企業(yè)文秘與檔案管理工作的有效結合論文
摘 要：企業(yè)文秘與檔案管理工作一體化已經(jīng)成為一種趨勢，如何將二者有效結合起來(lái)成為企業(yè)管理工作的重心之一。傳統管理方法下，文秘工作主要負責企業(yè)、領(lǐng)導日常工作安排，幫助企業(yè)管理人員處理各個(gè)部門(mén)之間的文書(shū)、公文等，而這些文書(shū)和公文就構成企業(yè)檔案管理的基礎部分。在新時(shí)期下，隨著(zhù)企業(yè)管理理念的不斷改革，效率成為企業(yè)管理追求的首要目標。將企業(yè)文秘與檔案管理工作有效結合起來(lái)對于提高企業(yè)管理效率是很有好處的。
關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；結合；效率
1 企業(yè)文秘與檔案管理工作概述
1.1 文秘工作
企業(yè)管理中，文書(shū)工作與秘書(shū)工作合稱(chēng)為文秘工作。文秘工作在企業(yè)整體運行的過(guò)程中起到一種承上啟下的作用。文秘工作者的工作能力對于整個(gè)企業(yè)的運作會(huì )產(chǎn)生極大影響，通過(guò)文秘，將管理部門(mén)與職能部門(mén)緊密聯(lián)系起來(lái)，對企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)起到一種輔助作用，幫助管理者提高工作效率。文秘在日常工作處最主要的職能就是協(xié)助管理者工作，幫助搭建管理者與各個(gè)只能部門(mén)之間的橋梁。管理者下發(fā)的命令指示需要通過(guò)文秘傳達給各個(gè)部門(mén)，而各部門(mén)對生產(chǎn)管理狀況等的反饋則需要通過(guò)文秘傳達給領(lǐng)導�！八幕救蝿�(wù)是：正確地建立文書(shū)處理工作秩序，及時(shí)、準確、安全地處理來(lái)往文書(shū)；輔助機關(guān)領(lǐng)導者處理日�；顒�(dòng)中的政務(wù)事項；密切機關(guān)之間、上下之間的聯(lián)系�！盵1]文秘工作最重要的產(chǎn)物就是各種公文、章程等等，而這些文件構成了檔案的最基礎部分。
文秘工作對于企業(yè)管理運作是十分重要的，構成了企業(yè)運作管理的最基礎、核心部分，他們可以直接接觸到管理者，幫助協(xié)調管理者與各部門(mén)以及各個(gè)部門(mén)之間的工作關(guān)系，有序的文秘工作可以提高企業(yè)工作效率，促進(jìn)企業(yè)效益的增收。
1.2 檔案管理工作
檔案管理工作對于企業(yè)來(lái)說(shuō)同樣很重要，涉及到多方面的內容。檔案是企業(yè)在運作過(guò)程中產(chǎn)生的所有數據、結果等的總和，包括人事檔案、生產(chǎn)備案、銷(xiāo)售結果等多方面內容，是企業(yè)制定方案、制作預算、人事變動(dòng)等的主要數據來(lái)源。進(jìn)入新時(shí)期后，為更好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)工作效率和經(jīng)濟效益，國家相關(guān)部門(mén)制定并頒布了《企業(yè)檔案管理辦法》，將企業(yè)檔案管理進(jìn)一步規范化、科學(xué)化。
2 企業(yè)文秘與檔案管理工作的聯(lián)系與結合
2.1 二者聯(lián)系
從企業(yè)整個(gè)行政管理機制來(lái)看，企業(yè)的文秘與檔案管理工作都是基礎性工作，為企業(yè)其他事項的運作起到鋪墊和溝通作用。所以首先從總體上看，二者構成一種相輔相成的關(guān)系。文秘工作的最直接成果是公文，而各種公文的總和則構成檔案的一部分，或者我們也可以人文公文就是檔案的前身。只有在文秘工作的有序、有效進(jìn)行之下，公文才會(huì )有秩序的成為檔案的一部分。文秘工作者對于公文的撰寫(xiě)和制定在此環(huán)節中起到關(guān)鍵作用。在社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制下，不同企業(yè)的所有制形式有所不同，所以對于公文擬制的相關(guān)規定也有所不同，這就對公文的質(zhì)量有著(zhù)很高的要求，從而對于從業(yè)人員的要求也會(huì )增加。
其次，從文秘工作者的從業(yè)要求以及企業(yè)管理需求來(lái)看，“檔案管理是每個(gè)文秘工作者的職責范圍，文秘工作避免不了要做一些檔案管理，這既符合文秘的工作性質(zhì)，也符合用人單位的工作分配規則。用人單位向來(lái)把檔案管理工作分配給文秘來(lái)處理，因此，說(shuō)檔案管理是文秘工作者的一門(mén)必修課是符合理?yè)��！盵2]
同時(shí)，從二者的工作范圍來(lái)看，文秘工作與檔案管理的工作有很多共通之處，聯(lián)系是極其緊密的。文秘在日常工作時(shí)會(huì )記錄企業(yè)運作的各種活動(dòng)、實(shí)踐過(guò)程，而檔案管理也是需要將這些已經(jīng)形成的文件記錄和保存下來(lái)，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以說(shuō)明文秘工作者不僅需要記錄檔案，更需要將這些檔案保存下來(lái)。
2.2 有效結合
從上文我們知道文秘工作與檔案管理處于一種相輔相成的關(guān)系，并且在工作目的和工作職能上有許多共通之處。所以在新時(shí)期下，隨著(zhù)科學(xué)管理理念的引入，越來(lái)越多企業(yè)傾向于精簡(jiǎn)部門(mén)，文秘和檔案管理工作在這時(shí)就會(huì )有效結合起來(lái)�！拔募俏拿毓ぷ髋c檔案工作銜接的主體，檔案資料主要來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，而高水平的檔案管理是建立在文書(shū)部門(mén)規范處理文件的基礎之上的�！盵3]
如何才能有效的將二者結合呢？隨著(zhù)信息化社會(huì )的發(fā)展，計算機技術(shù)不斷更新，將現代信息技術(shù)引入企業(yè)檔案管理之中成為有效的辦法。除此之外，在將企業(yè)文秘與檔案工作的結合過(guò)程中，我們還需要注意幾個(gè)問(wèn)題。首先在檔案形成的初期，公文作為檔案的前身，在其由文秘剛剛擬定形成并且在企業(yè)各部門(mén)之間流傳工作的時(shí)候，這一時(shí)期還不能稱(chēng)作是檔案。所以文秘從擬定之初就要把握好質(zhì)量大關(guān)，遇到問(wèn)題及時(shí)修改，將最終文件定檔。其次，檔案在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸納整理后，文秘工作者要定期對檔案進(jìn)行審核檢查，將重復累贅、沒(méi)有意義的公文廢棄，節省檔案空間，增加工作效率，也為日后翻查檔案減輕了工作量。但在此過(guò)程中文秘工作者在摒棄無(wú)價(jià)值檔案時(shí)必須經(jīng)過(guò)企業(yè)管理者的審核，不能完全憑借自己的主觀(guān)意志來(lái)進(jìn)行判斷。并且現代文秘工作者應當學(xué)會(huì )應用計算機相關(guān)軟件，將檔案全部電子化錄入電腦并做好相應備份，做到企業(yè)檔案電子化。
3 結語(yǔ)
企業(yè)文秘與檔案工作是緊緊聯(lián)系在一起的，二者工作內容中有許多相似之處，如何將二者有機的結合起來(lái)成為新時(shí)期企業(yè)行政管理工作的重心之一�，F代企業(yè)在招聘文秘工作人員時(shí)，往往要求他們除掌握常規性文秘工作技能外還需要掌握多方面的工作技巧，這實(shí)際上也為企業(yè)在工作中將文秘與檔案管理工作的結合做好了前期準備。
對于現代企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，文秘工作時(shí)一種綜合性、實(shí)踐性較強的工作，需要文秘人員協(xié)調處理多方面問(wèn)題，也是檔案管理的基礎性工作之一。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化成為時(shí)代發(fā)展的趨勢。信息化管理概念引入企業(yè)管理后，通過(guò)相關(guān)技術(shù)手段將企業(yè)文秘工作和檔案管理工作有效結合以來(lái)，優(yōu)化了企業(yè)內部的運作機制，對企業(yè)管理、生產(chǎn)都產(chǎn)生極大促進(jìn)作用。
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