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商務(wù)傳真禮儀知識
在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達到身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò )方式，已難于滿(mǎn)足這一方面的要求。傳真的應用便解決了這一問(wèn)題。
認識傳真
傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過(guò)安裝在普通電話(huà)網(wǎng)絡(luò )上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來(lái)的文件、書(shū)信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯(lián)絡(luò )的方式�，F在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專(zhuān)人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
使用傳真時(shí)的禮儀
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數。在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)，發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要牢記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí)，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已，需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
傳真使用時(shí)需要遵循的禮儀原則：
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應檢查是否注明了本公司的名稱(chēng)、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò )電話(huà)。同樣地，應為對方寫(xiě)明收傳真人的姓名、所在公司、部門(mén)等信息。所有的注釋均應寫(xiě)在傳真內容的上方，可以參考以下規范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說(shuō)明，也應該在傳真上注明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現內容看不清楚的情況。
傳真內容的限制：傳真一般不適用于頁(yè)數較多的文件，成本較高，且占用傳真機時(shí)間過(guò)長(cháng)也會(huì )影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒(méi)有得到對方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復問(wèn)題：如果傳真機設定在自動(dòng)接受的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過(guò)其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時(shí)回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細節不可輕視。
商務(wù)傳真禮儀禁忌
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō)：“給我信號，我要發(fā)傳真。”或者沒(méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某人的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話(huà)，對方會(huì )因為匆忙之中沒(méi)有記牢而無(wú)從送達。
當時(shí)方不能準確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話(huà)，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì )破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機會(huì )。
商務(wù)傳真禮儀技巧
當你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請問(wèn)是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對方就會(huì )更明確地交待給你，你就不會(huì )找不到送處或送錯人了。
當你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對對方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說(shuō)：“我能一會(huì )兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請問(wèn)您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。
當你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說(shuō)：“時(shí)不起，傳真機突然卡住了，我待會(huì )兒再給您傳過(guò)去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì )讓對方誤認為你并沒(méi)有誠意發(fā)傳真，或者認為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì )。
商業(yè)傳真文件標準格式
FROM:貴公司名稱(chēng)(注：如果用抬頭紙就不用寫(xiě)公司的名稱(chēng)了)
地址：
電話(huà)：
傳真
日期：
TO：對方公司名稱(chēng)
地址：
電話(huà)：
傳真：
**先生/女士：
您好!(祝福語(yǔ))我公司是***(對公司的介紹，如公司類(lèi)型、規模、提供的產(chǎn)品或服務(wù)種類(lèi)、特點(diǎn)和競爭優(yōu)勢等)。
對對方公司的期望(如合作要求或建立客戶(hù)關(guān)系等)。
(中間也可以寫(xiě)一些貴供公司對市場(chǎng)的看法、預期等)(正文內容)
盼復/商祺(結尾祝福
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