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辦公自動(dòng)化系統的應用
隨著(zhù)互連網(wǎng)絡(luò )的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統的應用，歡迎參考練習，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
人們不僅要求辦公自動(dòng)化系統能適應不斷變化的辦公需求，提供公文處理的各項功能，而且要求單位內部能夠及時(shí)解決信息交換與共享的需求，使企事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)中能夠更好地為利用信息技術(shù)提高辦事效率，增強生產(chǎn)力。
辦公自動(dòng)化系統的目的是實(shí)現網(wǎng)上辦公自動(dòng)化，流程規范化，公文流轉的程序化和網(wǎng)上資信息資源的共享化，從而提高工作效率[1-3]。
本文以青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化實(shí)際項目的開(kāi)發(fā)和實(shí)施為背景，研究了支持流程再造的辦公自動(dòng)化系統平臺設計。
一、青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統需求分析
青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統功能需求主要包括：辦公中心、系統管理、臨時(shí)檔案、個(gè)人事務(wù)、公共信息等。在實(shí)際工作中，辦公中心是學(xué)校整個(gè)辦公自動(dòng)化系統的核心。其主要包括：發(fā)文管理、內收文管理、外收文管理。還包括：流程監控、傳閱文件、文件查詢(xún)、日常業(yè)務(wù)、延時(shí)申請等。
我們主要實(shí)現內部公文起草，審批，會(huì )簽，簽發(fā)，傳閱，承辦和歸檔等功能。同時(shí)實(shí)現外部收文的傳閱，承辦，歸檔等功能。通過(guò)身份認證和密碼管理，不論領(lǐng)導和承辦人在學(xué)校還是出差在外，都能夠及時(shí)地處理學(xué)校的公文，起到了隨時(shí)隨地處理公文的目的。
發(fā)文管理主要包括：新建、待辦、已辦、退回、辦結等。
外收文管理：主要指國家省市等上級部門(mén)的來(lái)文管理。主要包括：新建、待閱、已閱、辦結。
1、公文管理
公文管理是該辦公自動(dòng)化軟件的核心。它包括自產(chǎn)文和上級來(lái)文兩個(gè)部分。
(1)校內公文(自產(chǎn)文)
流程定義：首先進(jìn)行公文流程定義。如：校黨字的文件，由黨委辦公室秘書(shū)起草，黨委辦公室主任進(jìn)行部門(mén)審批，校領(lǐng)導簽發(fā)，行文下發(fā)，歸檔等環(huán)節。不同的公文定義不同的流程，方便用戶(hù)的使用和管理。
公文起草：有權限的人起草文件，這時(shí)的文件是word格式，允許進(jìn)行方便的修改。
部門(mén)審批：本部門(mén)負責人對起草的公文進(jìn)行審閱、批示。
校辦秘書(shū)科閱文：起草的公文經(jīng)過(guò)部門(mén)審批后在流程上遞交給秘書(shū)科閱文。實(shí)際上這個(gè)環(huán)節是秘書(shū)科對校辦主任在文字上進(jìn)行把關(guān)，只有秘書(shū)科和校辦主任能夠看到，是一個(gè)隱含的環(huán)節。
校辦審閱：校辦主任審批。需要說(shuō)明的是本文以高校為例，而大部分高校黨辦、校辦都是合二為一。如果不是一個(gè)部門(mén)可以在流程定義中將黨政文件分開(kāi)經(jīng)由黨辦和校辦處理。
校領(lǐng)導簽批：校領(lǐng)導對公文進(jìn)行簽批。
歸檔管理：包括行文下發(fā)，這時(shí)文件的格式由.doc轉換成.pdf格式，不可以再進(jìn)行修改，最后將成型的公文歸檔。
(2)外收文管理(上級發(fā)文，下發(fā)文)
登記：文件到達之后，有關(guān)部門(mén)對文件進(jìn)行登記，一般是指機要科，登記內容包括收文日期，收文字號，來(lái)文機關(guān)，題目等等。
擬辦：擬訂工作流的開(kāi)端，需要誰(shuí)批示或者誰(shuí)辦理等，決定了文件所走的方向。
批示：由擬辦決定，是否需要批示，如果需要的話(huà)，走這里，否則跳過(guò)。
責任部門(mén)：按照下發(fā)文的處理結果處理公文。
傳閱：內部人員傳閱。
2、文檔管理
個(gè)人文件夾：相當于一個(gè)網(wǎng)絡(luò )存儲器，用戶(hù)可上傳、下載個(gè)人的文件，并且可以在此建立下一級目錄。每個(gè)用戶(hù)未經(jīng)允許只能進(jìn)自己的個(gè)人文件夾。上傳的文件大小有規定。
部門(mén)文件夾：顯示用戶(hù)所在部門(mén)的公用文件夾，公用文件可修改。在此使用X鎖和S鎖，避免因為同時(shí)修改文件導致沖突。
公用文件夾：放置一些公用的文件。用戶(hù)可以上傳一些公用文件，但是用戶(hù)的詳細信息在后面有詳細說(shuō)明。
3、系統管理
參數設置：管理員在此管理用戶(hù)的個(gè)人資料，包括用戶(hù)所在的部門(mén)，民族等一些重要的信息。用戶(hù)申請注冊的信息在此顯示。管理員統一分配用戶(hù)名，以及初始密碼。
用戶(hù)管理：管理員可以增刪用戶(hù)、可以修改用戶(hù)基本聯(lián)系資料、可以修改用戶(hù)所屬部門(mén)、可以修改用戶(hù)角色、可以禁用某一用戶(hù)等關(guān)于用戶(hù)操作的所有權限。用戶(hù)可以隸屬與不同部門(mén)，并且也可以不止擔任一個(gè)角色。
部門(mén)管理：管理員可以增刪部門(mén)。某部門(mén)需要刪除，其下屬部門(mén)必須先刪除后才可以執行，要刪除該部門(mén)前，隸屬于該部門(mén)的用戶(hù)必須進(jìn)行刪除或更改到其他部門(mén)。
角色管理：角色可以增刪，管理員可以賦予角色不同權限。如某角色刪除后，隸屬于該角色的用戶(hù)可以采用手動(dòng)更改的辦法修改。
日志管理：可以自動(dòng)記錄本系統的使用日志，用戶(hù)登陸系統后所做的所有重要操作都會(huì )被記錄在案，比如發(fā)布信息，以供系統管理員查看。
數據備份：隨時(shí)對數據庫備份，以防備數據丟失。
(1)辦公自動(dòng)化系統的權限管理
辦公自動(dòng)化系統的權限管理，是利用規則來(lái)管理用戶(hù)的權限。如圖2所示�？梢詾橛脩�(hù)、角色定義不同的規則。規則對象可以有不同的結構，可被用來(lái)進(jìn)行以下的控制：
�、� 菜單的動(dòng)態(tài)構造;
�、� 確定對哪些對象的哪些屬性進(jìn)行哪些活動(dòng);
�、� 確定訪(fǎng)問(wèn)Workspace和Vault的權限;
�、� 確定文件或索引表的存放地點(diǎn);
�、� 信息的分配。
每一條規則包括了一個(gè)或多個(gè)必須滿(mǎn)足的條件，通過(guò)規則的定義，權限管理系統就能分配不同的用戶(hù)權限。規則中的條件與一般程序設計語(yǔ)言里所使用的邏輯表達式相似。通常情況下，由系統管理員定義規則對象并將其分配給有關(guān)人員。在執行過(guò)程中，規則處理器對規則中的條件進(jìn)行判斷，若條件成立，則系統執行用戶(hù)所要求的活動(dòng);若條件不成立，則由系統輸出一條出錯信息。在定義規則時(shí)不能自相矛盾，即當定義某一條規則時(shí)，不能與其它已定義的規則相沖突。當取消某一個(gè)用戶(hù)權限時(shí)，應該對與其有關(guān)的規則或條件進(jìn)行更改。
二、角色網(wǎng)絡(luò )理論模型
1、角色網(wǎng)絡(luò )理論
在OA系統中，任何一種流程都是以角色為基本單元來(lái)完成的。所以，OA系統在進(jìn)行工作時(shí)，首先要通過(guò)角色定義各種各樣的流程。使每一個(gè)角色按照分配的流程進(jìn)行工作。角色之間在OA中發(fā)生著(zhù)各種各樣的聯(lián)系(如協(xié)作、沖突、繼承和排斥等)。
2、 角色網(wǎng)絡(luò )模型
可以將角色網(wǎng)絡(luò )模型(Role Network Model,簡(jiǎn)記RNM)定義為一個(gè)三元組，其中E表示角色網(wǎng)絡(luò )模型的元素集合，R為元素之間的關(guān)系，E,R組成角色網(wǎng)絡(luò )結構RNA，P可表示為 ，P為在RNA上擴充的用于解決各類(lèi)OA流程上的規則、方法和關(guān)系等。
構成角色網(wǎng)絡(luò )模型的基本元素集合和關(guān)系描述：
定義1 基本集合
成員集合：USR;角色集合：ROL;業(yè)務(wù)對象集合：TOB;操作算子集合：OPT;任務(wù)集合：TSK;許可集合：PRM;目標集合：TGT;時(shí)間集合：TIM.
定義2 基本關(guān)系
(1)操作關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了施加到業(yè)務(wù)對象的操作對應的操作算子集合。
(2)任務(wù)組合關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了一個(gè)任務(wù)對應的算子集合。
(3)任務(wù)分配關(guān)系 是一個(gè)映射它描述了一個(gè)角色對應的任務(wù)集合。
(4)實(shí)時(shí)任務(wù)分配關(guān)系 是一個(gè)映射，某時(shí)刻下的特定角色活動(dòng)為 ，特定角色的活動(dòng)子集為 ，實(shí)施任務(wù)分配關(guān)系描述了角色從某一時(shí)刻開(kāi)始的任務(wù)。
(5)任務(wù)結構關(guān)系 是一個(gè)三元組，分別表示依賴(lài)、泛化、關(guān)聯(lián)。 是一個(gè)映射，描述了任務(wù)之間較確切的關(guān)系。
(6)目標任務(wù)關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了完成特定目標所要進(jìn)行的任務(wù)。
(7)角色指派關(guān)系 是一個(gè)映射，它描述了一個(gè)用戶(hù)對應的角色集合。
三、支持流程再造的OA系統軟件體系結構
青島理工大學(xué)的OA系統從邏輯上講采用三層結構，具有B/S結構的特點(diǎn)，支持流程再造。
首先要確定任務(wù)，分析任務(wù)，然后由任務(wù)建立相關(guān)的工作業(yè)務(wù)流程，從而建立角色和它們之間的關(guān)系。研究角色的屬性和功能，明確角色的權利、義務(wù)、資格和技能等。
其次在分析了角色之間的關(guān)系之后，結合它們所承擔的業(yè)務(wù)對象，運用各種數學(xué)工具角色網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行研究。由于角色網(wǎng)絡(luò )與圖、網(wǎng)絡(luò )有著(zhù)天然的關(guān)系，且本身也有其相似性。所以我們可以借助于圖論、網(wǎng)絡(luò )分析、矩陣分析和數理統計等數學(xué)工具，建立基本的方法庫和模型庫，來(lái)對OA辦公自動(dòng)化系統流程再造進(jìn)行決策支持。
四、OA系統實(shí)例應用
以青島理工大學(xué)辦公自動(dòng)化系統為例，介紹流程再造的辦公自動(dòng)化系統的實(shí)際應用情況。
發(fā)文管理和收文管理是校內公文(自產(chǎn)文)的處理過(guò)程，發(fā)文包括起草審批行文等過(guò)程，收文是已經(jīng)成文的文件下發(fā)或公示供大家傳看。
外收文管理是上級來(lái)文的處理流程。
角色管理結合權限管理是本系統的主要部分。用戶(hù)只有賦予一定的權限和角色，才能作為一個(gè)正常用戶(hù)加入到辦公自動(dòng)化系統中來(lái)。不同角色的用戶(hù)擁有的權限不同，所以無(wú)論公文處理還是公共信息發(fā)布與查看都取決于角色和權限。而這部分在系統管理中體現出來(lái)。
五、結論
通過(guò)角色網(wǎng)絡(luò )理論以及相應的模型建立，本文建立了相應的辦公自動(dòng)化系統體系結構，并通過(guò)它完成了青島建筑工程學(xué)院(現改為青島理工大學(xué))的OA系統，應用效果較好。
該系統通過(guò)對辦公自動(dòng)化系統業(yè)務(wù)的深入分析，對OA 業(yè)務(wù)流程根據需要，通過(guò)角色管理進(jìn)行流程再造，為建立基于網(wǎng)絡(luò )的分布式信息化校園平臺打下基礎。同理，因為支持流程再造，所以對于企事業(yè)單位而言都是可以適用的。因此該系統也適合于企事業(yè)單位的無(wú)紙化辦公。
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