地方文獻的新發(fā)展：省情資料工作理論與實(shí)踐

1 省情資料的類(lèi)型和特征

1．1省情資料的類(lèi)型

省情資料是反映與揭示各類(lèi)省情內容的文獻資料集合。從文獻概念上說(shuō)，省情資料與傳統地方文獻概念稍有不同，但總體來(lái)說(shuō)它應作為一個(gè)省的地方文獻工作的新發(fā)展，是地方文獻的一種新形式。省情資料按不同的標準可劃分為如下類(lèi)型：

1．1．1按其性質(zhì)可分為自然省情資料和社會(huì )省情資料。自然省情資料是反映該省區自然狀況的文獻資料，包括地理、氣候、自然資源、生態(tài)環(huán)境等。社會(huì )省情資料是反映該省區社會(huì )狀況的文獻資料，包括人口、民族、行政區劃、政策體制、生產(chǎn)力水平、社會(huì )文化等內容。

1．1．2按時(shí)間發(fā)展階段可分為歷史省情資料和現實(shí)省情資料。歷史省情資料是反映不同歷史時(shí)期該省區社會(huì )歷史發(fā)展的基本情況和特點(diǎn)，以及歷史淵源、社會(huì )沿革等內容的文獻資料�，F實(shí)省情資料則是反映現階段該省區的政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技、社會(huì )生活等方面的基本情況和特點(diǎn)的文獻資料。

1．1．3按其范疇可分為宏觀(guān)省情資料和微觀(guān)省情資料。宏觀(guān)省情資料是指反映全省區各社會(huì )基本要素的總的情況和特點(diǎn)及該省區在國內、國際中的地位、作用、影響及相關(guān)關(guān)系的文獻資料。微觀(guān)省情資料是反映該省區范圍內的某地區、某系統、某單位或某方面問(wèn)題的具體情況與特點(diǎn)的文獻資料。

1．1．4按其內容可分為政策省情資料、經(jīng)濟省情資料、文化省情資料、科技省情資料、教育省情資料、軍事省情資料等。

1，1．5按載體形式可分為印刷型省情資料和非印刷型省情資料。印刷型省情資料包括圖書(shū)、期刊、報紙等。非印刷型省情資料包括錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等類(lèi)型資料。

1．1．6按其公開(kāi)程度可分為公開(kāi)出版的省情資料和非公開(kāi)出版的省情資料（又稱(chēng)內部資料）。公開(kāi)出版的省情資料包括公開(kāi)出版的書(shū)刊報及聲像資料。非公開(kāi)出版的省情資料包括各種內部出版、編印的刊物、快報、簡(jiǎn)報、報表、調查材料、文件匯編等。

1．2省情資料的主要特征

1．2．1地方性。省情資料所反映的范圍，以一個(gè)省區地域內的各方面基本情況和特點(diǎn)為主，兼顧反映與本省相關(guān)聯(lián)的有關(guān)內容，體現出較強的區域性特征。

1．2．2原始性。省情資料中有相當一部分屬于非正式出版物，它包括各種快報、手冊、匯編、報表、檔案、手稿、拓片、圖片等第一手資料，體現出原始性特征。

1．2．3廣泛性。省情資料所反映的內容，跨學(xué)科、跨行業(yè)、跨時(shí)代，巨細無(wú)遺，層次復雜，載體多樣，體現出資料收集的廣泛性特征。

1．2．4連續性。省情本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，記錄和反映省情發(fā)展變化的文獻資料也必然連續不斷地充實(shí)發(fā)展著(zhù)，體現出省情資料內容上的連續性與動(dòng)態(tài)性。

1.2．5無(wú)序性。省情資料內容廣泛、類(lèi)型各異、載體多樣、來(lái)源分散，呈現出不易管理的無(wú)序性和不規范性。

2 省情資料收集、整理工作中的問(wèn)題及對策

省情資料作為地方文獻的一種新形式，其組織管理上存在著(zhù)較為復雜、棘手的共性問(wèn)題，以我館為例，我館于1996年9月成立了江蘇省省情資料中心，開(kāi)始了省情資料的收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用工作。目前，收集范圍除公開(kāi)出版物之外，還征集大量有關(guān)江蘇省政治、經(jīng)濟、文化、歷史等各個(gè)地區、各個(gè)部門(mén)、各個(gè)行業(yè)全面情況的各種文字材料和圖片，具體包括：各種文件（已解密）、工作簡(jiǎn)報、領(lǐng)導講話(huà)、統計報表、調查材料、計劃總結、信息動(dòng)態(tài)、地方史志、內部書(shū)報刊等內部出版物或內部資料。如此廣泛復雜的資料收集范圍，給我們實(shí)際工作帶來(lái)了許多較難解決和難以預測的問(wèn)題。主要有如下幾點(diǎn)：

2. 1內容過(guò)于龐雜

照目前中心收集資料的范圍而言，真可謂“上至天文，下至地理”，上至國家（指其中論及我省情況的有關(guān)書(shū)刊）全省，下至縣鄉村鎮”，除純粹性文藝作品及數理化等技術(shù)理論外，幾乎無(wú)所不包，令我們工作起來(lái)頭緒繁雜、無(wú)所適從。

2．2分類(lèi)排架問(wèn)題

省情資料是地方文獻，這就存在著(zhù)是按行政區劃還是按學(xué)科門(mén)類(lèi)進(jìn)行集中、書(shū)與刊是否集中一處以及一些非書(shū)非刊印刷品（因其連續性無(wú)法預測，故稱(chēng)之）的歸類(lèi)排架等問(wèn)題。

2．3陳列裝訂問(wèn)題

此類(lèi)問(wèn)題主要體現在內部出版物上。這些內部資料各種規格不一，給今后大規模的入藏、陳列、裝訂帶來(lái)很大問(wèn)題。

2．4時(shí)效性問(wèn)題

目前除正式出版的書(shū)、報、刊等資料外，其它資料都或多或少存在一個(gè)時(shí)效性問(wèn)題。出現這個(gè)問(wèn)題的原因：一是全省范圍區域大，郵路不暢，難以保證將資料即時(shí)送到；二是省內各市、縣，各廳局有關(guān)單位的聯(lián)系人時(shí)間概念不強，圖方便，將應當分期及時(shí)寄出的資料匯總一并寄出，從而影響了這些資料的時(shí)效性。

2．5連續性問(wèn)題

非公開(kāi)（非正式）出版物，尤其是一些定期或不定期連續出版物常存在一個(gè)資料連續性問(wèn)題。比如某一部門(mén)送了今年的資料，明年資料就可能不送了；送了上半年的幾期資料，下半年就不送了；有些部門(mén)的聯(lián)系人也經(jīng)常變動(dòng)，銜接不好，造成資料缺乏連續性，呈現不完整、不系統現象。這主要是由于省情資料的提供是建立在非純粹行政隸屬關(guān)系之上的，供需雙方之間無(wú)有效的制約，相互之間更多的只是一種承諾，而這種承諾往往也是很脆弱的。

對于上述省情資料收集、整理中的問(wèn)題，我們也在具體工作中不斷總結經(jīng)驗教訓，努力尋找解決這些問(wèn)題的辦法。首先，對于資料征集范圍不斷加以修正，側重體現江蘇的特色（如江蘇省志、專(zhuān)業(yè)志、地方志、省統計局數據資料、鄉鎮企業(yè)資料、科教興省資料等），并結合黨校有關(guān)教學(xué)科研活動(dòng)來(lái)加以規范，征集資料的級別也加以統一，比如地區之間規定征集到市、縣一級，部門(mén)之間規定征集到廳局一級。其次，對于分類(lèi)排架問(wèn)題也做出了具體規定，即書(shū)報刊分列，圖書(shū)先按全省十三個(gè)省轄市各入其市，在同一市下再按類(lèi)排架，綜合各省或各市的有關(guān)資料分別歸入全國、華東、江蘇等區域。報刊也基本上是按類(lèi)排架陳列，并對過(guò)期報刊及時(shí)清理裝訂。對暫時(shí)不宜裝訂的零碎資料、大小不一的資料，分別裝入報刊盒中，并貼上相應標簽，以利查找。再次，對于時(shí)效性、連續性及遺漏散缺問(wèn)題，我館基本上確立了一種觀(guān)點(diǎn)，即凡可以訂購的，便付款訂購，以保證資料到館的時(shí)效性和連續性。學(xué)校對省情資料的采集工作也十分重視和支持，為便于對外聯(lián)系，專(zhuān)門(mén)為中心開(kāi)通了長(cháng)途電話(huà)，并為工作人員印發(fā)了名片。最后，對于省情資料采購及圖書(shū)館的正常采購進(jìn)行了較為有效的協(xié)調，即對采編部強調了省情資料達到完備級的工作要求，也賦予了省情資料工作人員獨立采購的權力，但兩者需相互交流信息，以避免不必要的重復、浪費。

3 省情資料的開(kāi)發(fā)利用