淺談電算化會(huì )計紙質(zhì)檔案的管理論文
電算化會(huì )計實(shí)行的是電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的雙套制管理。所謂紙質(zhì)檔案指的是計算機打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì )計資料及其所附的原始憑證。對它們的管理，主要是參照傳統會(huì )計的檔案管理方法進(jìn)行，同時(shí)也要根據計算機的特點(diǎn)，注意其管理的規范性。
對于計算機打印輸出的書(shū)面檔案，在電算化會(huì )計系統中應設置控制機制，實(shí)行輸出檔案在機內的自動(dòng)連續編號，以便于從總體上把握書(shū)面輸出的文檔。此外，還應制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度，操作時(shí)嚴格按照制度規定進(jìn)行記錄，打印出的紙質(zhì)檔案經(jīng)審核人員核對以后，應加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì )計機構負責人的印章或者簽字，以明確責任，保證檔案的法律效力。這樣，將責任落實(shí)到人，在一定程度上能有效地保障輸出紙質(zhì)檔案的安全可靠。
還應指出，在紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套制管理體制下，無(wú)論哪一種形式的保管體系，均應注明另一種形式的相關(guān)信息。如在紙質(zhì)檔案的備考表或卷內目錄“備注”中注明相對應的電子檔案的檔號及存址，以便利用時(shí)相互對照。
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