電子信息檔案管理方法論文

　　【摘要】隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機成為我們生活中必不可少辦公軟件，一些傳統的檔案記錄方式已經(jīng)逐漸消失，因此辦公軟件在企業(yè)的信息管理中慢慢被推廣。電子信息檔案比較傳統的檔案記錄方式，更加方便快捷，然而這種檔案記錄方式也不是十全十美的，它存在一定的弊端，因為當今的網(wǎng)絡(luò )時(shí)代是一個(gè)全球共享的時(shí)代，企業(yè)的信息可能會(huì )被世界各地的人共享，當網(wǎng)絡(luò )系統出現問(wèn)題時(shí)，企業(yè)將會(huì )遭受巨大的損失。針對這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)在運用電子信息檔案時(shí)也要做好一些風(fēng)險管理措施，將電子信息檔案的風(fēng)險降到最低。

　　【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理；風(fēng)險控制；方法

　　隨著(zhù)科技的發(fā)展，計算機成為人們的必需品，多功能的計算機為人們生活帶來(lái)了便利之處，同時(shí)也為企業(yè)辦公帶來(lái)了便捷，最大的改變就是企業(yè)電子信息檔案的建立，這為企業(yè)節約了成本，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，但是由于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的不安全性使得電子信息檔案也存在著(zhù)風(fēng)險，與紙質(zhì)檔案相比，它擁有的風(fēng)險更大，如果不及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險防范管控，那么數據一旦被盜，企業(yè)會(huì )遭受巨大的損失，因此企業(yè)在建立電子信息檔案時(shí)一定要建立風(fēng)險管理系統，保障電子信息檔案的安全性。

　　一、避免風(fēng)險的措施

　�。ㄒ唬┮�進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。電子信息檔案的管理需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)的配合，只有每個(gè)部門(mén)足夠安全，才能保障電子信息檔案的安全，而對于如何規避企業(yè)中的風(fēng)險，最好的方式就是引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，通過(guò)不斷地更新電子信息檔案管理的技術(shù)，增強其安全性，通過(guò)多重網(wǎng)絡(luò )密碼疊加，通過(guò)多人掌管密碼，降低電子信息檔案的風(fēng)險。

　�。ǘ�）制定新的管理制度。為了降低電子信息檔案的風(fēng)險，保證企業(yè)內部資源的安全性，企業(yè)需要制定新的制度與新的管理方式相適應，有針對性地進(jìn)行風(fēng)險管理，如對電子信息檔案的管理只能通過(guò)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員或工作人員才能進(jìn)行相關(guān)系統的操作和運用。

　�。ㄈ�）及時(shí)發(fā)現并且消除電子信息檔案中存在的風(fēng)險。及時(shí)防范是保證電子信息檔案數據安全的關(guān)鍵。尤其是在企業(yè)網(wǎng)絡(luò )遭受其他外界攻擊時(shí)，企業(yè)管理人員必須時(shí)刻注意電子信息檔案中存在的風(fēng)險，積極主動(dòng)地采取風(fēng)險措施，由于計算機網(wǎng)絡(luò )的復雜性，使得企業(yè)控制風(fēng)險是非常困難的，但是只要及時(shí)發(fā)現風(fēng)險問(wèn)題，防患于未然，那么就可以及時(shí)制定解決方案并督促落實(shí)解決問(wèn)題。

　　二、緩解風(fēng)險的措施

　　為了將電子信息檔案的風(fēng)險降到最低，需要企業(yè)的管理人員將風(fēng)險掌控到一定范圍之內，目前許多企業(yè)利用風(fēng)險轉移策略進(jìn)行風(fēng)險緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險需要制定風(fēng)險應變計劃，以降低風(fēng)險帶來(lái)的損害，企業(yè)中常見(jiàn)的風(fēng)險緩解方法有事前和事后措施兩部分，前者是為了降低風(fēng)險的發(fā)生概率而制定的方案，后者是在損失發(fā)生后為降低損失而執行的挽救方法。需要注意的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生風(fēng)險，無(wú)論損失有多大以及造成什么樣的后果，企業(yè)都需要積極、主動(dòng)地及時(shí)處理，盡可能將風(fēng)險損失降低到最低點(diǎn)。

　　三、分散風(fēng)險的措施

　　企業(yè)為了轉移風(fēng)險最常用的方法就是將風(fēng)險轉移到企業(yè)內部或者企業(yè)外部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中。轉移策略是企業(yè)分散風(fēng)險最主要的方法，通過(guò)將風(fēng)險分散到其他地方，以降低電子信息檔案中存在的風(fēng)險。通常企業(yè)會(huì )使用多種方式轉移企業(yè)中比較大的風(fēng)險，如將產(chǎn)品外包、購買(mǎi)保險等，通過(guò)轉移風(fēng)險，將大的風(fēng)險分散開(kāi)以保證產(chǎn)品的安全，將風(fēng)險簡(jiǎn)單化，企業(yè)自己承擔更小的風(fēng)險。其次是企業(yè)對原來(lái)的電子信息檔案管理機制進(jìn)行不斷的創(chuàng )新，完善電子信息檔案管理系統等。此外，企業(yè)可以通過(guò)與網(wǎng)絡(luò )運營(yíng)商簽訂合作協(xié)議，建立企業(yè)內部網(wǎng)絡(luò )系統，避免與外部系統共享，降低電子信息檔案的管理風(fēng)險。但是，風(fēng)險轉移并不意味著(zhù)能將風(fēng)險全部轉移出去，外包同樣也存在風(fēng)險。如果外包人員不執行合同規定的內容，會(huì )增加企業(yè)運營(yíng)的風(fēng)險，因此為了防止人為的風(fēng)險因素，企業(yè)一定要加強電子信息檔案管理人員的風(fēng)險意識以及責任意識。

　　四、評估風(fēng)險的措施

　　當電子信息檔案發(fā)生風(fēng)險后，企業(yè)需要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，將風(fēng)險帶來(lái)的損失降到最低，同時(shí)與其他措施相結合，修復其電子信息檔案管理系統。風(fēng)險評估能夠使得企業(yè)風(fēng)險防范措施更加安全可靠，保障電子信息檔案的安全性，風(fēng)險評估主要從檔案發(fā)生風(fēng)險的概率、發(fā)生風(fēng)險帶來(lái)的影響、控制風(fēng)險所需要的成本預算等方面出發(fā)，進(jìn)行風(fēng)險評估。此外企業(yè)管理者需要樹(shù)立風(fēng)險意識，制定風(fēng)險管理體系，降低風(fēng)險發(fā)生的概率。電子信息檔案管理系統通常被管理者認為沒(méi)有很多風(fēng)險，未對其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險管理測試，因此電子信息檔案一旦發(fā)生風(fēng)險，造成的損失是企業(yè)難以控制的，所以企業(yè)需要培養專(zhuān)門(mén)的電子信息檔案管理人員，并樹(shù)立公司全員的風(fēng)險管理意識，確保信息檔案的安全性，對于可能發(fā)生的潛在的風(fēng)險，一定要事先做好防范措施和應急處理措施。

　　總而言之，管理者在對電子信息檔案管理時(shí)，一定要有風(fēng)險管理意識，要及時(shí)制定風(fēng)險防范措施，警惕風(fēng)險的發(fā)生，提高電子信息檔案的管理水平，降低其內部以及外部存在的風(fēng)險，增強企業(yè)防范風(fēng)險的能力，把不確定的危險因素作為工作要點(diǎn)。

　　【參考文獻】

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