分析企業(yè)會(huì )算化會(huì )計檔案管理中的問(wèn)題對策畢業(yè)論文
計算機在會(huì )計領(lǐng)域的普遍應用，使得企業(yè)單位的會(huì )計核算工作越來(lái)越多地被計算機所取代。會(huì )計計算機化成為促進(jìn)會(huì )計工作規范化和現代化的一種重要手段和會(huì )計工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
一、電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)
會(huì )計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術(shù)和信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會(huì )計信息的分析、預測、決策的過(guò)程。其特點(diǎn)如下：
1、載體的變化。根據《會(huì )計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，不僅要保存電子會(huì )計數據，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。這就使得電算化會(huì )計檔案擁有了雙重的載體，即傳統意義上的會(huì )計檔案與包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式在內的電子會(huì )計檔案。
2、電子會(huì )計檔案載體性質(zhì)的特點(diǎn)。電子會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可視;電子檔案易被修改;電子檔案的保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素影響。
3、電算化會(huì )計檔案在工作中的特點(diǎn)。在傳統的手工操作條件下，在工作中具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì )計電算化以后，財務(wù)人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算處理。這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是電算化會(huì )計運行的前提條件，又是保證電算化會(huì )計正常運轉的查詢(xún)資料，所以，必須作為電算化會(huì )計檔案的特殊部分予以保存。
4、電算化會(huì )計工作對工作人員素質(zhì)的要求。電算化會(huì )計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機操作和維護知識，同時(shí)，對個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。
二、當前企業(yè)電算化會(huì )計檔案管理中存在的問(wèn)題
1、會(huì )計檔案載體的雙重性。企業(yè)領(lǐng)導和財會(huì )人對會(huì )計電算檔案的組成內容不甚了解，一些企業(yè)只將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲在計算機中的會(huì )計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響了會(huì )計檔案的完整性。
2、電算化會(huì )計檔案性質(zhì)延伸的問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有將會(huì )計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì )計數據不能被調用;沒(méi)有按照國家檔案局規定的庫房管理標準，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì )計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量?jì)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲盤(pán)分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3、管理制度不完善。沒(méi)有完善的管理制度和工作人員的職責，會(huì )計檔案的人為破壞和自然損壞現象可能會(huì )發(fā)生。
4、缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò )安全人才。一般單位只注意到對會(huì )計人員的培訓，忽視對計算機和網(wǎng)絡(luò )的維護。
三、改善電算化會(huì )計檔案管理的方法
1、完善硬件設施。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，作為紙質(zhì)會(huì )計檔案的輸出工具;選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算會(huì )計軟件，強化系統安全防護功能，如對聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行定期的補丁維護，避免會(huì )計檔案泄密或被人為修改。
2、完善電算化會(huì )計檔案管理制度。一是建立電算化會(huì )計檔案歸檔制度。會(huì )計電算化工作開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會(huì )計檔案保管。會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并備份。二是建立電算化會(huì )計檔案的保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號，標明時(shí)間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴格的借閱制度。查閱會(huì )計檔案，要嚴格辦理借閱手續。四是建立定期備份制度。
電算化會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)，并定期檢查、復制，以防止會(huì )計信息損壞。五是建立電算化軟件內的會(huì )計檔案管理多用戶(hù)、分權限調用制度。對電算化會(huì )計檔案要規定不同的使用權限，保證電子檔案的安全性。
3、提高會(huì )計人員素質(zhì)。電算化會(huì )計，不僅要實(shí)現傳統會(huì )計的功能，還應有利用計算機高速計算、分析能力的功能，所以必須增加相應的專(zhuān)業(yè)人才。
4、提高思想認識。實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)，其領(lǐng)導應認識到電算化會(huì )計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促相關(guān)制度的建立。
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