工程項目的文件檔案管理論文
摘要：隨著(zhù)我國建筑業(yè)的快速發(fā)展，建筑工程越來(lái)越復雜，在施工過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的工程文件，將這些資料文件有效地儲存和保護起來(lái)，并將其進(jìn)行歸檔管理，是對工程有效開(kāi)展的重要支持。因此，加強對工程項目的文件檔案管理，不斷完善檔案管理的方式具有非�，F實(shí)的意義。
關(guān)鍵詞：工程項目;文件;檔案;管理
隨著(zhù)我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的各項事業(yè)都得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，建筑業(yè)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著(zhù)人民生活水平的提高以及建筑技術(shù)的提高，建筑物變得功能越來(lái)越多，這使得施工過(guò)程中出現了更多的文件記錄等，將這些文件歸檔進(jìn)行有效管理就成為了施工單位非常重視的問(wèn)題。
1工程項目文件歸檔管理的必要性
隨著(zhù)建筑業(yè)的不斷發(fā)展，施工單位越來(lái)越認識到了工程項目文件歸檔管理的必要性。首先，工程項目都是非常復雜的，在過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生大量的材料文件，這些文件需要進(jìn)行有效管理，以方便施工單位可以隨時(shí)有效利用，為工程項目提供資料支持和指導。如果文件的材料收集不全，不能進(jìn)行有效的歸檔管理，就會(huì )給查找帶來(lái)困難，對工程管理帶來(lái)了非常大的麻煩，甚至會(huì )影響工程的進(jìn)程。比如工程中編制的竣工圖如果沒(méi)有進(jìn)行歸檔管理，就會(huì )使信息無(wú)法得到有效匯總，會(huì )對今后的改造工作帶來(lái)很多的隱患。從另一方面來(lái)講，如果無(wú)法對工程文件進(jìn)行歸檔管理，相關(guān)的單位以及部門(mén)就無(wú)法對這些文件進(jìn)行有效的審查，這也帶來(lái)了很多的問(wèn)題，對工程的發(fā)展是極為不利的。
工程文件材料是整個(gè)工程項目的重要記錄，且每年都在不斷增加，其貫穿于工程項目的提出、調研、立項、審批、設計、施工、竣工驗收等諸多環(huán)節。因此，只有利用科學(xué)有效的管理方式，將這些不斷產(chǎn)生的文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，認真核查其準確性和完整性，才能為工程項目提供真正有效的資料支持，為保證工程有序開(kāi)展下去打下堅實(shí)的基礎。
2對工程項目文件材料進(jìn)行管理需要有質(zhì)量要求
對工程項目中產(chǎn)生的文件進(jìn)行有效管理，需要對文件材料進(jìn)行要求，要保證文件材料的質(zhì)量，一般而言，工程項目文件材料的質(zhì)量要求為：(1)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進(jìn)行歸檔的文件材料所記錄的內容一定要真實(shí)、準確，不做假，要如實(shí)反映工程的實(shí)際情況;(3)進(jìn)行歸檔的文件材料應該字跡保持清楚，記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨，同時(shí)還要保證簽字蓋章的手續完備;(4)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書(shū)寫(xiě)工具來(lái)進(jìn)行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時(shí)，一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點(diǎn)，才可以使工程文件材料可以得到有效的保護和管理，進(jìn)而為工程項目提供必要的支持。
3當前我國工程項目檔案管理中存在的一些問(wèn)題
雖然我國對工程項目的文件檔案的管理方式有了長(cháng)遠的進(jìn)步，但是當前在管理時(shí)仍然存在著(zhù)很多的問(wèn)題，比如管理的職責不明確，管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，且流動(dòng)性很大，這些都給檔案管理帶來(lái)了很大的麻煩。具體來(lái)說(shuō)，工程項目檔案管理中主要存在著(zhù)以下問(wèn)題：
3.1項目文件管理的職責分工不明確
職責分工不明確是當前各參建單位最為突出的問(wèn)題，各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確，對范圍內應收集歸檔的文件材料不清楚，沒(méi)有正確地執行文件形成部門(mén)整理文件的規定。
3.2歸檔文件材料質(zhì)量不符合規范要求
在文件檔案的管理工作中，所有的歸檔文件材料質(zhì)量都有詳細的規范要求，但在實(shí)際的工作過(guò)程中，歸檔文件的材料質(zhì)量出現了各種各樣的問(wèn)題。其中較為突出的有，文件格式不規范，文件材料沒(méi)留裝訂線(xiàn);簽認手續不完整、不真實(shí);使用不耐久字跡材料記錄文件;復印件較多，如施工作業(yè)指導書(shū)、施工組織設計的報審表為復印件，原材料證明與實(shí)驗報告為復印件;文件材料的內容不真實(shí)，如竣工圖與設計變更不符等;竣工圖蓋章不規范，如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。
3.3文件材料收集不齊全
工程項目的開(kāi)展從前期準備到施工過(guò)程中乃至施工結束，涉及到方方面面許多不同的文件，在這些文件的準備過(guò)程中，有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設項目前期文件的缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標文件等。建設項目設計文件中，初步設計審批文件、批準概算書(shū)、預算書(shū)等文件也常常出現遺漏。其次，建設項目施工文件，如工程開(kāi)工報告、質(zhì)量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書(shū)、設計變更通知單、竣工圖紙、工程決算報告等容易出現文件不全的現象。再次，對于建設項目建立文件中的工程進(jìn)度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質(zhì)報審表等容易出現問(wèn)題。最后就是設備文件的不完整，如沒(méi)有設備的開(kāi)箱記錄等。
4關(guān)于做好工程項目文件檔案管理的若干建議
4.1管理職責、職務(wù)劃分清晰
職責明確是做好工作的基本保障，各責任部門(mén)要承擔共同而有差別的責任，綜合管理，優(yōu)化文件檔案管理的工作效率�；ú块T(mén)要負責工程項目環(huán)境影響報告書(shū)、初步設計審批文件、施工、監理、設備合同的收集、積累，并向本單位檔案部門(mén)歸檔。規劃部門(mén)負責工程項目的立項、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累，向檔案部門(mén)歸檔，并負責將工程項目批文、勘察設計合同副本、工程項目可行性研究報告轉發(fā)等全部移交給本單位檔案部門(mén)。檔案部門(mén)負責工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負責向設計單位檔案部門(mén)移交竣工圖。監理單位負責審核施工單位、設計單位竣工文件、竣工圖的完整、準確性，最后移交給本單位檔案部門(mén)。
4.2竣工文件的編制要求
工程施工及調試完成后，設計、施工、監理單位應根據工程實(shí)際情況和行業(yè)規定、標準以及合同約定的要求編制項目竣工文件，監理單位負責審核。文件字跡應清楚、耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備、簽名真實(shí)，規范，不能代簽名、不能用計算機打印、不能用印章代替簽名。各類(lèi)記錄表式必須符合規范要求，所填內容真實(shí)可靠，數據填寫(xiě)必須詳細、準確，不得漏缺項，沒(méi)有內容的項目要劃掉。
4.3工程檔案的歸檔保管
在項目準備階段的立項審批中，需要保管的檔案有選址意見(jiàn)及報批文件，可研報告及批復，項目評估、論證文件，環(huán)境影響報告及批復、投(融)資計劃等則檔案部門(mén)負責收集、整理歸檔。招、投標公司文件由本單位檔案部門(mén)保存原件，工程的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質(zhì)、水文、氣象等設計基礎文件、初步設計、施工圖由本單位檔案部門(mén)保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門(mén)保存。
結論：工程檔案管理工作對工程項目有著(zhù)非常重要的作用，其對工程發(fā)展提供必要的材料支持。因此，加強對檔案的有效管理，重視文件材料的質(zhì)量，才能為工程項目提供最為有利的支持，進(jìn)而促進(jìn)工程的有序發(fā)展。
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