PDCA循環(huán)管理提高醫院會(huì )計信息質(zhì)量論文
PDCA循環(huán)管理是遵循科學(xué)的程序，綜合運用各種管理技術(shù)和方法，收集數據資料，通過(guò)流程優(yōu)化等方法來(lái)提高質(zhì)量和整體效益。會(huì )計信息的高質(zhì)量可為醫院領(lǐng)導決策提供正確依據。本文是醫院開(kāi)展PDCA管理的經(jīng)驗總結，旨在為醫院強化財務(wù)管理提供參考。
會(huì )計信息質(zhì)量要求是對醫院財務(wù)會(huì )計報告中所提供會(huì )計信息質(zhì)量的基本要求，是使財務(wù)報告中所提供會(huì )計審計信息對醫院管理者決策有用應具備的基本特征，主要包括可靠性、相關(guān)性、清晰性、可比性、實(shí)質(zhì)重于形式、重要性、謹慎性和及時(shí)性等�？煽啃允轻t院會(huì )計信息首要的質(zhì)量要求，是綜合評價(jià)醫院經(jīng)濟管理水平的重要依據，完整清晰的會(huì )計憑證也是重要的經(jīng)濟記錄材料。鑒于會(huì )計信息的重要性，我院運用PDCA循環(huán)管理不斷對會(huì )計信息進(jìn)行持續的質(zhì)量改進(jìn)。
P(Plan)表示計劃;D(Do)表示執行;C(Check)表示檢查;A(Action)表示處理。如圖1和表1所示。
一、問(wèn)題分析
2012年新醫院會(huì )計制度、財務(wù)制度實(shí)行，新制度為達到醫院精細化管理的要求，對財務(wù)工作的要求越來(lái)越高，要求公立醫院嚴格預算管理，加強成本核算與控制，科學(xué)測算醫療服務(wù)成本;強化績(jì)效考評，系統評價(jià)醫院經(jīng)濟運行及醫療服務(wù)效率。這都以醫院財務(wù)信息的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性為基礎。目前會(huì )計人員主要以支出報銷(xiāo)、記賬為主，缺乏綜合的專(zhuān)業(yè)知識和熟練的業(yè)務(wù)操作技能，多屬于事后核算型會(huì )計，導致很多業(yè)務(wù)在發(fā)生時(shí)缺乏準確的職業(yè)判斷，問(wèn)題沒(méi)有得到有效控制，如果稽核未及時(shí)跟進(jìn)，就使得會(huì )計處理不能做到前后一致，失去可比性及可理解性。
會(huì )計信息質(zhì)量不高的原因是多方面的，自2013年1月以來(lái)，筆者所在醫院為提高會(huì )計信息質(zhì)量，尋找解決的方法，將記賬憑證的正確率列為日常監控指標之一。對新醫院會(huì )計制度執行以來(lái)所有原始憑證及記賬憑證進(jìn)行審核，根據會(huì )計核算復核錯誤信息統計，會(huì )計憑證的正確性及完整性為81.2%，主要問(wèn)題集中反映如表2所示。
基于以上問(wèn)題，筆者運用魚(yú)骨圖分析導致會(huì )計信息不正確的因素類(lèi)型，并試圖找出造成這些缺陷的具體原因(見(jiàn)圖2)。
二、PDCA循環(huán)
(一)P：計劃
筆者所在醫院財務(wù)科自推進(jìn)“會(huì )計信息質(zhì)量持續改進(jìn)”工作之始，重新對醫院經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程、崗位流程做了細致的梳理，畫(huà)出了財務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程，將職責細化到每一個(gè)崗位，細化每個(gè)會(huì )計崗位的工作標準，使工作人員能夠按照標準進(jìn)行日常工作，減少差錯及模糊判斷。
制定了醫院《財務(wù)會(huì )計內部控制管理制度》，對醫院一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)按：①合規、合法性控制，要求對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)認真審核、把關(guān)，對不合規、不合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)堅決制止;②授權、分權控制，明確每人每崗職責，未經(jīng)批準和授權，不得處理有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù);③業(yè)務(wù)程序標準化控制，財務(wù)科針對每人工作職責制定了崗位說(shuō)明書(shū)、操作標準，如果前一程序中未按標準執行，下一流程工作人員可以按標準進(jìn)行追蹤，要求整改到位。
要求會(huì )計人員根據自己的工作職責制訂出直管、監管的工作計劃，計劃按日進(jìn)行，按周匯總，在計劃中主要體現：日常完成工作、重點(diǎn)完成工作、工作要達到的標準、工作要從按標準運行的原始材料中體現、每周對所開(kāi)展的工作進(jìn)行總結，并按照新財務(wù)制度指導工作開(kāi)展。
(二)D：執行
1.加強會(huì )計人員技能培訓
每周制訂培訓計劃，有針對性地進(jìn)行會(huì )計人員培訓，對培訓內容考核，根據結果形成考核小結，對不合格人員繼續培訓考核。
根據會(huì )計業(yè)務(wù)的發(fā)展，重點(diǎn)培訓了新預算法，醫院全成本核算、行政事業(yè)單位內部控制及醫保相關(guān)政策等。完善會(huì )計人員知識體系，提高職業(yè)判斷能力。
2.成立財務(wù)信息管理中心
統一的核算方法是規范醫院財務(wù)流程、提高數據可比性、提高決策支持信息質(zhì)量的基礎工作。統一核算科目是統一核算方法能夠順利執行的必要條件，是統一報表格式和取數公式的基礎。而統一的報表格式可提高醫院對財務(wù)數據進(jìn)行匯總、合并、分析等，是財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的前提。
財務(wù)信息管理中心主要做到醫院經(jīng)濟信息的整合，統一核算方法、科目、報表格式，使會(huì )計人員處理會(huì )計業(yè)務(wù)時(shí)有標準可循。通過(guò)數據自動(dòng)傳輸，實(shí)現信息資源共享，減少人為差錯。
3.加強會(huì )計內部控制
內部約束機制的前提條件是建立并健全內部控制制度，無(wú)規矩不成方圓，為強化會(huì )計監管權力，關(guān)鍵要通過(guò)制度來(lái)依法管理，發(fā)揮出內部的會(huì )計監督職能。因此在會(huì )計處理流程上需重點(diǎn)做到以下幾點(diǎn)。①授權審批，根據每位人員工作性質(zhì)授與一定權限，各級人員在授權范圍內使用權限并承擔責任。②職務(wù)相互分離控制，每項業(yè)務(wù)至少要經(jīng)過(guò)彼此業(yè)務(wù)不相牽連的兩個(gè)或多個(gè)經(jīng)辦人員，以使一方工作能夠接受另一方的檢查和制約，通過(guò)交叉核對及時(shí)發(fā)現錯誤。③復核與核對，醫院所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)應由實(shí)施人以外的人員對業(yè)務(wù)的真實(shí)性予以驗證。如：記賬憑證與原始憑證核對、賬表與實(shí)物核對、本期與歷史數據核對、實(shí)際發(fā)生與預算核對等。④信息系統控制，整合財務(wù)信息一體化，會(huì )計系統能從HIS系統等其他系統中引入各項收支數據，進(jìn)行科目信息、科室信息、收入信息自動(dòng)匹配，完成各類(lèi)會(huì )計信息的比對，減少會(huì )計信息的人工匯集，防止主觀(guān)錯差。⑤設置補償性控制點(diǎn)，根據每類(lèi)業(yè)務(wù)處理的重要性，設置數目不等的補償性控制點(diǎn)，通過(guò)補償性控制形成合力，以保證質(zhì)量控制的可靠性。
(三)C：檢查
設定會(huì )計業(yè)務(wù)執行標準的檢查稽核管理記錄表(data collection form)，以各類(lèi)檢查表格為管理媒介，通過(guò)交叉核對及時(shí)發(fā)現錯誤。一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)在接單開(kāi)始就已納入各類(lèi)核實(shí)表格的檢查網(wǎng)絡(luò )中，出現錯誤能夠及時(shí)被發(fā)現，以財務(wù)整改通知發(fā)放到責任人，內容包括存在問(wèn)題、整改要求、整改依據。對錯誤問(wèn)題集中的部分，即時(shí)召開(kāi)財務(wù)專(zhuān)題討論會(huì )，進(jìn)行集中點(diǎn)評與學(xué)習。所有整改資料既保留了工作改進(jìn)過(guò)程記錄，也成為很好的學(xué)習借鑒材料。
在采取了實(shí)施階段的各項措施后，通過(guò)不斷的質(zhì)量控制，會(huì )計工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提高，每當崗位在會(huì )計業(yè)務(wù)處理被查對出問(wèn)題時(shí)，都能得到及時(shí)整改和分析，并形成完整的財務(wù)整改報告。
(四)A：處理
根據問(wèn)題分析和總結出的解決方法，筆者所在醫院重新修訂了會(huì )計業(yè)務(wù)處理流程，細化了會(huì )計內部控制制度，重點(diǎn)從以下方面來(lái)認真執行流程規范。首先要嚴格規范日常的核對制度。日常的財務(wù)核對內容有賬證的核對、賬賬的核對、賬表的核對、賬實(shí)的核對等。其次是每人負責一項專(zhuān)項檢查，可以交叉，但不能出現管理盲區。崗位的相關(guān)工作職責、工作的程序、職責的權限、原始資料的留檔、業(yè)務(wù)處理備忘記錄是專(zhuān)項檢查依據。
每位工作人員對所進(jìn)行的會(huì )計工作進(jìn)行月結、季度總結、年度總結，尤其對會(huì )計處理的特殊事項進(jìn)行分析，由財務(wù)稽查小組對照計劃，監督落實(shí)。
醫院內部審計每季度進(jìn)行會(huì )計信息質(zhì)量檢查，并將檢查結果在財務(wù)專(zhuān)題分析會(huì )議上進(jìn)行反饋，進(jìn)行持續的質(zhì)量跟蹤、處理。
主動(dòng)聘請外部審計事務(wù)所對新會(huì )計制度執行以來(lái)的會(huì )計賬務(wù)進(jìn)行審計，促進(jìn)質(zhì)量進(jìn)一步提升。
通過(guò)實(shí)際案例分析，啟發(fā)會(huì )計人員的觀(guān)察能力，獲得對會(huì )計對象的感性認識;會(huì )計人員按照會(huì )計制度要求，客觀(guān)真實(shí)反映經(jīng)濟事項，應形成完善工作備忘的習慣，通過(guò)文字記錄來(lái)反映科室間協(xié)調問(wèn)題、解決問(wèn)題的軌跡，以此加強記憶能力。在會(huì )計質(zhì)量持續改進(jìn)過(guò)程中已證明了良好的觀(guān)察能力、記憶能力、思維能力對會(huì )計信息質(zhì)量控制有著(zhù)重要的影響。
三、小結
醫院會(huì )計信息質(zhì)量持續改進(jìn)，要求從會(huì )計人員自身、醫院內外部環(huán)境、業(yè)務(wù)處理流程等方面共同治理。
(1)加強會(huì )計基礎工作，提高會(huì )計人員整體素質(zhì)。醫院應加強對會(huì )計人員培訓，努力提升會(huì )計人員綜合處理、協(xié)調問(wèn)題能力，使其具備較高的風(fēng)險管理能力。培訓不能僅限于專(zhuān)業(yè)知識，要把法制教育、思想政治教育、職業(yè)道德教育同專(zhuān)業(yè)技能培訓結合起來(lái)，使會(huì )計人員真正按照制度的要求，正確使用會(huì )計方法辦理會(huì )計核算業(yè)務(wù)，不盲從，實(shí)事求是，確保會(huì )計信息客觀(guān)真實(shí)。
(2)建立規范的會(huì )計工作秩序，依法行事。醫院應根據《會(huì )計法》和《會(huì )計基礎工作規范》的要求，進(jìn)行對照檢查、整改，健全內部各項會(huì )計管理規章制度，建立良好的會(huì )計工作秩序，使記賬、算賬、報賬等工作符合國家統一的會(huì )計準則和制度要求，實(shí)現會(huì )計基礎工作的規范化。會(huì )計人員以會(huì )計制度、財務(wù)制度為行事準則，在確保職業(yè)謹慎性以及規范性時(shí)，能從整體角度出發(fā)，用科學(xué)分析的方法，找出進(jìn)行解決的辦法以及思路。
(3)加強醫院內部會(huì )計的信息監督，提高對財務(wù)的監控力度。應加強風(fēng)險管理意識，會(huì )計的監督要落實(shí)到醫院經(jīng)濟工作中各個(gè)環(huán)節，將事后核算轉變?yōu)楣芾砗怂�。首先公開(kāi)辦事的制度和程序，保證審批手續齊全，層層進(jìn)行把關(guān)，以制度事前規范，做到防患于未然。其次，充分發(fā)揮內部審計及外部監督作用，將事后的監督管理作為重點(diǎn)，把事前審核、事中監控以及事后檢查稽核進(jìn)行有機的結合，構建多環(huán)節、全過(guò)程的財務(wù)監管格局，確保會(huì )計信息質(zhì)量真實(shí)可靠。
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