試論有效公證書(shū)的基本要件
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論文摘要 公證書(shū)是公證效力和作用的集中體現，在我國，一份有效的公證書(shū)應由適格的公證主體依公證程序出具，內容真實(shí)、合法并符合格式規范。四項基本要件缺一不可。
論文關(guān)鍵詞 公證主體 公證程序 公證內容 公證書(shū)格式
公證書(shū)是公證活動(dòng)的載體，是公證效力和作用的集中體現，如何出具有效的公證書(shū)是各國公證立法與實(shí)踐的首要任務(wù)。在我國，公證書(shū)指的是由公證機構對當事人申請公證的事項，經(jīng)過(guò)審查核實(shí)，認為符合公證受理條件，按照法定程序制作的，具有特殊法律效力的證明文書(shū)，用以保護自然人、法人或者其他組織身份上、財產(chǎn)上的合法權利和利益。公證機構出具的公證書(shū)是否有效，關(guān)鍵在于公證書(shū)是否符合法律、法規的強制性規定，是否違反了有關(guān)的禁止性規定，結合我國的公證立法和實(shí)踐，筆者認為一份有效的公證書(shū)應當滿(mǎn)足以下幾個(gè)條件。
一、公證主體適格
我國的公證書(shū)是由受公證機構指派的公證員具體承辦，再以公證機構的名義出具的，因此我國的公證文書(shū)必須同時(shí)具備公證員個(gè)人的簽名(或簽名章)和公證處的公章。公證主體適格應同時(shí)滿(mǎn)足公證機構和公證員雙重主體的要求。
(一)公證員具備任職資格
在我國，一名適格的公證員必須持有執業(yè)證書(shū)，并且在公證機構履行職務(wù)。我國對公證員規定了較高的執業(yè)準入門(mén)檻，要求從業(yè)人員必須通過(guò)國家司法考試，這就使得公證員與法官、檢察官、律師具有同等的法律專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現公證員的專(zhuān)業(yè)化和高素質(zhì)。構實(shí)習一年以上的人員。此外，《公證法》和司法部《公證員執業(yè)管理辦法》對公證從業(yè)人員的法律執業(yè)經(jīng)歷也做了特殊規定，確保公證員擁有較豐富的公證實(shí)踐經(jīng)驗和社會(huì )閱歷。滿(mǎn)足上述公證員任職資格的人員在提出申請后，經(jīng)公證機構推薦，由所在地的司法行政部門(mén)報省級人民政府司法行政部門(mén)審核同意后，報請國務(wù)院司法行政部門(mén)任命，并由省級人民政府司法行政部門(mén)頒發(fā)公證員執業(yè)證書(shū)。只有取得公證員執業(yè)資格的公證員才能出具公證書(shū)，并在公證書(shū)上署名。
(二)公證機構具有管轄權
由于我國的公證員只有在某一公證機構中才能從事公證活動(dòng)，因此公證機構的管轄范圍就成了公證機構出證資格的限制條件，成為判斷公證機構是否適格的因素之一。
首先，公證事項必須屬于公證機構的業(yè)務(wù)范圍�！豆C法》在第11條非窮盡式地列舉了我國公證機構的可以辦理的公證事項，包括但不限于：合同、繼承、委托、聲明、贈與、遺囑、財產(chǎn)分割、招標投標、拍賣(mài)、婚姻狀況、親屬關(guān)系、收養關(guān)系、出生、生存、死亡、身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱(chēng)、有無(wú)違法犯罪記錄、公司章程、保全證據、文書(shū)上的簽名、印鑒、日期，文書(shū)的副本、影印本與原本相符。如果是法律、行政法規規定的必須公證事項，則當事人必須向公證機構申請辦理公證，如外國人在我國收養子女、資助出國留學(xué)協(xié)議等。隨著(zhù)我國社會(huì )、經(jīng)濟的發(fā)展，公證的業(yè)務(wù)范圍將日益擴大，同時(shí)法律、法規的變化也會(huì )導致某些公證事項的增減變動(dòng)，因此公證的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍始終處于動(dòng)態(tài)發(fā)展中。
其次，當事人申請的公證事項屬于公證機構的地域管轄范圍。我國為了貫徹便民原則，提高公證機構的工作效率，避免公證機構之間的不正當競爭，對公證機構之間受理公證業(yè)務(wù)的地域范圍進(jìn)行了劃分，設立了公證執業(yè)區域制度。根據《公證法》第25條的規定，當事人申請辦理公證的，可以向住所地、經(jīng)常居住地、行為地或者事實(shí)發(fā)生地的公證機構提出，但涉及不動(dòng)產(chǎn)的公證，應當向不動(dòng)產(chǎn)所在地的公證機構提出。
(三)滿(mǎn)足回避原則
公證機構是國家的專(zhuān)門(mén)證明機構，行使的是法律賦予的證明權，為了確保公證員處理公證事務(wù)時(shí)能夠客觀(guān)公正，大陸法系國家立法中一般都規定了公證員回避的原則�！豆C法》在第23條規定：“公證員不得為本人及近親屬辦理公證或者辦理與本人及近親屬有利害關(guān)系的公證。”如果所辦理的公證事項的結果會(huì )對自己或前述近親屬的利益產(chǎn)生影響的，也應當回避。
二、出證程序合法
程序正義是實(shí)質(zhì)正義的保證，公證本身就是為保證實(shí)體法正確實(shí)施的程序性法律制度。只有嚴格遵守公證程序，才能夠保證公證機構正確執行國家法律，依法行使公證職權，確保公證文書(shū)的真實(shí)性、合法性，從而保障公證當事人的合法權益。公證機構違反法定程序進(jìn)行的證明活動(dòng)不具有公證的效力。因此，一份有效的公證書(shū)必定是經(jīng)過(guò)了法定的公證程序，充分保障了當事人程序性權利的公證活動(dòng)成果。
我國對公證的辦證程序非常重視，不僅在《公證法》中專(zhuān)章規定了“公證程序”，而且司法部還專(zhuān)門(mén)制定了《公證程序規則》，努力使辦證程序做到客觀(guān)、公正，最大限度地維護當事人在程序方面的合法權益。應當注意到的是，上述法律和部門(mén)規章主要規定了公證機構在辦理各類(lèi)公證事項時(shí)所必須遵守和執行的一般性程序，對某些特殊的公證事項如現場(chǎng)監督、遺囑、保全證據和出具執行證書(shū)等還有特別規定，在辦理這些特殊事項時(shí)必須嚴格遵守。下面僅從公證程序的一般規定入手論述出具公證書(shū)的程序性有效要件。
(一)申請與受理環(huán)節
公證程序的啟動(dòng)必須由當事人申請開(kāi)始，不存在公證機構或公證員依職權啟動(dòng)的情形。申請主體為向公證機構提出辦理公證請求的自然人、法人或其他組織，必須具備兩個(gè)條件：一是具有相應的民事權利能力和行為能力，根據《公證程序規則》第10條的規定：“無(wú)民事行為能力人或者限制民事行為能力人申辦公證，應當由其監護人代理。法人申辦公證，應當由其法定代表人代表。其他組織申辦公證，應當由其負責人代表。”二是當事人與該公證事項有法律上的利害關(guān)系，即申請人與申請公證的事項有法律上的實(shí)體權利義務(wù)關(guān)系，申請人因此享有獨立的公證請求權。
申請公證的事項必須是當事人之間無(wú)爭議的事項，這是法定的公證受理條件之一。由于我國公證制度的定位是一種非訴訟法律制度，宗旨在于預防糾紛，減少訴訟，因此公證活動(dòng)多數發(fā)生在糾紛發(fā)生前，不以解決爭訟為目的。如果當事人之間或者當事人與其他利害關(guān)系人之間對公證事項有爭議的，只能通過(guò)其他法律途徑加以解決，公證機構不予受理。
申請人既可以自己親自向公證機構提出公證申請，也可以委托他人代為申辦。但法律、法規對幾類(lèi)涉及人身關(guān)系的重要公證事項要求只能由申請人本人親自申辦，這幾類(lèi)事項是：遺囑、遺贈撫養協(xié)議、贈與、認領(lǐng)親子、收養關(guān)系、解除收養、生存狀況、委托、聲明、保證。由于這幾類(lèi)公證關(guān)系當事人的切身利益，只有申請人親自在公證員面前作出意思表示，公證員才能確認事實(shí)的存在和當事人的真實(shí)意愿，對這幾類(lèi)公證事項，若申請人沒(méi)有親自申請，公證機構不會(huì )啟動(dòng)公證程序。
有效的公證申請必須是向有管轄權的公證機構提出的，符合公證業(yè)務(wù)范圍和執業(yè)區域的要求，前文已做闡釋?zhuān)@里不再贅述。申請人提出公證申請后，若公證機構接受申請，同意給予辦證，說(shuō)明公證機構受理了此項申請，此后才能具體實(shí)施辦理公證的活動(dòng)，因此受理是公證機構公證行為開(kāi)始的標志，是公證程序的必經(jīng)環(huán)節。
(二)審查環(huán)節
公證機構受理當事人的公證申請后，要對當事人申請公證的事項及所提供的證明材料從法律和事實(shí)兩方面審核其是否真實(shí)、合法，因此審查環(huán)節是公證程序的核心環(huán)節，是公證機構公證職能的集中體現。
我國對公證事項審查的內容非常寬泛，主要有以下幾項：(1)申請公證的事項是否真實(shí)、合法，是否違背社會(huì )公德，是否屬于專(zhuān)業(yè)技術(shù)鑒定、評估事項;(2)當事人的人數、身份、申請辦理該項公證的資格、相應的權利和民事行為能力;(3)當事人的意思表示是否真實(shí);(4)申請公證的文書(shū)的內容是否完備，含義是否清晰，文字是否準確，簽名、印鑒是否齊全;(5)當事人提供的證明材料是否真實(shí)、合法、充分。其中的任何一項如果沒(méi)有審查清楚，都可能造成公證書(shū)有錯誤，直至最終被撤銷(xiāo)。
(三)出證環(huán)節
公證機構經(jīng)審查，認為申請提供的證明材料真實(shí)、合法、充分，申請公證的事項真實(shí)、合法的，就應當向當事人出具公證書(shū)。出具公證書(shū)是公證機構活動(dòng)的結果，是受理、審查等公證程序工作的歸宿，是公證程序中最重要的環(huán)節。
《公證程序規則》詳細列舉了各項公證的出證條件，第36條規定對民事法律行為的公證應滿(mǎn)足：(1)當事人具有從事該行為的資格和相應的民事行為能力;(2)當事人的意思表示真實(shí);(3)該行為的內容和形式合法，不違背社會(huì )公德。第37條規定對有法律意義的事實(shí)或者文書(shū)的公證，應符合下列條件：(1)該事實(shí)或者文書(shū)與當事人有利害關(guān)系;(2)事實(shí)或者文書(shū)真實(shí)無(wú)誤;(3)事實(shí)或者文書(shū)的內容和形式合法，不違背社會(huì )公德。第38條還特別指出文書(shū)上的簽名、印鑒、日期的公證，其簽名、印鑒、日期應當準確、屬實(shí);文書(shū)的副本、影印本等文書(shū)的公證，其文本內容應當與原本相符。這些都為公證員審查公證事項、出具公證書(shū)提供了重要依據，也是判斷公證書(shū)有效性的指標。
出證程序本身也有一套程序規則，首先由承辦公證員在完成公證事項的審查后，根據公證事項的類(lèi)別、內容、查明的事實(shí)和所依據的法律法規，按照司法部要求的格式草擬公證書(shū)，再由公證機構負責人或其指定的公證員進(jìn)行審批，最后要按照司法部規定的格式制作公證書(shū)，完成后將公證書(shū)發(fā)送給當事人或其代理人。辦證期限(一般)為受理之日起15個(gè)工作日。
三、公證書(shū)實(shí)體內容真實(shí)、合法
公證書(shū)的內容記載了公證證明的對象，體現著(zhù)公證的基本原則，公證書(shū)的有效性主要體現在公證書(shū)的實(shí)體內容上。
(一)公證對象屬于法定范圍
公證雖然在我國社會(huì )中的作用越來(lái)越大，但公證并非無(wú)所不包。我國公證的內容主要有以下幾種：
1.民事法律行為
我國的《民法通則》將民事法律行為定位為公民或法人設立、變更、終止民事權利和民事義務(wù)的合法行為。它是一種民事性質(zhì)的行為，是民事主體基于自由意志，在平等基礎上為調整彼此之間的財產(chǎn)關(guān)系和人身關(guān)系而實(shí)施的行為，最終產(chǎn)生私法上的法律效果。因此公證活動(dòng)不能證明具有強制性的刑事行為或者體現隸屬關(guān)系的行政行為。目前，公證證明的民事法律行為主要包括三類(lèi)，既有立遺囑、委托、聲明等單方法律行為，也有訂立各類(lèi)合同、協(xié)議的雙方法律行為，還有如股東會(huì )決議這類(lèi)需要多個(gè)當事人意思表示一致才能發(fā)生法律效力的多方法律行為。
2.有法律意義的事實(shí)
法律事實(shí)是指法律規定的能夠引起法律關(guān)系產(chǎn)生、變更或消滅的客觀(guān)現象。公證主要證明兩類(lèi)事實(shí)，一類(lèi)是不以人的意志為轉移的法律事件，典型的如人的出生、死亡、各種不可抗力引起的自然災害或意外事件，另一類(lèi)是其他在法律上有一定影響的事實(shí)，如親屬關(guān)系、婚姻狀況、學(xué)歷、經(jīng)歷、有無(wú)違法犯罪記錄等。因此某些雖然能在平等主體之間引起民事關(guān)系變動(dòng)的客觀(guān)事實(shí)由于法無(wú)明文規定而被排除在公證的證明范圍之外，如同居行為等。
3.有法律意義的文書(shū)
這類(lèi)文書(shū)涵蓋了書(shū)面法律行為以外所有的在法律上具有特定意義或作用的文書(shū)、證書(shū)、文字材料。公證在這方面的證明作用主要體現在：證明文書(shū)的內容屬實(shí)，證明文書(shū)上的簽名、印鑒屬實(shí)、證明文書(shū)的簽署地點(diǎn)和日期，證明文書(shū)的副本、復印本、節本、譯本等與原本相符，證明譯文與原文相符。
(二)公證內容符合公證基本原則
公證基本原則既體現著(zhù)公證的意旨，又指導著(zhù)公證實(shí)踐活動(dòng)，具有基礎性的地位，公證機構辦理公證業(yè)務(wù)時(shí)必須遵循這些基本準則。
1.真實(shí)性
真實(shí)性要求公證的證明對象必須是客觀(guān)存在的，并且事實(shí)與公證證明的內容相符。對虛構的事實(shí)、待證的事實(shí)、不真實(shí)的事實(shí)，或者沒(méi)有任何證據支持的事實(shí)，都是不能加以公證證明的，否則就是對真實(shí)原則的違背。真實(shí)性是公證的靈魂，失去真實(shí)性的公證書(shū)只能是廢紙一張。
在辦理公證過(guò)程中，公證員不僅要對當事人身份的真實(shí)性、意思表示的真實(shí)性及在文書(shū)上的簽名、蓋章的行為的真實(shí)性進(jìn)行審查，還要對當事人所提交的材料和陳述的內容的真實(shí)性進(jìn)行審查。由于公證員要對審查結果承擔法律責任，因此公證書(shū)中的任何表述都必須是審查后確認真實(shí)的結果。
2.合法性
公證內容方面的合法性應理解為公證證明的民事法律行為、有法律意義的事實(shí)和文書(shū)的內容、形式及取得方式符合國家法律、法規、規章的規定，不違反有關(guān)政策和社會(huì )公德。由于公證制度是一項預防性的司法證明制度，其具有保障國家法律得到正確實(shí)施、維護社會(huì )秩序穩定、保護當事人合法權益、預防糾紛、減少訴訟的目的，因此審查公證內容的合法性就成為公證的一項重要職能。公證書(shū)的內容不得違反法律、法規、規章的強制性規定和民法的基本原則。
四、公證書(shū)格式規范
公證書(shū)是公證活動(dòng)的直觀(guān)體現，是公證機構和公證當事人權利、義務(wù)的載體，因此公證書(shū)必須滿(mǎn)足公證法律、法規對形式的要求，如要貫徹一事一證的原則，使用我國通用的文字，發(fā)往域外和港澳臺地區使用的公證書(shū)要用帶有防偽措施的公證專(zhuān)用紙。
《公證程序規則》第42條對公證書(shū)的格式作了概括性規定：“公證書(shū)應當按照司法部規定的格式制作。公證書(shū)包括以下主要內容：(1)公證書(shū)編號;(2)當事人及其代理人的基本情況;(3)公證證詞;(4)承辦公證員的簽名(簽名章)、公證機構印章;(5)出具日期。”根據公證證詞的不同，公證書(shū)格式可以大致地分成定式格式和要素式格式兩種。我國正進(jìn)行著(zhù)從定式化公證書(shū)格式向定式格式與要素式格式相結合的公證文書(shū)改革，公證書(shū)格式日趨規范。對仍施行定式公證書(shū)的公證事項，只有嚴格按照司法部要求的固定格式和語(yǔ)言制作的公證書(shū)才是合格的公證書(shū)。
目前施行要素式公證書(shū)的領(lǐng)域主要是在我國國內使用的保全證據類(lèi)公證書(shū)、現場(chǎng)監督類(lèi)公證書(shū)、合同(協(xié)議)類(lèi)公證書(shū)、繼承類(lèi)公證書(shū)和強制執行效力類(lèi)公證書(shū)，這些公證書(shū)的內容由規定的要素構成，文字、措辭、語(yǔ)序、結構等由公證員酌情撰寫(xiě)。證詞的要素一般包含必要要素和選擇要素，必要要素是公證書(shū)證詞中必須具備的內容，而選擇要素則可以根據實(shí)際需要或當事人的要求酌情在公證書(shū)中寫(xiě)明。必要要素主要包括了上文提到的那些對公證書(shū)有效性會(huì )產(chǎn)生重大影響的要素，如申請人名稱(chēng)、申請日期和申請事項、公證機構查明的事實(shí)、公證結論等。要素式公證書(shū)要在查明公證內容真實(shí)性、合法性的基礎上清楚嚴謹地表述事實(shí)、說(shuō)明時(shí)間順序和邏輯關(guān)系，正確適用法律，將公證活動(dòng)的推理、證明過(guò)程全面地展現出來(lái)。
以上四大要件是公證書(shū)能產(chǎn)生《公證法》規定的公證效力的必要條件，應當成為公證機構和公證員在公證活動(dòng)中的行動(dòng)指南，對考察公證書(shū)有效性具有借鑒意義。公證機構應當牢記自己所肩負的重大社會(huì )責任，為當事人提供優(yōu)質(zhì)、高效的公證服務(wù)，體現出公證制度在一國法律體系中的重要價(jià)值。
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