件上。
暗示的標記為bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在復印件上,并且只有寫(xiě)信人和收信人知道。
11.附言。
附言在抄送以下兩行。
如寫(xiě)信人想增加些信中忘記提到的內容,可用此方式,但應盡量避免使用。
因為它可能會(huì )給人一種錯覺(jué),即在寫(xiě)信前,你未能很好地安排你的信件,這可能會(huì )影響到你的信譽(yù)。
總之,當書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的時(shí)候,必須謹記:選定一種格式,堅持使用,不能變來(lái)變去;結構中的內容要安排合理得當。
布局好的信件是雙方交易的好的開(kāi)始。
一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱(chēng)的信件,會(huì )留給人一種良好的印象,促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來(lái),直至交易的達成。
參考文獻：
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