基于門(mén)戶(hù)網(wǎng)絡(luò )的高校檔案信息管理分析論文

　　站(簡(jiǎn)稱(chēng)門(mén)戶(hù))是指通向某類(lèi)綜合性互聯(lián)網(wǎng)信息資源并提供有關(guān)信息服務(wù)的應用系統，主要分為索引式門(mén)戶(hù)、綜合性門(mén)戶(hù)、地方生活門(mén)戶(hù)以及校園綜合性門(mén)戶(hù)四類(lèi)。門(mén)戶(hù)技術(shù)和檔案管理系統的結合，通過(guò)對普通門(mén)戶(hù)和專(zhuān)業(yè)門(mén)戶(hù)的權限分級設置及信息反饋，能良好地對個(gè)人信息、公共信息及機密信息進(jìn)行管理，極大地提高工作效能。

　　一、建立檔案管理系統門(mén)戶(hù)的必要性

　　傳統手工歸檔工作以及現行的計算機輔助手工檔案管理工作不足以滿(mǎn)足當前快速發(fā)展的高校，出現了很多亟待解決的問(wèn)題。

　　1.檔案收集、歸檔的延時(shí)性。傳統的歸檔工作中，專(zhuān)職檔案員與各個(gè)歸檔單位常需面對面地溝通，降低了檔案標準及建檔立卷的溝通時(shí)效性、統一性。歸檔單位對歸檔進(jìn)度把握的不準確性，導致專(zhuān)職人員對歸檔進(jìn)度的把握，缺乏實(shí)時(shí)監督性，歸檔細節問(wèn)題頻發(fā)，歸檔進(jìn)度松散，歸檔堆積問(wèn)題嚴重，復審耗時(shí)、耗力。

　　2.特殊檔案材料保管的繁瑣性。聲像、實(shí)物類(lèi)檔案由于自身特性，需要獨立的保存空間。例如，存儲聲像檔案的光盤(pán)、磁盤(pán)等要放到防潮、防磁的空間。實(shí)物檔案要根據其特定形狀單獨包裝，增加了檔案利用時(shí)查找、驗對、拆除保護、拿取的繁瑣性，同時(shí)極大增加了特殊檔案材料的破損率。

　　3.檔案利用的低效性。檔案最終目的是利用，傳統檔案利用要經(jīng)過(guò)利用者提出需求，檔案館工作人員核對案卷目錄，入庫查找相應的檔案卷宗。如果發(fā)生偏差，就要反復進(jìn)行查找。有的高校還涉及跨校區查檔，再通過(guò)傳真或是掃描電子傳輸的方式進(jìn)行傳遞，工作量大，效率低下。

　　二、檔案管理系統門(mén)戶(hù)的功能與結構

　　1.檔案收集歸檔�；�于門(mén)戶(hù)的高校檔案管理系統弱化歸檔單位的兼職檔案員概念，通過(guò)劃分系統管理員、管理員、錄入員、游客等相關(guān)權限，在檔案管理系統進(jìn)行賬號權限設置。通過(guò)門(mén)戶(hù)檔案管理系統的查檔及歸檔系統，完成學(xué)籍信息網(wǎng)絡(luò )立卷、歸檔、查找、利用；財務(wù)與檔案系統歸檔互聯(lián)；機密檔案電子文件保存等工作。做到網(wǎng)絡(luò )關(guān)聯(lián)性強，管理便捷，錄入系統制度準則統一化、網(wǎng)絡(luò )立卷獨立性及實(shí)物檔案歸檔同一性。弱化各歸檔單位兼職檔案員的工作時(shí)間、地點(diǎn)，做到隨時(shí)可立卷，實(shí)時(shí)可歸檔，歸檔標準統一。

　　2.檔案保管。網(wǎng)絡(luò )監管工作需要專(zhuān)職檔案員通過(guò)檔案管理系統行使專(zhuān)職檔案員的操作監管權。專(zhuān)職檔案員可在系統上同時(shí)管理多個(gè)歸檔單位，并且進(jìn)行監督檢查；通過(guò)網(wǎng)絡(luò )建檔信息審核及不合格信息反饋、問(wèn)題答疑平臺在線(xiàn)答疑等途徑，及時(shí)有效地做好建檔立卷的監管審核工作。實(shí)物檔案歸檔保管工作需要各單位與專(zhuān)職檔案員協(xié)調配合完成。學(xué)籍檔案歸檔，由個(gè)人網(wǎng)絡(luò )建檔，打印相關(guān)附件，由各培養單位統一送至檔案館；財務(wù)系統，與檔案系統聯(lián)網(wǎng)，在財務(wù)報賬的同時(shí)即完成財務(wù)建檔立卷工作，再由財務(wù)統一收集送至檔案館；機關(guān)單位及個(gè)人，實(shí)行特殊檔案建檔工作，網(wǎng)絡(luò )自行建檔及信息錄入，再由個(gè)人報送至檔案館，由專(zhuān)職檔案員進(jìn)行各類(lèi)檔案的入庫、保管工作。

　　3.檔案利用。一是公對公檔案業(yè)務(wù)。這是指來(lái)檔案館查借閱檔案的是具有行政職能的單位，查閱檔案前要提供單位開(kāi)具的介紹信等證明材料。這類(lèi)業(yè)務(wù)要查看的檔案相對來(lái)說(shuō)要廣，查看的內容有一定的隱秘性，多數與本單位的行政活動(dòng)有關(guān)或進(jìn)行一些信息認證。二是個(gè)人對公檔案業(yè)務(wù)。這是指以個(gè)人身份查閱行政文件，一般是查閱與個(gè)人有關(guān)的行政批文，包括任免、獎勵、處罰、派遣等。三是個(gè)人對個(gè)人檔案業(yè)務(wù)。這是指查閱的是自己在高校學(xué)習過(guò)程中產(chǎn)生與自己有關(guān)的學(xué)籍檔案。查詢(xún)這類(lèi)檔案時(shí)，只需要提供查閱者的個(gè)人信息即可，涉及到其他人信息的部分要遮擋覆蓋。

　　三、基于門(mén)戶(hù)檔案管理系統的擴展及優(yōu)勢

　　檔案管理工作在門(mén)戶(hù)管理中的應用，在原有的手工管理模式基礎上，以檔案信息載體為核心，工作對象由紙張、塑膠等載體材料變?yōu)闄n案信息，不僅可輔助檔案管理、利用，更可開(kāi)發(fā)對接擴展應用。與學(xué)校的信息辦公和其他檔案管理系統的對接擴展應用，是高校建設數字化檔案管理系統門(mén)戶(hù)發(fā)展的必由之路，也是今后發(fā)展的目標。建立高校數字化檔案管理系統門(mén)戶(hù)，需要構建和完善數字信息檔案管理的局域網(wǎng)，有效提高高校檔案管理門(mén)戶(hù)的普及率及應用水平。結合校內網(wǎng)絡(luò )系統局域網(wǎng)及校外廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )，充分發(fā)揮站的多渠道、多領(lǐng)域、多端口優(yōu)勢，提高高校檔案管理系統的涵蓋面和普及率�；�于門(mén)戶(hù)檔案管理系統的優(yōu)勢主要體現在建檔立卷更加科學(xué)規范和人性化、查詢(xún)檢索功能強大和方便快捷。降低實(shí)物檔案使用頻率，延長(cháng)檔案保存時(shí)間及現實(shí)利用價(jià)值。

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