港口企業(yè)物資采購管理探討論文
1港口企業(yè)物資采購管理的重要性
由于港口企業(yè)的采購管理缺乏透明度，企業(yè)人員對采購人員容易產(chǎn)生一種不信任感，主觀(guān)認為他們一定獲得了某種好處，從而導致原本廉潔自律的采購人員無(wú)法為自己辯解。久而久之，由于辯解無(wú)效，采購人員就會(huì )產(chǎn)生不拿白不拿的觀(guān)念。這樣做不僅會(huì )毀了自己的清譽(yù)，還會(huì )影響其他的業(yè)務(wù)人員。港口企業(yè)要重視采購管理的重要性，做好穩定市場(chǎng)競爭的措施，避免假冒偽劣產(chǎn)品的出現，并做好對業(yè)務(wù)人員的保護。只有這樣才能降低采購成本，提升企業(yè)的核心競爭力。
2港口企業(yè)市場(chǎng)模擬化運作
2．1收集市場(chǎng)信息，做好市場(chǎng)調研
對港口企業(yè)的物資管理人員來(lái)說(shuō)，他們需想方設法收集市場(chǎng)信息，準確掌握市場(chǎng)價(jià)格的變化趨勢，密切關(guān)注市場(chǎng)信息動(dòng)態(tài)，全面掌握供方進(jìn)貨的質(zhì)量、渠道、經(jīng)營(yíng)狀況及售后服務(wù)等，并依據標準嚴格開(kāi)展評價(jià)、評定工作，再把通過(guò)審核之后的合格供方收入目錄［2］。1)對物資進(jìn)行分類(lèi)基于港口企業(yè)的現實(shí)需求，根據所需產(chǎn)品對企業(yè)產(chǎn)生影響的程度，可將物資劃分為3個(gè)類(lèi)別:①鋼絲繩、鉤頭、吊環(huán)、壓制索具、砂輪類(lèi)等;②電機、港口機電配件、橡膠制品、電工器材、儀器儀表等;③其他物資，包括化工材料、五金工具、雜品等。2)依據分類(lèi)開(kāi)展差異化評價(jià)每年年初，港口企業(yè)組織相關(guān)人員評價(jià)上一年度順利通過(guò)市場(chǎng)準入條件的物資供貨方，并仔細填制評定報告和評定表，待批準后再進(jìn)行登記。評價(jià)的內容主要包括:①供方所供物資的價(jià)格、質(zhì)量及其保證體系、售后服務(wù)等;②供方物資質(zhì)量、價(jià)格、營(yíng)業(yè)執照等;如果是小業(yè)務(wù)交易，則可不作考慮。
2．2合理利用市場(chǎng)，滿(mǎn)足綜合經(jīng)濟效益需求
港口企業(yè)進(jìn)行招標、采購的主要目的是通過(guò)合理利用市場(chǎng)競爭機制，從而獲得最大的經(jīng)濟效益。在對市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行比較的過(guò)程中，應明確貨比三方的重要性，即使是同樣的物資也要從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等多個(gè)方面進(jìn)行綜合篩選。另外，需要做好采購過(guò)程中的運費、付款方式、期限等比較，不能僅僅因為價(jià)格合適，就忽視其他的成本花費，如運費或資金利息等。
2．3降低采購綜合成本，開(kāi)設特色采購模式
按照月消耗、年消耗的實(shí)際情況，尋找企業(yè)消耗的一般規律。如果使用物資的頻率很大，則做好相應的計劃編制工作，以便能集中采購物資，將零星采購化為批量采購，從而實(shí)現化零為整，即將原本的小批量采購轉換成規�；少�，這樣才能滿(mǎn)足各個(gè)方面的實(shí)惠需求。
2．4做好市場(chǎng)預測，進(jìn)一步深化比價(jià)內涵
比價(jià)采購管理實(shí)際上是對二維坐標管理模式的實(shí)施，也就是通過(guò)“縱橫坐標法”對采購物資的具體實(shí)際價(jià)格進(jìn)行比較，即縱向比較物資的歷史價(jià)格，橫向比較物資的市場(chǎng)價(jià)格。針對不同時(shí)期、不同地區的價(jià)格，認真審核價(jià)格動(dòng)態(tài)，由此才能把握時(shí)間價(jià)格差，預測市場(chǎng)價(jià)格趨勢，獲取經(jīng)濟利益，才能讓物資的消耗更具針對性［3］。
2．5減少消耗，降低采購成本
減少物資消耗與降低采購成本同等重要，這需要對比價(jià)采購管理及物資采購招標有一個(gè)更深刻的認識。企業(yè)在比較質(zhì)量與價(jià)格時(shí)，還應注意對性?xún)r(jià)比(即F=V/C)的靈活運用，這是港口企業(yè)能獲得良好綜合經(jīng)濟效益的最佳舉措之一。采購比價(jià)時(shí)不能只關(guān)注物資價(jià)格，還要對物資價(jià)格功能進(jìn)行綜合考慮，以便能夠站在價(jià)格總體功能的角度上，獲取最大限度的效益。如購買(mǎi)油封時(shí)，需要考慮使用油封的位置，如果是用在裝卸的外部，則可選擇一般的油封;如果是用在裝卸的內部，就需要選擇質(zhì)量更好的油封。
2．6統籌兼顧、突出重點(diǎn)、有效控制采購質(zhì)量
在采購物資環(huán)節中，必須嚴格執行“誰(shuí)采購誰(shuí)負責”的基本原則。在區分采購物資時(shí)，應依據物資的質(zhì)量、安全差異等將物資劃分為3類(lèi):1)直接關(guān)系到裝卸生產(chǎn)，并且對安全系數有著(zhù)極高要求的物資，比如門(mén)機卡環(huán)、鋼絲繩等，需重點(diǎn)對待此類(lèi)物資;2)次重要物資，需嚴格控制此類(lèi)物資的進(jìn)貨渠道;3)一般性物資，只要進(jìn)行一般化的管理即可。
3港口企業(yè)采購物資管理實(shí)證分析
某港口企業(yè)作為沿海一家特大型國有港口企業(yè)，主要承擔集裝箱、液化品、原油、煤炭等一系列貨物的裝卸運輸業(yè)務(wù)，還提供船舶代理、引航、碼頭租賃等全方位服務(wù)。筆者認為如需改善目前該港口企業(yè)所采用的采購物資管理，應該做到以下幾點(diǎn)，以提高企業(yè)采購物資的管理能力。
3．1資質(zhì)認證采購原則
1)堅持分工負責、集體決策原則要堅持這一原則，需要做到相互配合、職責明確、健全組織、合理監督。大的采購方略包含了采購價(jià)格、采購工作程序、資質(zhì)認定及評價(jià)標準等方面的審核，要以集體的決策作為主要依據，提高業(yè)務(wù)工作的透明度。做到責任分工，則需要明確部門(mén)與組織的職責，做到不替代、不越位，以高采購效率、完整的責任部門(mén)作用來(lái)實(shí)現采購。作為資質(zhì)認證的領(lǐng)導小組，不僅要制訂采購的方法與程序，還要做好工作要求的規范，對供應方的資質(zhì)加以審核，檢查并監督物資部門(mén)和評審小組等一系列工作。專(zhuān)業(yè)評審小組主要是對各方專(zhuān)業(yè)力量加以調動(dòng)，評審供應方的實(shí)際活動(dòng)，將部門(mén)作用發(fā)揮出來(lái)。物資部門(mén)采購小組則是按照采購管理的實(shí)際要求，承擔相應的組織工作，其中包括采購計劃、價(jià)格審定、資質(zhì)評審等多個(gè)方面。采購驗收小組則應做好所采購物資的驗收工作，同時(shí)做好跟蹤和后評估工作。通過(guò)這樣的組織結構，在發(fā)揮功效的同時(shí)能夠達到強化責任、相互制約的目的［4］。2)堅持公開(kāi)、公正、公平競爭原則在物資采購管理中，需要公開(kāi)采購決策的辦事程序，公開(kāi)資質(zhì)評審的具體標準和內容，并且將這些信息提供給每一個(gè)供應商，包括潛在的供應商。針對供應商的信譽(yù)、服務(wù)、產(chǎn)品、技術(shù)能力等，需要做到公開(kāi)、公正、公平競爭，考評其動(dòng)態(tài)業(yè)績(jì)，鼓勵供應商之間的相互競爭，做到優(yōu)勝劣汰，從而達到為港口企業(yè)選擇最具生命力的供應商的目的。
3．2創(chuàng )新采購管理機制
1)物資供應保障體系績(jì)效評價(jià)指標通過(guò)改進(jìn)物資供應環(huán)節的評價(jià)，可以給企業(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟效益，但是還需要考慮對供應實(shí)際運行狀況的合理評價(jià)。在評價(jià)過(guò)程中，需要指出不足之處，從而能妥善地解決問(wèn)題;在建立績(jì)效評價(jià)體系的同時(shí)，還需要考慮到評價(jià)指標本身是定量的，評價(jià)體系必須淺顯易懂，要懂得揚長(cháng)避短，且評價(jià)結果必須完全的公開(kāi)透明。評價(jià)指標必須是人人皆知的，且要覆蓋整個(gè)物資采購的工作過(guò)程。在評價(jià)環(huán)節中要注重核心環(huán)節，以經(jīng)濟效益的增加為目標，通過(guò)績(jì)效評價(jià)來(lái)增加彼此的信任度。2)在物資管理中需要發(fā)揮信息技術(shù)作用，懂得運用先進(jìn)的物資管理技術(shù)和設備懂得在采購物資管理中應用新技術(shù)，通過(guò)使用高新技術(shù)的發(fā)展成果，使企業(yè)從最初的設施設備、技術(shù)操作、工具配送，到信息處理、控制流程再到后面的管理決策等一系列過(guò)程都能夠與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)保持同步。如運輸、訂貨、采購、服務(wù)、維修等環(huán)節，都需要利用電子商務(wù)技術(shù)將整個(gè)過(guò)程按照一定的順序完成，這樣才能在節約運作時(shí)間的同時(shí)，降低運作成本。目前，該港口在試點(diǎn)環(huán)節選擇資產(chǎn)管理系統(EAM)，嘗試新的物資管理模式，利用信息技術(shù)來(lái)提高物資管理水平。3)針對不同的采購品種，選擇恰當的訂貨形式在生產(chǎn)環(huán)節，港口企業(yè)需要大量的原材料和配件材料，需有穩定的供貨渠道和供貨數量，因此最好能實(shí)施半年訂貨或年度訂貨模式。但是，在具體執行期間，隨著(zhù)市場(chǎng)的變化，物資的價(jià)格也會(huì )不斷調整。因而，如果預計所需原材料、配件材料降價(jià)的可能性較大，則可在半年或年度合同中確定需求的物資總量，但不確定價(jià)格，并且在合同中表明，可以根據市場(chǎng)的實(shí)際變化通過(guò)雙方協(xié)商來(lái)確定價(jià)格，并按照協(xié)商的價(jià)格來(lái)繼續進(jìn)貨。市場(chǎng)價(jià)格是千變萬(wàn)化的，且港口企業(yè)所需材料的量與消耗量也并不規律，因此很難得到訂貨規律。這就要求企業(yè)要懂得抓住市場(chǎng)機遇，做好風(fēng)險規避，根據行情選擇大量訂貨，避免出現價(jià)格上漲，影響后續訂貨的現象。另外，應懂得落價(jià)風(fēng)險回避，達到最優(yōu)化的批量?jì)r(jià)格優(yōu)惠，從而實(shí)現最佳采購。如果生產(chǎn)中急需使用部分材料，可以按照市場(chǎng)比價(jià)，重新簽訂合同。如果品種規格復雜，且需求量較少，就要懂得社會(huì )庫存的處理，避免工廠(chǎng)儲備的存在。
3．3創(chuàng )新采購激勵機制
采購激勵機制的創(chuàng )新，需要隊伍激勵制度的支持。港口企業(yè)要做到“以人為本”，做好采購人員的管理，讓采購人員主動(dòng)、自覺(jué)地搞好與供應商之間的關(guān)系，確保能將成本放在第一位。采購管理制度的建立健全，需要時(shí)效性強、監控體系完善的管理方法予以支持，只有做好激勵管理，才能避免“灰色”現象的出現，從而解決可能面臨的問(wèn)題。此外，還需要做好采購人員的管理培訓工作，主要包括溝通能力、采購技能等方面的培訓，也需要做好針對供應商的培訓工作，對供應商團隊灌輸采購方的運作方式與企業(yè)文化。對于完成采購任務(wù)的人員，需要給予一定的獎勵，從而激發(fā)其工作熱情;而對那些完不成任務(wù)的采購人員，則需要視情況給予懲罰，并幫助其分析原因，真正實(shí)現“忠其事、盡其職、熱愛(ài)崗位”。如果采購人員能感受到工作賦予的成就感，同時(shí)還能得到物質(zhì)上的獎勵，那么采購人員的工作熱情必定會(huì )被無(wú)限放大［5］。確立長(cháng)期的雙贏(yíng)關(guān)系，這對供應商的激勵尤為關(guān)鍵，如果購買(mǎi)方連激勵機制都沒(méi)有，很難有良好的供應關(guān)系。在設計激勵機制上，要體現一致性和公平性，延長(cháng)或者縮短合作時(shí)間、增大或減少供應份額，做好供應商的獎懲處理。這樣不僅可以讓供應商對其供貨行為進(jìn)行持續的改善，同時(shí)還可以確保供貨商能提供更優(yōu)質(zhì)的貨物，降低采購總成本。
4結語(yǔ)
市場(chǎng)經(jīng)濟的成熟讓競爭愈演愈烈，采購工作也漸趨復雜化，特別是在買(mǎi)方市場(chǎng)中，這一問(wèn)題更加突出。因此，必須進(jìn)一步規范處理港口企業(yè)的物資采購管理工作。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，物資采購是成本控制的核心環(huán)節，其重要性不言而喻。希望通過(guò)深入分析港口企業(yè)的采購物資管理，對今后的物資采購能有更進(jìn)一步的幫助，實(shí)現最大化成本控制，促進(jìn)港口企業(yè)的可持續發(fā)展。
作者:王春華 單位:杭州市港務(wù)局
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