企業(yè)辦公自動(dòng)化推廣中的公文管理
企業(yè)辦公自動(dòng)化推廣中的公文管理【1】
摘 要：企業(yè)的公文管理包括制文和收發(fā)文，是個(gè)企業(yè)辦公室工作的重要內容，能否做好都會(huì )直接影響到黨和國家方針、政策，上級決策和企業(yè)決策的貫徹執行，也直接影響企業(yè)的職能發(fā)揮和職責履行。
關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公自動(dòng)化;公文管理
隨著(zhù)企業(yè)辦公自動(dòng)化逐步推廣，對提高企業(yè)辦文、辦事、辦會(huì )效率起到積極的推動(dòng)作用，結合實(shí)際運用，現就辦公自動(dòng)化給公文管理帶來(lái)的便利和辦公自動(dòng)化平臺下公文管理中存在的問(wèn)題，及如何在辦公自動(dòng)化推廣中保證公文管理的作用作一淺析。
一、公文制作按流程運行方便、省事、快捷，易出現問(wèn)題環(huán)節需注意
辦公自動(dòng)化平臺下，公文制發(fā)的優(yōu)勢非常明顯，一是發(fā)起單位不必一級一級找部門(mén)、分管領(lǐng)導逐級審批，只需按流程做好監督。
其間，公文的修改、校對、用印具體時(shí)間、修改人員都會(huì )留下內容，對事后查閱辦文細節方便有效。
但對急件的處理，不如紙質(zhì)文件方便、快捷。
在實(shí)際操作中，部分公文(尤其上報請示等)需特事特辦，未按規定走網(wǎng)上的流程，這時(shí)辦公室需做好這部分紙質(zhì)文件的審核、校對、歸檔的適時(shí)監督，對發(fā)放范圍不作限制的可公布文件，做好PDF文件的網(wǎng)上公布。
二是網(wǎng)上發(fā)布文件減少了紙質(zhì)文件的印發(fā)，大大減少了制作成本，避免了不必要的的浪費。
同時(shí)網(wǎng)上發(fā)布的文件，點(diǎn)擊率大大提高，擴大的文件的閱讀范圍，提高了文件在職工中的周知性和執行力。
但在實(shí)際運用中，辦公自動(dòng)化平臺在文件管理中還存在一定的不足。
一是在文件制發(fā)過(guò)程中，發(fā)起人的校對是在領(lǐng)導審批后出現的環(huán)節，發(fā)起人的校對、修改有可能是個(gè)別文字的修改，與原起草的文件無(wú)根本的影響和沖突;但也有可能是與起草文件有較大出入的修改，這使文件與原起草文件有根本的不同，與領(lǐng)導審批的內容有根本的不同，從而使發(fā)布的文件與領(lǐng)導審批的意思有較大的出入。
而在這個(gè)過(guò)程中辦公室審核人員無(wú)法實(shí)現有效監督，對此辦公室應在最初制定流程中需加以注意，把校對放在辦公室審核中或用印前的排版中，使文件生效前始終都處在辦公室的的審核監督中。
二是文件發(fā)布后，受閱者閱讀電子版文件不如紙質(zhì)文件習慣與方便。
三是有需要下發(fā)執行的文件，發(fā)起部門(mén)需下載，而所下載的文件是電子印章，按檔案管理規定的要求，下載后的文件效力相當于復印件，執行效力不如原件。
在具體操作中，辦公室應及時(shí)提醒發(fā)起部門(mén)，在用印前寫(xiě)明文件印發(fā)份數，并在加蓋電子印章前，與辦公室及時(shí)溝通，打印適量的需用文件，加蓋印章，以提高公文的效力，避免不必要的麻煩。
二、收文管理更快速、便捷，具體操作中要做到緊急文件提前通知不誤事，重要事項事中催辦多提醒，需落實(shí)文件事后督辦查落實(shí)
辦公自動(dòng)化平臺為收發(fā)文管理提供了優(yōu)勢管理平臺，機要人員不必再拿起厚厚的文件夾，一個(gè)領(lǐng)導一個(gè)領(lǐng)導地辦文了。
收文管理流程使公文傳閱實(shí)現了平行管理，一份文件可以實(shí)現幾個(gè)部門(mén)同時(shí)批閱，大大縮短了辦文時(shí)間。
但缺少了文件傳閱中的當面提醒、催辦作用。
一份文件如果有一個(gè)環(huán)節延誤，整個(gè)流程都會(huì )延緩流轉速度。
為此，在實(shí)際操作中，需要機要人員認真閱讀文件內容，依據經(jīng)驗，將文件分門(mén)別類(lèi)，按機密等級、輕重緩急分別處理。
對機要文件，嚴格按保密規定，做好登記、在密級范圍內傳閱。
對普通文件，有時(shí)間、任務(wù)要求的，按時(shí)間限制，做好提前通知，以便相關(guān)部門(mén)做好事先準備工作;對重要事項，做到適時(shí)網(wǎng)上跟蹤，及時(shí)催辦，縮短流程運作的時(shí)間，避免因一個(gè)部門(mén)的拖延，使整個(gè)流程無(wú)法及時(shí)結束現象。
對需落實(shí)的事項，參照紙質(zhì)文件傳閱規定，按領(lǐng)導要求，做好督辦工作。
三、文件查閱更方便，收發(fā)文登記、歸檔需更細致
辦公自動(dòng)化平臺為文件制發(fā)提供了更加便利的平臺，依據檔案管理規定，文件需加蓋印章后方可成為正式文件歸檔。
為此，辦公室必須結合OA辦公自動(dòng)化平臺文件的審批卡、做好正式文件的下載、用印、立卷、歸檔工作。
辦公自動(dòng)化平臺為收發(fā)文提供了快速便捷的文件傳閱流程，提高了公文的辦文效率。
但對收文的登記，特別是存檔提出了新的要求，作為辦公室機要部門(mén)必須牢樹(shù)保密意識，掌握較強的業(yè)務(wù)技能，在文件密級鑒定和緊急程度的鑒別上有一個(gè)較好的把握，在方便辦文的同時(shí)，嚴格按《保密法》規定做好文件密級鑒定、管理，同時(shí)做好來(lái)文的登記、掃描、上傳等工作，以確保文件的查閱、歸檔。
四、既享辦公自動(dòng)化平臺的便利，加緊系統的推廣運用
在實(shí)際操作中，常常會(huì )遇到這樣的問(wèn)題，文件傳至某領(lǐng)導、某部門(mén)，特別是公文傳閱中不常涉及到的部門(mén)，流程就會(huì )停滯不前，若不催辦，文件可能會(huì )在網(wǎng)上掛上幾天甚至更長(cháng)。
具體原因是，在系統推廣中，大家雖然都學(xué)習了使用方法，但不主動(dòng)運用，平常無(wú)事不會(huì )主動(dòng)打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)瀏覽，所以對偶爾到來(lái)的“待辦文件”不知道，有的甚至是時(shí)間長(cháng)了不用競忘記操作方法。
對此，在辦公自動(dòng)化推廣的進(jìn)程中，辦公室人員要加強學(xué)習，既要結合實(shí)際使辦公自動(dòng)化平臺更符合企業(yè)自身管理實(shí)際;更要做好推廣，特別是在領(lǐng)導層的推廣，使他們充分認識到辦公自動(dòng)化給工作帶來(lái)的便利。
領(lǐng)導的帶頭運用，不僅能推動(dòng)系統的應用，更是提高系統運用速度、效率的關(guān)鍵和保證。
辦公自動(dòng)化平臺一般都是以企業(yè)辦公室為主管部門(mén)的，自動(dòng)化辦公平臺，其含量巨大，為企業(yè)辦文、辦事提供了強大的平臺，為公文管理更加科學(xué)化、效率化提供了強有力的保證。
在系統推廣過(guò)程中，應結合企業(yè)實(shí)際，與開(kāi)發(fā)公司合作，自主設計，以使用更合理;積極推廣，以應用更加廣泛;靈活運用，以作用更巨大。
辦公自動(dòng)化系統中的電子公文管理【2】
[摘要]信息技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了辦公領(lǐng)域里的一場(chǎng)革命，隨著(zhù)辦公自動(dòng)化(OA)技術(shù)的發(fā)展與應用，實(shí)現電子公文管理勢在必行
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化：電子公文管理
一、辦公自動(dòng)化的由來(lái)及發(fā)展
辦公自動(dòng)化(OA)一詞始見(jiàn)于1948年，它是數據處理的同義詞，20世紀60年代以來(lái)，在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動(dòng)下，辦公室開(kāi)始了以自動(dòng)化為重要內容的“辦公室革命”，其目標是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化的軌道中。
20世紀70年代，世界先進(jìn)國家已經(jīng)開(kāi)始啟用OA系統辦公。
20世紀80年代，隨著(zhù)局域網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和遠程通信技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化開(kāi)始走向系統化、標準化、結構化、網(wǎng)絡(luò )化、綜合化。
隨著(zhù)我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室的工作方式發(fā)生了巨大的變化。
實(shí)現OA系統辦公，大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復性，例行性的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來(lái)考慮和解決的問(wèn)題上。
當前，用于辦公室工作的技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，設備越來(lái)越多，功能越來(lái)越強，性能也越來(lái)越高，這些技術(shù)和設備對辦公室工作提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現代化的推動(dòng)手段。
二、辦公自動(dòng)化系統中電子公文管理的發(fā)展趨勢
(一)公文管理操作界面簡(jiǎn)單化
公文管理工作人員利用簡(jiǎn)單化的操作界面方便、簡(jiǎn)單、迅速的工作。
方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。
簡(jiǎn)單在于將復雜的信息錄入簡(jiǎn)化為鍵盤(pán)、鼠標的重復操作，簡(jiǎn)單重復的操作有效提高了信息錄入的速度。
(二)公文管理制度標準化
目前，公文管理沒(méi)有統一標準，這給信息資源交換和共享帶來(lái)一定的困難，同時(shí)數據的重復輸入，也造成了資源的浪費。
公文管理工作的標準化問(wèn)題包括公文的傳遞、運行、行文規則、主題詞標引、歸檔工作制度以及操作標準等。
三、撫順石油化工研究院公文管理的現狀
(一)傳統的公文管理
2006年以前，我院收、發(fā)文的管理流程大部分采用半人工處理方式，由辦公室專(zhuān)人手工登記收發(fā)文，對文件進(jìn)行分發(fā)，傳閱，催辦。
公文辦理完畢后，第二年移文到檔案室進(jìn)行歸檔。
檔案人員在接收移交文件后進(jìn)行歸檔記錄時(shí)，也同樣要登記收發(fā)文的文號、標題、文件形成時(shí)間等重要信息，再一次錄入計算機。
這樣做帶來(lái)的結果是錄入信息的重復工作，造成了公文管理與檔案管理各行其是，檔案人員處于“交什么、管什么，收多少，存多少”的被動(dòng)局面。
這樣就難以達到信息的共享、資源的共享。
這給公文的檢索與利用帶來(lái)了諸多不便，急需改進(jìn)。
(二)改進(jìn)后的電子公文管理
作為現代企業(yè)信息化的重要組成部分，辦公自動(dòng)化系統無(wú)疑是增強企業(yè)素質(zhì)和競爭力的利器，對辦公效率的提高和辦公成本的降低起著(zhù)積極的作用。
2006年，我們使用了總部統一配置的中國石化公文傳輸系統，至此，我院公文管理的流程實(shí)現了自動(dòng)化，解決了中石化各單位，各部門(mén)之間協(xié)同工作的問(wèn)題，實(shí)現了高效率的協(xié)作。
我們都知道，各單位都存在著(zhù)大量流程化的工作，例如：公文的處理，收發(fā)文等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現工作流程的自動(dòng)化，就可以規范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
目前，我院收發(fā)文程序如下：
發(fā)文程序擬稿→審核→復核→簽發(fā)→用印→分發(fā)
收文程序：簽收登記(做閱文處理單)一擬辦(辦公室主任批示)→批辦(院領(lǐng)導批示)→承辦(相關(guān)部門(mén)具體辦理)→催辦(緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦)→歸檔
2009年，我院對公文處理效率提出了更高的要求，實(shí)行了清華紫光檔案管理系統歸檔公文，實(shí)現了一次輸入多次提取的全過(guò)程管理和全文管理工作。
使各類(lèi)公文按權限進(jìn)行保存，共享和使用，并建立了一個(gè)方便的查詢(xún)方式。
只要身份符合權限，輸入密鑰(口令)，便可在檔案管理系統中得到需要的資料。
改進(jìn)后的公文管理給我院公文工作帶來(lái)了極大地便利，具體表現在：(1)通過(guò)授權后，使相關(guān)部門(mén)能及時(shí)看到領(lǐng)導對文件的批示，以便進(jìn)行下一步的工作安排和部署。
(2)與紙質(zhì)文件各位領(lǐng)導傳閱一遍的“串行”方式相比，電子公文可同時(shí)發(fā)送的“并行”傳輸方式，大大提升了文件傳閱速度，縮短了辦文周期，提高了工作效率。
(3)公文網(wǎng)上傳閱，有效地避免一文多印的現象，節省了紙張，降低了辦公費用。
(三)公文管理系統存在的問(wèn)題
截止到目前，我院公文管理自動(dòng)化系統已經(jīng)開(kāi)通五年多了，清華紫光檔案管理系統也開(kāi)通兩年多了。
辦公自動(dòng)化技術(shù)在日趨成熟，但在實(shí)際應用中也發(fā)現了一些需要完善的地方。
(1)公文管理的分類(lèi)不夠明確，集團公司與我院各部門(mén)的工作分工有一些分歧，在公文管理中我們應采取統一分類(lèi)方式，以方便檢索，提高工作效率。
(2)雙軌制管理措施不健全，集團公司對公文處理工作優(yōu)化調整后，不斷減少了紅頭文件的數量，各部門(mén)的文件更多采用工作表單傳真的形式發(fā)送給我們，收到傳真后應將紙件掃描一份電子件存檔，同時(shí)登記錄入到檔案管理系統中，以方便查閱。
(3檔案管理系統無(wú)法查詢(xún)文件處理的進(jìn)展，這就使我們的工作處于被動(dòng)，若能實(shí)現網(wǎng)上批文，并能及時(shí)跟蹤文件處理進(jìn)展，將有利于提高公文管理的主動(dòng)性及工作效率。
(4)信息孤島問(wèn)題的存在，隨著(zhù)我院辦公自動(dòng)化系統的不斷完善，我院科研，經(jīng)營(yíng)，行政部門(mén)的辦公自動(dòng)化系統都已投入使用。
有些系統對用戶(hù)，信息等數據進(jìn)行了單獨的管理，造成了信息孤島的形成，為信息的共享設置了一定的障礙。
若能在信息不涉密的前提下，通過(guò)授權，使更多的人了解到我院最新的信息，將有利于信息資源的共享。
四、我院實(shí)施OA的意義
(一)實(shí)施OA是“創(chuàng )建一流辦公室”的必由之路。
根據總部“創(chuàng )建一流辦公室”的實(shí)施要求，嚴格按照公文管理規范、安全、效率相統一的原則，嚴把行文規范關(guān)，政策運用關(guān)，內容精準關(guān)和部門(mén)會(huì )簽關(guān)，在公文制發(fā)時(shí)追求“精”，盡力做到零差錯，在公文辦理時(shí)追求“快”，盡力做到零遺誤;在公文管理時(shí)追求“細”，盡力做到零疏漏。
實(shí)施OA，進(jìn)一步加快了公文流轉，提升了辦公效率。
(二)實(shí)施OA是可持續發(fā)展的內在要求。
傳統的公文管理要耗費大量的物力、人力和精力。
既不利于節約資源，又浪費大量紙張油墨，增加成本。
建立OA系統，使資源得到了很好的優(yōu)化，信息資源可以更好的共享。
一方面提高了我院管理水平和工作效率，另一方便也能樹(shù)立我院節約資源、高效環(huán)保的現代企業(yè)形象。
(三)實(shí)施OA是開(kāi)展精細化管理的重要抓手。
我院的管理模式逐步走向精細化。
實(shí)施OA，有利于進(jìn)一步抓流程和管理的精細化，根據我院HSE相關(guān)管理制度要求，使公文管理流程和制度更加規范。
五、結束語(yǔ)
我院辦公自動(dòng)化系統實(shí)施以來(lái)，公文審批，傳閱及歸檔的程序簡(jiǎn)潔了，提高了公文處理的工作效率，使資源得到了共享。
實(shí)現公文管理辦公自動(dòng)化已成為我院持續和快速發(fā)展的必經(jīng)之路。
[參考文獻]
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