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關(guān)于辦公自動(dòng)化系統的設計與實(shí)現
辦公自動(dòng)化系統就是使用計算機系統執行一系列辦公操作。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于辦公自動(dòng)化系統的設計與實(shí)現，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
利用網(wǎng)絡(luò )通訊基礎及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )應用平臺，建設一個(gè)安全、可靠、開(kāi)放、高效的信息網(wǎng)絡(luò )和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統，為管理部門(mén)提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平，實(shí)現企業(yè)各部門(mén)日常業(yè)務(wù)工作的規范化、電子化、標準化，增強檔案部門(mén)文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、 財務(wù)檔案等檔案的可管理性，實(shí)現信息的在線(xiàn)查詢(xún)、借閱，最終實(shí)現“無(wú)紙”辦公。
1需求分析
1.1功能需求
本系統是為某校辦公自動(dòng)化的需要而開(kāi)發(fā)的，該學(xué)校需要解決如下問(wèn)題：創(chuàng )造一個(gè)集成化的辦公環(huán)境;支持信息傳遞;提供具有工作流性質(zhì)的處理過(guò)程和監督功能;提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺;實(shí)現文檔管理的自動(dòng)化;提供與其它管理信息系統( MIS )的信息交流。
1.2功能介紹
辦公自動(dòng)化系統功能介紹
1.3 流程圖
公文流轉系統分為三個(gè)功能模塊。
(1)發(fā)文管理模塊：發(fā)文管理即各個(gè)部門(mén)提交報文，文件不指定路線(xiàn)，由發(fā)文的個(gè)人制定流程，報文以附件方式傳送，每個(gè)用戶(hù)只需要選擇“轉呈”下拉菜單中的下一轉呈人，該公文就會(huì )自動(dòng)流轉到下一個(gè)處理人手中，由每個(gè)客戶(hù)端成員查看文件，履行相應動(dòng)作，并繼續流轉。管理員進(jìn)行最后的處理。
(2)收文管理模塊：收文管理模塊顯示了所有需要簽收的公文記錄，處理人只要點(diǎn)擊查看，并進(jìn)行相應的動(dòng)作，公文就會(huì )按照流轉路線(xiàn)向下一個(gè)處理人傳遞。
(3)公文跟蹤模塊：公文跟蹤管理功能提供對單位內部所有在流轉公文狀態(tài)的跟蹤、查詢(xún)，根據工作的實(shí)際需要可以對這些功能進(jìn)行催辦、刪除和改變流程負責人等功能。
2辦公自動(dòng)化系統設計
2.1系統設計目標
系統的總體設計目標是：基于計算機網(wǎng)絡(luò )，提供一個(gè)安全可靠的、方便實(shí)用的辦公平臺，在這個(gè)平臺上，該學(xué)校用戶(hù)可以高效地處理各種公文。根據前文的用戶(hù)需求和總體設計目標，我們將某校的辦公自動(dòng)化系統的具體目標歸納為：(1) 切實(shí)可行的公文處理能力;(2) 穩定性、健壯性和安全性;(3) 可定制的流程控制;(4) 可監控的辦文痕跡;(5)良好的集成功能;(6) 快速的開(kāi)發(fā)過(guò)程。
2.2系統框架及功能劃分
2.2.1系統框架
初步?jīng)Q定將系統劃分為五個(gè)部分：
(1)公文處理，包括發(fā)言、行文、通告、會(huì )議紀要;
(2)個(gè)人工作臺，包括個(gè)人郵箱、日程安排、修改密碼;
(3)公文監控，包括來(lái)文監控、查閱監控、公文痕跡;
(4)系統管理，包括編號管理、流程安排、權限管理;
(5)系統集成，包括與Word和Excel在集成。
2.2.2系統功能劃分
(1)公文處理模塊。公文處理模塊負責處理各類(lèi)公文的辦理，各類(lèi)公文從起草、審核到發(fā)布等這些過(guò)程都是在這個(gè)模塊完成的，在這個(gè)模塊里要為各種公文設置不同的外觀(guān)，每種公文的界面里有調用WORD和導出WORD的功能。
(2)個(gè)人工作臺。個(gè)人工作臺用于對本人各項工作進(jìn)行統一管理。個(gè)人郵箱存放著(zhù)屬于自己的各類(lèi)公文，別的用戶(hù)無(wú)法進(jìn)入，郵箱有提示功能，突出顯示未辦或未閱公文，郵箱里的草稿公文是由于是自己創(chuàng )建的，可以刪除，已經(jīng)閱讀過(guò)的成文公文也可以刪除，待辦公文不能刪除;日程安排用來(lái)安排本人的日程和活動(dòng)，起到提醒的作用;修改密碼用來(lái)更改用戶(hù)個(gè)人的密碼;公文查詢(xún)用來(lái)搜索查看自己有權限的公文。
(3)公文監控。公文監控提供公文從草稿到成文的辦文痕跡，記錄什么人什么時(shí)間對該公文做了什么事情。
(4)系統管理。系統管理員負責辦公自動(dòng)化系統的公文字號管理，用戶(hù)權限管理和流程走向管理。
(5)信息集成。信息集成模塊負責向該學(xué)校門(mén)戶(hù)網(wǎng)站發(fā)送通知公告類(lèi)的公文。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò )中已經(jīng)實(shí)現了與門(mén)口網(wǎng)站的連接。
2.3系統詳細設計
2.3.1 公共模板的設計
柔性工作流著(zhù)重強調系統的可重構性、可重用性和可擴展性，系統框架圖里公文處理模塊里面包括了多種公文處理子模塊，但這些公文處理子模塊其實(shí)有很多過(guò)程是相似的，如果我們把這些功能相似的部分做成可重用的模塊，即可以達到快速開(kāi)發(fā)的目的又能使系統增加一定的柔性，再者，如果要修改各公文處理子模塊代碼時(shí)，只需更改模板的代碼，而由模板生成的其他子模塊則能夠自動(dòng)更新。在本文中，我們把這個(gè)模塊稱(chēng)為“公共模板”。
2.3.2 流程部分設計
在設計流轉機制時(shí)，本系統在處理時(shí)將所有待處理的公文進(jìn)行分類(lèi)，然后針對每一類(lèi)公文和處理該公文的對象來(lái)確定相應的流轉規則，并在系統建模階段將該規則寫(xiě)入數據庫中。
假設現有部門(mén)A、部門(mén)B和部門(mén)C，同時(shí)有公文a、公文b和公文c。針對這三個(gè)部門(mén)和三類(lèi)公文，我們可以設計一個(gè)簡(jiǎn)單的流轉規則。對于公文a，只能由部門(mén)C起草，部門(mén) B和部門(mén)C可以接收、發(fā)送，而部門(mén)A只能回復;對于公文b ，部門(mén)B和部門(mén)C都能起草，但只有部門(mén)C能接收和發(fā)送，其它部門(mén)只能回復;對于公文c，所有部門(mén)都能起草、發(fā)送和接收。該規則可以用相應的狀態(tài)
2.3.3 權限管理的設計
一個(gè)OA系統中有很多參與者，而且一般也有多種公文;每一類(lèi)公文針對不同的參與者又有不同的權限。為了解決這個(gè)問(wèn)題，可以引入RBAC(Role-Based Access Control)技術(shù)，先將用戶(hù)按部門(mén)和職責分組，再根據需要定義一些角色(比如起草、審核、回復、簽發(fā)、發(fā)布等) ，然后將相應的組分配相應的角色。實(shí)現時(shí)要將角色設置游離出業(yè)務(wù)邏輯，設計可配置的單獨模塊，獨立于業(yè)務(wù)邏輯;而業(yè)務(wù)邏輯里判斷的只是角色，不涉及到具體用戶(hù)。這樣設計后，人員變動(dòng)、權限更改就不會(huì )影響整個(gè)系統的應用邏輯。 3辦公自動(dòng)化系統實(shí)現
3.1公共模板實(shí)現
(1)所有文檔：顯示所有文檔;
(2)草稿文檔：顯示起草后未提交審核但保存了的文檔;
(3)刪除的草稿文檔：從草稿文檔視圖內刪除了的文檔;
(4)已發(fā)布公文：已經(jīng)成文并經(jīng)過(guò)校辦公室發(fā)布成功的文檔;
(5)已回收公文：由于起草錯誤或發(fā)送錯誤而傳遞到用戶(hù)郵件數據庫里的已成為公文可以被回收，所有回收的公文被放入該視圖;
(6)預歸檔文檔：在前文已經(jīng)介紹，歸檔部分要與該學(xué)校的另一個(gè)系統銜接，所以本系統里的歸檔只是預歸檔，僅僅將公文的狀態(tài)設置為歸檔;
(7)在審核文檔：所有起草完畢并已提交審核但未成文文檔。
3.2表單
我們采用了三種表單：草稿表單、審核表單和成文表單。
(1)輸入文本：公文草稿，當用戶(hù)起草時(shí)，使用該表單，它有“本部門(mén)審核”、 “校辦公室審核”、“校對”等操作，
(2)處理文本：審核公文表單，整個(gè)審核期間的文檔都用此表單，它有“獲取編號”、“提交部門(mén)領(lǐng)導審核”、“提交校領(lǐng)導審核”、“保存”、“回復”操作等。
(3)成文表單，當公文完成上述流程后，公文接收者看見(jiàn)的文檔就是以Doc表單打開(kāi)的，它含有“關(guān)閉”和“打印”操作，除了這兩個(gè)操作外，還為秘書(shū)設計了錯發(fā)而設計的“收回”操作和因為漏發(fā)而設計的“補發(fā)”操作以及公文歸檔設計的。
3.3郵件模板的實(shí)現
3.3.1 代理
為了自動(dòng)或后臺運行一些任務(wù)，我們?yōu)猷]件數據庫定義了一些代理，其中有個(gè)使用最頻繁的代理mailprocess，此代理的觸發(fā)條件設置為“郵件到達之前”，主要的功能是將收到的文檔按狀態(tài)分類(lèi)，供不同的視圖使用。
3.3.2 應用與郵件的集成
在工作流的應用開(kāi)發(fā)中，郵件和應用程序將集成在一起。當需要時(shí)，可以通過(guò)開(kāi)發(fā)的應用程序向上級部門(mén)發(fā)送一個(gè)郵件，在郵件中將申請以及連接文檔以郵件的形式發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導。
3.4數據庫實(shí)現
本系統采用用戶(hù)-角色-模塊的三層安全模式，第一層為用戶(hù)，第二層為角色，第三層為系統模塊。用戶(hù)和角色之間建立關(guān)系，角色和模塊權限之間建立關(guān)系，而用戶(hù)和模塊權限之間沒(méi)有直接的關(guān)系。此模型將系統的模塊權限和用戶(hù)分開(kāi)，使用角色作為一個(gè)中間層。用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)模塊時(shí)，通過(guò)其所在的角色對模塊的訪(fǎng)問(wèn)權限來(lái)獲得訪(fǎng)問(wèn)該模塊的權限，通過(guò)這種分層的管理模式可以實(shí)現有效的權限管理。
3.5權限管理實(shí)現
Domino在實(shí)現時(shí)可以用ACL來(lái)完成，Domino是帶有RBAC技術(shù)的群件開(kāi)發(fā)工具，它的Domino Admin可以進(jìn)行用戶(hù)設置和群組劃分，它的Domino Designer除了可以進(jìn)行正常的程序開(kāi)發(fā)之外，還可以針對某個(gè)數據庫文件定義角色，并可以通過(guò)該數據庫文件的ACL將角色分配給相應的用戶(hù)組和用戶(hù)。具體實(shí)現時(shí)可以在某類(lèi)公文數據庫的ACL里定義一些角色。
3.6監控數據庫的實(shí)現
監控數據庫在實(shí)現時(shí)主要是創(chuàng )建了三張表單和若干個(gè)視圖和一個(gè)代理。三張表單，每張表單對應一類(lèi)監控信息。在表單的上半部顯示公文的基本信息，下半部顯示公文痕跡信息，在下半部的這個(gè)帶附簽的表格里，第一項標簽有“收文單位”、所有應接收人員、補發(fā)收文情況、流轉序列四項;代理用來(lái)將辦公痕跡寫(xiě)到文檔里。
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