電力信息檔案數字化成本控制管理
電力信息檔案數字化成本控制管理
摘要：伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數據檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現代檔案數字化的存在形式。
關(guān)鍵詞：電力信息;數字化;信息技術(shù)
一、引言
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數據檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現代檔案數字化的存在形式。
從成本管理角度，檔案數字化工作是由成本和收益組成的，在推動(dòng)江蘇省電力行業(yè)檔案數字化過(guò)程中，成本控制成為蘇源信息面臨的一大難題。為規范我公司檔案數字化項目實(shí)施的管理，提高項目實(shí)施進(jìn)度，節約項目成本，公司從制度管理、工資指標設計等方面進(jìn)行了一系列的嘗試和探索。
本文根據蘇源信息在推動(dòng)檔案數字化實(shí)踐中產(chǎn)生的問(wèn)題和解決方法，探討電力系統檔案數字化建設過(guò)程中存在的成本控制問(wèn)題，為我國檔案數字化管理提供一些思路。
二、成本控制的制度規定
(一)員工工資考核制度
1、所有參與人員采用“按件計酬”的考核制度，無(wú)基本工資及各項補貼，體現多勞多得。
2、單個(gè)項目產(chǎn)值的30%作為該項目組人員總工資額。單個(gè)項目在現場(chǎng)產(chǎn)生的住宿費、餐飲費按以下公式測算：
住宿費用=1.2
就餐費用=1.2
注：10人參與項目，1.2表示浮動(dòng)系數，含交通費用，并考慮項目進(jìn)場(chǎng)出場(chǎng)時(shí)間。
5000頁(yè)表示三臺高速文檔掃描儀日工作量。
3、員工最終工資額按單個(gè)項目結項后，以實(shí)際完成的工作量統一計算總工資額支付，公司每月將會(huì )預支一定生活費給員工。
(二)成本控制激勵措施
1、激勵對象為公司數據處理項目組長(cháng)和現場(chǎng)負責人，項目組內部的分配和激勵體制由該現場(chǎng)負責人自行討論制定。
2、單個(gè)項目實(shí)施過(guò)程中，現場(chǎng)時(shí)間的控制措施。
例如某項目掃描頁(yè)數為10萬(wàn)頁(yè)，現場(chǎng)兩臺高速文檔掃描儀，以日掃描量5000頁(yè)/兩臺作為計算標準，現場(chǎng)需要20天的時(shí)間，其中拆分、裝訂等環(huán)節貫穿其中一并完成。
若項目組A通過(guò)優(yōu)化流程，發(fā)揚團隊合作精神，15天就完成現場(chǎng)工作，公司將結余費用的10%作為獎勵給項目組A;反之，若項目組B用25天完成現場(chǎng)工作，公司將從項目組B人員總工資中扣除超出費用的10%，作為懲罰。(這一部分可歸入員工責任一塊)
3、項目組長(cháng)及現場(chǎng)負責人應根據公司制定的計劃，在規定時(shí)間內保質(zhì)保量地完成檔案數字化項目實(shí)施的數量。若按時(shí)完成目標，公司將給予項目組長(cháng)和現場(chǎng)負責人一定金額的獎勵;若未完成計劃，公司將給予項目組長(cháng)和現場(chǎng)負責人一定金額的處罰或者更換項目組長(cháng)和現場(chǎng)負責人。
(三)項目組長(cháng)崗位責任
1、根據部門(mén)經(jīng)理的安排，組織建立項目執行團隊，根據項目總體計劃合理安排項目進(jìn)度，做好項目過(guò)程的監督和管理。
2、項目執行過(guò)程中與省公司、市、縣供電公司以及公司其它部門(mén)建立溝通渠道，組織協(xié)調各項工作，確保項目順利進(jìn)行。
3、項目組人員進(jìn)場(chǎng)前，項目組長(cháng)需將工作場(chǎng)地、住宿、就餐等問(wèn)題落實(shí)到位。
4、定期了解和分析各項目小組工作現狀，有針對性地開(kāi)展檔案數字化交流工作。
5、定期安排相關(guān)培訓，了解現場(chǎng)組員的表現，并及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理匯報項目進(jìn)度及突發(fā)情況和問(wèn)題。
6、負責項目資料的收集、整理，并在項目驗收通過(guò)后，統一歸檔。
(四)現場(chǎng)負責人崗位職責
1、在部門(mén)經(jīng)理和數據項目組長(cháng)的領(lǐng)導下，嚴格按照部門(mén)管理規范，負責對所實(shí)施項目進(jìn)行全過(guò)程管理。
2、人員進(jìn)場(chǎng)后，請業(yè)務(wù)單位授權檔案管理系統的登錄權限，并將工作所需的全引目錄及工程圖紙辦理借出手續。
3、協(xié)調項目組成員的關(guān)系，合理安排各成員的工作，最大限度的調動(dòng)項目組成員的工作積極性。
4、做好項目組人員的計件工作，確保計件數量的真實(shí)性，工作質(zhì)量的準確性，并在月底負責向部門(mén)提供項目組成員的考核數據。
5、定期向項目組長(cháng)匯報項目進(jìn)展情況。
三、檔案數字化考核方案設計
(一)所有參與人員(含現場(chǎng)負責人)采用“按件計酬”的考核制度，無(wú)基本收入及各項補貼，體現多勞多得。單個(gè)項目產(chǎn)值的27%作為該項目組人員收入總額。結合員工激勵措施，員工收入考核的公式如下：
員工收入總額=單個(gè)項目產(chǎn)值7%+結余費用(注：實(shí)際完成天數少于考核天數)
或員工收入總額=單個(gè)項目產(chǎn)值�7%-超出費用(注：實(shí)際完成天數多于考核天數)
單個(gè)項目產(chǎn)值=項目實(shí)際工作量�附�《檔案數字化處理費用結算單》
收入指工資+出差補貼。
N：根據項目實(shí)際完成情況在10~50之間浮動(dòng)。
(二)項目總成本測算公式如下：
總成本費用=1.35�悼掃描總頁(yè)�000頁(yè))
注：1.35表示浮動(dòng)系數，考慮項目進(jìn)出場(chǎng)時(shí)間，含交通費、餐飲費。
5000頁(yè)為兩臺高速文檔掃描儀日(每日8小時(shí))測算工作量;
10人參與項目，2人一間標準間，共5間;
住宿費標準根據項目實(shí)際開(kāi)展的地區不同，由部門(mén)考察確定。
(三)現場(chǎng)負責人收入的考核需與單個(gè)項目的完成質(zhì)量、客戶(hù)滿(mǎn)意度及安全保密情況等因素掛鉤，具體計算公式如下:
現場(chǎng)負責人收入=(1.3～1.5)祝)
注：質(zhì)量系數：通過(guò)項目驗收――系數1，未通過(guò)項目驗收――系數0.5。
滿(mǎn)意度系數：滿(mǎn)意――系數1，不滿(mǎn)意――系數0.8。
安全保密系數：一級事故――系數0.3，二級事故――系數0.5，三級事故――系數0.7，無(wú)事故――系數1。
(1.3～1.5)浮動(dòng)系數由項目組長(cháng)根據考核確定。
(四)項目組長(cháng)收入的考核需與全年項目完成數，每個(gè)項目完成質(zhì)量、客戶(hù)滿(mǎn)意度及安全保密情況等因素掛鉤。綜合考慮，項目組長(cháng)收入分為兩個(gè)部分，第一部分為考核收入，考核依據是每個(gè)項目完成質(zhì)量、客戶(hù)滿(mǎn)意度及安全保密情況，計算公式如下：
項目組長(cháng)考核收入=0.5�項目組A現場(chǎng)負責人+項目組B現場(chǎng)負責人)�0.7～1.5)
第二部分為獎勵收入額，主要依據全年完成項目總數的情況。若完成項目數多于計劃完成數，則給予獎勵。
注：(0.7～1.5)浮動(dòng)系數由部門(mén)經(jīng)理根據考核確定。
(五)條目錄入人員收入的考核主要依據其完成的錄入總條數，計算公式如下：
條目錄入人員收入=錄入單價(jià)�錄入總條�
注：錄入單價(jià)每年發(fā)布一次。
條目管理人員收入的考核主要采用固定收入，并根據其工作表現進(jìn)行上下浮動(dòng)，計算公式如下：
條目管理人員收入=(0.7～1.5)�800(標準數)
注：(0.7～1.5)浮動(dòng)系數由部門(mén)經(jīng)理及組長(cháng)根據考核確定。
(六)員工最終收入額按單個(gè)項目結項后，以實(shí)際完成的工作量統一計算收入支付總額。要求財務(wù)部對每個(gè)項目單獨立項與核算，每月前三個(gè)工作日之內提交項目成本報表交數據處理中心。每月8號之前數據處理中心提交所有人員的工資發(fā)放表到綜管部。
(七)工資考核系統
蘇源信息從事檔案數字化項目工資考核系統如圖：
四、典型案例分析
溧水供電公司檔案數字化處理10人參與，項目產(chǎn)值124092元，掃描總頁(yè)數127389頁(yè)，以日掃描工作量5000頁(yè)為標準，錄入總條目65283條。
(一)以現擬定的成本控制管理規定測算
1、成本總費用
住宿費用127389/500032=17160元
餐飲費用100=4500元
交通費用10=800元(南京郊縣內交通費相比其他地市交通費用便宜)
得出成本總費用=17160+4500+800=22460元
注：公式中數值，如132是溧水、六合、高淳、浦口四縣住宿標準的平均值;15是員工每天就餐標準;30是控制一個(gè)項目在一個(gè)月左右時(shí)間完成;20是南京至溧水一趟交通費用。
2、人員工資額：1240927%=33505元
3、條目錄入費用：65283.12祝?-26%)=5797元
4、條目錄入管理人員：1800+1800=3600元
合計支出總費用：22460+33505+5797+3600=65362元
(二)項目開(kāi)展過(guò)程中實(shí)際發(fā)生費用
1、成本總費用
住宿總費用33120元，(住宿標準180元/標準間，現場(chǎng)工作38天)
餐飲費用6173元
設備搬運費800+800=1600元
其他費用(臨時(shí)辦公用品:裝訂線(xiàn)、酒精、棉花)165元
得出成本總費用=33120+6173+1600=165=41058元
2、人員總工資額43595+出差補貼18050=61645元
合計支出總費用：41058+61645=102703元
參考文獻：
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