關(guān)于檔案開(kāi)發(fā)利用工作的探討
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【摘要】：隨著(zhù)信息技術(shù)在全球的不斷普及和應用，無(wú)疑就是將帶有地方特色的生活方式與個(gè)人的行為活動(dòng)緊密地聯(lián)系起來(lái)，“分散化、集中化、全球化”的趨勢就應運而生了，這就打破了時(shí)空的隔閡。因為人們對傳統檔案利用需求量越來(lái)越大，所以，信息技術(shù)為了滿(mǎn)足人民大眾的需求提供了一條捷徑�，F代化檔案開(kāi)發(fā)利用是大勢所趨，也是檔案內容向著(zhù)多元化方向的發(fā)展;更是檔案價(jià)值向著(zhù)信息化方向發(fā)展;檔案管理向現代化、科學(xué)化方向發(fā)展;檔案利用向電子化、網(wǎng)絡(luò )化方向發(fā)展。文章介紹了檔案開(kāi)發(fā)利用的新特點(diǎn)、難點(diǎn)，以及關(guān)于檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)建議和趨勢方面的內容，這就是人民大眾的福音。
【關(guān)鍵詞】：檔案開(kāi)發(fā)利用、探討、難點(diǎn)，新趨勢
1、引言
鑒于社會(huì )信息化水平的不斷提高，于是人們對檔案資源的價(jià)值進(jìn)行了重新的認知。檔案資源的價(jià)值重大這一觀(guān)念也被大眾所接受。檔案資源是社會(huì )主義建設事業(yè)環(huán)節中不可缺少的重要資源，其真正開(kāi)發(fā)利用程度會(huì )關(guān)系影響到檔案事業(yè)以及社會(huì )主義建設事業(yè)的整體進(jìn)程和成效。所以，怎樣加強檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，探討其最大程度地實(shí)現檔案信息資源的優(yōu)化共享，無(wú)疑就成為當今檔案管理工作的重點(diǎn)和核心。
2、檔案開(kāi)發(fā)利用的新特點(diǎn)
2.1案利用內容與社會(huì )大環(huán)境聯(lián)系日益緊密
隨著(zhù)經(jīng)濟發(fā)展和改革開(kāi)放這個(gè)呼喊聲日益強盛，社會(huì )大環(huán)境默許只要是為了經(jīng)濟建設服務(wù)，檔案館的一切內部檔案信息資源可以調動(dòng)。開(kāi)發(fā)利用檔案信息，不僅僅要為經(jīng)濟建設提供優(yōu)質(zhì)滿(mǎn)意的服務(wù)，還要在保障人們的利益、豐富人們的文化生活等方面發(fā)揮作用。
2.2案利用面日益廣泛
隨著(zhù)公民利用檔案意識的日益增強，以及檔案開(kāi)放力度的加大，到檔案館查閱檔案的人員越來(lái)越多，諸如機關(guān)政要、企業(yè)單位、學(xué)校教育機構、科研工作人員以及留學(xué)生、港澳臺同胞、僑胞等社會(huì )多個(gè)層面。這就要求查閱的檔案內容要關(guān)系到社會(huì )時(shí)代的變革、歷史史實(shí)、政治內容、經(jīng)濟要領(lǐng)、文化知識、科研數據、人事等各方面的內容。
2.3殊載體檔案利用率日益提高
因為人們對生動(dòng)、形象、直觀(guān)的實(shí)物檔案以及聲像檔案更容易接受和感興趣，所以實(shí)物檔案和聲像檔案在檔案開(kāi)發(fā)利用中占有特殊的地位和具有特殊的價(jià)值，也使得各界工作人員和利用者對其越來(lái)越看重。
3、檔案編研工作——大事記、組織沿革等
3.1組織機構沿革的相關(guān)概況
組織沿革是記載特定單位、地區、專(zhuān)業(yè)系統的機構、人員變化情況的一種檔案參考資料。組織沿革的內容一般包括：?jiǎn)挝�、地區、專(zhuān)業(yè)系統的歷史概況、行政區劃、建制變更情況;單位名稱(chēng)的改變、地址遷移、成立、合并以及撤銷(xiāo)時(shí)間;權范圍、隸屬關(guān)系、領(lǐng)導人的任免、編制發(fā)展情職況、內部組織機構的設置變化情況。
組織沿革的分類(lèi)：?jiǎn)挝唤M織沿革、地區組織沿革、系統組織沿革。
組織沿革的體例：按系列分述、按編年分述、按階段分述。
3.2大事記大致有以下三種體裁：
1、編年體式。即按年月日的時(shí)間先后順序編寫(xiě)的大事記。
2、紀事本末體式。即以事件的發(fā)生、發(fā)展和結束的始末為綱，編寫(xiě)成短文或條目，再按時(shí)間先后順序排列。
3、編年紀事本末體式。即將按時(shí)序記載與按事件始末記載的方法結合編寫(xiě)成的大事記，兼具編年體式和紀事本末體式兩種大事記的長(cháng)處，并可彌補兩者短處。
大事記編寫(xiě)注意事項
大事記包括時(shí)間和事實(shí)兩個(gè)部分。
時(shí)間是大事記的首要部分，必須準確無(wú)誤。
事實(shí)是大事記的主體部分。編寫(xiě)時(shí)，一定要符合客觀(guān)歷史實(shí)際。
大事記的編寫(xiě)要求
1、觀(guān)點(diǎn)正確，用材真實(shí)
2、大事突出，要事不漏，小事不要
3、系統條理，簡(jiǎn)明扼要
4、大事記敘一般不加評述，觀(guān)點(diǎn)寓于條文之中
5、收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過(guò)嚴格挑選，去粗取精，去偽存真
6、材料來(lái)源一般注明出處
7、建立大事記錄制度
4、檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的相關(guān)建議
4.1大力強化檔案利用宣傳工作
在相當長(cháng)的一段的時(shí)間里，檔案部門(mén)都是處于封閉或半封閉的狀態(tài)，致使了很多人對檔案工作的不甚了解。盡管現階段許多人已經(jīng)認識到了檔案信息價(jià)值的重要性，但是怎樣去便捷、高效地利用檔案資源仍處是處于一個(gè)未知迷茫的狀態(tài)。對于這樣的問(wèn)題，檔案部門(mén)也在完善，例如完善內部硬件系統和管理系統，還要重視檔案利用的宣傳工作。不僅要普及傳統的現場(chǎng)知識，也要利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來(lái)開(kāi)展各種各樣的宣傳活動(dòng)。就像在網(wǎng)上建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，介紹描述館檔案知識。通過(guò)宣傳活動(dòng)，使得更多的人了解檔案利用，提高檔案的利用率。
4.2全面提高檔案信息利用率
4.2.1完善檔案信息檢索系統
快捷的檢索系統是顯著(zhù)提高檔案利用率的一個(gè)重要條件。鑒于計算機技術(shù)的發(fā)展快速以及其在檔案信息管理領(lǐng)域的廣泛應用，很多的檔案部門(mén)都建立了不同水平層次的檔案信息檢索系統，這就大大提高了檔案信息的查找效率。在往后的的工作中，大眾應該更加合理的利用通訊技術(shù)和計算機技術(shù)結合起來(lái)發(fā)展的現代化網(wǎng)絡(luò )技術(shù)。在建立完善實(shí)用的檔案信息互聯(lián)網(wǎng)檢索系統的同時(shí)，也要擴大檔案信息網(wǎng)絡(luò )系統的服務(wù)功能，以便為更多的用戶(hù)提供高效快捷的檔案信息服務(wù)。
4.2.2加大檔案信息資源密集度
如今的社會(huì )是信息社會(huì )，信息的密集程度會(huì )直接關(guān)系影響其利用的效果。檔案部門(mén)一定要打破傳統觀(guān)念，解除檔案信息傳播的種種限制，要把簡(jiǎn)介、目錄等形式的檔案信息與情報、圖書(shū)信息結合起來(lái)，建立虛擬的、內容充實(shí)的信息中心。這樣的話(huà)不僅可以提高用戶(hù)查詢(xún)信息的成功率，還可以使用檔案信息的人數增多，更能夠提高檔案利用者利用信息資源的熱情，改變檔案利用者從工作被動(dòng)到主動(dòng)，也改善目前檔案利用率較低的局面。
4.2.3拓展檔案信息利用途徑
隨著(zhù)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，通訊技術(shù)也高度發(fā)達，促進(jìn)信息遠距離傳輸更加方便快捷，也為檔案利用服務(wù)提供了多種多樣的物質(zhì)條件。檔案部門(mén)，在結合本部門(mén)實(shí)際的情況下，充分利用傳統的電報、書(shū)信、傳真、電話(huà)等方式的基礎上，加上現代網(wǎng)絡(luò )資源，為用戶(hù)提供一定的檔案信息服務(wù)，增強檔案開(kāi)發(fā)利用工作方面的社會(huì )功用，顯著(zhù)提高檔案信息綜合利用率。
5、案開(kāi)發(fā)利用的新趨勢
5.1檔案內容向多元化方向發(fā)展
因為對于檔案信息資源的利用率加劇，涉及范圍內容也越來(lái)越廣泛，為了更好更全面地向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，必定要求檔案館豐富館藏并且向著(zhù)多元化方向發(fā)展，使得檔案內容更加綜合性。利用者可以借助網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)，可以按照檔案信息的主題詞進(jìn)行查詢(xún)利用，也可以通過(guò)地點(diǎn)、人物、時(shí)間等多個(gè)檢索類(lèi)別進(jìn)行查詢(xún)利用。
5.2檔案管理向科學(xué)化、現代化方向發(fā)展
隨著(zhù)檔案館藏內容和數量逐漸增多以及利用者對快速便捷、準確無(wú)誤查閱檔案需求的日益迫切，利用當代先進(jìn)的方法管理檔案和科學(xué)技術(shù)理論，以促進(jìn)提高檔案管理技術(shù)的現代化水平，使檔案管理達到最優(yōu)化的效果，一定將會(huì )成為未來(lái)檔案開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要趨勢。用戶(hù)可以通過(guò)數據交換、電子郵件、數據庫查詢(xún)等多種方式獲取檔案信息。
5.3檔案利用向電子化、網(wǎng)絡(luò )化方向發(fā)展
隨著(zhù)計算機技術(shù)和信息通訊網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及以及電子文件的大量涌現，檔案信息的開(kāi)發(fā)利用一定會(huì )發(fā)生根本性的變革。檔案的開(kāi)發(fā)利用將會(huì )慢慢向著(zhù)網(wǎng)絡(luò )化、電子化的方向發(fā)展。與此同時(shí)，多種多樣的檔案信息可以通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行有效傳播，利用者不用出門(mén)就坐在家里或著(zhù)辦公室內，就可以可借助計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)實(shí)現對檔案信息的異地檢索和查詢(xún)。并且能夠依據自己的實(shí)際需要，自由地查找信息、閱覽資料、下載所需要的文件檔案信息，這就是所有檔案用戶(hù)都期望得到的滿(mǎn)意服務(wù)，打破了以往的時(shí)間、地點(diǎn)以及國別的界限。
結束語(yǔ)
文章分析了檔案開(kāi)發(fā)利用的新特點(diǎn)、檔案利用工作中的難點(diǎn)問(wèn)題、相關(guān)的建議以及發(fā)展的趨勢等方面，這就比較全面的展示了檔案開(kāi)發(fā)利用方面的內容。不難看出，當代檔案開(kāi)發(fā)利用工作的重要性，優(yōu)越性。建立一個(gè)科學(xué)的完整的檔案系統，會(huì )縮短會(huì )計檔案的傳輸時(shí)間，從而獲得更多的社會(huì )經(jīng)濟效益�？傊�，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，是檔案部門(mén)生存與發(fā)展的需要，是社會(huì )主義經(jīng)濟建設的必然結果，對整個(gè)國民經(jīng)濟的發(fā)展起著(zhù)促進(jìn)作用。
參考文獻：
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