辦公自動(dòng)化系統論文1

　　隨著(zhù)現代企業(yè)的飛速發(fā)展，其辦公過(guò)程中離不開(kāi)信息技術(shù)的應用。由于信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用，OA 自動(dòng)化辦公系統受到廣泛關(guān)注。通過(guò)這一系統，不僅僅可以提高企業(yè)工作的有效率，同時(shí)，還能夠為企業(yè)的發(fā)展、運行提供科學(xué)合理的工作依據，為企業(yè)的競爭力的提高打下堅實(shí)的基礎，因此，現代企業(yè)應該重視OA 自動(dòng)化辦公系統的應用。

　　1 OA辦公自動(dòng)化系統概述

　　1.1 概念

　　OA 辦公自動(dòng)化系統是專(zhuān)門(mén)應用于企業(yè)辦公管理的自動(dòng)化系統。這一辦公系統不僅僅改變了傳統的辦公模式，還能夠進(jìn)一步提高其辦公效率。在這一系統的支持下，可以將企業(yè)各個(gè)部分的公文流轉、審批以及發(fā)布等工作流程進(jìn)行有效綜合，不斷提高企業(yè)辦公的系統化、規范化。由于其辦理、高效的特點(diǎn)，無(wú)論在哪個(gè)行業(yè)中，都受到企業(yè)的追捧。

　　1.2 特征

　　作為一種新興辦公模式，OA 辦公自動(dòng)化系統具有其自身的特征，其主要內容如下：

　　1.2.1 實(shí)現實(shí)時(shí)通訊

　　這一系統利用信息技術(shù)進(jìn)行事物的處理，能夠實(shí)現實(shí)時(shí)通訊，為各個(gè)部門(mén)節約了大量的時(shí)間，并進(jìn)一步緊密了公司人員的聯(lián)系。同時(shí)，這一辦公系統為企業(yè)工作人員提高詳細的資料。

　　1.2.2 高效便捷

　　這一系統可以通過(guò)信息資源、網(wǎng)絡(luò )資源的高校運用，快速將相應資源轉達到所需人員手中，促進(jìn)資源共享，有利于工作人員進(jìn)行資源檢索，為各個(gè)部門(mén)提供便利;三是系統能夠促進(jìn)管理水平的提高。通過(guò)信息的快速傳送、文件的高效利用，可以促進(jìn)其管理水平的提高。

　　1.3 發(fā)展歷程

　　OA 辦公自動(dòng)化系統是一個(gè)不斷發(fā)展、更新的過(guò)程，根據其發(fā)展歷史，可以分為以下四個(gè)階段：一是紙張信息數字化階段。在這一階段，主要實(shí)現從手工到電腦的有效轉換;第二階段為工作流為中心。這一階段主要是指公文流轉、流程審批內容;第三階段是 B/S 應用模式為代表的 OA 系統時(shí)代;第四階段出現協(xié)同辦公。主要將企業(yè)工作中的公文流轉、流程審批、制度管理等進(jìn)行高效整合，促進(jìn)其系統化、高效化發(fā)展。根據相關(guān)數據顯示，現階段，我國對這一系統的應用主要集中在第四階段。

　　2 OA辦公自動(dòng)化系統在企業(yè)中的應用價(jià)值

　　2.1 企業(yè)對于OA辦公自動(dòng)化系統的巨大需求

　　由于現階段信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)生存環(huán)境的改變，企業(yè)對于OA 辦公自動(dòng)化系統具有巨大的需求，進(jìn)行信息化建設，可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。在以往的辦公過(guò)程中，由于忽視對于信息技術(shù)的應用，直接導致辦公效率不高，管理以及相應的決策，很難實(shí)行，十分不利于企業(yè)的發(fā)展。

　　2.2 OA辦公自動(dòng)化系統運用效果

　　這一系統的運用取得了良好的效果：首先，這一系統的廣泛應用，不斷加強了各個(gè)部門(mén)工作人員的聯(lián)系。這一系統辦公界面樸實(shí)，使用較為方便，能夠有效地為員工提供信息查詢(xún)。在這一系統的支持下，所有工作人員都可以參與到辦公流程中去，了解企業(yè)的各方面發(fā)展情況，同時(shí)進(jìn)行各項規章制度的學(xué)習。在此基礎上，管理層有利于進(jìn)行員工日常行為的指導，充分調動(dòng)員工積極性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻;其次，提高自動(dòng)化水平。在這一系統的支持下，能夠有效地對合同管理、公文管理以及人力方面的管理進(jìn)行高效整合，不僅僅方便各個(gè)部門(mén)之間的相互聯(lián)系，同時(shí)，加快信息流轉速度以及規范化程度，提高辦公自動(dòng)化水平。同時(shí)，這一系統的運用，大大節省人力物力，進(jìn)一步降低辦公成本，提高運行效率，對于企業(yè)的發(fā)展有積極作用。在此，加強信息共享與溝通。通過(guò)信息共享，讓更多的員工參與到企業(yè)建設過(guò)程中，同時(shí)，為工作人員之間的交流提供便利。在這一系統界面，企業(yè)可以根據其實(shí)際情況進(jìn)行信息的發(fā)布，當工作人員登陸界面的時(shí)候，能夠快速掌握各種信息，處理相應的指令。最后，推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展。由于使用的是自動(dòng)化辦公系統，因此，工作人員可以進(jìn)行公司內網(wǎng)的介入，全面了解企業(yè)內部的工作狀態(tài)，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理等。在一定程度上實(shí)現了移動(dòng)辦公。實(shí)行信息化管理，各種管理工作不會(huì )受到時(shí)間、空間的限制，避免工作堆積現象的出現。

　　2.3 發(fā)展展望

　　實(shí)現企業(yè)辦公自動(dòng)化，不僅僅是企業(yè)發(fā)展的需求，同時(shí)，也是企業(yè)發(fā)展環(huán)境變化的需求。隨著(zhù)現階段企業(yè)競爭不斷增大，自動(dòng)化辦公系統應該被廣泛應用。但是，在應用過(guò)程中，企業(yè)也應該注意到這一系統的不足之處，并根據自身企業(yè)的實(shí)際情況，進(jìn)行相應策略的提出。其主要的不足體現在：工作人員對于這一操作不甚熟練;管理制度不完善以及相應的網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題等。企業(yè)應該立足于現狀，完善相關(guān)制度建設，規范自動(dòng)化管理，加快專(zhuān)業(yè)人才培養，并重視技術(shù)創(chuàng )新，推動(dòng) OA 辦公自動(dòng)化系統得到更為有效的運用，為企業(yè)發(fā)展做出更大貢獻。

　　3 總結

　　綜上所述，進(jìn)行OA 辦公自動(dòng)化系統的應用具有十分重要的價(jià)值，因此，各個(gè)企業(yè)應該重視這一系統的運用。通過(guò)這一系統，不僅僅可以提高企業(yè)工作的有效率，同時(shí)，還能夠為企業(yè)的發(fā)展、運行提供科學(xué)合理的工作依據，為企業(yè)的競爭力的提高打下堅實(shí)的基礎。同時(shí)，也要清楚地意識到，進(jìn)行這一系統的運用也存在一定的不足，企業(yè)一定要根據其實(shí)際情況，進(jìn)行相關(guān)管理制度的不斷完善，推動(dòng)企業(yè)信息化的發(fā)展。

辦公自動(dòng)化系統論文2

　　在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統的辦公方式已經(jīng)越來(lái)越不能滿(mǎn)足現在軍工單位業(yè)務(wù)的需求了，傳統的工作方式已經(jīng)暴露出它的局限性，顯得捉襟見(jiàn)肘。這種傳統的辦公方式在保密上確實(shí)有著(zhù)很大的優(yōu)勢，但是存在著(zhù)浪費人力、時(shí)間、效率低下的缺點(diǎn)，影響了企業(yè)的工作效率。在國家大力推進(jìn)信息化建設的進(jìn)程中，很多企業(yè)單位已經(jīng)意識到信息化建設的重要性，開(kāi)始加大信息化建設的投入和力度。

　　一、OA系統功能架構和特點(diǎn)

　　目前，無(wú)論是大公司還是中小企業(yè)都在積極地呼吁并推行OA系統。而OA系統到底是什么，卻沒(méi)有一個(gè)標準的定義，眾說(shuō)紛紜，五花八門(mén)。其實(shí)OA系統也是無(wú)法定義的，因為每個(gè)單位都有著(zhù)自己獨特的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和情況，辦公的側重點(diǎn)自然也有所不同，所以OA的定義自然也不統一。就OA系統要實(shí)現的功能來(lái)說(shuō)，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)、分發(fā)、簽收、批辦、傳閱直至最后的歸檔；信息發(fā)布和評論，如通告、會(huì )議通知的發(fā)布和就相關(guān)主題信息發(fā)表相關(guān)評論；電子郵件；會(huì )議管理；領(lǐng)導日程管理；信息資源檢索以及相應的應用系統等。從某種意義上，OA系統的特點(diǎn)就是最大限度的擺脫紙質(zhì)載體和傳統工作模式，在網(wǎng)上實(shí)行無(wú)紙化的電子化操作。

　　二、OA系統建設的意義

　　OA系統是一個(gè)融合了先進(jìn)管理理念和工作方式的全新系統，有很多優(yōu)勢之處，它的運行必定對企業(yè)單位的科研生產(chǎn)和科研管理起到相當大的促進(jìn)作用。

　　1、節省時(shí)間，提高效率，加快辦公效率

　　以往傳統模式下的文件傳遞和分發(fā)，完全依靠人力，工作人員經(jīng)常拿著(zhù)一個(gè)文件夾樓上樓下的走，請領(lǐng)導批辦，然后再按照領(lǐng)導的意見(jiàn)進(jìn)行承辦和傳閱。甚至一個(gè)通知要發(fā)給各單位，也要把整個(gè)樓層跑個(gè)遍，才能傳達到位，整個(gè)傳遞的環(huán)節不但大大消耗了人力，還極大地浪費了時(shí)間。有些文件是急件，要突出它的時(shí)效性，但是整個(gè)環(huán)節太冗余，時(shí)效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統上的話(huà)，會(huì )大大地減少人力和時(shí)間的投入，而且會(huì )顯著(zhù)地提高效率。

　　2、減少單位計算機管理工作的負擔

　　采用OA系統后，可以減少移動(dòng)存儲介質(zhì)的使用或完全不使用的話(huà)，就大大降低了安全風(fēng)險，所以在OA系統中傳遞信息，例如使用局域網(wǎng)電子郵箱，就可以避免使用涉密移動(dòng)存儲介質(zhì)，而且還能杜絕介質(zhì)在不同機器上插拔所帶來(lái)的病毒和木馬威脅。在OA系統中，統一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統環(huán)境下從互聯(lián)網(wǎng)下載病毒庫移植到涉密機上的風(fēng)險。此外，對整個(gè)系統，無(wú)論是安全策略，還是審計監控，都實(shí)行統一化管理，不僅為計算機管理工作人員減輕了負擔，也減少了泄密隱患。

　　3、權限管理，加強交流

　　企業(yè)單位工作人員的職位不同，看到的信息也應該是不同的，因此OA系統所有信息應進(jìn)行等級保護，權限管理，相應權限的人看到相應信息，避免低密級的人知悉高密級信息�？梢哉f(shuō)，雖是同一個(gè)平臺，不同的人看到的內容卻有所不同，這也正符合企業(yè)單位的特點(diǎn)，將一些企業(yè)管理的重要信息知悉范圍控制到最小化。此外，針對相應主題的信息，有權限的人可以針對該信息發(fā)表自己的言論和看法，這又加強了信息的交流和互動(dòng)，使領(lǐng)導層能夠知道廣大群眾的想法和態(tài)度，有利于工作的促進(jìn)和開(kāi)展。所以，權限管理并不是割斷了大家的聯(lián)系，反而使大家能在相應的范圍內更好的交流。

　　4、簡(jiǎn)化領(lǐng)導工作

　　目前存在一個(gè)現象，領(lǐng)導經(jīng)常要在文件上進(jìn)行批閱，所以桌上往往堆積著(zhù)一打厚厚要處理的文件、通知和技術(shù)資料，有時(shí)堆積如山。領(lǐng)導經(jīng)常收到基層送來(lái)的文件，不但數量多，種類(lèi)也繁雜，有時(shí)在外出差，桌上的文件經(jīng)常放置幾天沒(méi)有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領(lǐng)導回來(lái)，面對如此多要處理的文件，增加了工作的復雜度，有些需要處理的文件或會(huì )議通知已經(jīng)過(guò)了待辦時(shí)間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實(shí)行電子化辦公，每次進(jìn)行身份認證，進(jìn)入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統中指定相應的代理人即可。這樣既簡(jiǎn)化了工作又沒(méi)有遺漏工作。

　　三、系統在建設中存在的問(wèn)題

　　1、系統要符合本單位的實(shí)際情況

　　目前很多企業(yè)單位已經(jīng)有自己的信息部門(mén)，并具備一定的開(kāi)發(fā)能力，但是OA系統是一個(gè)大型的多人協(xié)調操作，有一定規范流程，并涉及多學(xué)科的系統。在開(kāi)發(fā)這個(gè)系統時(shí)，必然要投入很大的人力、財力和時(shí)間。如果由本單位工作人員開(kāi)發(fā)，往往會(huì )使自己設計的系統陷入自身的設計局限性，可以說(shuō)存在一定的開(kāi)發(fā)周期和風(fēng)險。所以大多數都選擇購買(mǎi)市場(chǎng)上的成熟產(chǎn)品，并二次開(kāi)發(fā)。在購買(mǎi)OA系統的過(guò)程中，不要盲目的追求價(jià)錢(qián)高，也不要認準哪家便宜；更不要看到其他單位引進(jìn)了某公司的OA系統，就爭相效仿。因為價(jià)錢(qián)高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費；別的單位引進(jìn)的OA系統是與別人業(yè)務(wù)相符，并不一定適合自己。在采購過(guò)程中，一定要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，結合本單位特點(diǎn)，綜合考慮，合理規劃，在根據自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)合理二次開(kāi)發(fā)。

　　2、建設中需要協(xié)調配合，統籌安排

　　在系統的開(kāi)發(fā)初期，需要協(xié)調好技術(shù)開(kāi)發(fā)人員和相應的業(yè)務(wù)人員（系統使用者），開(kāi)發(fā)者一般只懂技術(shù)，但不懂業(yè)務(wù)；而將來(lái)的系統使用者精通業(yè)務(wù)卻不懂技術(shù)。一個(gè)好的系統，并不是開(kāi)發(fā)人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點(diǎn)一點(diǎn)調研的，他們也不可能在很短的時(shí)間內精通整個(gè)業(yè)務(wù)流程，這是不現實(shí)的。所以，有必要建立一種良好的溝通機制，將業(yè)務(wù)人員所表達的意思能夠被開(kāi)發(fā)人員所理解，并表述清楚每個(gè)細節，而開(kāi)發(fā)人員也要不斷地進(jìn)行信息反饋，使雙方都知道對方的意圖和自己想要知道的信息。

　　3、OA系統建設是一項長(cháng)期的工作

　　任何應用系統在推廣使用時(shí)，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認識，認為這個(gè)OA系統還沒(méi)有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個(gè)完美的系統擺在面前才會(huì )使用，如果這樣的話(huà)，永遠發(fā)現不了該系統的不足，始終感覺(jué)該系統很陌生。其實(shí)人與系統是需要互相適應的，人需要不斷地摸索使用，從而適應這種工作方式和使用方法，在使用中發(fā)現該系統的不足，然后根據用戶(hù)的合理性要求，技術(shù)人員不斷地改進(jìn)和完善，最終實(shí)現系統和人的統一。OA系統在最初時(shí)，可能不具備完全運行的條件，也許只實(shí)現了部分功能，但是大家一定要看清系統的潛在的價(jià)值，這需要用戶(hù)和技術(shù)人員共同的努力。

　　結束語(yǔ)：辦公自動(dòng)化系統建設雖然在系統建設中也存在這樣那樣的問(wèn)題和困難，但是它的優(yōu)越性已經(jīng)充分的體現出來(lái)，而且必定成為以后的辦公趨勢和方向，必將對公司的發(fā)展和管理提供強有力的支持和保障，并產(chǎn)生深遠的影響。

辦公自動(dòng)化系統論文3

　　辦公自動(dòng)化是現代辦公理念和計算機技術(shù)相結合的一種全新的辦公模式。利用網(wǎng)絡(luò )的傳輸，組織單位內部人員可以在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)進(jìn)行同時(shí)工作互不影響。辦公自動(dòng)化系統可以實(shí)現資源共享，使信息傳遞更加方便。在一定程度上擴展了辦公領(lǐng)域，提高了單位整體的辦公效率。辦公自動(dòng)化系統作為工商管理辦公的重要工具，有提高工作效率、方便決策、規范辦公制度的優(yōu)點(diǎn)，越來(lái)越受到人們的高度重視，自動(dòng)化辦公將成為今后辦公發(fā)展的趨勢。

　　一、工商管理辦公自動(dòng)化系統概述

　　網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和信息化工程建設不斷提高的同時(shí)，也改變著(zhù)人們各個(gè)領(lǐng)域的工作方式。辦公自動(dòng)化可以節省人們的日常辦公時(shí)間，減輕了辦公負擔，并且改善了工作環(huán)境，從而提高了工作效率。工商管理辦公自動(dòng)化系統簡(jiǎn)稱(chēng)0A，是一門(mén)新發(fā)展起來(lái)的綜合性科學(xué)技術(shù)，是信息化社會(huì )的歷史產(chǎn)物。它能實(shí)現文件的管理以及歸檔文件的查詢(xún)功能，能夠安全、準確的傳輸文件，快捷的處理和接受各式文件，同時(shí)工作人員能減少大量的文件處理明細工作。在實(shí)際工作中工商管理辦公自動(dòng)化系統目的是盡可能充分的利用信息資源，實(shí)現資源共享。在提高工作質(zhì)量和工作效率的同時(shí)，最終達到文件傳輸靈活和暢通最大化的發(fā)展目標。

　　二、辦公自動(dòng)化的功能

　　辦公自動(dòng)化是一個(gè)綜合性很強的自動(dòng)化系統，所涉及的內容比較廣，功能也比較強。辦公自動(dòng)化具有以下功能：

　�。ㄒ唬�數據處理功能

　　利用數據管理系統實(shí)現數據查詢(xún)、數據共享、數據統計、數據修改等功能，根據人們不同的需要對數據就行調整，從而得出滿(mǎn)足人們需要的單據。

　�。ǘ�）文字處理功能

　　計算機通過(guò)文字處理軟件對輸入的文字進(jìn)行編輯、打印、復制、修改等操作，最后將改好的文件進(jìn)行制版、印刷。

　�。ㄈ�）網(wǎng)絡(luò )通信功能

　　辦公自動(dòng)化最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以最大限度的實(shí)現資源共享，通過(guò)電子郵件或電子會(huì )議進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )通信。

　�。ㄋ模�決策支持功能

　　在使用辦公自動(dòng)化系統時(shí)，根據上級提出的相關(guān)要求，然后結合該單位的實(shí)際情況，對數據資料進(jìn)行分析、探討，并提出各種合理方案。當某個(gè)方案被選定后，下級就會(huì )把實(shí)際情況匯報給上級。之后，在根據數據內容需要進(jìn)行研究、修改。

　�。ㄎ澹┬姓�管理功能

　　利用計算機設備記錄日常辦公事務(wù)，包括工作計劃、日常安排、協(xié)調各種會(huì )議，避免日常事務(wù)和會(huì )議相沖突。

　�。�六）文件處理功能

　　該功能對已經(jīng)編好的文件進(jìn)行整體處理，包含文件的輸入輸出、復制、轉儲等操作。計算機利用文件處理功能可以提高工作效率，實(shí)用性很強。

　　三、工商管理辦公自動(dòng)化系統設計的特點(diǎn)和目的

　　工商管理辦公自動(dòng)化系統可以實(shí)現重名查詢(xún)、企業(yè)登記等功能，同時(shí)也實(shí)現了真正的無(wú)紙化辦公。工商管理辦公自動(dòng)化系統可以幫助人們解決單位實(shí)際需求，具有一定的實(shí)用性和易用性。網(wǎng)絡(luò )平臺利用模塊設計，隨著(zhù)時(shí)間的發(fā)展，模塊可以靈活搭配各接口組件，更好地實(shí)現系統的第二次開(kāi)發(fā)，達到技術(shù)可延伸性的目標。工商管理辦公自動(dòng)化系統設立大眾化的操作接口，對大多數單位和用戶(hù)來(lái)說(shuō)，系統的界面簡(jiǎn)單和易操作給人們帶來(lái)了許多方便。工商管理辦公自動(dòng)化系統設計具有很高的安全性，采用各模塊之間進(jìn)行相互監督的方式，系統在重要文件加密方面也進(jìn)行了設計。工商管理辦公自動(dòng)化系統的設計能夠使文件處理過(guò)程更加接近實(shí)際工作情況。

　　四、建立工商管理辦公自動(dòng)化系統的重要性

　　目前，工商管理系統具有一定的發(fā)展水平，但還不夠完善。從整個(gè)工商管理系統來(lái)看，計算機設備的數量很少，部分單位尚未配置計算機。即使是配置了計算機，其計算機的使用率也比較低，使用范圍僅限于資料查詢(xún)和文字處理。還未涉及到管理控制、資源共享、決策支持等領(lǐng)域。在一定程度上，工商管理業(yè)務(wù)的規范化、管理的正規化制度還不完善，自動(dòng)化程度也不是很高，在安全性、實(shí)用性等方面還存在一定的不足。導致以上事件發(fā)生的主要原因有：工商管理方面缺少計算機水平較高的應用型人才、相關(guān)負責人對計算機在工商管理方面應用的重要性認識還不夠、自動(dòng)化系統還不完善等。隨著(zhù)計劃經(jīng)濟體制向市場(chǎng)經(jīng)濟體制發(fā)展的過(guò)程中，工商管理部門(mén)起著(zhù)很重要的作用。因此，實(shí)現工商管理辦公自動(dòng)化系統是當前改革的首要任務(wù)。

　　五、總結

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò )科技的迅速發(fā)展，正在不斷的改變人們的交流方式，同時(shí)也影響著(zhù)工商部門(mén)的工作方式。國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化水平在一定程度上決定著(zhù)國家綜合國力的高低。工商管理辦公自動(dòng)化系統在今后的發(fā)展中要遵循實(shí)用性、規范性、高效性、可操作性、安全性等原則�？茖W(xué)、合理的運用工商管理辦公自動(dòng)化系統，不僅可以實(shí)現真正的無(wú)紙化辦公，節約了成本，還可以提高工商管理的品質(zhì)和效率。因此，工商管理辦公自動(dòng)化系統對于工商管理具有重要的意義。