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文書(shū)的行政管理與質(zhì)量監控論文
文書(shū)處理工作直接關(guān)系到公文質(zhì)量的好與壞，一定程度上反映了一個(gè)企業(yè)的工作水準和嚴謹程度；公文流轉的快與慢，又反映了一個(gè)企業(yè)的管理水平和工作效率。以文辦事時(shí)，拿出去的公文就是一個(gè)單位的名片，是一個(gè)單位對外給人的第一印象。一個(gè)企業(yè)的公文質(zhì)量一定程度上又取決于本單位的公文處理人員。
1.文書(shū)管理的概念
通常文書(shū)都是指組織或者個(gè)人在工作或者活動(dòng)中使用的一些格式特定、內容系統、體式完整的文字材料。主要包括工作簡(jiǎn)報、電訊、圖片、圖紙、報表、紀要、通訊、會(huì )議記錄、講話(huà)稿、文件、書(shū)面和口頭記錄等形式的材料。一般可以將文書(shū)分為私人文書(shū)和公務(wù)文書(shū)兩種類(lèi)型，統稱(chēng)公務(wù)文書(shū)為公文，它是國家機關(guān)在處理政務(wù)的時(shí)候用來(lái)記載各種活動(dòng)、交流經(jīng)驗、報告相關(guān)情況、指導與商談工作、請示與回復問(wèn)題，傳達與貫徹政令指示、頒布命令決定的文字材料。作為綜合性管理技術(shù)的文書(shū)管理，己經(jīng)被廣泛地運用于現代各種綜合場(chǎng)合的資料整理當中。管理不僅是行政機關(guān)管理的重要組成部分，同時(shí)還是提高行政工作質(zhì)量及效率的重要內容。
2.當前文書(shū)的行政管理與質(zhì)量監控中存在的問(wèn)題
(1)由于企業(yè)規模不斷擴大，新上項目新增人員年輕化，缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗，職業(yè)培訓沒(méi)有及時(shí)到位。文書(shū)處理工作人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待提高。
(2)公文處理過(guò)程中，不規范的現象時(shí)有發(fā)生。發(fā)文辦理文種選用不正確，標題使用不規范，公文撰寫(xiě)質(zhì)量不高，公文審核制度執行不嚴，聯(lián)合發(fā)文主辦部門(mén)溝通不到位，排版不規范，發(fā)送對象不準確，公文發(fā)送渠道違返保密規定；收文辦理不及時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)相互推倭導致文件分發(fā)困難，文件崔辦不到位，0A系統里的崔辦節點(diǎn)形同虛設，電子公文管理制度不健全等等。
(3)隨著(zhù)社會(huì )的飛速發(fā)展，信息化管理規范程度不斷提高。網(wǎng)絡(luò )自動(dòng)化辦公系統，在企業(yè)文書(shū)處理工作中日趨成熟。0A系統、電子公文，給公文處理工作帶來(lái)快捷方便的同時(shí)，隨之而來(lái)的是給一部分不懂電腦的同志帶來(lái)困惑，從系統操作、到文字錄入步步維艱，從而影響到工作效率。
3.文書(shū)的行政管理與質(zhì)量監控措施
3.1強化政治學(xué)習，有效提升政治素質(zhì)
身處文書(shū)處理工作崗位，文書(shū)人員必須加強科學(xué)理論學(xué)習，強化思想政治學(xué)習，堅決擁護黨和國家的方針政策，遵守企業(yè)規章制度，以先進(jìn)思想武裝自己的頭腦。同時(shí)，作為企業(yè)員工，需認真學(xué)習領(lǐng)導講話(huà)，學(xué)習企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念、發(fā)展戰略和企業(yè)文化理念，為企業(yè)發(fā)展貢獻一份力量。
3.2堅持敬業(yè)、負責的工作態(tài)度
文書(shū)處理工作較為繁瑣，需要文書(shū)工作人員保持仔細、負責、敬業(yè)的工作態(tài)度，由于文書(shū)工作關(guān)乎企業(yè)發(fā)展、領(lǐng)導決策及企業(yè)中心工作，具備極強敏感性、政治性。因此，對于文書(shū)處理工作，出現任何疏忽，均會(huì )對企業(yè)發(fā)展造成嚴重影響，具有重大責任。
3.3堅持細心與耐心
3.1.1文書(shū)工作細心。就是要做到文書(shū)處理一絲不茍，確保小事不漏與大事不誤，善于細心觀(guān)察，事先發(fā)現隱患，及早排除險情。由于文書(shū)處理環(huán)節復雜，若工作不細致或不專(zhuān)心，極易發(fā)生問(wèn)題，對企業(yè)造成不可估量的損失。而且文書(shū)處理工作屬于事務(wù)性工作，勞動(dòng)量較大，重復性較高，缺乏新鮮感，文書(shū)人員極易產(chǎn)生疲倦感，進(jìn)而發(fā)生差錯。所以，文書(shū)工作人員，必須時(shí)刻牢記職責，具體工作中，做到戒驕戒躁，做到周密思考，努力提升工作水平。
3.1.2文書(shū)工作耐心。就是要對瑣事耐心，靜心處理工作，由于文書(shū)處理工作需協(xié)調較多關(guān)系，無(wú)法避免棘手問(wèn)題，需要文書(shū)人員反復協(xié)調、溝通，保持足夠耐心，不然無(wú)法做好文書(shū)處理工作。因此，文書(shū)工作越是忙碌、繁多，文書(shū)工作人員就要條理分明、不急不躁，要堅持不厭其煩的精神，耐心戰勝困難。
4.遵守準確、安全的基本原則
(1)文書(shū)處理工作準確。就是要求文書(shū)質(zhì)量，準確作為文書(shū)處理的基礎、生命線(xiàn)，文書(shū)質(zhì)量對文書(shū)效用具有直接影響。在擬制文書(shū)時(shí)，按照國家法律法規，確保格式規范、觀(guān)點(diǎn)正確。文書(shū)處理時(shí)，確保作風(fēng)嚴肅、手續齊全與程序完整。為保證文書(shū)處理準確，需制定公文處理辦法或規定，規范文書(shū)處理程序。
(2)文書(shū)處理工作安全。就是要求文書(shū)的安全管理，體現文書(shū)政治性，尤其對于涉密文件，必須完善處理與擬制機制，建立秘密文件專(zhuān)用通道，及時(shí)消除不安全隱患。目前，網(wǎng)絡(luò )泄密現象較為嚴重，因此要確保網(wǎng)絡(luò )文書(shū)內容不被篡改、竊取。同時(shí)，確保文書(shū)實(shí)體安全性，文書(shū)字跡必須工整，材料應耐久，降低文書(shū)自然損壞、人為損壞的幾率，盡可能延長(cháng)文書(shū)壽命。
5.有效利用現代化管理技術(shù)，提升自身綜合素質(zhì)
隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )信息化時(shí)代的到來(lái)，必須建立健全電子公文管理制度，使0A系統在企業(yè)發(fā)展中平穩運行。文檔一體化協(xié)同工作平臺，實(shí)現了文書(shū)、檔案數據共享，避免了數據重復錄入，節省了人力，大大提升了工作效率。因此，文書(shū)工作人員必須按照崗位工作要求，克服一切困難，加強學(xué)習，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力適應公文處理工作網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化工作環(huán)境，同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)要加強職業(yè)技能的培訓教育工作，從而使每一個(gè)工作人員工作效率最大化。
6.結論
文書(shū)管理是一項綜合技術(shù)的學(xué)習、實(shí)踐的過(guò)程，在實(shí)際管理的過(guò)程中，每一個(gè)環(huán)節都離不開(kāi)安全、及時(shí)、準確的管理要求，因此，要圍繞整體管理的實(shí)際需要，突出對文書(shū)管理的細節管理、制度管理、人員管理等多個(gè)方面的綜合應用，尤其是要突出對文書(shū)管理的現代技術(shù)運用，通過(guò)培訓等方式，提升管理員的綜合素質(zhì)，更好的服務(wù)于現代管理的實(shí)際需要，提升文書(shū)管理的整體效能，服務(wù)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的客觀(guān)要求。
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