商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言風(fēng)格
商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言風(fēng)格
摘 要： 商務(wù)英語(yǔ)信函作為溝通的橋梁，在對外貿易中起著(zhù)不容忽視的作用。
隨著(zhù)我國對外貿易的進(jìn)一步發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)信函的適用范圍越來(lái)越廣。
本文從商務(wù)英語(yǔ)信函的文體特征、用詞特征和句式特征三方面探討了商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言風(fēng)格，從而使學(xué)習者能夠正確得體地書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函。
關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語(yǔ)信函 文體特征 用詞特征 句式特征
商務(wù)英語(yǔ)信函(Business English Letter)是以英語(yǔ)為媒介，以促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行為目的的信件，其涵蓋的內容涉及與商務(wù)有關(guān)的諸多領(lǐng)域。
隨著(zhù)經(jīng)濟全球化和中國加入世界貿易組織，我國的涉外商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)成為世界經(jīng)濟活動(dòng)中必不可少的語(yǔ)言交際工具，而作為涉外商務(wù)活動(dòng)中傳遞信息和洽談業(yè)務(wù)的主要手段的商務(wù)信函也得到越來(lái)越廣泛的使用和普遍的重視。
在世界經(jīng)濟和信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，商務(wù)英語(yǔ)信函已經(jīng)成為對外貿易中不可或缺的重要組成部分，它為雙方的溝通交流搭起橋梁，準確而具體地傳遞雙方的各類(lèi)相關(guān)的商務(wù)信息。
因此，要得體地表達自己的觀(guān)點(diǎn)，或提出請求和建議以達到交易成功的目的，掌握商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言風(fēng)格就顯得非常重要。
商務(wù)信函屬于比較拘謹正式的公文體，與普通信函相比有著(zhù)以下特點(diǎn)：
1.內容單一。
商函的內容只與商品交易相關(guān)。
同時(shí)，商函內容單一還體現在一文一事上，即一份商函只涉及某一項交易，而不同時(shí)涉及幾項交易。
2.結構簡(jiǎn)單。
商函因內容單一，段落較少，篇幅較短，整體結構簡(jiǎn)單清晰，所以讀起來(lái)一目了然。
3.語(yǔ)言簡(jiǎn)練。
商函屬于應用文體，其主要內容涉及公事，交流目的主要在于磋商公務(wù)，實(shí)用性較強。
因此商函通常直截了當，言簡(jiǎn)意明。
商務(wù)英語(yǔ)屬于一種語(yǔ)言的變體，一方面，商務(wù)英語(yǔ)具備普通英語(yǔ)的語(yǔ)言學(xué)特征，與此同時(shí)，商務(wù)英語(yǔ)又是國際貿易知識和英語(yǔ)語(yǔ)言的有機結合，因而其本身又具獨特性。
因此，作為公文性質(zhì)的函件，商務(wù)英語(yǔ)信函無(wú)論是在文體上，還是遣詞造句上都具有自身獨有的特征。
一般來(lái)講，商務(wù)英語(yǔ)信函的書(shū)寫(xiě)遵循“7C原則”，即correctness(正確)，conciseness(簡(jiǎn)練)，clarity(清楚)，completeness(完整)，concreteness(具體)，courtesy(禮貌)，consideration(體諒)。
具體來(lái)講，體現在以下幾個(gè)方面。
一、商務(wù)英語(yǔ)信函的文體特征
(1)商務(wù)信函是正式文體，遣詞造句方面要比普通信函講究，用詞往往應用書(shū)面語(yǔ)。
語(yǔ)言嚴謹、規范、樸素、準確。
比如經(jīng)常使用書(shū)面語(yǔ)，如“hereafter”、“herein”、“herewith”等。
(2)商務(wù)信函的語(yǔ)言表達程式化較強。
經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)言表達已經(jīng)打下了深深的行業(yè)印記，并且已經(jīng)形成了一套較為完整的特有的語(yǔ)言表達形式，這就形成了商務(wù)英語(yǔ)信函的套語(yǔ)和行話(huà)。
(3)商務(wù)信函多以收函人為中心，多用You attitude，而較少使用We attitude。
如果一封商務(wù)信函處處為收函人的利益著(zhù)想，這樣無(wú)形中就縮短了雙方心理上的距離，收函人也最有可能接受寫(xiě)函人的要求和建議，也就進(jìn)一步縮小了雙方的分歧，為促進(jìn)雙方的貿易起著(zhù)積極的作用。
(4)商務(wù)信函多采用樂(lè )觀(guān)肯定語(yǔ)氣，避免消極否定語(yǔ)氣。
樂(lè )觀(guān)肯定的語(yǔ)氣會(huì )給對方的心情帶來(lái)愉悅和減少對方的挫折感，有助于發(fā)展雙方的友誼和信任度，從而建立一種良好的生意伙伴關(guān)系。
(5)商務(wù)信函的措辭應體現禮貌真誠的態(tài)度。
在商務(wù)信函中謙恭有禮的用語(yǔ)既能保持友好的貿易關(guān)系，又可委婉地拒絕對方的要求或條件。
禮貌真誠的態(tài)度可為企業(yè)建立良好的商譽(yù)，提高達成交易的可能性。
二、商務(wù)英語(yǔ)信函的用詞特征
1.用詞規范正式
由于商務(wù)英語(yǔ)信函是一種正式的公函文體，因此，在用詞方面，大多使用書(shū)面詞匯，并力求用詞簡(jiǎn)潔樸素、準確具體，能充分體現商務(wù)公函的規范正式的特點(diǎn)。
如以“inform”代替“tell”;以“therefore”代替“so”等。
2.用詞嚴謹專(zhuān)業(yè)
商務(wù)英語(yǔ)在用詞方面逐漸形成了固定的和常用的詞匯。
一些普通的英語(yǔ)單詞，在外貿中可能有著(zhù)特定的意思，如average(平均數;普通的)在保險中則為“海損”的意思。
商務(wù)英語(yǔ)信函用詞專(zhuān)業(yè)性強主要體現在大量的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、行話(huà)、縮略語(yǔ)等上，如：FOB(離岸價(jià))，CIF(到岸價(jià))，insurance policy(保險單)，B/L(提單)，L/C(信用證)等。
商務(wù)英語(yǔ)信函的涉外性決定了其專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或縮略語(yǔ)必須約定俗成、國際通用，不能任意更改替換，且這些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)意思明確、內涵特定，在商務(wù)活動(dòng)中頻繁出現，因此需要學(xué)習者不斷積累并牢記。
商務(wù)英語(yǔ)信函屬于合同的附件之一，寫(xiě)函人對信中的內容必須負責。
如果信函涉及貨物的價(jià)格、重量等，有關(guān)數字必須準確嚴謹、毫不含糊，時(shí)間日期必須準確具體。
3.用詞簡(jiǎn)潔
商務(wù)英語(yǔ)信函用詞必須清楚易懂，盡量避免使用模棱兩可的詞語(yǔ)，以免產(chǎn)生不必要的爭議。
商函應使用雙方都熟悉的詞，這樣信函內容才能一目了然;選擇具體的詞，具體的詞是和抽象的詞相對應的，而具體的詞的使用使收函人能準確、清晰、明白、快速地掌握信函意思;在復合詞與簡(jiǎn)單詞之間、長(cháng)詞與短詞之間，盡量選擇簡(jiǎn)單詞或短詞;在詞組與單詞之間，盡量選擇單詞;避免使用贅述和陳腐套詞。
4.盡量使用表示肯定的詞匯，少用否定詞
積極正面的詞語(yǔ)比反面的詞語(yǔ)更具說(shuō)服力，從而有助于達成交易目的，而否定詞給人一種否定的印象，甚至還有指責對方之意，不利于與對方建立良好的貿易伙伴關(guān)系。
三、商務(wù)英語(yǔ)信函的句式特征
1.多用簡(jiǎn)單短句
商務(wù)英語(yǔ)信函的文體特點(diǎn)要求信函必須用盡可能少的語(yǔ)言有效地傳達信息，信函通常是直接簡(jiǎn)練，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，忌拖泥帶水，過(guò)分修飾。
要做到這一點(diǎn)，信函的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)單精練，因此簡(jiǎn)單句出現的較多。
2.時(shí)態(tài)上多用現在時(shí)
在時(shí)態(tài)方面，商函通常使用現在時(shí)，過(guò)去的時(shí)態(tài)用得很少。
現在時(shí)的廣泛應用使信函內容顯得客觀(guān)、有力，這也正是寫(xiě)函人所要追求的效果。
3.恰當使用主動(dòng)和被動(dòng)語(yǔ)態(tài)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，盡可能用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，因為主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的優(yōu)點(diǎn)是避免了枯燥無(wú)味的無(wú)人稱(chēng)句，讓讀者感到他正受到關(guān)注。
有時(shí)為了避免使用過(guò)多的人稱(chēng)代詞作主語(yǔ)，也為了做出客觀(guān)的表述，商函也會(huì )使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。
但如果要強調動(dòng)作的承受者，或者當動(dòng)作執行者不明確或不重要時(shí)，又或者當你想要得體地傳遞涉及對方的失職或是錯誤等負面信息，又避免傷害感情、影響對方的工作積極性時(shí)，使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)較合適。
4.使用套語(yǔ)和行話(huà)
對外貿易的長(cháng)期發(fā)展，使商務(wù)英語(yǔ)信函這一溝通手段在語(yǔ)言表達上逐步形成一種定式，這就形成了商務(wù)英語(yǔ)信函的套語(yǔ)和行話(huà)。
比如，收到信函的套語(yǔ)：“We acknowledge with thanks the receipt of...”;表示想得到對方回函、訂單時(shí)的套語(yǔ)：“Looking forward to your favorable reply.”;表示隨函附寄的套語(yǔ)：“Enclosed please find our inquiry sheet.”當然，商務(wù)英語(yǔ)信函中經(jīng)常使用的套語(yǔ)和行話(huà)還有很多，這就需要學(xué)習者不斷積累，不斷總結歸納。
5.使用條件句
條件句的使用會(huì )使你顯得更禮貌。
特別是在你想向對方提出要求或建議時(shí)，使用條件句，可以委婉地說(shuō)明自己的想法和觀(guān)點(diǎn)。
有時(shí)，使用非真實(shí)條件句，用虛擬肯定形式表示與事實(shí)相反的否定意義，可以達到委婉拒絕責任或抱怨的目的。
如：
�、賅e shall book a trial order with you if you will give us a 5% commission.
�、贗f you had understood our letter of July 15，you would have done it correctly.
6.使用祈使句和疑問(wèn)句
寫(xiě)函人在表達自己的觀(guān)點(diǎn)或向對方提要求時(shí)，常有三種選擇：陳述句、帶“please”的祈使句和疑問(wèn)句。
其中，陳述句過(guò)于直白、生硬而不宜使用;帶“please”的祈使句語(yǔ)氣比較禮貌;疑問(wèn)句的語(yǔ)氣最客氣、委婉，并給對方留有余地，特別是在表達不利消息的情況下，有利于緩和危機，效果更為理想。
如：
�、貾lease send us your confirmation of sales in duplicate.
�、赪ould you kindly send us your latest catalogue and price-list?
商務(wù)英語(yǔ)信函作為信息的使者、溝通的橋梁，在對外貿易中起著(zhù)不容忽視的作用。
一封得體的商函，不僅可以傳遞信息，促進(jìn)貿易雙方的交流與磋商，從而使貿易活動(dòng)順利進(jìn)行，而且可以增進(jìn)了解和加深友誼，開(kāi)展社會(huì )交際，節省時(shí)間，減少麻煩與不便。
隨著(zhù)我國對外貿易的進(jìn)一步發(fā)展，商函的適用范圍越來(lái)越廣，這就要求我們掌握商函的文體、用詞和句式特征，正確得體地書(shū)寫(xiě)商函。
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