企業(yè)文書(shū)管理論文

　　一、企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現代化信息管理的現狀特點(diǎn)

　　1.對檔案管理的安全性保障要求較高

　　在網(wǎng)絡(luò )技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，其應用范圍也呈現出了不斷量化發(fā)展的特點(diǎn)，相對的不法分子技術(shù)也應運而生，這種技術(shù)能夠非法入侵目標電腦，盜取重要文件信息，竊取商業(yè)機密，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的當今時(shí)代，運用信息化管理方式開(kāi)展檔案管理工作難度也是相當大的，并且風(fēng)險系數不容忽視。目前市場(chǎng)競爭環(huán)境更加趨于復雜化，在競爭形勢如此緊張的前提下，不良競爭問(wèn)題頻繁發(fā)生，這將對企業(yè)文書(shū)檔案的現代化管理進(jìn)程的推進(jìn)帶來(lái)一定不利影響。除此之外，由于電子文件是通過(guò)數據形式完成存儲及內容展現的，這就使得文書(shū)修改工作更加便利、快捷，雖然這與以往的紙質(zhì)文書(shū)相比優(yōu)勢特點(diǎn)更加顯著(zhù)，但是其承擔的風(fēng)險也相對增加。

　　2.對檔案管理人員的要求高

　　在企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現代化信息管理的推進(jìn)環(huán)節，以往的紙質(zhì)檔案管理理念及方式方法也就呈現出了相對滯后的特點(diǎn)，并且在應用階段也難以與目前的電子文件管理流程相符合�，F代化的信息管理與以往的管理方式存在較大差異，雖然現代信息管理工作形式能夠適用于紙質(zhì)文件的管理中，但是以往紙質(zhì)文件的管理方式卻不能達到目前的管理需求標準，而檔案管理人員在現代化的信息管理中并不是僅僅會(huì )簡(jiǎn)單的電腦操作就可以高效率的完成該項工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，因此為了進(jìn)一步推進(jìn)文書(shū)檔案的現代化信息管理轉型，首先就需要提高聘用門(mén)檻，而管理人員必須是與時(shí)俱進(jìn)的現代化應用人才，不僅要擁有較為完善的專(zhuān)業(yè)結構框架，更要具有較強的實(shí)用技術(shù)能力；其次，目前大部分檔案管理人員的信息技術(shù)水平都難以與實(shí)際需求相協(xié)調，并且實(shí)用能力明顯不足，雖然部分企業(yè)有一定的經(jīng)濟實(shí)力去更換新設備，但是技術(shù)操作人員卻明顯匱乏，這就使得現代設備的應用優(yōu)勢難以發(fā)揮，實(shí)現檔案的信息化管理難度較大。

　　二、企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現代化信息管理的對策

　　1.將信息化系統進(jìn)行內外網(wǎng)隔離

　　由于企業(yè)文書(shū)檔案在現代化信息管理中缺少安全性保障，并且保密性不強，一旦企業(yè)信息外泄，必然造成企業(yè)資源及經(jīng)濟利益的大量損失，因此針對這一問(wèn)題，可以采取內外網(wǎng)隔離的方式避免安全問(wèn)題的發(fā)生。首先，可以在信息網(wǎng)絡(luò )的內部及外部之間增設雙重隔離渠道，從而確保檔案信息管理的安全性及可靠性。第一層設置為路由器，這樣就可以自動(dòng)屏蔽及過(guò)濾掉含有病毒的IP地址及服務(wù)終端，而相對安全的地址就可以訪(fǎng)問(wèn)信息化網(wǎng)絡(luò )。第二層是防火墻，這是因為它具有較為規范、強大的認證機制，并且其功能優(yōu)勢較為顯著(zhù)，它不僅能夠對及時(shí)檢測到網(wǎng)絡(luò )不法分子的入侵，并提出警告，更能對出入信息化網(wǎng)絡(luò )的數據進(jìn)行合理化過(guò)濾等等。

　　2.提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平及綜合實(shí)力

　　由于當前企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理現狀，對管理人員的要求更加規范及嚴格，這就需要從根本上提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平及綜合素質(zhì)。首先，應當以基礎設施的更新投入及信息管理流程化建設方面為切入點(diǎn)，在優(yōu)化管理結構的基礎上，改善信息化管理的硬件條件，為文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅實(shí)的基礎，提升業(yè)務(wù)本身持有實(shí)力。只有在企業(yè)中不斷結合新形勢，更新豐富新設備，才能為檔案管理人員技能的提升創(chuàng )造基礎平臺及實(shí)踐機會(huì )，加深他們對設備的了解，從而在不斷探索的過(guò)程中掌握新技術(shù)及新技能，這樣他們就能在日后的實(shí)踐工作中熟練的運用新設備提高工作效率，確保管理工作的高效開(kāi)展及順利推進(jìn)。其次，企業(yè)應當充分激發(fā)檔案管理工作人員的自主學(xué)習意識，只有他們自己愿意去接受新知識，才能進(jìn)一步推動(dòng)培訓目標的深化，因此在企業(yè)員工的技能及素質(zhì)培養方面，員工本身能動(dòng)性的發(fā)揮是尤為重要的，培訓工作只能作為綜合素質(zhì)提升的輔助形式，而員工所在崗位的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如果工作工作人員將技能提升看做是完成工作指標中的一項內容，那么培訓效果也不會(huì )達到理想狀態(tài)。因此這就需要企業(yè)從員工的實(shí)際情況出發(fā)，為檔案管理人員建立健全教育機制及終身性質(zhì)的學(xué)習機制，鼓勵員工不斷充實(shí)自己，提升專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)企業(yè)還應當將員工的檔案信息化管理的學(xué)習效果納入考核項目中，通過(guò)肯定他們的能力及給予適當的物質(zhì)獎勵，激發(fā)他們的學(xué)習熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，要在企業(yè)檔案管理的原有基礎上，增強區域及檔案部門(mén)之間的交流往來(lái)，促進(jìn)二者的協(xié)調發(fā)展，開(kāi)拓互惠互利的雙贏(yíng)局面。這就需要企業(yè)能夠認識到自身檔案管理中所存在的不足，通過(guò)向其他企業(yè)學(xué)習及探討經(jīng)驗，利用一切可利用的資源，實(shí)現文書(shū)檔案向新型知識方向轉型。因此這就從影響企業(yè)檔案管理效率的各個(gè)方面入手，在強化企業(yè)現代化信息管理基礎設備的基礎上，壯大管理人員隊伍，拓寬企業(yè)檔案部門(mén)的信息獲取渠道，豐富信息產(chǎn)量，從而為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升夯實(shí)基礎，使其更好的服務(wù)于文書(shū)檔案的現代化信息管理工作。

　　綜上所述，在當今社會(huì )，傳統的文書(shū)檔案管理形式已經(jīng)呈現出與檔案查詢(xún)需求難以相符的趨勢，如果不加以改正，此問(wèn)題將會(huì )愈演愈烈，因此這就需要采取積極有效的措施不斷提高文書(shū)檔案的現代化信息管理效率，在強化人員素質(zhì)的同時(shí)，提高信息網(wǎng)絡(luò )的安全性及穩定性。

　　作者:廖綺玲 單位:廣西壯族自治區建筑科學(xué)研究設計院

　　參考文獻：

　　[1]邱迎瑩.供電企業(yè)文書(shū)檔案現代化管理探究[J].管理觀(guān)察,2015(12).

　　[2]顧翔.強化文書(shū)檔案現代化管理的有效方法分析[J].理論探討,2012(21).

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