會(huì )計人員如何提高工作效率
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一、優(yōu)化流程
1.先記帳、后付款(先單后款)
所謂先單后款是學(xué)習銀行手工賬時(shí)代的結果，即在款項支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統方法——付款后再做憑證。
其好處有：
a)賬務(wù)與業(yè)務(wù)同步。
打破傳統會(huì )計處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游，督促上游環(huán)節加快步伐，使上游無(wú)法在將來(lái)處理業(yè)務(wù)，只能現在完成，這是對人性弱點(diǎn)的直接消除。
b)提前發(fā)現異常。
賬務(wù)處理過(guò)程可以發(fā)現業(yè)務(wù)處理的不當之處。
比如支付應賬款，超付時(shí)多數財務(wù)軟件均有紅字提示。
盡早發(fā)現，盡早處理，避免資金損失或搭上超多追討時(shí)間。
c)互相監督。
有上進(jìn)心的出納能發(fā)現記賬憑證的錯誤。
出納登記的資金日記賬可以及時(shí)與賬務(wù)系統的資金日記賬核對，將錯誤消除在初始階段。
d)零活運用。
先單后付并不強求100%業(yè)務(wù)均如此，對于緊急異常業(yè)務(wù)適當零活。
但賬務(wù)處理時(shí)間不應超過(guò)第2日資金日報的報出時(shí)間。
e)做好銜接。
出納和會(huì )計要及時(shí)、多次互傳憑證、單據，互相理解。
f)堅持應用。
即使在月末結帳時(shí)，仍須先單后款，保證日清。
多數企業(yè)資金收付業(yè)務(wù)占總憑證量的比例在50%左右，先單后款可以極大提高工作效率。
2.分散工作
將月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突擊、集中，最終會(huì )減少甚至不在月末加班。
a)趁熱打鐵。
在本月報表出具后，立即填制下月報表的上期及期初數。
b)提前填制攤銷(xiāo)、預提憑證。
3.分割和整合
將原來(lái)的整體工作分成小塊，原來(lái)小塊的工作整合在一起完成。
a)小變大。
綜合考慮，設置固定的辦理期間，減少因經(jīng)辦人外出而帶來(lái)的不必要等待。
如報銷(xiāo)時(shí)間的規定。
如果業(yè)務(wù)較少，就應每周集中一天報銷(xiāo)，減少日�，F金存量，避免安全問(wèn)題。
如果業(yè)務(wù)較多就應每日定時(shí)報銷(xiāo)。
b)大變小。
把原來(lái)一月處理一次事宜，改成每周處理一次。
比如出庫單生成記賬憑證，如果每周處理，月末只剩一周業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)量自然就小，即使出錯，也容易查找原因。
這樣的改變，總體業(yè)務(wù)量可能增加，但可取之于減少月末工作量。
4.倒推、擠壓
以出報表的時(shí)間，減去經(jīng)壓縮的財務(wù)處理時(shí)間(通過(guò)提高效率)，倒推并規定業(yè)務(wù)部門(mén)提供財務(wù)核算基礎資料的時(shí)間。
此處強調一點(diǎn)，規定數據報送時(shí)間的文件一定得由公司第一把手簽發(fā)，否則沒(méi)有效力。
應向其他部門(mén)普及財務(wù)工作是經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的歸納這個(gè)觀(guān)點(diǎn)，否則一半以上的非財務(wù)人員會(huì )認為：財務(wù)只是算工資或發(fā)工資的。
普及后就可以要求業(yè)務(wù)部門(mén)配合按時(shí)、準確的提供原始數據。
5.合理規劃
合理規劃財務(wù)部整體與個(gè)人工作，區分出不同的緊急、重要級別，自行安排。
此處涉及時(shí)間四象限法的運用。
補充如下：
時(shí)間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：
1)既緊急又重要(如客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等)
2)重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓、制訂防范措施等)
3)緊急但不重要(如電話(huà)鈴聲、不速之客、部門(mén)會(huì )議等)
4)既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫(xiě)博客等)
處理順序為：先是既緊急又重要的，接著(zhù)是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。
“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類(lèi)的順序問(wèn)題，必須非常小心區分。
另外，也要注意劃分好第一和第三類(lèi)事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來(lái)價(jià)值，實(shí)現某種重要目標，而后者不能。
上述是傳統的四象限法解法，下述是經(jīng)修正及個(gè)人理解：
1)四個(gè)象限是會(huì )轉換的，“不緊急不重要”會(huì )變成“緊急而重要”，也就是千里長(cháng)堤，潰于蟻穴的道理。
就像到了飛機場(chǎng)發(fā)現沒(méi)帶身份證一樣。
及時(shí)、妥善處理小事情，會(huì )避免因小失大。
2)對于領(lǐng)導人員，應將所有工作按上述標準劃分為四象限，通過(guò)“授權”和“提前規劃”這兩個(gè)工具，將第一、第二、第三象限事項下分，自己只處理不緊急不重要的業(yè)務(wù)。
二、工作量整合
1.消除浪費。
浪費包括方方面面，成本費用增加是浪費，效率低下也是流費，只不過(guò)浪費的是時(shí)間。
1)準確率與復核之間的辯證關(guān)系。
復核不產(chǎn)生任何價(jià)值，如果前一環(huán)節就保證準確，根本不需復核。
2)全局觀(guān)。
自己出錯會(huì )造成自己或下游環(huán)節使用幾倍的時(shí)間來(lái)更正錯誤，甚至根本沒(méi)有反悔的機會(huì )。
自己的少量付出可以節約下游大塊的時(shí)間，那么就該多做一些。
如果自己的大量付出可以節約下游更大的節約，那么想考慮增加本崗業(yè)務(wù)，撤銷(xiāo)或合并下一崗位。
2.消除無(wú)關(guān)勞動(dòng)。
多數財務(wù)人員總做非財務(wù)業(yè)務(wù)，如果只是低級重復性工作，那么拒絕好了。
理由很簡(jiǎn)單，財務(wù)是專(zhuān)業(yè)工作，應想辦法研究如何更專(zhuān)業(yè)，從財務(wù)角度創(chuàng )造更大效益。
而不是將人人都能完成的工作拿在手里，影響財務(wù)進(jìn)步，落后于經(jīng)營(yíng)發(fā)展。
這是中國目前企業(yè)的通病，老板以實(shí)際行動(dòng)來(lái)鄙視財務(wù)。
3.主管以上崗位應消除低價(jià)值工作，培養下屬完成。
如果一個(gè)人從事出納業(yè)務(wù)10年，財務(wù)經(jīng)理應該心理不安，因為這會(huì )導致其學(xué)不會(huì )其他技能，幾乎斷絕其職業(yè)后路。
也說(shuō)明，培養下屬不到位。
其實(shí)培養是針對下級，對同級甚至上級就叫傳播，取星星之火可以燎原之意，不保守。
這樣，就可以把自己熟練掌握(可以相對稱(chēng)為低價(jià)值)的工作交予他人，保持自己領(lǐng)先。
如果所有人都這樣想，人人都是多能的，業(yè)務(wù)水平會(huì )整體提高。
4.簡(jiǎn)化工作。
定期梳理工作，去掉不必要的環(huán)節。
三、精益求精
1.合理化建議。
不論大小，只要有改，就是進(jìn)步。
不積小流，無(wú)以成江河。
采納應獎，鼓勵創(chuàng )新。
2.自我完善，多學(xué)習、多請教。
從事財務(wù)這一行，注定學(xué)習伴終身。
要多學(xué)多用，讀書(shū)、請教、探討都是途徑。
經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)多是滾滾向前的車(chē)輪，如何保證財務(wù)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)配套，甚至枕戈以待，是每個(gè)財務(wù)人員必須要未雨綢繆的。
3.利用外力。
不在于我們自我掌握多少，而是在于我們能利用他人實(shí)現多少。
自己難以完成或難以獨立完成的業(yè)務(wù)列出，請他人協(xié)助或請專(zhuān)家。
建立良好的人際關(guān)系在此就有體現，如果沒(méi)有他人愿意幫忙，那么我們會(huì )很辛苦。
四、職業(yè)素養
1.格式
保證文檔的格式美觀(guān)、重點(diǎn)突出，一是自我素養的體現，也是提高他人查閱效率的利器。
2.勾稽關(guān)系(內外、公式、全局)
勾稽關(guān)系體現數據的準確性，表現在：
1)報表內數據之間與報表外經(jīng)營(yíng)數據的對應。
2)報表公式準確，尤其使用Excel時(shí)，很多錯誤都是因為未檢查公式導致。
3)全局考慮是一種數字的敏感性，比如生產(chǎn)單耗，年總產(chǎn)量、年銷(xiāo)售總額等指標，本身就是一種客觀(guān)限制。
如果數據超過(guò)這種客觀(guān)局限，財務(wù)人員公信力會(huì )大大降低。
五、集體與個(gè)體
1.人性的弱點(diǎn)
多數人常常為自己的付出與收獲不對等而感嘆社會(huì )不公，這是可以的。
但社會(huì )不會(huì )因為弱勢群體的反映就會(huì )改變多少，因為社會(huì )就是階級構成的，在一個(gè)家庭就爭紛不止，何況龐大的國家。
對于財務(wù)人員，往往干得最多、工資居中，又掌握一手工資數據，更容易心中不平。
而財務(wù)部?jì)瓤厣w調資，更是帶來(lái)大家的不滿(mǎn)。
對于心中的不平，變或實(shí)際的不平，冷靜應對，是每個(gè)財務(wù)人員必須的心態(tài)。
因為事情往往不因我們的喜好而改變，就像這句臺詞：
你見(jiàn)或者不見(jiàn)我，我就在那里，不悲不喜;
你念或者不念我，情就在那里，不來(lái)不去;
你愛(ài)或者不愛(ài)我，愛(ài)就在那里，不增不減;
你跟或者不跟我，我的手就在你手里，不舍不棄;
其實(shí)，每個(gè)人都有自己的優(yōu)勢，體現在方方面面。
比如，口才好，計算機水平高、自己的親戚是大官，很有錢(qián)。
這都是資源，如何利用，是否能夠利用，才是我們應該考慮的。
發(fā)揮自己的特長(cháng)，就會(huì )體現“尺有所長(cháng)、寸有所短”的優(yōu)勢，何必自我卑賤。
每個(gè)財務(wù)人員如果都能平靜分析自己的短長(cháng)，摩擦就會(huì )減少，關(guān)系就會(huì )融洽，把有限的時(shí)間不用在窩里斗，效率就會(huì )提高。
2.集體的力量
俗話(huà)說(shuō)：男女搭配，干活不累。
一男一女就是最基本的集體，體現的就是恰當的組合。
如何把優(yōu)勢不同的人員組合分配，是集體產(chǎn)生1+1>2力量的前提。
3.個(gè)人組成向上的集體
實(shí)現集體的積極向上，基礎在于個(gè)人積極向上。
如果個(gè)人抵制不斷，只好將他趕下車(chē)。
如果集體謀求大發(fā)展，末位淘汰也需要。
4.明確的獎罰措施
現代財務(wù)不需要大鍋飯，所有人應該明白，成績(jì)代表過(guò)去，老板只關(guān)注現在和未來(lái)。
今天出錯不能用昨日的成績(jì)來(lái)抵頂。
5.發(fā)揮個(gè)人的積極能動(dòng)性
這個(gè)一是體現在良好的流程，能促進(jìn)個(gè)人必須積極主動(dòng)，無(wú)法消極。
二是個(gè)人必須有上進(jìn)心，期望更好的未來(lái)，不要得過(guò)且過(guò)。
六、提高效率的歸宿
1.當我們提高效率的時(shí)候，我們是否想過(guò)，提高效率的目的是什么?答案必定五花八門(mén)。
我的看法是，提高效率是為了得到對應的收益。
收益內容太廣，比如為了不加班，為了有更多的空余時(shí)間學(xué)習，為了提升自己，甚至是別人的認可。
2.財務(wù)效率應與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展配套或者超過(guò)。
3.財務(wù)效率應得到老板的認同及獎勵，而不是被資本家當做逆來(lái)順受的潛力無(wú)限的老黃牛。
這既是對財務(wù)經(jīng)理的提醒也是對老板的提醒。
如果“被老黃牛”，請選擇用腳投票。
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