企業(yè)辦公管理目前狀況及發(fā)展趨勢
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摘要：企業(yè)辦公管理效率的高低對于企業(yè)是否能夠穩定發(fā)展有著(zhù)重要的關(guān)聯(lián)。
因此，當企業(yè)在進(jìn)一步深化改革的時(shí)候，市場(chǎng)競爭和業(yè)務(wù)發(fā)展更加繁重，而企業(yè)更好地發(fā)揮職能作用和為中心工作服務(wù)，是一個(gè)需要認真深思的理由。
本文首先分析了企業(yè)辦公管理的重要作用，其次詳細探討了企業(yè)辦公管理的職能，并對企業(yè)辦公管理應用和發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公 管理 穩定 改革 職能 信息化 分析
引言
辦公室的管理職能的發(fā)揮就企業(yè)而言是很重要的。
因為新時(shí)期的企業(yè)科學(xué)管理，對企業(yè)辦公室工作的提出有更好的要求。
企業(yè)辦公室只有以科學(xué)發(fā)展觀(guān)為統領(lǐng)，堅持以人為本，大力提高行政效能，才能保證企業(yè)沿著(zhù)科學(xué)發(fā)展的正確道路運作，以此取得顯著(zhù)的經(jīng)濟、政治和社會(huì )效益。
1 企業(yè)辦公管理概述
辦公室作為單位的一個(gè)綜合管理部門(mén)，其職能主要是滲透到單位各個(gè)部門(mén)之中的綜合職責和權力的表現。
而辦公室作為綜合性能強的行政管理部門(mén)是員工和企業(yè)之間的橋梁，起到承上啟下的作用。
而且工作范圍廣，參與的行政事務(wù)多，較為復雜。
其次是服務(wù)面寬，所有的事情都匯集到辦公室，然后再整體進(jìn)行落實(shí)。
由此我們可以看出，辦公室的工作人員有較強的辦事能力和辦事效率。
在新形勢的市場(chǎng)發(fā)展下，企業(yè)辦公室為了適應發(fā)展需要堅持“科學(xué)、規范、高效”的原則，還要按照“高標準、高質(zhì)量、高效益”的要求，多管齊下、綜合治理，以此來(lái)建立健全新的管理工作機制。
為了做好辦公室工作，就需要善于觀(guān)察、以此來(lái)研究辦公室的服務(wù)制度，從中找出規律性的東西，形成相互銜接的制度和體系，要保證各方面的工作都有章可循、井然有序，步入規范化道路。
因此，就需要構建“工作有標準，過(guò)程有監督，結果有考核”的管理機制，以此來(lái)充分調動(dòng)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性，這樣能夠應對人員缺少又任務(wù)重時(shí)的工作。
我們還要堅持從基礎工作入手，建立健全的各類(lèi)管理制度，對各個(gè)崗位人員的素質(zhì)要求進(jìn)行考察，這樣能夠更好地監督考核指標，將繁雜的辦公室工作納入標準化管理體系中，開(kāi)創(chuàng )各種工作忙而不亂，有條有理的進(jìn)行，保持各類(lèi)人員各司其職、各盡其責的良好局面。
2 企業(yè)辦公管理主要職責
2.1 推動(dòng)企業(yè)發(fā)展 辦公室作為企業(yè)的辦事部門(mén)，其工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是建立在適應市場(chǎng)發(fā)展要求和推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展上的，由于當前企業(yè)正處在激烈的市場(chǎng)競爭和存活壓力之中，為了避開(kāi)各種矛盾的交織，就需要辦公室能從其職能出發(fā)，以適應新型市場(chǎng)發(fā)展為目標，更好的做好參謀設計部門(mén)。
而企業(yè)在發(fā)展中的種種現實(shí)矛盾和需要，都是因為需要辦公室從新認識發(fā)展中的市場(chǎng)，以此來(lái)了解和掌握企業(yè)應該朝向哪個(gè)階段發(fā)展，起到推動(dòng)、推動(dòng)和導向企業(yè)發(fā)展的重要輔助作用。
2.2 溝通協(xié)調各部門(mén)工作 在其職能發(fā)揮上，主要是由單純的服務(wù)轉向深入服務(wù)上，這樣能夠更好地參與到中心工作的推進(jìn)和決策的貫徹落實(shí)上。
辦公室的工作出發(fā)點(diǎn)和主要檢驗標準就是從其是否為企業(yè)能夠更好地服務(wù)，其成果能否落實(shí)到中心工作的推進(jìn)上。
因此，就需要辦公室抓住全局中的一些主要理由，進(jìn)行深入研究和超前深思，這樣才能廣泛及時(shí)的了解企業(yè)各個(gè)方面的動(dòng)態(tài)，能夠及時(shí)掌握信息，讓各部門(mén)和領(lǐng)導能夠更好地把握全局，制定決策，為工作提出更好地參考和依據，還要把握工作進(jìn)展，了解發(fā)展的走向理由，還要借鑒各方面成功的經(jīng)驗，為領(lǐng)導指導工作，提出切實(shí)可行的操作意見(jiàn)。
2.3 明確員工崗位權限和責任 崗位責任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其主要職責就是明確辦公室各個(gè)科室的職責權限的基礎，然后劃分好每個(gè)崗位的權責，做到辦公室每個(gè)人都能各司其職，使工作能夠更加高質(zhì)量、高效率地完成，避開(kāi)出現相互推脫的現象，把一切不良現象扼殺在搖籃里。
就需要我們在制定崗位責任制時(shí)，堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持從辦公室的主要工作入手，但凡重復的工作科室都要進(jìn)行合并;一人能完成的工作，就不需要兩人共同完成。
這樣既能充分發(fā)揮崗位責任制，也能堅持職權責任制相一致的原則，使每個(gè)崗位都能盡職盡責的完成任務(wù)，工作規定都要盡可能的量化，以便進(jìn)行考核。
2.4 推動(dòng)各項工作程序化 程序辦事需要分清主次。
一般程序化的各項管理活動(dòng)都是按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行的，使得辦公室管理的正�；M(jìn)行。
主要包括以下4項程序，即公文處理程序、會(huì )議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。
實(shí)現辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于優(yōu)化程序，為此，我們在制定程序的時(shí)候就要注意程序的可行性、有序性、系統性和便捷性。
而在工作實(shí)際上的前提就是可行性即程序必須要明確。
否則，再好的程序都是毫無(wú)作用的。
系統性即程序本身就是一個(gè)有機系統，它必須考慮到各方面的因素和主客觀(guān)條件，盡量預見(jiàn)到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統籌兼顧，不能顧此失彼。
有序性即程序的各環(huán)節、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復或錯亂。
簡(jiǎn)捷性即程序必須盡量簡(jiǎn)化，可有可無(wú)的程序一概刪除。
因為多一道程序就意味著(zhù)多一道麻煩，就要多花人力、物力、財力和時(shí)間。
因此，程序設計是越少越好，要確定關(guān)鍵路線(xiàn)，減少重復，提高工作效率。
2.5 推動(dòng)企業(yè)管理信息化 計算機技術(shù)、“Intranet和網(wǎng)絡(luò )數據庫技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)辦公自動(dòng)化信息管理提供方便的條件，創(chuàng )造了必要的集成化的辦公環(huán)境。
辦公自動(dòng)化使企業(yè)充分有效地傳遞、利用信息，完成各種辦公業(yè)務(wù)，提高辦公效率和質(zhì)量，實(shí)現多種資源共享，信息時(shí)代將先進(jìn)的管理模式和工作方式有效的結合起來(lái)，熟練運用計算機和通訊技術(shù)與企業(yè)能夠更好地相結合，通過(guò)先進(jìn)成熟的計算機和通訊技術(shù)手段構成一個(gè)高質(zhì)量、高效率、智能化的辦公系統。
為企業(yè)領(lǐng)導對日常辦公管理提供決策權的信息服務(wù)，進(jìn)而提高辦公效率，減輕工作人員的工作負擔，節約寶貴的時(shí)間，轉變傳統的管理思路和管理模式，就需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現企業(yè)的電子商務(wù)化、辦公無(wú)紙化和決策科學(xué)化等。
以此來(lái)適應新形式下企業(yè)的辦公要求。
3 企業(yè)辦公管理的發(fā)展趨勢
隨著(zhù)全球信息化時(shí)代的到來(lái)，人們的生活方式已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，因此就需要以紙張為基礎的人工辦公管理方式進(jìn)行重要的改革，以適應新的發(fā)展趨勢。
提高企業(yè)辦公管理的質(zhì)量和效率，這也是企業(yè)辦公管理系統重新設計與實(shí)現的主要目的，以此來(lái)滿(mǎn)足解決企業(yè)的日常工作處理的理由。
在對目前的舊辦公管理系統框架的結構上，需要我們全面分析企業(yè)辦公室管理方式，以此來(lái)讓企業(yè)辦公管理能夠更加系統化和自動(dòng)化，因此，就需要我們采用JSP面向對象技術(shù)和SQL Server數據庫提出了一個(gè)基于B/S結構的企業(yè)辦公管理系統的架構。
其主要特色如下：①總結企業(yè)辦公的業(yè)務(wù)流程模式，利用UML建模語(yǔ)言，建立了辦公管理系統的模型，提高了模塊的實(shí)用性并降低了其耦合度。
�、谙到y基于B/S的三層結構建立，避開(kāi)了C/S架構需要安裝、不易維護的困難。
�、巯到y模塊主要包括公告管理、會(huì )議管理、文檔管理、人力資源管理、通訊錄管理、論壇管理、系統設置等七大模塊，能夠更快地實(shí)現以單位內部的信息傳遞的聯(lián)系，便于單位內部協(xié)同工作的無(wú)紙化辦公。
這樣信息系統才能更好的實(shí)現計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)的現代化管理系統，更好地實(shí)現辦公的信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò )化和管理人性化的辦公管理軟件系統。
我們在結合實(shí)際工作，能夠看出，信息系統化能夠滿(mǎn)足企業(yè)日常管理的需求，具有較好的可維護性和開(kāi)放性。
信息化辦公為企業(yè)創(chuàng )造的是一個(gè)集成的辦公環(huán)境，所有的工作人員都在同一個(gè)環(huán)境下一起工作，擺脫時(shí)間和地域的限制，就能更好地實(shí)現電子化工作與知識的共同管理。
能滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性及靈活的需求;數據的三維動(dòng)態(tài)顯示，輕松快速決策企業(yè)資源的應用;全部操作是在WEB界面完成，簡(jiǎn)單易用，界面直觀(guān)清晰;信息化安全設計貫穿信息辦公管理全過(guò)程，為辦公管理提供保障。
4 結束語(yǔ)
作為企業(yè)辦公室部門(mén)，在整個(gè)企業(yè)的工作中處于舉足輕重的地位，是為企業(yè)工作提供各項保障的部門(mén)，也是企業(yè)的中心任務(wù)。
對于現如今的企業(yè)來(lái)講，任何具有優(yōu)勢的產(chǎn)品都是暫時(shí)的，因為隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展，很多事物都會(huì )隨之發(fā)展的。
而隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )與信息技術(shù)的發(fā)展及計算機應用水平的提升，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的引入也很大程度上轉變了傳統企業(yè)的管理模式，引起新一輪的市場(chǎng)競爭，企業(yè)就需要通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)來(lái)轉變日常業(yè)務(wù)處理預計行政管理的信息系統，并不斷進(jìn)行管理創(chuàng )新，才能使企業(yè)穩定發(fā)展，立于不敗之地。
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