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辦公自動(dòng)化系統在高校中的應用
辦公自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱(chēng)OA)，是辦公信息處理的自動(dòng)化，下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統在高校中的應用，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
近些年，我國高等教育飛速發(fā)展，辦學(xué)規模持續擴大，管理方式不斷改進(jìn)，校區之間格局不斷調整，舊的辦公體制已很難滿(mǎn)足當今信息時(shí)代的需求。借助電子科技的軟、硬件快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統成為數字化校園建設中的重要組成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越來(lái)越重要。因此，推進(jìn)和使用辦公自動(dòng)化系統成為高校實(shí)行現代化教育的必要環(huán)節。
一、高校使用辦公自動(dòng)化系統的必要性
1.辦公自動(dòng)化可以大大提高工作效率，規范管理流程
在高校中建設一個(gè)安全、可靠、高效的辦公自動(dòng)化系統，為高校管理部門(mén)提供智能化的辦公環(huán)境及開(kāi)放式的綜合信息服務(wù)平臺，是如今高校行政管理部門(mén)的重點(diǎn)工作之一。大多數高校辦公面積較大，辦公室分布比較零散，不同部門(mén)(單位)之間公文流轉、會(huì )簽常常要花費大量的時(shí)間，尤其在有多個(gè)校區的高校，花費時(shí)間更多。而通過(guò)辦公自動(dòng)化系統，從文件擬稿、修改、審核再到領(lǐng)導的會(huì )簽、簽發(fā)，都在電腦或移動(dòng)手機等上進(jìn)行處理，可以節約大量的時(shí)間，從而提高了辦公效率。在傳統辦公模式中，有時(shí)發(fā)布一個(gè)會(huì )議的通知，需要工作人員逐個(gè)打電話(huà)通知，極大地拖延了時(shí)間，影響了辦事效率，更造成了人力、物力、財力的浪費。而通過(guò)辦公自動(dòng)化系統，一個(gè)會(huì )議通知可以同時(shí)發(fā)送給所有教職工，迅速完成信息的傳達。運用辦公自動(dòng)化系統辦文、發(fā)文必須通過(guò)一定的軟件應用程序，大大降低了行文過(guò)程中人為因素的干擾，從而規范了管理流程。
2.辦公自動(dòng)化可以減少資源浪費
伴隨著(zhù)辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應用，無(wú)紙化辦公變得更加綠色和環(huán)保。高校行文的流轉從紙質(zhì)流轉變?yōu)殡娮踊木W(wǎng)絡(luò )方式流轉，起草、審閱、修改、簽批、發(fā)布、存檔、查詢(xún)一系列流程均可以用網(wǎng)絡(luò )實(shí)現。無(wú)紙化辦公在操作中大大減少了紙質(zhì)文件的印發(fā)，節約了資源，文件的傳遞和查閱變得更加準確高效，管理更加方便，體現出紙質(zhì)文件不可比擬的優(yōu)勢。
3.辦公自動(dòng)化可以加速信息傳遞
在傳統辦公模式中，高校師生向校領(lǐng)導反映問(wèn)題只能通過(guò)教代會(huì )或學(xué)生座談會(huì )等途徑層層上傳，時(shí)效性低，容易耽誤問(wèn)題的解決。而運用了辦公自動(dòng)化系統之后，師生們可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統中的書(shū)記信箱、校長(cháng)信箱等板塊第一時(shí)間將工作、學(xué)習過(guò)程中遇到的困惑和發(fā)現學(xué)校管理上存在的問(wèn)題反映給校領(lǐng)導。信箱的匿名信也可以讓師生無(wú)顧慮地真實(shí)反映問(wèn)題，從而推動(dòng)學(xué)校民主化、和諧化進(jìn)程。
4.辦公自動(dòng)化可以有效地實(shí)現資源共享
高校管理工作中所涉及的信息量龐大且復雜，往往信息的傳達需要逐級傳達、層層落實(shí)，耗費大量的時(shí)間，信息丟失、疏漏、削減情況時(shí)有發(fā)生。而通過(guò)運用辦公自動(dòng)化系統上傳通知、文件、通訊錄和教學(xué)等資源，能讓高校全體師生員工根據權限第一時(shí)間充分掌握和占有相關(guān)信息，隨時(shí)了解學(xué)校的運轉情況，有效地減少會(huì )議的召開(kāi)。
二、高校辦公自動(dòng)化系統實(shí)施中存在的問(wèn)題
1.辦公人員使用辦公自動(dòng)化系統的專(zhuān)業(yè)技能和熟練程度有待提升
辦公自動(dòng)化系統對網(wǎng)絡(luò )等新的信息技術(shù)要求較高，有些高校行政管理工作人員對新技術(shù)不了解、不熟悉，導致操作失誤，從而降低了工作效率。還有部分人員習慣于多年工作中養成的規律，很難脫離紙質(zhì)公文流轉的形式，甚至排除使用辦公自動(dòng)化系統，導致系統推進(jìn)的初期阻力較大。
2.辦公自動(dòng)化模式與傳統辦公模式的銜接問(wèn)題
目前，雖然多數高校已經(jīng)啟動(dòng)了信息化辦公，但還未全面進(jìn)入常態(tài)化。許多高校辦公自動(dòng)化系統的使用由于缺乏對系統的管理經(jīng)驗，缺少完善、嚴格的管理機制，許多網(wǎng)上辦公進(jìn)程得不到很好的實(shí)現。例如一些文件的簽發(fā)還是需要手簽名，文件存檔還需要存紙質(zhì)版，再加上電子文檔的法律效應還未完全得到公認，因此在一段很長(cháng)的時(shí)間內，還是需要自動(dòng)化辦公與傳統辦公模式相并存，這樣反而增加了工作量。但是完全無(wú)紙化辦公依舊是社會(huì )未來(lái)發(fā)展的趨勢及高校今后努力的方向。
3.辦公自動(dòng)化系統的網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題
高校辦公自動(dòng)化系統的順利運行需要強有力的安全保障支撐。在高校行政辦公各個(gè)環(huán)節中包含著(zhù)許多重要資料和文件，一旦系統被破壞，電子文件很容易就被復制、修改和刪除，辦公數據將會(huì )丟失和遭到篡改，從而給學(xué)校帶來(lái)重大的損失。因此，學(xué)校必須定期加強辦公自動(dòng)化系統方面軟、硬件的投入及建設，增強網(wǎng)絡(luò )安全意識，使一些非法人士無(wú)機可乘，保障高校各項工作順利開(kāi)展。
三、解決方案
1.領(lǐng)導重視是辦公自動(dòng)化系統全面推廣的保障
辦公自動(dòng)化的應用是高校發(fā)展的重要工程，也體現了高校的管理水平。高校領(lǐng)導如果能積極參加辦公自動(dòng)化系統的前期調研、論證，建設實(shí)施，推廣應用，那么辦公自動(dòng)化在全校范圍內推廣會(huì )更加順利。反之如果領(lǐng)導重視程度不夠，自己都不太愿意嘗試使用辦公自動(dòng)化系統，那么原本就在全校推廣應用中存在的困難與阻力無(wú)形中就會(huì )增大。所以，領(lǐng)導如能認識到辦公自動(dòng)化在高校工作中的重要作用，為推行辦公自動(dòng)化系統營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境，那么辦公自動(dòng)化的推廣和應用將會(huì )順利進(jìn)行。
2.增強教職工的服務(wù)意識
教職工的服務(wù)意識是辦公自動(dòng)化系統全面推廣的基礎，高校教職工學(xué)歷層次較高，相比其他一些單位更具有信息化辦公的優(yōu)勢，但是部分管理人員習慣了傳統的辦公模式，不愿主動(dòng)接受新鮮事物，甚至拒絕使用網(wǎng)絡(luò )辦公。因此，增強教職工的服務(wù)意識，能夠從本質(zhì)上推動(dòng)辦公自動(dòng)化系統在高校管理中的順利運行。
3.做好全校教職工的培訓和推廣工作
辦公自動(dòng)化技術(shù)是一門(mén)新興科學(xué)，借助電腦網(wǎng)絡(luò )、通信技術(shù)、信息技術(shù)及多種先進(jìn)的自動(dòng)化設備來(lái)實(shí)現。高校工作人員必須了解相應的業(yè)務(wù)知識和掌握一定的操作技能。在辦公自動(dòng)化系統試運行之前，應該組織全校辦公自動(dòng)化系統的使用者進(jìn)行全面的培訓，并且根據權限、部門(mén)等不同用戶(hù)做相對應的培訓。學(xué)校領(lǐng)導、部門(mén)負責人、部門(mén)秘書(shū)、系統管理員的操作權限及內容不同，應該分別培訓，做針對性的講解。在辦公自動(dòng)化試運行的初期，應當從紙質(zhì)文件和電子文件流轉并行，過(guò)渡到只采用電子文件流轉的方式，讓全校使用系統的人員能夠逐步適應并且熟練操作辦公自動(dòng)化系統的流程。對于積極學(xué)習、參與和推廣的部門(mén)、單位及個(gè)人，可以進(jìn)行表?yè)P，以充分調動(dòng)廣大教職工的積極性。
4.電子文件與紙質(zhì)文件同步運行與管理
在辦公自動(dòng)化系統運行的過(guò)程中，雖然紙質(zhì)文件大幅度減少，學(xué)校的行政管理工作基本都以電子化辦公的形式運轉。但電子文件并不能在所有環(huán)節都取代紙質(zhì)文件，如，在存檔環(huán)節紙質(zhì)文件作為實(shí)實(shí)在在存在的物質(zhì)，具備原始性、真實(shí)性、永久性，這是電子文件不能取代的。還有對待某些涉密文件，根據保密法相關(guān)規定，不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行辦理、傳遞，還是得使用傳統的紙質(zhì)文件。所以高校在實(shí)際工作中，必須采取電子文件和紙質(zhì)文件相結合的方式，同步運行，取長(cháng)補短，建立電子方式和紙質(zhì)方式一體化的辦公自動(dòng)化綜合系統。
隨著(zhù)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的行政管理工作更加復雜和繁重，在信息化的大背景下，辦公自動(dòng)化成為高校未來(lái)發(fā)展的必然趨勢，綠色、環(huán)保的電子化、無(wú)紙化辦公也必將帶來(lái)管理模式的新變革。辦公自動(dòng)化系統的推廣和應用是一項長(cháng)期工程，要根據在各學(xué)校中實(shí)際運行狀況隨時(shí)維護和更新，不斷完善。我們應該積極發(fā)揮辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮其管理、服務(wù)功能，提升工作效率，提高高校管理水平，使高校行政管理工作的運轉達到新的高度，促進(jìn)高校和諧發(fā)展。
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