人力資源部門(mén)或者用人部門(mén)在面對員工離職時(shí)，還是會(huì )遇到頗為頭痛的問(wèn)題：?jiǎn)T工按照程序離職后，尚有多項工作未能完整交接，接手的新人也不能盡快熟悉新崗位工作，進(jìn)而導致關(guān)鍵客戶(hù)流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問(wèn)題出現。

　　離職管理作為企業(yè)人力資源管理的基礎工作，大部分企業(yè)都建立了規范的操作流程，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響甚至中斷呢?每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工，在工作中都會(huì )積累大量與工作有關(guān)的文檔資料，這些資料構成了企業(yè)的知識與經(jīng)驗體系，屬于企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，一旦丟失，企業(yè)需要付出高額的成本代價(jià)進(jìn)行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在，具體可以把握四個(gè)環(huán)節：

　　第一，對于離職員工，部門(mén)負責人或人力資源經(jīng)理在與其進(jìn)行離職面談時(shí)，就要明確資料交接包括的內容及重點(diǎn)，并指導員工在辦理離職審批的同時(shí)，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的填寫(xiě)。交接內容應包含負責的工作任務(wù)或項目描述及進(jìn)展情況、對外聯(lián)絡(luò )的資源信息，各類(lèi)文檔資料的書(shū)面及電子資料等。

　　第二，交出方資料整理完畢后，填寫(xiě)好《××崗位工作交接資料清單一覽表》，并注明資料的存儲方式及存放地后，一并交接給直接上級，由直接上級負責對提交資料全面性和準確性進(jìn)行審核、簽收與存檔。

　　第三，直接上級將通過(guò)審核的電子與紙質(zhì)資料，轉交新接手該崗位的員工(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“接收方”)存檔與備份，并應要求接收方盡快學(xué)習與熟悉相關(guān)資料。當然，為了加強知識管理，企業(yè)人力資源部門(mén)還可以細化規定，例如：一定級別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料，除用人部門(mén)必須備份外，人力資源部或知識管理部門(mén)還應雙重備份。

　　第四，在現實(shí)中，往往因為工作的急迫性，無(wú)法給予接收方寬裕的時(shí)間和精力去熟悉與實(shí)踐，新人匆忙上陣，勢必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內容與要求，交出方所在部門(mén)須及時(shí)組織交接培訓，交接培訓的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級，由交出方對交接工作與文檔資料進(jìn)行全面講解與說(shuō)明。

　　接收方在學(xué)習文檔資料的基礎上，準備好問(wèn)題和記錄本，及時(shí)與交出方有效互動(dòng)，直接上級作為監管者，應負責對交出方講解內容的全面性和準確性進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現講解內容有遺漏或者錯誤時(shí)，應立即對培訓內容補充與糾正。

　　第五，全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節，即便是公司的制度流程對員工離職工作交接進(jìn)行了詳細規定，在實(shí)際操作過(guò)程中仍然容易出現走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據管理流程，對離職工作交接嚴格監督與審核。